Retningslinjer for udbud og udlicitering i Randers Kommune.

Retningslinjer for udbud og udlicitering i Randers Kommune. Revideret udgave - marts 2009 1

L sevejledning: Principper og retningslinjer for indkłb og udbud i Randers Kommune er beskrevet i flere niveauer: Servicestrategien alle kommuner skal udarbejde en servicestrategi, der har til form l at angive, hvordan kvaliteten og effektiviteten i kommunens opgaver fortsat kan udvikles. Randers Kommunes servicestrategi for 2007-2010 fastl gger, at Randersmodellen er den prim re strategi til at udvikle kommunens kvalitet og effektivitet i perioden. Indkłbs- og udbudspolitikken som en del af servicestrategien skal der laves en udbudspolitik. Randers Kommune har valgt at lave en samlet politik, der d kker b de indkłb og udbud dvs. alt, hvad der udlłser en faktura. Her kan man bl.a. l se om de generelle krav, der til indkłb f.eks. miljłvurdering, arbejdsmiljł og socialt ansvar. Retningslinjer for udbud og udlicitering med fokus p udbud af kommunale driftsopgaver. Disse retningslinjer er bilag til Indkłbs- og Udbudspolitikken, da disse kun vedrłrer en delm ngde af kommunens indkłb og udbud. Her kan man bl.a. l se om beslutningsproceduren i forbindelse med udbud af driftsopgaver, inddragelse af de berłrte medarbejdere, kontrolbud og medarbejdernes retstilling i forbindelse med udlicitering. 2

1. Indledning og afgr nsning. 4 2. Politiske m ls tninger. 4 3. Overvejelser fłr en opgave udbydes 5 4. Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud. 6 5. Inddragelse af medarbejderne. 7 6. Kravspecifikation og tildelingskriterier. 8 7. S rlige kontraktvilk r. 9 8. Kontrolbud. 11 9. Kvalitetsopfłlgning. 12 Ordbog 13 3

1. Indledning og afgr nsning. Som en del af Randers Kommunens Indkłbs- og udbudspolitik er retningslinjerne for udbud og udlicitering beskrevet i dette bilag til politikken. Retningslinjerne omhandler bl.a. bestemmelser om den politiske beslutningsproces i forbindelse med udbud af kommunale driftsopgaver, inddragelse af berłrte medarbejdere og kontrolbud. Hvorn r g lder retningslinjerne? Disse retningslinjer handler alene om udbud af kommunale driftsopgaver alts opgaver, som kommunen selv forest r driften af eller har udliciteret, men som kommunen kan beslutte at hjemtage og drive selv. Retningslinjerne g lder generelt, dvs. for alle udbud af driftsopgaver i Randers Kommune, og der er pligt til at fłlge dem i de konkrete udbud. Dette omfatter dog ikke f.eks. brug af anden aktłr p social og besk ftigelsesomr det jf. vejledning til bekendtgłrelse om anden aktłr, nr 9193 af 14 maj 2008. Nogle af punkterne i retningslinjerne har dog alene betydning, hvis der er tale om driftsopgaver, der fłr det p g ldende udbud, lłses af kommunalt ansat personale. Konkret har kapitel 6 (Inddragelse af medarbejdere) kun relevans, n r udbuddet g lder en opgave, der i dag lłses af kommunalt ansat personale. Det samme g lder afsnittet om medarbejdernes retsstilling i kapitel 7 (Kravspecifikation og tildelingskriterier). Form let med disse retningslinjer er at give borgere, potentielle leverandłrer og medarbejdere et overblik over byr dets holdninger til, hvordan udbud skal gribes an. Retningslinjerne skal v re med til at sikre, at konsekvenserne ved udbud og udlicitering er vurderet i hvert enkelt tilf lde. 2. Politiske m ls tninger. Randers Kommune anvender udbud og konkurrenceuds ttelse som et blandt flere midler for at sikre en fortsat effektivisering opgaven skal placeres der, hvor den lłses bedst og billigst. Det er ikke et m l i sig selv, at opgaverne lłses af private leverandłrer. Som hovedregel genudbydes derfor opgaver, der allerede er i udbud, mens der i łvrigt tages stilling fra sag til sag, om man łnsker at anvende udbud i yderligere omfang. Pointer: Opgaven skal placeres, hvor den lłses bedst og billigst Som hovedregel genudbydes opgaver, der allerede er i udbud. Der tages stilling fra sag til sag, om flere opgaver skal udbydes 4

