Bilag 1, kommunikationspolitik Kortlægning af nuværende kommunikation Projektplanens første punkt I de sidste dage af april 2009 sendte kommunikationsafdelingen en mail til fag-og stabschefer, niveau fire-ledere og forskellige udvalgte, som vi af erfaring ved, kommunikerer med omverdenen. ( Forskellige udvalgte var fx Jens Lykke fra Fritid og Kultur, Inger Taylor fra Natur og Miljø og Debbie Roed fra Sundhed og Omsorg). I den udsendte mail bad vi om en kopi af det materiale, der i det sidste halve års tid har forladt afdelingen. Pjecer, brochurer både til intern og ekstern brug, nyhedsbreve, velkomstfoldere og øvrige foldere samt plakater. Samarbejdsviljen var stor, og vi har modtaget rigtig mange eksempler på tidligere udsendt information. Selv supplerede vi med pressemeddelelser, nyhedsbreve, standardbreve, infoannoncer, stillingsannoncer, borgmesterhjørner med videre. Hvordan informerer vi Lad os med nogle venlige ord sige, at det visuelle indtryk af det indsamlede materiale er mangeartet og broget. Lige fra professionelt udseende breve eller tryksager med Mariagerfjord Kommunes logo placeret som angivet i designmanualen til hjemmeprintede foldere i A4 og A5- format med illustrationer kastet ind på siderne, der nogle gange gør teksten svær at læse. Stot set alt materiale indeholder kommunens byvåben (lyseblåt våbenskjold med bølger) i en eller anden størrelse. Undtaget herfra er materiale, der er målrettet en mindre, speciel kreds som fx nyhedsbrev til 5. klasse på en skole eller ugerapport fra børnehavens røde stue. Her er kommunens logo sjældent til stede. Opsætning (layout), skrifttype, skriftstørrelse, papirformat, måden at folde på, billedplacering, brug af rammer, papirfarve, etcetera skifter alt efter afsenderens smag. I noget af materialet forekommer der stavefejl eller sproglige fejl 1, der er meningsforstyrrende. Stavefejlene kommer tilsyneladende fra slåfejl og uvidenhed. Mariagerfjord Kommune bliver ofte stavet forkert. Mest almindeligt med lille k i Kommune, men også enkelte gange i tre ord. Sproget i materialet er meget uens fra det bureaukratisk-kancelli-agtige 2 med passiver og verbalsubstantiver til noget, der minder om pixi-bogssprog. 3 1 Fra pjece om specialiseret støtteteam: Vi forventer at du at respektere de øvrige borgere og At du at respektere personalets område som privat herunder toilettet. 2 I 2003 blev planlægningen for vandkvaliteten imidlertid overført til vandplanlægningen efter miljømålsloven, mens kravet om retningslinjer i regionplanen for anvendelsen blev fastholdt. Det blev samtidig besluttet, at regionplanerne i overgangsperioden indtil der foreligger endeligt vedtagne vandplaner skulle omfatte retningslinjer for vandkvaliteten. (Kommuneplan 2009 under udarbejdelse). 3 Byg og bo tæt på Danmarks smukkeste fjord. Mariagerfjord Kommune udbyder attraktive byggegrunde i Valsgård og Hobro til salg. (Annonce). Side 1 af 6
Mariagerfjord Kommune udsender utrolig meget forskelligt skriftligt materiale. Fra annoncer i de fire lokalaviser om byernes planlægning over vejledning om ansøgning af byggetilladelse til fancy layoutede pressemeddelelser fra Kultur og Fritid om forestående begivenheder af kulturel art. Også pressemeddelelser, Borgmesterens Hjørne, velkomstfoldere og nyhedsbreve sammen med stillingsopslag, evaluerings- og andre rapporter bliver jævnligt udgivet i Mariagerfjord Kommunes navn. Hjemmesiden www.mariagerfjord.dk bliver i vid udstrækning brugt til aktuel kommunikation med borgerne. Hvis rådhusene er lukkede pga helligdag, når borgmesteren udsender sit nyhedsbrev, når nye tiltag af forskellig art bliver søsat, bruger vi hjemmesidens forside til at meddele borgerne det. Pressemeddelelser bliver også lagt på hjemmesiden, sjældent som forsidehistorier, men med link fra forsiden under punktet Nyheder i nederste, højre hjørne. Stillingsannoncer, udbud, politiske udvalg, billeder af politikere, dagsordener, byrådsreferater med meget mere er tilgængeligt for borgerne fra hjemmesiden. Det er også på hjemmesiden borgerne kan se kort og luftfotos af kommunen, budgettet, EAN-numre, hvor der er grunde til salg samt lokalplaner med mere. Hvem informerer vi Mariagerfjord Kommune informerer som organisation både