Vejledning til Trio Forvaltningsmodul
Indholdsfortegnelse Om Trio Forvaltning... 3 Download Trio... 3 Opstart af Trio Forvaltning... 3 Hvis du har Trio installeret i forvejen... 4 Hvis du IKKE har Trio installeret i forvejen... 6 Forvaltningsmappen... 10 Data fra skolerne... 10 Betjening... 11 Indlæsning af backup... 11 Fælles drev (skoler og forvaltning)... 11 Den aktive skole... 12 Tværgående forespørgsler... 12 Til regneark... 13 Status for timeforbrug... 16 Send besked til skolerne... 16 Vejledning til Trio Forvaltning side 2 af 17
Om Trio Forvaltning Trio Forvaltning kan det samme som skolernes Trio plus noget mere, som er af interesse netop for forvaltningen. I Trio Forvaltning kan du: håndtere data fra flere skoler se og arbejde i skolernes data lave forespørgsler og udskrifter vedrørende ressourceforbrug på et vilkårligt antal af kommunens skoler overføre udskrifterne til regneark og arbejde videre med tallene. Download Trio Du kan downloade Trio Forvaltning fra vores hjemmeside www.tabulex.dk. Trio Forvaltning benytter samme installationspakke som den almindelige Trio. Se vejledning til Trio for nærmere information om installation af selve programmet. Opstart af Trio Forvaltning Der er to mulige indgangsscenarier til at komme i gang med Trio Forvaltning. 1. Hvis du allerede har Trio installeret, kan du på enkel vis skifte til forvaltningsmodulet. Det kræver blot, at du tager en backup af dine data, før du skifter til forvaltningsmodus. 2. Hvis du ikke har Trio i forvejen, skal du blot følge vejledningen på skærmen. I det følgende vil vi gennemgå de to muligheder. Vejledning til Trio Forvaltning side 3 af 17
Hvis du har Trio installeret i forvejen Fremgangsmåden er følgende: 1. Start med at tage en backup af dine data. Backuppen skal bruges, når du skal have dine data til rådighed i forvaltningsmodulet. 2. Gå i menuen Værktøj, vælg Basisopsætning og fanebladet Program. I vinduet Jeg benytter Trio på: sættes prik i min skoleforvaltning. Klik på Gem og dernæst Afslut. Hvis du undervejs bliver tilbudt at oprette en ny database, skal du ikke gøre dette, da du senere skal indlæse backuppen, og dermed alligevel overskriver en eventuel ny database. 3. Gå i menuen Skoler, som nu ses i menulinjen. 4. Vinduet til venstre åbnes. Klik på Indlæs backup Vejledning til Trio Forvaltning side 4 af 17
5. Klik på mappe-ikonet nederst i vinduet. Vælg det sted, hvor din backup er gemt og klik OK. 6. Markér din backup med flueben og klik på Indlæs. 7. Klik på OK. Nu er du i forvaltningsmode. Vejledning til Trio Forvaltning side 5 af 17
Hvis du IKKE har Trio installeret i forvejen Efter installation og opstart af programmet vil du blive bedt om at angive, om du vil benytte programmet på en skole, en hovedafdeling på en afdelingsopdelt skole eller på en forvaltning. I vinduet Jeg benytter Trio på:, skal du sætte prik i Min skoleforvaltning. Klik Gem og dernæst Afslut. Følg databaseopsætningsguiden. Hvis du ønsker at vende tilbage til opsætningsguiden på et senere tidspunkt, skal du gå i menuen Filer Opsætning Databaseopsætning. Klik på Næste. Vejledning til Trio Forvaltning side 6 af 17
Udpeg, om du vil: angive opsætningsparametrene (Få evt. hjælp af en IT-vejleder) eller har en eksportfil med database- indstillinger, hvis du allerede har installeret programmet én gang på en anden maskine og har eksporteret opsætningen derfra. Klik på Næste. Indtast forvaltningskoden (xxx000, kommunekoden efterfulgt af tre nuller). Klik på Næste. Vejledning til Trio Forvaltning side 7 af 17
Vælg, hvor databasen skal placeres. Hvis den skal placeres på en anden maskine, kan det være en god idé at kontakte en IT-administrator. Klik på Næste. Vælg den mappe, hvor selve databaserne skal placeres. Hvis du har valgt at placere databasen på denne maskine, SKAL det være en mappe på en harddisk, der fysisk sidder på maskinen. Du kan altså ikke vælge et netværksdrev. Hvis du har valgt at placere databasen på en anden maskine, er det den anden maskines egen sti til mappen, der skal angives! Klik på Næste. Vælg den mappe, hvor du ønsker at placere dine backups som standard. Det må gerne være et netværksdrev. Klik på Næste. Vejledning til Trio Forvaltning side 8 af 17
