Referat fra bestyrelsesmøde for Vestbyens Beboerforening d. 7. februar 2017 Næste møde 7. marts kl. 19.00 på Fængslet 2. Øst(ind i opgang ved Administration til venstre for trappe) Møde nr. 8 Tilstede: Søren Frost, Søren Rasmussen og Mogens Knudsen. Afbud p.g.a. sygdom: Tina Naldal Tine Agnes Larsen Dagsorden for næste bestyrelsesmøde - Forberedelse af generalforsamling 12. marts 2017 Hjemmeside Nyt om dag for foreningernes/institutionerne mv. Evaluyering om Fællesspisning i Vesthallens Cafeteria d. 17. februar Legesøndag i Vestbyhallen en gang Dialogforum for Vestbyen Airtrack ansøgning til Lions Evt. fra øvrige emner der er i spil. Bestyrelsesmøder 1. Halvår 2017: 7. Marts, 3. April, 24. April,8. Maj, 12. Juni. Beslutninger/status d. 7. februar 2017 Sag Fællesspisning i Vesthallen Ansvarlig D. 17. Februar kl. 18.00 med mulighed for at børn kan lege i hallen. Søren aftaler med Tina (cafeteriabestyreren), at der kan tilmeldes og betales på mobilepay. Søren melder pris for spisning til Tina, som lægger det op på Beboerforeningens Facebook, Vestermarkens Facebook og på 1
Beboerhusets hjemmeside og facebook. Forsikring/ansvar: Leg i hallen Søren skal afklare forsikringsmæssige forhold i forhold til ulykker inden d. 17. Februar. Hvis der er uklarheder, skal vi ikke invitere til fri leg. Fællesspisning skal også lægges på skolen intranet, Søren snakker med Erik om det Indkaldelse til generalforsamling 12. Marts kl. 12.30 Brunch fra 9.00 til 12.30 Leg i hallen fra 11.00-15.00 Mogens laver indbydelse sendes ud senest d. 17. Februar på Facebook Mogens sender til Tina som lægger på Facebook for henholdsvis Beboerforeningen og for Vestermarken, erindring udsendes på facebook begge steder to dage før generalforsamling. Dagsordenen er jf. Vedtægter Tinas far spørges om ordstyrerrolle Tina spørger ham alternativt Sørens forældre. Tina giver besked til Søren, hvis hendes far ikke kan. Tine vil gerne være suppleant, men hvis ingen andre tage bestyrelsesposten, vil hun godt fortsætte som bestyrelsesmedlem. Søren Frost er på valg og genopstiller Opslag på skolen, i Rema og i børnehaven det gør Søren. Søren snakker med Tina om at cafeteriet arrangere brunch og booker hallen til børneleg fra kl. 9.00 15.00. Prisen må ikke være mere end 40-45 kr. Kl. 12.30 er der generalforsamling for beboerforeningen. Samarbejde med DGI Søren undersøgert, hvad DGI kan styille til 2
rådighed for aktiviteter i/eller unden for hallen. DGI skulle have en trailer med diverse udstyr hvad mon??? Forsikringsforhold ved aktiviteter som beboerforeningen har inviteret til, airtrack m.v. Hjemmeside Dialogforum 7. Marts kl. 17.00 Næste bestyrelsesmøde i Beboerforeningen 7. Marts kl. 19.00 efter dialogmødet. Overført fra sidste referat: Pjece om Beboerforeningen i stil med Beboerhusets pjece. Søren vil afklare hos kommunen og DGI i hvilket omfang Beboerforeningen kan blive draget til ansvar for ulykker. Om det er nok, at det er skiltet ved aktiviteten, at al leg foregår på eget ansvar. Mogens bestiller domæne hurtigst muligt Søren Frost sender Mogens kontonr., udløbsdato og trecifret kode, så der betales direkte på Beboerforeningens konto. Erindringsskrivelse udsendes af Mogens senest d. 15. Februar vi holder fast i mødet uanset om der kun kommer repræsentanter fra skole, hallen og Fængslet. Vi skal have dialogforummmet op at stå, så må de øvrige komme til efterhånden. Tina sørger for at indkalde BoDøgn til mødet, så de kan orientere om deres nye byggeri. Mogens inviterer den nye direktør for Fængslet til kl. 19.00 i 2. Øst. Der fremkom en idé om at lave en lille pjece om beboerforeningen. Det skal nok være efter at hjemmesiden er kommet op at køre. Vi vender det på bestyrelsesmødet d. 7. Februar. Vi har penge til tryk og foldning fra 18 midlerne. Køb af airtrack - madras Lions Club vil sponsorere penge til Airtrack-madras - Søren melder den præcise pris tilbage til Mogens som udarbejder en ansøgning til Lions. Plusordene i ansøgningen skal : være 3
almennyttig, børn, leg alle foreningert og beboere i området, ligger i hallen, åben for hele kvarteret, legedage i hallen Søren skal snakke med en sælger af en airtrack-madras, der kan købes til formodentlig 10.000 kr. Søren skal også undersøge, om airtrackmadrassen kan ligge fast i hallen om der er plads til den. Mogens forsøger at fundraise penge til madrassen, evt. -18 midler, når aftale med sælger er på plads. Søren skal sikre, at der vil kunne gives en gyldig kvittering på madrassen. Fundraising og bankkonto: Der er bevilliget 18.100 kr fra Kommunene 18- midler til kommunikation/information jf. ansøgningen og efterfølgende givet tilladelse til at bruge 1000 kr af beløbet til bankudgifter. Træffetid hos bestyrelsen for beboere i kvarteret Foreningernes/institutionernes dag/byfest på Fængslet 29. april 2017 Bankkontoen er nu på plads Pengene står nu på bankkonton. Søren snakker med Leif fra Beboerhuset om, hvornår det er bedst at have træffetid. D. 14. Marts kl. 19.00-20.00 datoen lægges på facebook Søren, Søren og Mogens kan være til stede. Træffetiden skal lægges ud på facebook, når Søren har afklaret det med Leif. Søren har sendt forespørgsel til alle foreninger og institutioner om detagelse i Foreningernes aktivitetesdag og har fået nogle tilbagemeldinger og. Søren vi l snrest tage rundt til foreningerne og hre hvad de kan deltage med. Søren spørger Fængslet om vi stadig kan være på Fængslet med Foreningernes dag - inden datoen sendes ud. Der skal opsættes plakater rundt på indfaldsvejene til Vestbyen samt på skolen, børnehaven, Fængslet hallen.v. Søren vil snakke med Erik om brug af 4
intranet til at formidle. Programpunkter kunne være: Rundvisning på Fængslet og fængslet kan præsentere, hvad der skal ske på Fængslet med model og tegninger direktøren skal spørges herom. Dialogforum for foreninger, institutioner og erhverv i Vestbyen inviteres i samarbejde mellem Fængslet og Byskolen. Hjemmeside/facebook/kommunikationsgruppe Der var enighed om bruge en privat hjemmesidekonsulent til at lave hjememsiden. Han skal have 5.000 kr. incl. moms. Der er indkaldt til dialogmøde d. 7. Marts kl. 17.00 med særligt tema, herunder orientering fra BoDøgn. Mogens arbejder videre med hjemmesiden i starten af det nye år. Hjemmesiden hedder www.horsensvestby.dk - vedtaget enstemmigt. Tina ændrer titlen på Facebook til HorsensVestby. 5