Erhvervs- og Byggestyrelsen DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast Udbudsbetingelser November 2010
COWI A/S Parallelvej 2 2800 Kongens Lyngby Telefon 45 97 22 11 Telefax 45 97 22 12 www.cowi.dk Erhvervs- og Byggestyrelsen DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger Udbudsbetingelser November 2010 Dokumentnr. C-1 Version 1.0 Udgivelsesdato 26. nov. 2010 Udarbejdet Kontrolleret Godkendt PTHL BENO TIKO
DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast 1 Indholdsfortegnelse 1 Orientering 2 1.1 Udbudsform 2 1.2 EBST og kontakter 2 1.3 Dokumenter 3 1.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet 4 1.5 Tidsplan for udbuddet 5 2 Tilbuddets udformning 5 2.1 Krav til indholdet af tilbuddet 5 2.2 Aflevering af tilbud 6 2.3 Åbning af tilbuddet 7 2.4 Alternative tilbud 7 2.5 Forbehold 7 2.6 Håndtering af regnefejl 7 2.7 Vedståelsesfrist 7 2.8 Tilbudsomkostninger 7 3 Evaluering af de indkomne tilbud 8 3.1 Tildeling af opgaven 8 3.2 Evalueringsmodel 10 4 Forhandlinger 11 C:\Documents and Settings\PTHL\Desktop\Diadem\NYSTART\DIADEM_Udbudsbetingelser_PTHL_26112010.docx.
DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast 2 1 Orientering Som led i regeringens indsats for bedre og billigere bolighandel gennemfører Erhvervs- og Byggestyrelsen (i det følgende EBST) i samarbejde med en række andre myndigheder et digitaliseringsprojekt, som skal lette adgangen til alle de offentlige oplysninger, der skal anvendes i forbindelse med ejendomshandler. Projektet DIADEM (DIgital ADgang til oplysninger i forbindelse med EjendoMshandel) skal etablere en samlet digital løsning, hvor alle relevante offentlige oplysninger, som skal bruges i en ejendomshandel, kan hentes fra ét sted på internettet. Dermed kan den digitale løsning være et effektivt alternativ til det papirskema, det såkaldte kommunale ejendomsoplysningsskema, som kommunerne i dag udfylder til parterne i en ejendomshandel. Den udbudte opgave består i at digitalisere olietanksoplysninger som p.t. forefindes i kommunerne på forskellige medier. Kravene til opgavens løsning er beskrevet i kravspecifikationen. EBST har udvalgt en række kommuner, der som minimum skal være omfattet af opgaven. For denne del af opgaven har EBST en budgetmæssig ramme på 45. mio. Dkr. 1.1 Udbudsform Ved bekendtgørelse offentliggjort i TED 2. oktober 2010-2010/S 192-293657 er opgaven vedrørende digitalisering af olietanksoplysninger udbudt. Nærværende dokument indeholder en beskrivelse af udbudsprocessen og de krav der stilles til afgivelsen af tilbud. Udbuddet bliver gennemført som et begrænset udbud, efter EU udbudsdirektiv med fem tilbudsgivere. 1.2 EBST og kontakter Ordregiver er: Erhvervs- og Byggestyrelsen Langelinie alle 17 2100 København Ø Ordregivers rådgiver er: COWI A/S Parallelvej 2 2800 Kgs. Lyngby C:\Documents and Settings\PTHL\Desktop\Diadem\NYSTART\DIADEM_Udbudsbetingelser_PTHL_26112010.docx.
DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast 3 1.3 Dokumenter Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter, som vedlægges elektronisk på CD-rom: Udbudsbrev af 26. november 2010. Udbudsbetingelser version 1.0 af 26. november 2010. Kontrakt version 1.0 af 26. november 2010. Kravspecifikation version 1.0 af 26. november 2010, med følgende bilag: - Bilag A: Notat vedrørende roller i digitaliseringsarbejdet. - Bilag B: Liste over alle kommuner fordelt på grupper. Af denne liste fremgår de skridt/metoder, som skal ske i forbindelse med gennemførelsen af opgaven i kommunen. - Bilag C1: Datablad for hver enkelt kommune med oplysning om lagringsform for data, der skal anvendes som grundlag for opdatering af BBR i den enkelte kommune samt forslag til dataindsamlingsprocessen i kommunen. - Bilag C2: Kommuneliste - Skematisk oversigt over alle kommuner. Kommunelisten indeholder oplysningerne i databladene suppleret med oplysninger om øvrige arkiveringssystemer. Som er oplyst i den enkelte kommunes spørgeskemabesvarelse. - Bilag D: Liste over kontaktpersoner i kommunerne. - Bilag E: Spørgeskemaskabelon. - Bilag F: Vejledning til registrering af olietanke i BBR. - Bilag G: Oversigt over konvertering af felter vedr. olietanke ved overgang mellem gammelt og nyt BBR. - Bilag H: Beskrivelse af BBR-brugergrænsefladen. - Bilag I: Oversigt over olietankbekendtgørelser. - Bilag J: Eksempler på olietankattester. - Bilag K: Projektplan for DIADEM. - Bilag L: Det kommunale ejendomsoplysningsskema, samt vejledning hertil. C:\Documents and Settings\PTHL\Desktop\Diadem\NYSTART\DIADEM_Udbudsbetingelser_PTHL_26112010.docx.
DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast 4 Tilbudsliste 1: Obligatoriske kommuner, version 1.0 af 26. november 2010. Tilbudsliste 2: Options kommuner, version 1.0 af 26. november 2010. Tilbudsliste 3: Konsulenttime priser, version 1.0 af 26. november 2010. Rammerne for tidsplanen, version 1.0 af 26. november 2010. 1.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet 1.4.1 Spørgemøde Der afholdes spørgemøde hos ordregiver: Tirsdag den 7. december 2010 Kl.: 10-13 Erhvervs- og Byggestyrelsen Langelinie alle 17 2100 København Ø Tilmelding skal ske til Peter Høeg-Larsen, 4597 1231, Pthl@cowi.dk senest fredag den 3. december 2010. 1.4.2 Efterfølgende spørgsmål Alle spørgsmål til udbudsmaterialet skal formuleres skriftligt på dansk og fremsendes pr. mail til: COWI A/S Att.: Titti Kopp E-mail: Tiko@Cowi.dk. Spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive udsendt på e-mail til samtlige tilbudsgivere. E-mails vil blive sendt til kontaktpersonen hos den enkelte tilbudsgiver. EBST vil bestræbe sig på at besvare spørgsmålene i den takt de modtages. Sidste frist for at stille spørgsmål er den 4. januar 2011 kl. 16. Spørgsmål vil blive besvaret senest fredag den 7. januar 2011. Spørgsmål, der indkommer efter spørgefristen, vil blive besvaret, såfremt det er muligt, at besvare dem senest 7. januar 2011. Eventuel supplerende information, herunder svar på spørgsmål fra tilbudsgiverne, relateret til udbuddet, vil i forbindelse med kontraktunderskrivelsen blive indarbejdet i de relevante udbudsdokumenter. C:\Documents and Settings\PTHL\Desktop\Diadem\NYSTART\DIADEM_Udbudsbetingelser_PTHL_26112010.docx.
DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast 5 1.5 Tidsplan for udbuddet Spørgemøde: Tirsdag den 7. december 2010 fra kl. 10-13. Hos ordregiver. Frist for spørgsmål: Tirsdag den 4. januar 2011 kl. 16. jf. dog pkt. 1.4 ovenfor. Der henstilles til, at spørgsmål stilles så tidligt i forløbet som muligt. Frist for udsendelse af evt. rettelser og besvarelse af spørgsmål: Fredag den 7. januar 2011. Tilbudsfrist: Fredag den 14. januar 2011, kl. 12.00, jf. pkt. 2.2, nedenfor. Meddelelse til tilbudsgiverne om tildeling af kontrakten: Primo februar 2011 underrettes tilbudsgiverne pr. mail om, hvilket tilbud, der er vurderet som det økonomisk mest fordelagtige, og dermed om, hvem EBST påtænker at indgå kontrakt med. Standstill-periode: I medfør af udbudsreglerne iagttages der en standstill-periode på 10 dage regnet fra dagen efter afsendelsen af ovennævnte meddelelse til tilbudsgiverne. Kontraktindgåelse: Kontrakten indgås tidligst, når standstill-perioden er udløbet, og såfremt der ikke er indkommet klager, der har opsættende virkning ift. kontraktunderskrivelsen. Igangsætning af opgaven: Ultimo februar 2011. 2 Tilbuddets udformning 2.1 Krav til indholdet af tilbuddet Tilbud skal udformes skriftligt på dansk og udformes, så det omfatter oplysninger om alle forhold, som er relevante for tilbudsevalueringen, jf. pkt. 3 nedenfor Til brug for evaluering af tilbuddene skal tilbudsgiveren aflevere følgende dokumenter og beskrivelser: Fuldstændig udfyldte tilbudslister herunder: Underskrevet tro og love erklæring om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på mere end 100.000 Dkr. Samt afgivelse af erklæring om, at der i tilbuddet er taget højde for alle C:\Documents and Settings\PTHL\Desktop\Diadem\NYSTART\DIADEM_Udbudsbetingelser_PTHL_26112010.docx.
DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast 6 eventuelle supplerende informationer relateret til udbuddet, som er udsendt i perioden frem til tilbudsfristen. Løsningsbeskrivelse: Tilbudsgivers forslag til løsning af opgaven med at digitalisere olietanksoplysninger, der findes i kommunerne. Løsningsbeskrivelsen skal være eksemplificeret ved gennemgang af hele forløbet fra første kontakt til kommunen til sikring af rettelig dataoverførelse til BBR. Beskrivelsen skal tage udgangspunkt i enten én kompleks kommune eller tre kommuner, hvor oplysningerne ligger tilgængelige på tre forskellige medier. beskrivelsen skal indeholde: - Et eksempel på, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at integriteten af data overholdes i forbindelse med registrering i BBR. - Et eksempel på dokumentation for registrering i BBR. - Et eksempel på, hvordan en kvalitetskontrol af de overførte data kan foretages. - Mindst et eksempel på en relevant analyse i forhold til afgrænsning af søgning. Tidsplan: En beskrivelse af den samlede tidsplan for opgavevaretagelsen. Forslag til en tidsplan, med datoer, for den første kontakt med alle kommunerne. CV'er: For konkrete nøglemedarbejdere, der skal indgå i projektet, herunder projektleder og ansvarlige faglige nøglekompetencer. Log: Tilbudsgiver skal medsende et eksempel på en udfyldt log for en kommune, som vil indgå i vurderingen af den tilbudte løsning, jf. pkt. 3.1.2. i kravspecifikationen 2.2 Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres i en lukket kuvert med 4 enslydende papireksemplarer, hvoraf et skal være mærket "original" og være forsynet med original underskrift. Tilbuddene skal afleveres i en lukket kuvert mærket "Tilbud på DIADEM. Må ikke åbnes i posten". Der skal endvidere vedlægges en CD/DVD-rom med tilbuddet i PDF-format. PDF-filerne, må af hensyn til evalueringen, ikke være beskyttet mod udskrivning eller kopiering af tekst og figurer. C:\Documents and Settings\PTHL\Desktop\Diadem\NYSTART\DIADEM_Udbudsbetingelser_PTHL_26112010.docx.
DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast 7 Tilbud skal afleveres senest fredag den 14. januar 2011, kl. 12.00 til: COWI A/S Parallelvej 2 2800 Kgs. Lyngby Att. Titti Kopp Tilbud, der afleveres efter tilbudsfristen kan ikke tages i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud afleveres rettidigt. 2.3 Åbning af tilbuddet Tilbud åbnes af COWI umiddelbart efter tilbudsfristen anført i afsnit 2.2 ovenfor. Der vil ikke være adgang for tilbudsgiverne til at overvære åbningen af tilbud. 2.4 Alternative tilbud Alternative tilbud accepteres ikke. 2.5 Forbehold Tilbud med forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive afvist. Ikke-væsentlige forbehold vil blive prissat af EBST. I det omfang et forbehold ikke kan prissættes afstedkommer det afvisning af tilbuddet. Det er tilbudsgiverens ansvar, at forbehold ikke er grundlæggende. Eksempelvis anses kontrakten som grundlæggende og der kan derfor ikke tages forbehold for kontrakt. 2.6 Håndtering af regnefejl Konstateres der ved tilbudsevalueringen åbenlyse fejl i tilbudslisten vil EBST justere disse åbenlyse fejl. Åbenlyse fejl kan være rene sammentællingsfejl. 2.7 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 2.8 Tilbudsomkostninger Tilbudsgiver vil ikke få refunderet omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. C:\Documents and Settings\PTHL\Desktop\Diadem\NYSTART\DIADEM_Udbudsbetingelser_PTHL_26112010.docx.
DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast 8 3 Evaluering af de indkomne tilbud 3.1 Tildeling af opgaven Opgaven tildeles på baggrund af tildelingskriteriet det "økonomisk mest fordelagtige tilbud" med følgende underkriterier og vægtning: Pris - 50 % Den tilbudte løsning - 20 % Tidsplan - 15 % Tilbudte kompetencer - 15 % 3.1.1 Pris - 50 % Tilbudsgiver skal give pris på digitalisering af de olietanksoplysninger, der forefindes ude i kommunerne. EBST har udarbejdet følgende tre tilbudslister der skal anvendes til afgivelse af tilbud: En liste med kommuner, som er obligatoriske, og som skal være indeholdt i tilbuddet og holde sig indenfor de budgetteret 45 mio. Dkr. Der skal afgives en pris for løsning af opgaven i de enkelte kommuner på baggrund af kravspecifikationens beskrivelser. Den samlede pris for disse kommuner vægtes 60 %. En anden liste med et antal options-kommuner, der kan vælges til, såfremt det er muligt inden for den bevillingsmæssige ramme. Tilbudsgiverne skal afgive en pris på varetagelse af opgaven i den enkelte kommune. Samt en samlet pris for alle options kommunerne. Denne pris vægtes med 30 %. Konsulenttimepriser for følgende tre kategorier vægtes med 10 %: - Konsulenter med mere end 5 års erhvervserfaring. - Seniorkonsulenter med mere end 10 års erhvervserfaring. - Projektleder med mere end 3 års projektledererfaring. I forhold til underkriteriet pris vil der for hver af de tre tilbudslister; de obligatoriske kommuner, optionskommunerne og timepriserne foretages en pointtildeling, således at der gives fra 0-10 point inden for hver af de tre kategorier. For kategorierne "de obligatoriske kommuner" og "optionskommunerne" lægges prisen for de enkelte kommuner sammen således at der er to vurderingspriser, én for de "obligatoriske kommuner" og én for "optionskommunerne". C:\Documents and Settings\PTHL\Desktop\Diadem\NYSTART\DIADEM_Udbudsbetingelser_PTHL_26112010.docx.
DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast 9 For kategorien konsulenttimepriser vil de tre timepriser blive lagt sammen og udgøre vurderingssummen. Efterfølgende vil pointene blive ganget med de udmeldte vægtninger og de tre vægtede tal vil blive lagt sammen til et endeligt pointtal for underkriteriet pris, jf. regneeksemplet nedenfor: Tilbudsgiver Point Obligatoriske kommuner Options kommuner Timepriser A 10 5 4 B 7 10 6 C 6 4 10 Samlet point for pris: Tilbudsgiver A: 10x0,6+ 5x0,3+ 4x 0,1 = 7,9 point Tilbudsgiver A: 7x0,6+ 10x0,3+ 6x 0,1 = 7,8 point Tilbudsgiver A: 6x0,6+ 4x0,3+ 10x 0,1 = 5,8 point 3.1.2 Den tilbudte løsning - 20 % Tilbudsgiveren skal sandsynliggøre, hvordan det sikres, at olietanksoplysningerne, der forefindes i kommunerne bliver digitaliseret. EBST lægger ved vurderingen af leverancens kvalitet vægt på følgende forhold: Tilbudsgivers beskrivelse af forberedelsen af opgaven. Graden af tilbudsgivers dokumenterede forståelse for opgaven og de udfordringer, der ligger i den, via en god og realistisk beskrivelse af tilbudsgivers forslag til løsning af opgaven, herunder tilbudsgivers forslag til håndtering af uforudsete opgaver/problemer undervej i løsningen af en opgave. Graden af sikkerhed for, at overførelsen af data er gennemført, som planlagt, herunder en vurdering af tilbudsgivers eksempel på en udfyldt log, jf. kravspecifikationen pkt. 3.1.2. C:\Documents and Settings\PTHL\Desktop\Diadem\NYSTART\DIADEM_Udbudsbetingelser_PTHL_26112010.docx.
DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast 10 3.1.3 Tidsplan - 15 % Det er vigtigt for EBST, at den udstukne tidsplan overholdes, og derfor skal tilbudsgiver fokusere på, at opgaven kan løses til det i tidsplanen, fastlagte færdiggørelsestidspunkt. EBST lægger ved underkriteriet tidsplan vægt på følgende forhold: Graden af robusthed og realiserbarheden i tidsplanen. Omfanget af tilbudsgivers sandsynliggjorte muligheder for at, reducere udførelsestiden. 3.1.4 Tilbudte kompetencer - 15 % Det er vigtigt, at tilbudsgiver allokerer de rette ressourcer til de pågældende opgaver, således at opgaven løses mest effektivt for EBST. EBST vil bedømme tilbudsgivers kompetence ud fra de medsendte CV'er og lægge vægt på følgende: Graden af de tilbudte nøglepersoners erfaring med lignende opgaver. Tilbudsgivers beskrivelse af den tilbudte organisation, der skal løse opgaven med fokus på en klar fordeling af ansvar og entydige kommunikationsveje såvel internt som eksternt, herunder håndtering af samarbejdet med kommunerne og EBST. Antal medarbejdere med relevant erfaring, som tilbudsgiver allokerer til løsning af denne opgave, herunder tilbudsgivers mulighed for at opgradere antallet af personer med relevant erfaring og kompetence, såfremt der bliver behov for det i løsningsfasen. 3.2 Evalueringsmodel Ved evalueringen af tilbuddet vil der for hvert underkriterium blive tildelt en karakter fra 1-10. I forhold til underkriteriet Pris vil hver af de tre tilbudslister blive vurderet således, at laveste tilbudssum for hver af de tre tilbudslister, gives 10 point og en tilbudssum der er 50 % højere vil få 0 point. Der gives herefter point ud fra en lineær skala til de andre tilbud. Der regnes med to decimaler. For underkriterierne vedrørende Løsningen, Tidsplan og Kompetencer vurderes der således at karakteren 1 gives når den tilbudte løsning netop er konditionsmæssig, men i øvrigt ikke bidrager med kvaliteter og egenskaber, der tilfører den udbudte opgave kvalitet. Karakteren 10 gives til den bedst tænkelige løsning, der tilfører den udbudte opgave ekstraordinære kvaliteter og egenskaber. Den bedst tænkelige løsning behøver ikke nødvendigvis at foreligge blandt de modtagne tilbud. C:\Documents and Settings\PTHL\Desktop\Diadem\NYSTART\DIADEM_Udbudsbetingelser_PTHL_26112010.docx.
DIADEM - Digitalisering af olietanksoplysninger - udkast 11 Karaktererne vil herefter indgå med den ovenfor anførte vægtning i den samlede tilbudsevaluering. Tilbuddet med den samlede højeste score er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 4 Forhandlinger Efter modtagelsen af tilbud vil der, ikke blive gennemført forhandlinger. C:\Documents and Settings\PTHL\Desktop\Diadem\NYSTART\DIADEM_Udbudsbetingelser_PTHL_26112010.docx.