3. Overvejelser fłr en opgave udbydes Der er ingen pligt til at udbyde opgaver i kommunen, bortset fra kommunens revision- og bankforbindelse. Selv om der ikke er udbudspligt, skal det lłbende vurderes, om opgaver - der ikke aktuelt varetages af eksterne leverandłrer - egner sig til udbud, og om de varetages bedst og billigst af Randers Kommune eller af eksterne leverandłrer. Myndighedsopgaver kan ikke udliciteres, medmindre der er s rlig lovhjemmel. Eksempler p myndighedsudłvelse er afgłrelser, visitationer, p bud, forbud, bevillinger, tilladelser m.v. Opgavers egnethed til udbud. S rlige hensyn kan medfłre at en opgave ikke er egnet til udbud. Ved overvejelse om udbud af kommunens opgaver skal der derfor ske en konkret vurdering af: Strategiske hensyn: Kan den nłdvendige ekspertise hos den kommunale institution opretholdes, herunder sikre den fornłdne ekspertise til at fastholde og kontrollere kvaliteten i opgavelłsningen? Hvilke konsekvenser er der for andre afdelingers opgavevaretagelse, herunder om der er risiko for koordineringsproblemer? Kan der opn s sikkerhed for leverancer af den łnskede kvalitet, herunder varetagelse af s rlige sikkerhedshensyn, eksempelvis om omr det har en beredskabsm ssig interesse for kommunen, f.eks. i forbindelse med stłrre f rdselsuheld eller katastrofesituationer? Markedssituationen: Findes der p markedet konkurrerende leverandłrer, der kan levere opgaven - s ledes at der ikke opbygges monopoler, der vil medfłre et afh ngighedsforhold til leverandłrer? konomi: Er de administrative omkostninger ved en udbudsprocedure rimelige set i forhold til opgavens stłrrelse og den mulige effektiviseringsgevinst ved udbuddet? Kan der laves en d kkende sammenligning af omkostninger ved egenproduktion i forhold til indhentede tilbud fra eksterne leverandłrer? Generelt: Findes der andre alternativer end udbud for at opn en bedre kvalitet og effektivitet, f.eks. organisatoriske ndringer? hvilke sandsynlige konsekvenser vil en udlicitering have for medarbejdernes lłn- og ans ttelsesvilk r? Ovenst ende for-analyse głr sig prim rt g ldende, n r en opgave skal udbydes for fłrste gang. 5

4. Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud. Beslutningsproceduren afh nger af hvilken udbudstype, der er tale om f.eks. om opgaven i dag lłses af kommunalt ansat personale eller om det er et genudbud af en opgave, der altid har v ret lłst af en privat leverandłr efter udbud. Skemaet viser hovedreglerne i beslutningsproceduren alt efter hvilken udbudstype, der er tale om. Det politiske niveau kan konkret beslutte en anden proces, hvis de f.eks. łnsker at delegere beslutningen om godkendelse af udbudsmateriale eller valg af leverandłr til forvaltningen. Udbudstype Politisk sagsgang Opgaven lłses i dag af kommunalt ansat personale (fłrstegangsudbud) Beslutning om udbud/ikke udbud Fagudvalg konomiudvalg Byr d Godkendelse af udbudsmateriale Fagudvalg Valg af leverandłr (bud) Fagudvalg (X: Vedligeholdelse af grłnne omr der, udfłrt af driftsafdelingen) Opgaven lłses i dag af kommunalt ansat personale efter udbud (2. gangs udbud m.m.) Opgaven lłses i dag af private leverandłrer, uden at der har v ret et egentligt udbud tidligere. Fagudvalg Fagudvalg Fagudvalg Evt. Fagudvalg 1 Fagudvalg Fagudvalg (X: taxakłrsel af skolebłrn m.fl) Almindeligt genudbud ved kontraktophłr med leverandłr Forvaltningen Fagudvalg Fagudvalg (X: Tłmning af olie- og benzinudskillere) Beslutning om hjemtagelse (indlicitering) af en opgave ved kontraktophłr, misligholdelse m.v. Fagudvalg - - 1 Hvis der er tale om, at udgiften er steget, s ledes at den nu overstiger EU-udbudsdirektivernes t rskelv rdier, skal det IKKE behandles politisk, hvorvidt opgaven skal udbydes s er det et lovkrav. 6

