FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10
MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition 5 Postmodtagelse 5 Personlig stilet post 5 Dokumenter der afleveres personligt samt telefax 5 E-mail 5 Behandling af papirdokumenter efter skanning 5 Dokumenter, der er fordelt forkert 5 SAGSBEHANDLERENS OPGAVER MED DOKUMENTER 6 Sagsbehandlerens opgaver i forbindelse med posten 6 Tilknyt dokument fast 7 Hvad gøres med dokumenter der vedrører flere sager 7 Helbredsoplysninger 7 SAGER 8 Definition af en sag 8 Oprettelse af en ny sag 8 Passivføring af sager 8 Notatpligt 8 Udfyldelse af sagsforside 8 Erindring 9 Papirdokument 9 Gul lap 9 Sletning af sager 9 Sletning af dokumenter 9 KMD-sag-edh Side 2 af 10
OPBEVARING AF PAPIRDOKUMENTER 9 Skannede dokumenter 9 Lån af dokumenter fra arkivet med skannede dokumenter 10 Værdipapirer 10 Sagsrelevant materiale der ikke er skannet 10 Originaldokumenter 10 KMD-sag-edh Side 3 af 10
Mål med elektronisk dokumenthåndtering Indførelse af et fælles Elektronisk Sags- og DokumentHåndterings system (EDH-System) i skal bidrage til: BEDRE BORGERSERVICE OG SAGSBEHANDLING ESDH er med til at give et bedre overblik over sagerne og dermed bedre borgerservice. ESDH skal sikre, at relevante oplysninger indgår i sagsbehandlingen og at sagsbehandlingen kan dokumenteres. Dette er med til at give bedre kvalitet i sagsbehandlingen. HELHEDSORIENTERET SAGSBEHANDLING/VIDENSDELING ESDH er med til, at kommunen kan genanvende og fastholde den viden, der gennem sagsbehandlingen oparbejdes i organisationen. ESDH gør, at man kan dele viden på tværs af organisationen, uanset hvor man geografisk er placeret. LETTERE OG HURTIGERE SAGSFREMSØGNING Med et ESDH system bliver det lettere og hurtigere at fremsøge sager og dokumenter, hvilket er med til at give administrative lettelser i hverdagen. OPFYLDELSE AF PERSONDATALOVEN Ved indførelse af ESDH sikres det, at der sker logning i overensstemmelse med persondataloven. Afgrænsning I er SB-SYS valgt som fælles ESDH-System til: politiske sager administrative sager personalesager institutionernes sager KMD-sag-edh er valgt til: sociale personsager Der er valgt Kmd-sag-edh til sociale personsager, da de sammen med KMD SAG giver det bedste overblik på området. For KMD-sag-edh er der udarbejdet særskilte retningslinjer. Alle dagsordener og punkter til dagsordener skal udarbejdes i SB-SYS. Sikkerhed Medarbejdere med autorisation til KMD-SAG har adgang til at se alle sager, journaler og dokumenter. Forvaltningslovens 32 siger: Den, der virker inden for den offentlige forvaltning, må ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. Som medarbejder må man derfor alene tilgå de oplysninger der er relevant for ens sagsbehandling. Al færden i KMD-sag bliver registreret i en log. KMD-sag-edh Side 4 af 10
Misbrug vil medføre disciplinære foranstaltninger. Dokumenter Dokumentdefinition Et dokument er breve, modtaget post, fax, email fra borgere og samarbejdspartnere samt egenproducerede dokumenter. Postmodtagelse Post fra Post Danmark samt post indkommet i kommunens postkasse grovsorteres og fordeles til de enkelte afdelinger. I afdelingen klargøres posten og relevante dokumenter skannes. Når skanningen er foretaget overføres det skannede til edh-delen i KMD-sag. Når dokumenterne er overført kan postfordeleren i afdelingen fordele til de enkelte sagsbehandlere. Personlig stilet post Personligt stilet post åbnes og behandles som al anden post (dvs. post attention en bestemt person). Post der på kuverten er mærket fortroligt eller privat sendes uåbnet til rette modtager. Dokumenter der afleveres personligt samt telefax Post der i løbet af dagen modtages personligt eller pr. telefax stemples indgået med dags dato og 1. gøres