internt og eksternt. Vi informerer medarbejdere og vi informerer borgere. Medarbejdere bliver informeret via interne nyhedsbreve, der typisk udsendes som pdf via mail (nyhedsbreve og stillingsannoncer) og via hjemmesiden, der rummer et punkt kaldet For personale. Her er politikker, MED-udvalg, værdigrundlag, arbejdsmiljø samt pligter, rettigheder, gode råd med videre før, under og efter ansættelse. Under punktet For personale findes også mere blødt stof som portræt af en kollega. Medarbejderne skal selv tilgå siden og søge relevant information. Dog sender kommunikationsafdelingen sommetider en mail ud om nyt stof på hjemmesiden, typisk nyhedsbrev eller portræt af kollega. Borgere skal i denne sammenhæng forstås bredt som kommende borgere og borgere i mange forskellige roller. Mariagerfjord Kommune informerer både pensionister om klagemuligheder over pensionens størrelse og leverandører af fx mad om nye udbud. Kommunikationen foregår via kommunens hjemmeside, via standardbreve, via mail, lokale nyhedsbreve, telefon og via personligt fremmøde (Begge veje. Hjemmehjælpere og lignende kommer i borgernes hjem og borgerne kommer i Borgerservice). De fire Borgerservicecentre fungerer som kommunens menneskelige ansigt udadtil, hvor borgerne kan henvende sig med alskens spørgsmål, med byggeansøgninger og så videre. Side 2 af 6
Vi er ikke sikre på, om Jobcentrene bliver set af borgerne som andet end kommunen, men under alle omstændigheder overgår Jobcentrene til kommunalt regi per 1. august 2009, hvor centrene de facto vil være en del af kommunen. Dér vil vi også kommunikere med borgerne. Vi kommunikerer med borgerne gennem pressen via annoncer og pressemeddelelser, hvor vi i sidst nævnte tilfælde fortæller, hvad vi gør og ofte også også hvor gode vi er. Annoncerne er oftest servicemeddelelser om fx åbningstider hos Sund By eller oprettelse af mødregruppe i Rostrup. Hvad informerer vi om Det er ikke overkommeligt at nævne alt, som Mariagerfjord Kommune informerer medarbejdere og borgere om. Men for at få en fornemmelse, skal der i flæng nævnes: Medarbejdere: Nyhedsbrev fra direktionen, nyhedsbrev om sundhedsstrategi, invitation til Sund By aften, portræt af en kollega, diverse personalepolitikker (ryge-, alkohol-, sygdom-, senior- etcetera), barns første sygedag, motionstilbud, MEDudvalg, MED-referater, om SBSYS, diverse brugsanvisninger, referater fra direktions- og chefmøder, budgetvejledninger, værdigrundlag, ytringsfrihed etcetera. Borgere: Borgmesterens Hjørne, pressemeddelelser, diverse pjecer med information om/fra lokale centre og væresteder, institutioner, skoler med mere, virksomhedsplaner, stillingsannoncer, klagevejledninger, myndighedsbreve (tildeling af pension, inddrivelse af børnebidrag, sygedagpengeerklæringer med meget mere), informerende avisannoncer, oplysning om udbud, organisationsdiagrammer, politikker, byrådets medlemmer, de forskellige udvalg, information om personlig rådgivning og vejledning, snerydningsregler, institutionstakster, skoleindskrivning, information om affaldshåndtering, lokal- og kommuneplaner, beredskabsplaner med mere. Organisationens og omverdenens krav og forventninger til kommunikationen Kommunikationsafdelingen har i foråret 2009 holdt møde med aviserne Nordjyske (der også står for og repræsenterede Hobro Avis), Mariager Avis (der repræsenterede Randers Amts Avis), Hadsund Folkeblad og TV 2 Nord. Rold Skov Bladet meldte afbud til det inviterede møde. De tre lokalaviser udtrykte almindelig tilfredshed med tingenes tilstand. Skulle de ønske sig noget anderledes, skulle det være besked om arrangementer i bedre tid, så de ikke altid behøvede skrive om noget, der var sket. De ville også gerne have billeder til så mange af pressemeddelelserne som muligt. De tre lokalaviser (men gælder tilsyneladende også Rold Skov Bladet) er glade for fx Borgmesterens Hjørne, som de bringer ubeskåret, mens Nordjyske rynkede på næsen af den form for kommunikation. De var til gengæld (Nordjyske) meget interesserede i navnestof, som de syntes, vi gjorde for lidt ud af. Side 3 af 6