KONTRAKT 1 Imellem undertegnede, Erhvervs- og Byggestyrelsen Dahlerups Pakhus Langelinie Allé 17 2100 København Ø CVR-nr.: 48 46 41 14 (i det følgende benævnt EBST) og medundertegnede, [navn], [selskabsform] CVR-nr.: [CVR-nr. xxx] Forretningsadresse: [forretningsadresse] (i det følgende benævnt [NN]) Kapitel 1 - PARTERNE er indgået følgende aftale om digitalisering af oplysninger om olietanke i xx kommuner. Som et led i projektet DIADEM (Digital Adgang til oplysninger om ejendomssdata) skal ejendomsdata, som i dag ikke findes i en ensartet og digital form, standardiseres, digitaliseres og stilles til rådighed. Denne opgave skal gennemføres vedrørende kommunernes data/oplysninger om olietanke. Oplysninger om olietanke skal fremover fremgå af BBR-registret, og leverandøren skal på vegne af EBST gennemføre en registrering af eksisterende olietanke i BBR-registret i xx kommuner. Kapitel 2 - OPGAVEBESKRIVELSE 2 NN skal gennemføre digitaliseringsopgaven som beskrevet i bilag 1, som er leverandørens tilbud på opgaven, og i henhold til tidsplanen i bilag 2. Stk. 2. Nødvendige præciseringer af opgavens indhold og tilrettelæggelse aftales mellem EBST og [NN] inden for rammerne af denne kontrakt og [NN s]
tilbud af [dd.mm.åååå]. I det omfang denne kontrakt med bilag ikke giver tilstrækkelig vejledning, skal opgaven udføres fagmæssigt korrekt. Stk. 3. Stk. 4. [NN] er til enhver tid forpligtet til at overholde myndighedskrav og gældende lovgivning i forbindelse med løsningen af opgaven, jf. stk. 1. Opgaven indledes i februar 2011 og afsluttes senest i december 2011 med leverandørens aflevering af log, som dokumenterer gennemførelsen af opgaven i samtlige de xx omfattede kommuner. Log skal afleveres løbende i hele kontraktperioden, efterhånden som leverandøren afslutter arbejdet i hver enkelt kommune. Loggen skal være godkendt og underskrevet af kommunen, hver gang leverandøren afslutter arbejdet i en kommune, jf. tidsplanen i bilag 2. Kapitel 3 SAMARBEJDE OG OPGAVENS BEMANDING 3 EBST s opgaveansvarlige er [navn]. Daglige kontaktpersoner i EBST er: [navn] og [navn] Stk.2. Stk. 3. Stk. 4. [NN s] opgaveansvarlige er [navn]. Daglige kontaktpersoner hos [NN] er: [navn] og [navn]. EBST skal løbende holdes orienteret om kontraktopgavens tilrettelæggelse og fremdrift, jf. tidsplanen i bilag 2. EBST skal forelægges resultater i form af en log, som er godkendt og underskrevet af kommunen, hver gang leverandøren afslutter arbejdet i en kommune. [NN] har pligt til straks at underrette EBST, såfremt der under arbejdet opstår tvivl om opgavens forudsætninger, formål eller gennemførelse. Leverandøren har herudover pligt til straks at underrette EBST, såfremt leverandøren bliver klar over, at tidsplanen i bilag 2 ikke kan overholdes. Leverandøren skal samtidig indsende en beskrivelse af, hvordan leverandøren vil indhente en forsinkelse. 4 Opgaveansvarlige for [NN] varetager også den overordnede projektledelse og koordinering. Opgaven bemandes i øvrigt som angivet i tilbudet af [dd.mm.åååå]/bilag X. Stk. 2. Stk. 3. [NN] skal af hensyn til kontinuiteten i arbejdet, kvaliteten af opgaveløsningen og med henblik på at undgå en udskydelse af tidspunktet for afslutning af arbejdet i videst muligt omfang undgå udskiftning af de medarbejdere, der er udpeget til at udføre opgaven. Såfremt [NN] undtagelsesvis er nødsaget til at udskifte en medarbejder, skal [NN] udpege en ny medarbejder med mindst de samme faglige kvalifikationer, som den tidligere medarbejder var i besiddelse af. Dette godtgøres ved forevisning af et fuldstændigt og detaljeret CV for den nye medarbejder. Udskiftningen må ikke påføre EBST omkostninger eller forsinkelser. EBST skal således eksempelvis ikke betale for, at de nye
medarbejder opnår indsigt i opgaven svarende til det niveau, som den udskiftede medarbejder havde. Stk. 4. Stk. 5. EBST forbeholder sig ret til at afvise en ny medarbejder, hvis denne skønnes ikke at have samme kvalifikationer til opgaven som den oprindelige. [NN] skal efter EBST s anmodning udskifte en medarbejder, såfremt anmodningen er sagligt begrundet. 5 Det påhviler [NN] at sikre, at de medarbejdere, som er udpeget til at udføre opgaven, holder sig ajour med udviklingen inden for hver sit kompetenceområde. Stk. 2. Det påhviler endvidere [NN] at sikre, at medarbejderen følger eventuelle skriftlige instrukser fra EBST for opgavens udførelse. Kapitel 4 - HONORERING 6 Det samlede honorar for opgaven vedrørende digitalisering af olietanke i xx kommuner, jf. 2, er xx kr. ekskl. moms. Beløbet inkluderer alle på tidspunktet for kontraktens indgåelse gældende afgifter bortset fra moms. Beløbet er inklusive alle former for udlæg, rejseomkostninger, sekretærbistand, mangfoldiggørelse og andre kontorholdsudgifter m.v., som [NN] afholder i forbindelse med kontraktens opfyldelse. Stk. 2. Stk. 3. Honoraret kan udbetales i rater, svarende til gennemførelse af opgaven i en kommune, jf. 2. Før en rate kan komme til udbetaling, skal leverandøren indsende en log for afsluttet arbejde i en kommune. Loggen skal være underskrevet og godkendt af den pågældende kommune og EBST. Faktura sendes til EBST. Faktureringen skal ske elektronisk. Faktura betales netto kontant senest 30 dage efter fakturaens modtagelse. Faktura skal indeholde følgende oplysninger: [Navn på kontrakten, herunder evt. delopgave der faktureres for] [Navn på kontaktperson i EBST] [Navn på kontaktperson hos NN EAN-nummer: 5798000024007 (hvis øvrige driftsmidler betaler) Kapitel 5 ÆNDRINGER I KONTRAKTEN 7 Ændringer i kontraktens indhold og omfang skal være aftalt skriftligt. Ændringer vedhæftes kontrakten som et tillæg.
Stk. 2. Hver af parterne skal give medkontrahenten underretning ved adresseændring, senest 14 dage før ændringen sker. Stk. 3. Hver af parterne skal straks give medkontrahenten underretning, hvis parten ændrer status som juridisk person. Kapitel 6 - OVERDRAGELSE AF KONTRAKTEN OG ANVENDELSE AF UNDERLEVERANDØRER 8 [NN] kan kun med EBST s skriftlige godkendelse overdrage sine forpligtelser i henhold til denne kontrakt. Stk. 2. [NN] kan kun med EBST s skriftlige godkendelse anvende underleverandører til opfyldelse af kontrakten. Anvendelse af underleverandører ændrer ikke [NN s] ansvar og forpligtelser i henhold til denne kontrakt. [NN] hæfter for sine underleverandørers produkter, tjenesteydelser og vedligeholdelse efter denne kontrakt på samme måde som for sine egne forhold. Stk. 3. EBST har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til denne kontrakt til en anden offentlig institution, en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. Kapitel 7 - FORSIKRINGSFORHOLD 9 [NN] er forpligtet til senest 14 dage efter kontraktindgåelse at tegne en professionel ansvarsforsikring (med en årlig dækning på 20 mio. kr.) til imødegåelse af eventuelt formuetab som direkte eller indirekte følge af [NN s] rådgivning og opgaveløsning under denne kontrakt. Stk. 2. Stk. 3. Dækningsperioden for den professionelle ansvarsforsikring skal løbe til minimum 5 år efter kontraktens ophør, jf. 18, stk. 1 og 3, samt 2, stk. 4. [NN] skal på EBST s anmodning godtgøre forsikringens indgåelse, dækningsperiode, præmiebetaling m.v.. Betjener [NN] sig af underleverandører, jf. 8, stk. 2, er [NN] forpligtet til at sørge for, at underleverandørerne på samme måde opfylder de i stk. 1-2 nævnte krav om forsikringsdækning. [NN] skal på EBST s anmodning godtgøre dette. Kapitel 8 - OPHAVS- OG EJENDOMSRET 10 Materiale, der er modtaget fra EBST med henblik på opgavens udførelse, er EBST s ejendom og skal returneres ved opgavens afslutning eller kontraktens bortfald i øvrigt.