Her kan du se en summarisk oversigt over de indstillinger, du har valgt. Er der noget, du vil ændre, kan du klikke på knappen Forrige. Du kan teste om opsætningen er ok ved at klikke på knappen Test opsætning. Klik på Næste, hvis opsætningen er som ønsket. Klik på Udfør. Nu afsluttes guiden, og Trio Forvaltning er parat til at oprette en database. Klik på Ja. Programmet opretter nu en tom database. Klik på OK. Nu er du klar til at indtaste oplysninger på skoleforvaltningen i Trio Forvaltning. Vejledning til Trio Forvaltning side 9 af 17
Forvaltningsmappen I menuen Værktøj Basisopsætning Systemstier kan du definere, hvor din forvaltningsmappe skal placeres. Hvis forvaltningen og skolerne har et fælles drev, kan du i forvaltningsmappen angive den sti, hvortil skolerne nemt kan aflevere en backup til forvaltningen. Skolerne skal oprette den samme sti i Trio Skole. Hvis det ikke er muligt at benytte et fælles drev, kan du angive stien til backupmappen. Når du modtager backups fra skolerne, fx via e-mail, skal du selv placere filerne i backupmappen. Data fra skolerne Skolerne oprettes automatisk i Trio Forvaltning, når du indlæser deres backup første gang. Hvis skolerne og forvaltningen deler en fælles mappe på netværket, er overførelsen og indlæsningen meget enkel. Hvis der ikke er en fælles mappe til rådighed, skal skolerne sende backups til forvaltningen på anden vis, fx som e-mail. Du skal efterfølgende gemme og indlæse skolernes backup i forvaltningsmodulet. En backup fra en skole indeholder alle de data, som skolen har lagt ind i deres Trio. Når du i Trio Forvaltning har valgt en bestemt skole, kan du se på, arbejde med og lave udskrifter, præcist som skolen kan. Forvaltningen og skolen arbejder ikke på samme datasæt, så derfor vil eventuelle ændringer, som du foretager i forvaltningsmodulet, ikke påvirke/ændre skolens eget datasæt og omvendt. I menuen Filer Backup kan du oprette backups af den aktuelt valgte skole, hvis du af en eller anden grund fx har brug for at kunne sende data retur til skolen. I menuen Skoler kan du indlæse backups. En skolebackup får som standard navnet: (Skoleår Skolekode) åå-mm-dd hhmm.trb, fx (2011 899000) 10-10-31 1445.trb Ønsker du, at backuppen skal gemmes med et andet navn, har du mulighed for dette. Vejledning til Trio Forvaltning side 10 af 17
Undlad dog at ændre på filudvidelsen.trb, da denne identificerer TRio Backups overfor programmet. Betjening Skal du administrere personale, fx psykologer, konsulenter eller andre i forvaltningsregi i Trio Forvaltning, skal du indberette, som man gør i Trio. Du kan få hjælp til dette på www.tabulex.dk/support, hvor du kan hente vejledninger og navigationssedler. Når du installerer Trio Forvaltning, vil der fra begyndelsen ikke være data i systemet. Du kan oprette forvaltningen, som man opretter en skole, og arbejde på forvaltningens egne data, som skolerne arbejder på deres egne data i Trio. Hvis du IKKE har brug for at oprette forvaltningen som en skole, vil der ikke være nogen data i Trio Forvaltning, før du indlæser en backup fra en af kommunens skoler. Det er imidlertid nødvendigt at oprette forvaltningen under alle omstændigheder, da de forespørgsler, der benyttes af Trio til at spørge på tværs af skolerne, administreres på forvaltningens egen konto. Indlæsning af backup Under menuen Skoler kan du indlæse backups fra skolerne enkeltvis eller mange på én gang. Første gang en backup fra en skole indlæses, vil programmet automatisk oprette skolen i forvaltningsmodulet. I listen kan du se de skoler, der allerede er oprettet. Klikker du på knappen Indlæs backup, vil de backups blive vist, som er placeret i den fælles forvaltningsmappe. Du får nu mulighed for at skifte til en anden placering på mappe-ikonet i bunden af vinduet. Funktionen Opret ny skole kan anvendes, hvis du ønsker at oprette fx PPR med skolekoden XXX200. Når skolen=ppr er oprettet, skifter du til Grunddata og indtaster skolekode XXX200 samt øvrige oplysninger. Fælles drev (skoler og forvaltning) Har skolerne og forvaltningen et fælles drev, kan skolerne i deres forvaltningsmappe under Værktøj Opsætning Systemstier angive den samme sti. Skolerne kan herefter i menuen Filer Backup Vejledning til Trio Forvaltning side 11 af 17
