Digitaliseringsstrategi 2012 2015

Digitaliseringsstrategi 2012 2015

Indholdsfortegnelse Digitaliseringsstrategi 2012 2015... 1 Indholdsfortegnelse... 2 Indledning... 3 Vision og mål for digitaliseringsstrategi 2012 2015... 4 Erfaringer med It strategi 2008 2011... 5 Indsatsområder... 6 Tværgående indsatsområder... 6 Faglige indsatsatsområder... 7 Styring og organisering... 10 Organisering... 10 Økonomi... 11 Evaluering og kvalitetssikring... 11 Handleplaner... 11 2

Indledning Med digitaliseringsstrategi 2012 2015 for Greve Kommune igangsættes en proces med fokus på en lang række spændende projekter, der skal medvirke til bedre digitaliseringsløsninger overfor kommunens borgere og brugere af kommunens institutioner og samtidig medvirke til at fortsætte processen med at forenkle og effektivisere arbejdet for kommunens medarbejdere. Fra regeringens side er sat nogle rammer for kommunerne, som kræver fokus på borgernes forventninger om øget kvalitet i bl.a. velfærdsydelserne, øgede muligheder for selvbetjeningsløsninger og imødekommelse af de muligheder den teknologiske udvikling stiller i udsigt. Alt sammen vigtige hensyn som alle stiller krav til kommunens ressourcer, som ikke øges i perioden. Digitaliseringsstrategi 2012 2015 afløser it strategi 2008 2011, som havde fokus på emner affødt af den på daværende tidspunkt nye centerstruktur samt behov for fokus på mere stabil it drift. De enkelte elementer, og de indbyrdes sammenhænge i digitaliseringsstrategien, kan grafisk fremstilles som vist i nedenstående figur, der foldes ud i de efterfølgende afsnit. Greve Kommunes vision og mål jkjk Fagligt Fagligt Fagligt indsatsområde indsatsområde indsatsområde Tværgående indsatsområder Styring og organisering 3

Vision og mål for digitaliseringsstrategi 2012 2015 Som ramme og inspiration er anvendt Vision for den nye digitaliseringsstrategi, 2011-2015 udarbejdet som debatpjece af Regeringen, Danske Regioner og KL, februar 2011, med titlen: En enkel, effektiv og sammenhængende offentlig sektor. Regeringen, KL og Danske Regioner: En enkel, effektiv og sammenhængende offentlig sektor 1. Den offentlige sektor skal være enkel. Digitale løsninger skal være intuitive at anvende og give værdi for borgere, virksomheder og medarbejdere. Lovgivning og regler skal passe til den digitale tidsalder. 2. Den offentlige sektor skal være effektiv. Digitalisering skal på en omkostningseffektiv måde sikre høj kvalitet i den service, den offentlige sektor leverer. 3. Den offentlige sektor skal være sammenhængende. Borgere og virksomheder skal ikke spilde tid på at finde rundt i den offentlige sektor. Myndighederne skal samarbejde og undgå silotænkning. Februar 2011 Med afsæt i denne vision opstiller Greve Kommunes digitaliseringsstrategi en målsætning for øget digitalisering og øget anvendelse af digitale løsninger både overfor kommunens borgere, virksomheder, andre offentlige myndigheder og administration. Digitaliseringsstrategien udtrykker Greve Kommunes mål for digitalisering: Greve Kommunes digitaliseringsstrategi 2012 2015 Der er tre strategiske mål: 1. At skabe økonomisk råderum gennem effektivisering og digitalisering. 2. At udvikle den kommunale service og være attraktiv for borgere og virksomheder. 3. At være en innovativ arbejdsplads i front med digitalisering og attraktiv for medarbejdere. Strategien lægger sig op ad de offentlige anbefalinger omkring digitalisering og professionalisering af it anvendelsen og Greve Kommune forpligter sig til som minimum at gennemføre de obligatoriske fælleskommunale og fællesoffentlige digitaliseringstiltag. Det er endvidere vigtigt at understrege, at Greve Kommune i høj grad ønsker at være sig selv og fastholde det fundament, der gør Greve til den kommune, den er i dag. Derfor skal alle digitaliseringstiltag forholde sig til og redegøre for hvert af de tre strategiske mål og der skal være fokus på, at digitale løsninger udmøntes med respekt for nedenstående hensigter: 4