Stk. 2. Kopieres noget af dette materiale, skal det også returneres ved opgavens afslutning eller kontraktens bortfald i øvrigt, jf. 18 og 19. Kapitel 9 - REPRÆSENTATION OG HABILITET 11 Hverken [NN], [NN s] medarbejdere eller underleverandører, jf. 8, stk. 2, må over for tredjemand give udtryk for at handle på EBST's vegne, medmindre dette er aftalt med EBST. Stk. 2. Bliver [NN], medarbejderne hos [NN] eller underleverandører, jf. 8, stk. 2, inhabile i forhold til udførelsen af kontraktopgaven, jf. 2, skal EBST straks underrettes herom. Ved inhabilitet forstås det forhold, at der foreligger en situation, hvor der kan rejses tvivl om [NN s], medarbejderens eller underleverandørens upartiskhed eller uafhængighed, f.eks. hvis vedkommende har en personlig eller økonomiske interesse i resultaterne af kontraktens udførelse. Stk. 3. Om inhabilitet gælder i øvrigt principperne i forvaltningslovens 3 tilsvarende for denne kontrakt. Kapitel 10 TAVSHEDSPLIGT OG FORTROLIGHED 12 [NN], [NN s] medarbejdere og underleverandører, jf. 8, stk. 2, skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til opgavens forløb, resultatet af arbejdet og dele heraf både under selve opgaveforløbet og efter opgavens afslutning. EBST kan forlange, at hver enkelt medarbejder og underleverandør skal underskrive tavshedserklæringer. Stk. 2. Herudover skal [NN], [NN s] medarbejdere og underleverandører, jf. 8, stk. 2, iagttage ubetinget tavshed med hensyn til andre oplysninger vedrørende EBST eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med denne aftale, herunder forhold i de kommuner, hvor opgaven udføres. Tilsvarende gælder for materiale, der er modtaget fra EBST med henblik på opgavens udførelse. Stk. 3. Stk. 4. Stk. 5. [NN] må ikke uden EBST s forudgående samtykke bruge EBST som reference. [NN] må endvidere ikke uden EBST s forudgående, skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne aftale eller offentliggøre noget om kontraktens indhold. [NN], [NN s] medarbejdere og underleverandører, jf. 8, stk. 2, er undergivet tavshedspligt efter straffelovens 152 a og c, jf. 152. Principperne om fortrolighed i forvaltningsloven 27 finder tilsvarende anvendelse for denne kontrakt.
Kapitel 11 - PERSONDATALOVEN 13 Hvis der etableres registre, databaser og lignende eller i øvrigt udveksles oplysninger med EBST, der indeholder personhenførbare oplysninger i persondatalovens forstand (lov nr. 429 af 31. maj 2000 som senest ændret ved lov nr.503 af 12. juni 2009), skal [NN] indhente samtykke hertil fra EBST. Såfremt samtykke meddeles, vil [NN] modtage en instruks fra EBST, som indeholder nærmere bestemmelser om, hvorledes oplysningerne skal håndteres. Stk. 2 [NN] skal under alle omstændigheder træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personhenførbare oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med den til en hver tid gældende lovgivning, jf. Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 (som senest ændret ved bekendtgørelse nr. 201 af 22. marts 2001) om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning. Kapitel 12 VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER OG KLAGER 14 [NN] skal på anmodning fra EBST videregive enhver oplysning til styrelsen, som [NN] har fået kendskab til i forbindelse med udførelsen af opgaven for EBST, og som styrelsen finder nødvendig for, at EBST kan varetage sine offentligretlige forpligtelser. Stk. 2. [NN] skal videregive de ønskede oplysninger snarest efter, at EBST har anmodet herom. EBST kan fastsætte en frist for [NN s] videregivelse af oplysninger, såfremt det er nødvendigt, at styrelsen med henblik på opfyldelse af EBST s offentligretlige forpligtelser har rådighed over oplysningerne på et bestemt tidspunkt. Fristen skal fastsættes under fornøden hensyntagen til omfanget af de ønskede oplysninger. 15 [NN] skal til EBST videresende klager over [NN s] varetagelse af den pågældende opgave, såfremt klagen kan indebære, at den påklagede registrering skal ændres. NN behandler selv øvrige klager over NN s varetagelse af opgaven, men skal uden ugrundet ophold videresende informationer om sådanne klager til EBST. Stk. 2. [NN] skal videregive klager, der er omfattet af stk. 1, 1. led, snarest efter, at [NN] modtaget eller på anden måde fået kendskab til klagen.