klar til skanning med skilleblade, fjerning af clips m.v. og lægges i afdelingens bakke til næste morgens skanning.eller 2. skannes, hvorefter papiret tilgår datobunken senest dagen efter modtagelsen. Den enkelte afdeling udarbejder retningslinier for decentral skanning. Det er sagsbehandlerens pligt at sørge for at dokumentet skannes og tilknyttes en eksisterende sag eller oprette en ny sag, hvor dokumentet tilknyttes! E-mail Det er sagsbehandlerens ansvar at indgåede og sendte mails, der er relevant for sagsbehandlingen, bliver tilknyttet en sag. Behandling af papirdokumenter efter skanning Papirdokumenter opbevares centralt i arkiv i datoorden i 12 mdr. Dokumenter som pga. særlovgivning skal bevares i original papirversion udtages af dato-bunken og opbevares i den enkelte afdeling. Det er sagsbehandlerens pligt at sørge for udtagning og opbevaring af originaldokumenter!! Dokumenter, der er fordelt forkert Det er sagsbehandlerens/modtagerens ansvar, at fejlfordelt post videresendes til rette modtager, samme dag som det modtages. KMD-sag-edh Side 5 af 10
Sagsbehandlerens opgaver med dokumenter Sagsbehandlerens opgaver i forbindelse med posten Det er sagsbehandlerens pligt at sørge for at dokumenterne navngives og tilknyttes en eksisterende sag eller oprette en ny sag, hvor dokumentet tilknyttes! Hver afdeling udarbejder og vedligeholder egne retningslinier for navngivning af sager og dokumenter. De skannede dokumenter skal være navngivet senest ved arbejdstids ophør. Såfremt sagsbehandleren ikke er til stede, er det stedfortræderens ansvar at navngivne dokumenterne. Hvis stedfortræderen navngiver dokumentet, og sagsbehandleren på sagen bør se dokumentet, må Dagens post i afdelingsfeltet ikke fjernes. Dette gør, at den oprindelige sagsbehandler kan finde dokumentet, når vedkommende kommer tilbage. Såfremt stedfortræderen behandler dokumentet og opretter en sag eller tilknytter det til en eksisterende sag, må Dagens post gerne fjernes. Der er mulighed for at gøre sagsbehandleren opmærksom på dette ved at sætte sagen i erindring til vedkommende. Kvittér for modtagelse af dokument. I forbindelse med behandlingen af skannede dokumenter, skal sagsbehandleren sætte hak i kvittér for modtagelse, hvilket tilkendegiver at man er ansvarlig for det enkelte dokument og den videre sagsbehandling. Sagsbehandlerens opgaver i forbindelse med egenproducerede dokumenter Det er sagsbehandlerens pligt at sørge for, at egenproducerede dokumenter tilknyttes en sag. Dokumentprofilen ser således ud: KMD-sag-edh Side 6 af 10
Følgende felter skal udfyldes: Dokument vedr.: Personnummer Overskrift: En sigende overskrift, jfr. retningslinier for navngivning af dokumenter. Beskrivelse: Dokumentpart (hvis modtageren eller afsenderen af dokumentet er en anden end hovedpersonen) + uddybende beskrivelse, jfr. retningslinier for navngivning af dokumenter. Afdeling: Afdelingens navn Sagsbehandler: Dine initialer Kopimodtager: Hvis en anden skal have dokumentet til orientering Sikkerhed.enhed: Hvis du har adgang til flere sikkerhedsmæssige enheder. Offentlighed: Tage stilling til om dokumentet er åbent eller lukket for offentligheden (er som udgangspunkt sat til lukket) Overskrifter på dokumenter aftales afdelingsvis. Feltet kopimodtager Når andre sagsbehandlere skal have et dokument til orientering, vælges kopimodtager med vedkommendes initialer. Post modtaget i kopi er altid kun til orientering. Skal en anden sagsbehandler handle på foranledning af dokumentet, laves en erindring. Godkendelse af dokumenter Udgående dokumenter godkendes (og gøres dermed skrivebeskyttede) når brevet er sendt. Indgående dokumenter godkendes. Tilknyt dokument fast Når et dokument godkendes, skal dette også tilknyttes fast til sagen. Fast tilknytning betyder, at dokumentet ikke kan fjernes fra sagen igen. Alle dokumenter skal være fast tilknyttet en sag, for at sagen kan lukkes. Hvad gøres med dokumenter der vedrører flere sager Når et dokument har betydning for flere sager, skal det tilknyttes de sager, hvor det er aktuelt. Helbredsoplysninger Helbredsoplysninger tilknyttes lægemappen på personen. Der lægges et notat herom i journalen. KMD-sag-edh Side 7 af 10