5. Inddragelse af medarbejderne. Hver gang en kommunal driftsopgave der i dag lłses af kommunalt ansat personale - skal udbydes, fastl gges der en procedure, der sikrer at b de modtagerne af de p g ldende ydelser (hvis det er relevant) og det berłrte personale inddrages i drłftelsen af udbuddet. Personaleinddragelsen skal ske i henhold til protokollatet mellem KTO og KL, der forpligter kommunen til at sikre og gennemfłre lłbende medarbejderinddragelse med stłrre omstillingsprojekter, herunder udlicitering. Personalet skal inddrages s tidligt som muligt i processen, dvs. allerede n r udbuddet p t nkes. Inddragelsen sker bl.a. ved forel ggelse for og drłftelse i de(t) lokale medudvalg, hvor medarbejdere bliver berłrt. Desuden skal samtlige berłrte medarbejdere lłbende holdes orienteret om drłftelser og beslutninger i forbindelse med det konkrete udbud, herunder vilk rene for medarbejderoverdragelsen. Det er bestiller, der udbyder opgaven og det er derfor bestiller, der er ansvarlig for at orientere udfłrerenheden og dennes MED-udvalg. Det berłrte MED-udvalg skal have mulighed for at komme med en udtalelse fłr spłrgsm let om, hvorvidt opgaven skal udbydes, drłftes politisk. Hvis byr det i forbindelse med et budgetforlig p t nker at udbyde en opgave, skal det berłrte MED-udvalg have mulighed for at udtale sig, inden byr det senere tr ffer den endelige beslutning om udbud. Det betyder, at den endelige beslutning om at udbyde opgaven skal fremsendes som en s rskilt sag efterfłlgende og ikke blot ske i forbindelse med budgetvedtagelsen. Under hele forlłbet skal det berłrte MED-udvalg holdes orienteret. Bem rimelig frist til at indkalde til et ekstraordin rt MED-młde. rk, at der skal gives en Pointer: De berłrte medarbejdere skal inddrages allerede, n r udbuddet p t nkes. Samtlige berłrte medarbejdere skal lłbende holdes orienteret om drłftelser og beslutninger i det konkrete udbud. 7

6. Kravspecifikation og tildelingskriterier. Udbudsbetingelserne skal afstemmes efter det konkrete udbuds art, kompleksitet og stłrrelse. Generelt er kriteriet for valg af tilbud enten laveste pris eller łkonomisk mest fordelagtige tilbud. N r kriteriet łkonomisk mest fordelagtige anvendes, skal der ved EU-udbud fasts ttes, hvilke delkriterier, der vil blive lagt v gt p, eksempelvis pris, kvalitet, teknisk v rdi, arbejdsmiljłforhold, leveringsfrist, personaleforhold o.l. I hvert enkelt udbud pr ciseres, hvordan delkriterierne v gtes. Krav til tilbudsgiverne fasts ttes konkret, men der vil typisk v re tale om krav til f.eks. soliditet, dokumentation af relevante erfaringer, arbejdsmiljł, miljł, sociale klausuler og arbejdsklausuler 2 Udbudsmaterialet skal indeholde en fyldestgłrende specifikation af den udbudte opgave, herunder skal man pr cist have afklaret, hvilket kvalitets- og serviceniveau, der skal v re p omr det. Kravspecifikationen skal laves, s udbudsforretningen kan gennemfłres under stłrst mulig og gennemsigtig konkurrence, s potentielle tilbudsgivere har en realistisk mulighed for at byde og s ledes at afgivne tilbud er sammenlignelige. Hvis der er afgivet kontrolbud, skal fłlgeomkostninger medregnes i sammenligningen af de indkomne bud. Fłlgeomkostninger er de midlertidige omkostninger, der ikke falder bort i eget regi p kort sigt, n r opgaven skal overdrages til ekstern leverandłr 3. Kontrolbuddet vil altid blive valgt, n r det er łkonomisk mest fordelagtigt. Pointer: Fłlgeomkostninger medregnes ved sammenligning af kontrolbud og łvrige indkomne bud. Kontrolbuddet v lges altid, n r det er łkonomisk mest fordelagtigt. 2 Se ogs Indkłbs- og udbudspolitikken samt kapitel 7 i disse retningslinjer. 3 Se Velf rdsministeriets bekendtgłrelse nr. 607 af 24. juni 2008 vejledningens afsnit 6.2. 8