Kapitel 13 KONTROL 16 EBST kan føre kontrol med [NN s] opfyldelse af kontrakten. EBST og [NN] fastsætter i forening de nærmere vilkår for kontrollen. Stk. 2. Kontrol fra EBST s side fritager ikke [NN] fra selv at føre kontrol og sørge for rigtig opfyldelse af kontrakten. KAPITEL 14 IKRAFTTRÆDELSE, OPSIGELSE OG OPHØR 17 Denne kontrakt træder i kraft på tidspunktet for begge parters underskrift af kontrakten. Kontrakten er uopsigelig fra [NN s] side. EBST kan opsige kontrakten med et varsel på 1 måned til udgangen af en måned. I denne forbindelse gælder en gensidig informationspligt om alle forhold af betydning for arbejdets udførelse. Stk. 2. Stk. 3. Ved EBST s opsigelse af kontraktforholdet påhviler det hver af parterne at erlægge hver deres ydelse indtil opsigelsestidspunktet. NN skal så vidt mulig afslutte igangsatte delopgaver. EBST betaler [NN] for det udførte og af EBST godkendte arbejde frem til kontraktens opsigelse. Denne kontrakt ophører uden opsigelse den 1. juni 2012, medmindre EBST forinden har opsagt kontrakten, parterne forinden har indgået aftale om at fastsætte en ny ophørsfrist, eller kontrakten er ophørt pga. misligholdelse. Kontraktens ophør efter denne bestemmelse påvirker ikke parternes misligholdelsesbeføjelser, jf. denne kontrakt, i en uoverensstemmelse mellem parterne, der er opstået pga. væsentlig misligholdelse af kontrakten inden ophørsdatoen. Kapitel 15 MISLIGHOLDELSE, ERSTATNING, BOD OG KONKURS 18 Misligholder en part kontrakten væsentligt, tillægges den anden part misligholdelsesbeføjelser efter dansk rets almindelige regler. Den ikkemisligholdende part kan eksempelvis forlange at få et forholdsmæssigt afslag, at få den aftalte ydelse faktisk leveret, at hæve aftalen med et varsel på [antal dage/uger/måneder] og kræve erstatning for det som følge af misligholdelsen lidte tab, eller at blive stillet, som om aftalen ikke var indgået. Stk. 2. Stk. 3. Ansvarsgrundlaget og erstatningens beregning overfor EBST følger dansk rets kontraktretlige grundsætninger og almindelige regler om rådgiveransvar samt erstatningsansvar i kontrakt, jf. dog stk. 4. Ved en parts væsentlige misligholdelse forstås, at den pågældende ikke har leveret den aftalte ydelse til den aftalte tid på den aftalte måde, f.eks. ved forsinkelse med den aftalte ydelse, jf. 2, stk. 4, og 6, stk. 3; mangelfuld eller slet ingen ydelse, jf. kapitel 2 og 6, stk. 3;
manglende overholdelse af generelle myndighedskrav og lovgivning, jf. 2, stk. 3; uretmæssig overdragelse af en parts forpligtelser iht. kontrakten, jf. kapitel 6; at [NN] eller underleverandører, jf. 8, stk. 2, ikke har tegnet de nødvendige forsikringer eller betalt præmie hertil, jf. kapitel 7; tilsidesættelse af bestemmelserne om repræsentation, habilitet, tavshedspligt og fortrolighed, jf. 12 og 13; manglende videresendelse af oplysninger og klager, jf. kapitel 12. Stk. 4. Parterne tager forbehold for force majeure efter principperne i købeloens 24. Force majeure ved forsinkelse kan højest gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure-situationen varer. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeuresituationen er den påberåbende part bekendt. Stk. 5. I tilfælde af, at afleveringen af opgaven forsinkes med mere end 20 kalenderdage i forhold til den aftalte afleveringsdato, jf. 2, stk. 4, skal [NN] betale en bod på 2 pct. af det samlede honorar, jf. 6, stk. 1. Herefter svares for hver kalenderdags forsinkelse ud over de 20 kalenderdage yderligere en dagbod på 0,5 pct. af det samlede honorar. Denne bestemmelse indskrænker ikke EBST s ret til erstatning, jf. stk. 2. 19 Ved en indgivelse af begæring om en parts konkurs kan den anden part straks hæve aftalen, i det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder for det. Stk. 2. Stk. 3. Hvis boet har ret til at indtræde i aftalen i medfør af konkurslovens regler, skal boet efter forespørgsel inden for en frist af 5 arbejdsdage give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde. Reglen i stk. 1 gælder tillige ved en indgivelse af begæring om en parts betalingsstandsning eller åbning af akkordforhandlinger, eller hvis partens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at parten må antages at være ude af stand til at opfylde kontrakten. Kapitel 16 - LOVVALG OG VÆRNETING/VOLDGIFT 20 Denne kontrakt er undergivet dansk ret. Stk. 2. Såfremt der opstår uoverensstemmelser mellem parterne i forbindelse med aftalen, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelserne afgjort endeligt ved Københavns Byret eller, såfremt parterne er enige, Søog Handelsretten i København.
Kapitel 17 - DATO OG UNDERSKRIFT 21 Denne kontrakt er underskrevet i 2 (to) enslydende eksemplarer, der har samme gyldighed, og hvoraf hver part har modtaget et eksemplar. København, den 200X [By], den.., 200X For Erhvervs- og Byggestyrelsen: For [NN]: Tilhørende bilag: Bilag 1: Leverandørens tilbud af xx Blag 2: Tidsplan Bilag 3: Udbudsmateriale
Kravspecifikation: Udbud af opgaven vedrørende digitalisering af oplysninger om olietanke Afsnit 1: Overordnet beskrivelse af DIADEM I dette afsnit gives en overordnet beskrivelse af baggrunden for projektet DIADEM med særlig fokus på opgaven vedrørende digitalisering samt en overordnet beskrivelse af den opgave, som leverandøren skal udføre. Afsnittet er en indledning til den detaljerede kravspecifikation for opgaven i afsnit 2. 1. 1 Baggrund Som led i regeringens indsats for bedre og billigere bolighandel gennemfører Erhvervs- og Byggestyrelsen i samarbejde med en række andre myndigheder et digitaliseringsprojekt, som skal lette adgangen til alle de offentlige oplysninger, der skal anvendes i forbindelse med ejendomshandler. Projektet DIADEM (DIgital ADgang til oplysninger i forbindelse med EjendoMshandel) skal etablere en samlet digital løsning, hvor offentlige oplysninger, som skal oplyses ved en ejendomshandel, kan hentes fra ét sted på internettet. Dermed kan den digitale løsning være et effektivt alternativ til bl.a. det papirskema, det såkaldte kommunale ejendomsoplysningsskema (bilag L), som kommunerne i dag udfylder til brug for parterne i en ejendomshandel. 1.2 Digitaliseringsopgavens sammenhæng med DIADEM DIADEM er ét af to større digitaliseringsprojekter, som er igangsat i regi af Domænebestyrelsen for Bygninger, Boliger og Forsyning. Domænebestyrelsen er etableret i forlængelse af den fællesoffentlige strategi for digitalisering af den offentlige sektor 2007-2010 og skal udbrede det fællesoffentlige samarbejde på bygnings-, bolig- og forsyningsområdet. Hermed skal domænebestyrelsen medvirke til, at den offentlige service omkring bygninger, boliger og forsyning fungerer som en samlet løsning for borgere og virksomheder. Som et led i DIADEM skal data, som i dag ikke findes i en ensartet og digital form, standardiseres, digitaliseres og stilles til rådighed. Det gælder blandt andet oplysninger om olietanke. På det kommunale ejendomsoplysningsskema oplyses i dag, hvorvidt der på ejendommen er en eller flere olietanke. Denne oplysning skal, som en del af DIADEM, være tilgængelig digitalt. Denne digitaliseringsopgave drejer sig således om digitalisering af oplysninger om olietanke i kommunerne. Oplysninger om olietanke skal fremover fremgå af BBR-registret. Når digitaliseringsopgaven er afsluttet, skal alle olietanke, som kommunen har oplysninger om, være registreret i BBR som tekniske anlæg.