TV 2 Nord formulerede klart, at vi kun kan gøre os håb om dækning hos dem, hvis vi har en såkaldt case. De ønsker ansigt på en person, som den pågældende sag konkret har konsekvenser for: Vi vil helst ha en det er synd for! De nævnte tiden som en væsentlig faktor. De har stramme deadlines hver dag, og har behov for klare udmeldinger: Du kan tale med borgmesteren kl. 15.30, kommunaldirektøren har ikke tid i dag eller jeg ved ikke om skolechefen har tid i dag, men ring igen om en time så har jeg fundet ud af det. Hvis tv skal vente flere timer og ringe flere forskellige steder hen, inden de får klart ja eller nej til interview, går de videre til næste historie, og vi kommer ikke i fjernsynet den dag. Tilgængelighed er den tredje faktor, der er væsentlig for at komme på tv. De vil helst tale med en person, der ved noget om emnet og er ligeglade med, om det er en menig medarbejder, en chef eller en politiker. De oplever ofte, at lederne ikke ønsker at udtale sig, men henviser til en udvalgsfor-mand, som typisk ikke ved ligeså meget om sagen som embedsmanden. Vi har holdt to fokusgruppemøder, ét med syv borgere og ét med fem ansatte, der har fået præsenteret forskelligt trykt materiale og forholdt sig hertil, ligesom de er blevet præsenteret for hjemmesiden www.mariagerfjord.dk Overordnet set var borgerne meget tilfredse med hjemmesiden, men havde blandede meninger om den trykte information der var udvalgt efter et forsøg på at ramme en vis bredde i vores kommunikation. Samme forhold gjorde sig gældende for de ansatte. Tilfredshed med hjemmesiden, men blandet modtagelse af trykt information. Se særskilt bilag 2 og 3 for referat af fokusgruppemøderne. Samtlige politikere i Mariagerfjord Kommunes byråd har fået tilsendt et spørgeskema (se bilag 4), som to politikere har svaret på, nemlig Melanie Simick og Klaus Hansen. Melanie Simick (F) vil gerne, at vi som kommune får fortalt de gode historier. Hun er generelt tilfreds med sproget, synes hjemmesiden er super god, men oplever, at hjemmesiden for ofte ikke fungerer, og at det er uholdbart. (Se bilag 5). Klaus Hansen (A) mener, at kommunikationasafdelingen gør et godt arbejde, og at sproget er godt og let læseligt. Han mener, at hjemmesiden er overskuelig og tilføjer som et punkt for sig, at længden mellen en beslutning fra et udvalg og til den kommunikeres skal være så kort som mulig. (Se bilag 6). Side 4 af 6
Det videre forløb Som nævnt i indledningen står kommunikationspolitikken ikke alene. Kommunikationsafdelingen forestår det videre arbejde med at udarbejde delstrategier for hvert af de nedenfor farvede områder: Intern kommunikation, hjemmeside, presse, borgerrettet kommunikation og krisekommunikation. For hvert af områderne, minus krisekommunikation, beskrives status, udfordringer, indsatsområder og mål. På den måde bliver vi i stand til at evaluere vores kommunikationsindsatser, lære af erfaringerne og for eksempel vurdere, om indsatsen står mål med udbyttet. Kommunikationspolitik Krisekommunikation Intern Hjemmeside Presse Borgere Krisekommunikation ligger som en bjælke hen over de områder, der skal udarbejdes delstrategier for. Det skyldes, at krisekommunikation går på tværs af de øvrige områder. Kommunikationsafdelingen udarbejder i samarbejde med relevante interessenter en manual for krisekommunikation, som beskriver kommandoveje og forholdsordrer i relation til nødvendig information. Det tages højde for både akutte kriser og kriser med langt forvarsel som for eksempel influenza H1N1 (svineinfluenza). Implementering Når kommunikationspolitikken er vedtaget af direktion og byråd, vil den blive bredt ud i organisationen via såkaldte roadshow. Medarbejdere fra kommunikationsafdelingen vil med powerpoint og godt humør tage rundt i organisationen og formidle politikken. Kommunikationspolitikken bliver i pdf-format tilgængelig på hjemmesiden for interesserede. I forbindelse med implementeringen er det vigtigt at se kommunikationspolitikken i forhold til byrådets vision om at Mariagerfjord Kommune skal være et godt sted at bo, leve og arbejde. Forholdet mellem visionen og kommunikationspolitikken er skitseret i figuren herunder. Side 5 af 6
Som de øvrige af kommunens politikker skal kommunikationspolitikken altså understøtte visionen, og vil være et vigtigt værktøj i arbejdet med at virkeliggøre den. Kommunikationsafdelingen Oktober 2009 Side 6 af 6