7. S rlige kontraktvilk r. Leverandłren skal forpligte sig til at udvise et socialt ansvar, som skal svare til de politikker, der er g ldende i Randers Kommune. Som udgangspunkt skal det derfor konkret indarbejdes i kravspecifikationen, at Randers Kommune forlanger, at de krav, som kommunen stiller til sig selv, skal opfyldes af leverandłrer. Anvendelsen af sociale klausuler. Randers Kommune g r ind for, at der anvendes sociale klausuler ved udbud - hvor det er muligt og hensigtsm ssigt. Visse omr der er dog reguleret af lovgivningen p en s dan m de, at der ikke lovligt kan stilles sociale krav til leverandłrerne. Hvilke sociale klausuler det er relevant at inddrage, tages der stilling til i det konkrete tilf lde. Ved brug af sociale klausuler skal det fremg af udbudsmaterialet, at den der vinder udbuddet p tager sig en n rmer angivet social forpligtelse. En social klausul kan alene anvendes som et kontraktvilk r. Det kan f.eks. v re et krav om: ans tte et antal/ en andel medarbejdere p s rlige vilk r ans tte et antal/ en andel medarbejdere med en vis ledighedsperiode ans tte et antal/ en andel medarbejdere fra s rlige grupper en etnisk ligestillingspolitik, en personalepolitik en arbejdsmiljłpolitik Anvendelsen af arbejdsklausuler. En arbejdsklausul skal forst s som en bestemmelse om, at den valgte leverandłr og dennes underleverandłrer skal sikre sine medarbejdere lłn- og arbejdsvilk r, der mindst svarer til det, der er aftalt i de danske overenskomster. En arbejdsklausul kan alene anvendes som et kontraktvilk r. Det skal indarbejdes i kontrakterne, at danske overenskomstforhold skal overholdes, n r betingelserne for at anvende arbejdsklausuler er opfyldte betingelserne er bl.a. at klausulen skal v re b de relevant og proportional i forhold til den opgave der udbydes. Det er direktionen, der foretager den konkrete vurdering af, hvor betingelserne er opfyldt. Medarbejdernes retstilling. Lov om virksomhedsoverdragelse skal finde anvendelse i forbindelse med fłrstegangsudbud, n r den udbudte driftsopgave i dag lłses af kommunalt ansat personale. Dette indeb rer, at udbudsvinderen umiddelbart indtr der i de rettigheder og pligter, der bestod p overdragelsestidspunktet. Randers Kommune stiller som kontraktvilk r, at medarbejdernes hidtidige lłn- og ans ttelsesvilk r ikke forringes i hele kontraktperioden. Dette betyder, at der alene kan ske uv sentlige ndringer i ans ttelsesvilk rene, i samme omfang som Randers Kommune kunne have valgt at foretage disse, samt at de offentlige overenskomster for omr det er g ldende i hele kontraktperioden. 9

Disse bestemmelser g lder alle de direkte berłrte medarbejdere, alts dem der fłr udbuddet udfłrer opgaven i Randers Kommune og som overdrages til udbudsvinderen. Pointer: Randers Kommune anvender sociale klausuler ved udbud, hvor det muligt og hensigtsm ssigt. Danske overenskomstforhold skal overholdes, n r betingelserne for at anvende arbejdsklausuler er opfyldt Lov om virksomhedsoverdragelse anvendes ved fłrstegangsudbud. Medarbejderne hidtidige lłn og ans ttelsesvilk r forringes ikke i kontraktperioden. 10