2. Digitaliseringsopgaven I dette afsnit beskrives den opgave, som leverandøren skal udføre. Udtrykkene digitalisering og digitaliseringsopgaven anvendes i denne kravspecifikation om processen med at få etableret den digitale registrering i BBR af kommunens olietankoplysninger, uanset om der omtales oplysninger, der i dag opbevares analogt eller digitalt. 2.1 Baggrunden for digitaliseringsopgaven i kommunerne Regler omkring indberetning af olietanke fastsættes af Miljøstyrelsen. I praksis er dette igennem tiden sket via olietankbekendtgørelsen, der siden den første olietankbekendtgørelse blev udstedt i 1970, er ændret 10 gange (se afsnit 2.2). I henhold til olietankbekendtgørelsen har den enkelte ejer eller bruger af en tank pligt til at indberette oplysninger om egen olietank til kommunen. Pligten knytter sig til såvel etablering, renovering som sløjfning af olietanke. Olietankbekendtgørelsen stiller krav om, at der ved etablering og til dels ved renovering skal fremsendes en særlig olietankattest (se eksempler på olietankattester i bilag J), hvorimod der ikke på samme måde er formelle formkrav ved sløjfning af olietanke. Oplysningerne om sløjfning kan således være afleveret til kommunen pr. brev, mail, ved personlig eller telefonisk henvendelse. Olietankbekendtgørelsen har imidlertid ikke tidligere stillet krav til kommunerne om arkivering eller registrering af oplysninger om olietanke. Kommunerne har derfor alene i medfør af forvaltningslovens regler haft pligt til at arkivere de indkomne oplysninger vedrørende olietanke. Det er derfor individuelt for hver enkelt kommune, hvordan oplysningerne gennem tiden er blevet registreret og arkiveret, og tilsvarende forskelligt fra kommune til kommune hvordan oplysninger om olietanke fremsøges bl.a. ved besvarelse af det kommunale ejendomsoplysningsskema. I forbindelse med etableringen af Bygnings- og Boligregisteret (BBR) i 1976 blev det muligt at registrere visse oplysninger om op til 3 olietanke pr. ejendom i BBR (se afsnit 2.3), og nogle kommuner har valgt at anvende denne mulighed. Derudover kan oplysninger om olietanke registreres digitalt i miljøsagssystemer som f.eks. GeoEnviron og Structura. Nogle kommuner har også taget andre digitale løsninger i anvendelse, f.eks. Excel-regneark eller MapInfo. Opbevaringen af de papirbaserede olietankattester er i mange tilfælde sket i ejendommens byggesag, som kan opbevares enten: i et papirarkiv, på mikrofilm, i et scannet digitalt arkiv med eller uden mulighed for OCR-genkendelse (dvs. med eller uden søgemulighed). For eksempel et specifikt byggesagsarkiv eller som en del det kommunale ESDH-system. Kommunen kan dog også have valgt at opbevare oplysninger om olietanke i specifikke arkiver, der kun indeholder oplysninger om olietanke, f.eks. ringbind.
Oplysninger om sløjfning af olietanke kan være opbevaret sammen med olietankattesterne, men også være opbevaret uafhængigt af olietankattesterne. Nøglerne til at søge i disse forskellige opbevaringsmedier kan også variere fra kommune til kommune og indenfor kommunen. Søgenøglen kan således f.eks. være enten en adresse eller et matrikelnummer. I praksis er der kun få kommuner, som har én systematisk opbevaring eller registrering af oplysninger om olietanke. Dette skal også ses i lyset af kommunesammenlægningerne i 2007. Digitaliseringsopgaven er på denne baggrund at få lokaliseret og indsamlet oplysninger om olietanke samt få indtastet/afleveret oplysningerne i BBR for hver enkelt kommune (se også afsnit 2.3), således at de tanke, som kommunen har oplysning om, registreres i BBR som et teknisk anlæg. 2.1.1 Status i kommunerne Som en del af forarbejdet til denne kravspecifikation er status for de enkelte kommuner forsøgt kortlagt via blandt andet en spørgeskemaundersøgelse i kommunerne gennemført i maj 2010. I spørgeskemaundersøgelsen er kommunerne blevet bedt om at redegøre for, hvordan oplysninger om olietanke skal fremsøges i den enkelte kommune for at besvare spørgsmålet, hvorvidt der er eksisterende olietank på ejendommen, for så vidt angår både nedgravede og overjordiske olietanke omfattet af olietankbekendtgørelsen. Spørgeskemaskabelonen vedlægges som bilag E. Leverandøren kan ved henvendelse til Erhvervsog Byggestyrelsen få adgang til kommunernes spørgeskemabesvarelser. Opbygningen af spørgeskemaet har givet kommunerne mulighed for at svare både på grundlag af den nuværende kommuneinddeling og på grundlag af eventuelle tidligere kommuneinddelinger for kommunesammenlægningerne i 2007. Der har efterfølgende været rettet telefonisk henvendelse til de kommuner, hvor det ikke har været muligt at fastlægge lagringsformen for data, der skal anvendes som grundlag for opdatering af BBR, ud fra spørgeskemabesvarelserne. Resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen og de telefoniske henvendelser til kommunerne er sammenfattet i dels et datablad for hver enkelt kommune, dels en skematisk oversigt over alle kommuner, Kommunelisten (bilag C1 og C2). Såvel kommuneliste som datablade og spørgeskemabesvarelser rummer mulighed for fortolkning og kan således ikke nødvendigvis fremstå som en nøjagtig gengivelse af virkeligheden i kommunerne, men som den bedst mulige afspejling af denne. I databladene redegøres for, hvordan oplysningerne, der skal anvendes som grundlag for opdatering af BBR, er lagret (lagringsform) samt forslag til, hvordan oplysningerne kan indsamles i den enkelte kommune (dataindsamlingsprocessen). Kommunelisten opsummerer oplysningerne fra databladene suppleret med oplysninger om øvrige arkiver og systemer, som er beskrevet i den enkelte kommunes spørgeskemabesvarelse. Det skal her understreges, at forslaget i databladet alene er et forsøg på at angive, hvordan opgaven kan gribes an på grundlag af den viden, som Erhvervs- og Byggestyrelsen var i besiddelse af på
tidspunktet for udarbejdelsen af kravspecifikationen. Det er leverandørens opgave i samarbejde med kommunen at planlægge den præcise tilgang til opgaven i den enkelte kommune og lægge denne til grund for tidsplanen jf. afsnit 3. Det skal præciseres, at målet med digitaliseringsopgaven er, at alle olietanke, som kommunen er i besiddelse af oplysninger om, registres i BBR som teknisk anlæg, og ikke at alle oplysninger, som kommunen måtte være i besiddelse af om olietanke, bliver fremsøgt og registreret i BBR. I det omfang samme oplysninger om olietankene i en kommune findes i flere arkiver eller systemer er det søgt at afklare, om samtlige arkiver eller systemer skal gennemgås, eller om det vil være tilstrækkeligt kun at gennemgå et mindre antal arkiver/systemer. Dette forhold skal leverandøren foretage en endelig afklaring af sammen med kommunen. 2.2 Krav i olietankbekendtgørelsen Som tidligere nævnt er det Miljøstyrelsen, der fastsætter regler vedrørende olietanke, herunder også regler vedrørende indberetning af oplysninger om olietanke til kommunerne, som er den administrative myndighed på olietankområdet. Den første olietankbekendtgørelse trådte i kraft den 1. april 1970 og er efterfølgende blevet ændret eller erstattet ved i alt ti bekendtgørelser, senest ved bekendtgørelse nr. 259 af 23. marts 2010. Der er i olietankbekendtgørelsen bl.a. fastsat bestemmelser om de situationer (i forbindelse med bl.a. etablering, renovering og sløjfning af en olietank), hvor en ejer eller bruger af en olietank har pligt til at indberette nærmere oplysninger om en given olietank til kommunen. Kravene til denne indberetning har ændret sig gennem tiden med de forskellige bekendtgørelser både med hensyn til hvilke tanke, der er henholdsvis omfattet og undtaget fra bekendtgørelsens bestemmelser, ved hvilke begivenheder der er krav om indberetning (etablering, renovering, sløjfning) og indberetningens form og indhold. Bilag I findes en liste over de tidligere olietankbekendtgørelser, og der er på skemaform der redegjort for hvilke tanke, der gennem tiden har været og er undtaget fra olietankbekendtgørelsen. Ved etablering og til dels ved renovering skal oplysningerne afleveres på en såkaldt olietankattest (se eksempler i bilag J), hvorimod der ikke på samme måde er eller har været formelle krav til afleveringsformen ved sløjfning af olietanke. Oplysningerne om sløjfning kan således være afleveret til kommunen eksempelvis pr. brev, mail, personlig henvendelse eller telefonisk kontakt. I nedenstående skema er en oversigt over de tanke, der har været/er omfattet af ejers/brugers pligt til indberetning, i forskellige tidsrum. Dette kan være med til at give et billede af, hvilke tanke, leverandøren kan forvente at finde oplysning om fra forskellige tidsperioder i de kommunale arkiver.