Send backup til forvaltning meget enkelt sende filen til forvaltningen. Tilsvarende vil forvaltningen i én proces kunne indlæse de tilsendte backups fra skolerne ved at gå i menuen Skoler, klikke på knappen Indlæs backup og markere dem i listen Følgende sikkerhedskopier er tilgængelige. Den aktive skole Den aktive skole er den skole, hvis data du kan se og arbejde med i Trio Forvaltning. Du skifter mellem skolerne ved at markere en ny skole fra listen og klikke på knappen OK. Du kan udskrive alle de udskrifter Trio indeholder fra Trio Forvaltning. De øvrige skoler fra listen er hele tiden til rådighed for tværgående forespørgsler under menuen Udskrifter Lister og Forespørgsler. Følg den generelle vejledning til Trio mht. de øvrige indtastninger i programmet. Tværgående forespørgsler I menupunktet Udskrifter Lister og forespørgsler har du mulighed for at lave tværgående udsøgninger og udskrifter på et variabelt antal skoler. De øvrige punkter under menuen Udskrifter vil kun vedrøre den skole, der er aktiv i forvaltningsmodulet. Du kan se, hvilken skole der er aktiv, nederst i statuslinjen. Kun udskrifter fra den aktive skole. Mulighed for udskrifter fra en eller flere skoler. Markér en forespørgsel og de skoler, du ønsker at få med i udskriften. Når du dobbeltklikker på forespørgslen eller klikker på knappen halvdel af vinduet., vil du få vist listen i nederste Vejledning til Trio Forvaltning side 12 af 17
Ved at holde Ctrl-tasten nede, kan du udpege flere skoler. Hvis du ønsker at markere alle skoler, kan du klikke på den øverste, holde Shift-tasten nede og klikke på den nederste. Du kan få vist udskriften eller udskrive den ved vælge en af knapperne: Til regneark Du kan med stor fordel sende udskrifterne Til regneark, hvor du kan bearbejde tallene, som du ønsker. Eksempel 1 Kommunen ønsker at se nogle tal vedrørende skolernes planlægning. De er interesseret i at se, hvor meget ikke-disponeret tid og overtid der er. 1. Gå til menuen Udskrifter Lister og Forespørgsler 2. Markér alle skoler i listen til højre 3. Vælg forespørgslen Resttid numerisk eller Resttid alfabetisk 4. Klik på knappen Udfør 5. Sortér i kolonnen Resttid (ved et klik med venstre mus), så du fx har alt ikkedisponeret tid øverst og overtiden samlet nederst i listen 6. Klik på knappen Til regneark. Vær opmærksom på, at mange skoler har ledernes ledelsestid stående som resttid af hensyn til den årlige statistik-indberetning fra Trio til UVM. Er lederne på fuld ledelsestid, er ledelsestiden = resttiden = lederens nettotid. Har lederen både ledelsestid og læreropgaver, er læreropgaverne typisk oprettet som "Lektioner", "Tidsbestemte aktiviteter" mv. i menuen Tjenestetid. Tiden til ledelse er den tid, der IKKE er disponeret til læreropgaver Vejledning til Trio Forvaltning side 13 af 17
dvs. lederens resttid. I dette eksempel har led, RL og MF ledelsestid. For at få et korrekt billede af skolens resttid, er det nødvendigt at slette række 2-4. Du har nu mulighed for at bearbejde listen i Excel. Du kan lave subtotaler på skolerne eller fx tage en total på ikke-disponeret tid i kommunen samt en total på overtiden og sammenholde disse tal. Overtid i kommunen Ikke-disponeret tid i kommunen Eksempel 2 Kommunen ønsker en statistik over fravær på skolerne i det første kvartal (opgjort på fraværstypen). Følg anvisningen i eksempel 1, men vælg forespørgslen Fravær i periode. Klik på OK. Vejledning til Trio Forvaltning side 14 af 17
Sortér på fraværstypen ved at klikke i kolonnen fraværsbetegnelse og send til regneark. Bearbejd listen som du ønsker. Du kan fx danne subtotaler på de enkelte fraværstyper. Listen her viser fraværstypen Syg på to skoler. Vejledning til Trio Forvaltning side 15 af 17
Status for timeforbrug Ovenstående Tværgående forespørgsler kan alle udskrives. Hvis du blot ønsker et overblik over skolernes Status for timeforbrug, kan du gå i menuen Værktøj Timeforbrug skoler/afdelinger. Her vælger du, hvilke skoler du vil se. Sæt prik ved Prognose eller Kun fordelte. Vælg Stillingskategori. Tryk dernæst på Genoptæl. Send besked til skolerne Det er muligt at sende en besked til samtlige skoler. Tryk på ikonet på ikonlinjen. Vejledning til Trio Forvaltning side 16 af 17
Du ser nu nedenstående billede, hvor du kan skrive din besked, fx: Tryk på Send-knappen. Når der er en besked fra forvaltningen, ser skolerne et rødt ikon. Vejledning til Trio Forvaltning side 17 af 17