8. Kontrolbud. Hvorfor og hvem? Kontrolbud skal skabe grundlag for at vurdere, om en opgave lłses bedst i eget eller i eksternt regi. Randers Kommune indg r gerne i konkurrence med private leverandłrer. Ved fłrstegangsudbud skal udfłrerenheden derfor afgive kontrolbud. Ved genudbud kan udfłrerenheden byde, hvis det skłnnes relevant det er udfłrerenheden, der administrativt skłnner, hvorvidt det er relevant. N r udfłrerenheden skal afgive kontrolbud og ikke selv r der over den nłdvendige ekspertise, skal den sikres konsulentbistand. Dette kan enten ske ved ekstern konsulentbistand eller via bistand fra stabsfunktionerne. Finansieringen af ekstern konsulentbistand sker som hovedregel i den forvaltning, der afgiver kontrolbuddet. Hvordan? Randers Kommune anvender Velf rdsministeriets bekendtgłrelse nr. 607 af 24. juni 2008 samt tilhłrende vejledning, n r der udarbejdes kontrolbud. N r kommunens kontrolbud skal bruges til en sammenligning med en ekstern tilbudsgivers tilbud, skal buddene afgives p et ensartet grundlag, s ledes at der ikke tages usaglige hensyn ved sammenligningen. Der skal fastl gges en procedure, der sikrer, at den person eller den organisatoriske enhed, der udarbejder eget bud, ikke samtidigt skal udarbejde udbudsmateriale og vurdere de indleverede tilbud. Valget af den konkrete organisering vil variere mellem afdelingerne p baggrund af omfanget af de udbudte opgaver, afdelingernes erfaringer med selvst ndige indkłbs- og producentfunktioner samt afdelingernes organisatoriske opbygning. Det skal bem rkes, at den enhed, der skal afgive eget bud, gerne m medvirke til udarbejdelse af en situationsbeskrivelse for den opgave, der skal udbydes. Man m s ledes gerne medvirke til at beskrive hvilke opgaver, der hidtil har v ret udfłrt, og hvordan de har v ret udfłrt. Derimod m enheden ikke medvirke til at beslutte det serviceniveau, der skal g lde efter udbuddet. Det skal fremg af annoncering og udbudsmaterialet, hvis det planl gges at afgive kontrolbud. Pointer: Ved fłrstegangsudbud skal udfłrerenheden afgive kontrolbud. Udfłrerenheden skal sikres konsulentbistand. Velf rdsministeriets bekendtgłrelse nr. 607 af 24. juni 2008 anvendes, n r kontrolbuddet skal beregnes. De samme medarbejdere m ikke medvirke til at beslutte serviceniveauet efter udbuddet og den efterfłlgende vurdering af de indkomne tilbud. 9. Kvalitetsopfłlgning. 11

Der skal i kontraktperioden ske en lłbende opfłlgning/ kontrol i fht. kontrakten, uanset om leverandłren er intern eller ekstern. Den konkrete procedure for opfłlgning vil v re afh ngig af opgavetypen og skal derfor indg som en del af udbudsmaterialet. For at minimere bureaukrati og ressourceforbrug skal kommunens opfłlgning suppleres med leverandłrens egenkontrol. Randers Kommune łnsker at kontrollen foreg r i et samarbejde og en konstruktiv dialog med leverandłren, og at brugerne i videst muligt omfang inddrages i opfłlgningen, f.eks. igennem brugerundersłgelser. Hvis kontrolbuddet vinder anbefales det, at der laves en intern samarbejdsaftale om udfłrelsen af opgaven, samt at det overvejes om der skal foretages en organisatorisk udskillelse af den vindende, interne enhed. 12