Skematisk oversigt over i hvilke tidsrum hvilke tanke har været/er omfattet af pligten til indberetning samt i hvilket omfang indberetningspligten har omfattet henholdsvis etablering, renovering og sløjfning. Underjordiske/nedgravede Overjordiske Indendørs overjordiske Etablering Renovering Sløjfning 1. april 1970-1. oktober 1980 x x 1. oktober 1980-1. januar 2000 x x x x x 1. oktober 1980 - nu x x x x x x Det bemærkes, at der siden 1. april 1970 har været krav om fremsendelse af tankattest ved etablering af nedgravede olietanke, men at dette krav for overjordiske olietanke først er trådt i kraft den 1. januar 2000. Som nævnt har olietankbekendtgørelsen siden ikrafttrædelsen i 1970 pålagt ejeren/brugeren af en olietank pligt til at indberette oplysninger om egen olietank til kommune, men bekendtgørelsen har ikke tidligere stillet nærmere krav til kommunerne om arkivering eller registrering af de indberettede oplysninger. Kommunerne har derfor alene i medfør af forvaltningslovens regler haft pligt til at arkivere de indkomne oplysninger vedrørende olietanke. Det er derfor individuelt for hver enkelt kommune, hvordan oplysningerne gennem tiden er blevet opbevaret. I praksis betyder dette, at data vedrørende olietanke findes arkiveret og/eller registreret i mange forskellige opbevaringsmedier af både analog og digital karakter i forskellige kombinationer inden for den enkelte kommune. Nogle kommuner har valgt at registrere oplysninger om olietanke digitalt i miljøsagssystemer som f.eks. GeoEnviron og Struktura, mens andre kommuner har taget andre digitale løsninger i anvendelse, f.eks. Excel-regneark eller Geografiske informationssystemer (eksempelvis MapInfo). I mange kommuner har man valgt at arkivere de analoge olietankattester i ejendommens byggesag, som igen kan være arkiveret eller lagret forskelligt, både analogt og digitalt. Endelig har man i et antal kommuner valgt at samle oplysninger om olietanke i specifikke arkiver, der kun indeholder oplysninger om olietanke f.eks. ringbind.
Oplysninger om sløjfning af olietanke kan være opbevaret sammen med olietankattesterne, men kan også være opbevaret i separate arkiver. Af mulige arkiverings/registreringssystemer kan således nævnes følgende: Analoge olietankattester, med diverse oplysninger, opbevaret i ringbind, byggesagsarkiver eller lign. Digitale/indscannede olietankattester, med diverse oplysninger, opbevaret i scannet byggesagsarkiv, ESDH-system eller lign. Olietankattester indlæst på mikrofilm Oplysninger oprindeligt indsamlet fra olietankattester o.a. og efterfølgende indtastet i et excelark, et miljøsagsstyringssysten (f.eks. GeoEnviron eller Structura), et GIS-værktøj eller lign. Det er hensigten, at det vil blive obligatorisk for kommunerne at registrere tanke omfattet af olietankbekendtgørelsen i BBR. Det forventes, at bestemmelserne om de oplysninger, som kommunerne skal registrere i BBR, vil blive indarbejdet i olietankbekendtgørelsen ved en kommende revision. Denne indberetningspligt forventes at træde i kraft, når digitaliseringsopgaven er afsluttet Det skal understreges, at kommunen ikke herved pålægges pligt til at indhente yderligere oplysninger, men udelukkende har pligt til at registrere de oplysninger, de modtager i henhold til olietankbekendtgørelsens bestemmelser og som er angivet at være obligatoriske at registrere i BBR. DIADEM digitaliseringsprocessen omfatter udelukkende oplysninger, som kommunen er i besiddelse af i kommunens eksisterende systemer og arkiver. Det fremgår af afsnit 2.3.1, hvilke oplysninger om olietanke leverandøren skal registrere i BBR i forbindelse med DIADEMdigitaliseringsprocessen i det omfang, kommunen er i besiddelse af oplysningerne. 2.3 Olietankregistrering i Bygnings- og Boligregistret (BBR) For kommunerne har registreringen af oplysninger om olietanke i BBR hidtil været frivillig. I forbindelse med gennemførelse af DIADEM-projektet og kravet om fremtidig digital adgang til olietankoplysninger er det besluttet, at det fremover skal være obligatorisk for kommunerne at registrere tanke, der er omfattet af olietankbekendtgørelsen, i BBR. 2.3.1 Generelt vedr. BBR Bygnings- og Boligregistret (BBR) blev oprettet i 1976, og etableringen af det første datagrundlag i BBR blev gennemført ved indsamling af oplysninger hos ejerne. Efterfølgende har kommunerne haft ajourføringspligt, mens ejerne har en oplysningspligt i forhold til BBR 1. Frem til 1. december 2009 eksisterede det gamle BBR, hvor der kunne registreres olietanke på ejendomsniveau (ESR-ejendomsnummer). Der kunne registreres op til tre tanke pr. ejendom med flg. information: 1 I henhold til Bekendtgørelse om ejers pligt til at give oplysninger til Bygnings- og Boligregisteret (BBR), Bekendtgørelse nr 1028 af 12. december 2002