Sager Definition af en sag En sag er et omslag som kan indeholde dokumenter. Sagen påføres oplysninger om emne og indhold. Når et dokument godkendes, skal dette også tilknyttes fast til sagen. Oprettelse af en ny sag Det er sagsbehandlerens ansvar at oprette nye sager, såfremt et dokument eller en handling giver anledning til sagsbehandling. Inden der oprettes en ny sag, skal man altid starte med at søge, for at se om der eksisterer en sag i forvejen. Passivføring af sager Det er sagsbehandlerens ansvar at passivføre en sag, når en sag er afsluttet og dokumenterne er godkendt og fast tilknyttet. Er der et modersystem knyttet til sagstypen, passivfører fagsystemet sagen. Husk at passivføre journalen, hvis der findes en. Notatpligt Sagsbehandleren skal følge reglerne i forvaltningsloven samt offentlighedsloven. Udfyldelse af sagsforside Sagsforsiden ser ud som nedenstående: KMD-sag-edh Side 8 af 10
Følgende felter skal udfyldes: Kategori: Alle sager er systemsager Overskrift: Feltet udfyldes automatisk med den overskriften som knytter sig til den enkelte sagstype. Beskrivelse: Evt. yderligere uddybende beskrivelse af sagen Sagstype: Klik og find den ønskede sagsstype Kassation: Anføres i henhold til arkivloven Sagshenvisning: Eventuel henvisning til relevant papirsag Sagsbehandler: Udfyldes med initialer Erindring Erindringsfanebladet kan anvendes i forbindelse med sagsbehandlingen til brug for styring af, hvornår der skal foretages en handling. Grunden til at det er vigtigt at anvende dette, er at man i forbindelse med sygdom eller andet fravær kan fremsøge sager, der skal behandles. Det giver endvidere også mulighed for at følge sagsbehandlingen, så man kan fortælle borgeren, hvor langt sagsbehandlingen er nået. Der kan i de enkelte afdelinger tages stilling til, om der skal benyttes nogle faste erindringsårsager. Erindringer skal fremsøges via Advis Papirdokument Kan bruges til henvisning af materiale som ikke egner sig til skanning og som kun findes i papirudgave. (Eksempelvis bispens gips-gebis) Gul lap Gul lap må ikke anvendes til oplysninger, der er relevant for sagsbehandlingen. Denne kan bruges til oplysninger af intern art. Når denne udfyldes skal man altid starte med sagsbehandlerens navn og dato. Oplysningerne på den gule lap er ikke omfattet af aktindsigt. Sletning af sager Som udgangspunkt kan sager ikke slettes. Såfremt en sag er fejloprettet, skrives i Overskrift: fejloprettet og sagen passivføres. Sletning af dokumenter Som udgangspunkt kan dokumenter ikke slettes. Såfremt et dokument er fejloprettet, skrives i Overskrift: fejloprettet. Opbevaring af papirdokumenter Skannede dokumenter Skannede dokumenter opbevares centralt i datoorden i 12 måneder. KMD-sag-edh Side 9 af 10
Lån af dokumenter fra arkivet med skannede dokumenter Hvis en sagsbehandler låner et dokument fra dato-bunken skal der udfyldes et lånekort med dato og navn. Værdipapirer Opbevares i brandsikret boks. Sagsrelevant materiale der ikke er skannet Som udgangspunkt er alt sagsrelevant materiale skannet. Ved undtagelser oprettes et papirdokument på sagen, hvor der henvises til fysisk placering. Originaldokumenter Er der dokumenter som kræver opbevaring i original form, henvises der til fysisk placering på sagsoplysninger i feltet Henvisninger. KMD-sag-edh Side 10 af 10