Ordbog Indlicitering. Hjemtagning af en tidligere udliciteret opgave. Konkurrenceuds tning. Konkurrenceuds tning er ensbetydende med at der skabes konkurrence om udfłrelsen af en opgave. Det vil i de fleste gange ske gennem et udbud. Konkurrenceuds tning er ikke det samme som udlicitering. Hvis kommunen fx efter et udbud kan dokumentere at opgaven udfłres bedre og billigere i kommunal regi sker der ikke en udlicitering af opgaven til en privat operatłr. Kontrolbud. At den offentlige myndighed p lige vilk r med de private leverandłrer deltager i konkurrencen om den udbudte opgave. Myndigheden giver s ledes tilbud p sit eget udbud og kan "vinde" opgaven. Formelt er der dog ikke tale om, at ordregiver selv vinder et udbud. Er kontrolbuddet det bedste, kan ordregiver benytte det som begrundelse for at annullere udbudsforretningen og beholde opgaven selv. Kravspecifikation. Kravspecifikationen retter sig mod omfanget og indholdet i den opgave, der skal leveres. I kravspecifikationen skal det st sort p hvidt, hvad kommunen kr ver af den, der skal levere den łnskede ydelse. Tilbudsgiverne skal her kunne se, hvilken opgave kommunen łnsker lłst og p hvilket serviceniveau. S kan de udforme tilbuddene, s de lever op til kommunens łnsker og forventninger. Kravene kan rette sig mod forskellige elementer i den ydelse, der skal leveres. Der kan b de indg krav til ressourcer og arbejdstilrettel ggelse i produktionen og til de resultater og virkninger, der opn s. Myndighedsopgaver. En myndighedsopgave er en opgave, hvor kommunen udsteder konkrete og generelle forvaltningsakter, f.eks. : Konkrete afgłrelse herunder tilladelser, godkendelser, dispensationer, p bud og forbud. Det er f.eks. tildeling af fłrtidspension eller błrnehaveplads, aktiveringstilbud til ledige, byggetilladelser eller miljłgodkendelse. Planer f.eks. lokalplaner, kommuneplaner, spildevandsplaner mv. Regulativer, der findes p de fleste forsyningsomr der. Privatisering. Ved privatisering overdrages hele opgaven til en privat leverandłr. Privatisering betragtes som en overfłrsel af en kommunal opgave til et privat firma eller til brugerne. Herefter planl gger disse b de produktets kvalitet, omfang, arbejdstilrettel ggelse, pris og finansiering. Kommunen har s ledes ikke l ngere ansvar for opgaven, eller indflydelse p, om og hvordan opgaven lłses T rskelv rdier. For alle EU-udbudsdirektiverne g lder, at de kun omfatter kontrakter, hvor kontraktbelłbet over tid overstiger et vist belłb (eks. moms). Denne belłbsgr nse betegnes t rskelv rdi. T rskelv rdierne offentliggłres ved cirkul re for 2 r af gangen og kan findes p 13

konkurrencestyrelsens hjemmeside (www.ks.dk). Udbud. Et udbud er, n r kommunen p baggrund af et skriftligt udbudsmateriale inviterer eksterne leverandłrer til at deltage i konkurrencen om produktion og levering af udvalgte ydelser. Udbud kaldes ogs ofte konkurrenceuds tning. Udbudsformer. I udbudsdirektivet findes 5 udbudsformer, som g lder for b de vareindkłb, tjenesteydelser og bygge- og anl gsopgaver: Offentligt udbud, begr nset udbud, udbud efter forhandling med og uden udbudsbekendtgłrelse samt konkurrencepr get dialog. Offentligt og begr nset udbud kan man frit v lge imellem. Der afh nger valget i stort omfang af, om der er f eller mange leverandłrer p markedet og af om det er en enkel opgave at give tilbud p, eller om det er en stłrre og for tilbudsgiverne meget ressourcekr vende proces at udarbejde et tilbud. Udbud efter forhandling og konkurrencepr get dialog kan kun anvendes i undtagelsestilf lde. Undtagelsestilf ldene er positivt afgr nset i udbudsdirektivet. Det er meget sj ldent muligt at f lov at bruge disse udbudsformer, da de til en vis grad mindsker konkurrencen om opgaven. Udlicitering. Udlicitering er, n r kommunen efter en udbudsrunde overdrager produktion, levering og personaleansvar til een eller flere eksterne leverandłrer. Det overordnede ansvar for opgaven, herunder hvilken kvalitet og hvilket omfang en produktion skal have, fastholdes i kommunen. Kommunen skal fortsat finansiere produktionen af ydelsen, kontrollere den, behandle klager mv. Underh ndsbud. Ved underh ndsbud forst s tilbud, der indhentes, uden at der gennemfłres et udbud. Der findes bestemmelser for indhentning af underh ndsbud i Licitationsloven, men begrebet har ingen anvendelse i forbindelse med udbud af driftsopgaver. Kilde: Udbudsportalen. 14