Greve Kommune skal: skabe digitale løsninger som er nemme at bruge, herunder skal vi være opmærksomme på at hjælpe og guide de borgere, der ikke er vant til digitale løsninger og andre teknologiske muligheder, og vi skal møde borgerne på deres digitale niveau på de digitale medier, de anvender, som eksempelvis mobile enheder og sociale medier. sikre, at digitale løsninger medvirker til at skabe klar kommunikation mellem borgere, institutioner og virksomheder i kommunen og kommunens medarbejdere. tænke på miljøet gennem Grøn it, herunder hensigten med det papirløse samfund. sikre, at forenkling af medarbejdernes brug af digitale løsninger og optimering af arbejdsgange kommer i fokus. undersøge mulighederne for at indgå offentlig-privat samarbejde om digitalisering. sikre, at de digitale kanaler er førstevalget for henvendelser Med udgangspunkt i ovenstående forhold opstilles konkrete mål og succeskriterier, der lyder: Digitaliseringsstrategien skal, med respekt for hensigterne, bidrage til effektiviseringsbudgettet med 2,5 mio. kr. årligt i strategiperioden, svarende til ca. 10% af det samlede effektiviseringsbudget, der endvidere suppleres med gevinster opnået gennem fællesoffentlige digitaliseringstiltag. Målet opnås gennem en prioritering af digitaliseringstiltag i strategiperioden, og udmøntes gennem operationelle handleplaner. Endvidere har digitaliseringsstrategien fokus på forbedring af de digitaliseringsstrategiske handleplaner, således at den politiske og administrative ledelse får et bedre værktøj i forhold til beslutninger om digitaliseringstiltag. Erfaringer med It strategi 2008 2011 Intentionen med It strategi 2008 2011 har i høj grad været at tilvejebringe en optimering og konsolidering af it med det formål at sikre en stabil drift samt skabe fokus på den interne brug af it med det formål at ruste Greve Kommune til de fremtidige udfordringer, som vi nu ved strategiperiodens udløb, står over for. Evalueringen skal derfor ses i dette lys, og på den baggrund kan det konkluderes, at fokus i organisationen har været på andre områder end de it driftmæssige aspekter. I denne strategiperiode skal der som resultat af evalueringen fokuseres på at sikre forankring og ejerskab af den kommende strategi, herunder har kommunikation af formål og indsatsområder en væsentlig rolle. 5

Indsatsområder De digitaliseringsstrategiske indsatsområder er baseret på de drøftelser der har været med byrådets digitale følgegruppe, kommunaldirektøren, vicekommunaldirektøren og de øvrige direktører, økonomichefen, centercheferne og it afdelingens ledelse om digitaliseringsbehov. Disse behov og ønsker er samlet under en række indsatsområder, som beskrives herunder. For hvert indsatsområde, igangsættes en række projekter, der udmønter strategiens målsætning. Hvert år udarbejdes en handleplan, der indeholder årets projekter. Ressourcer til gennemførelse af digitaliseringstiltag prioriteres på lige fod med andre effektiviserings- og innovationsprojekter ud fra et helhedssyn med fokus på de tiltag, der bedst tjener Greve Kommune. Tværgående indsatsområder Digital service og borgeradgang Flere selvbetjeningsløsninger skal sikre, at borgere og virksomheder henvender sig til kommunen gennem de mest omkostningseffektive kanaler. Greve Kommunes borgerhenvendelsesstrategi skal kigges efter i sømmene og eventuelt justeres. Samtidig skal det sikres, at mål for omfanget af den kommunikation, der skal foregå digitalt, nås ved at stille borgernes egne data til rådighed for dem samt kommunikere gennem den fællesoffentlige digitale postløsning. Endvidere skal indsatsområdet sikre effektive løsninger til brugere af kommunens fritidstilbud, som eksempelvis biblioteket, samt sikre at foreningslivet tilbydes løsninger, der letter administrationen for såvel foreningerne som for kommunen. Den allerede gennemførte nytænkning af Greve.dk danner, sammen med Borger.dk et godt afsæt for strategien. Indsatsområdet skal samtidig bidrage til, at en stigende andel af Greve Kommunes kommunikation med andre myndigheder sker digitalt. Ledelsesinformation På ledelsesniveau er der behov for at få skabt et fælles ledelsesinformationssystem og herunder få etableret sammenhænge mellem støtte- og rapporteringssystemer, hvorved direktion og ledelse støttes i at udføre deres arbejde mere effektivt. Strategien går i to retninger i dybden og i bredden. Brug af ledelsesinformation i dybden til beslutningsstøtte på konkrete opgaveområder. Her anvender Greve Kommune allerede i dag en række ledelsesinformationssystemer, og brugen af disse skal fortsat udbredes, hvor det giver effekt. I strategiperioden skal det endvidere vurderes og besluttes, hvordan mere brede ledelsesinformationssystemer kan understøtte hele kommunens ledelse. 6

ESDH Anvendelsen af ESDH bliver mere og mere udbredt hos medarbejdere og ledelse, og der etableres løbende integrationer til andre fagsystemer for at sikre en sammenhængende og effektiv sagsbehandling sådan som det ses med for eksempel personsagsmodul, dagsordensmodul og integration til DUBU. Greve Kommunes ESDH strategi dækker perioden 2009 2012 og står overfor en revision og efterfølgende udmøntning. Således skal det sikres, at det fremadrettede arbejde med ESDH understøtter de behov, Greve Kommune har for at arbejde med og gøre data tilgængelige for såvel medarbejdere som borgere som for eksempel på Min Side. Det er målet, at borgere skal have digital adgang til egne sager og kommunikere digitalt med myndigheden. Effektive arbejdsgange Med det formål at skabe et øget råderum ses et behov for mere effektive og arbejdskraftbesparende arbejdsgange og automatisering af rutineopgaver. Indsatsområdet er en fortsættelse af digitalisering af de administrative områder, der har været fokus på i de seneste år. Indsatsområdet er også en fuldstændig nytænkning af opgaveløsningen, så der fokuseres på innovative måder, it kan understøtte ikke blot administrationens arbejde, men også ændre arbejdsgangene på de store velfærdsområder. Som et resultat af den demografiske udvikling er der behov for at sikre, at teknologi kan erstatte traditionel arbejdskraft. Teknologi og arkitektur I den teknologiske udvikling taler man om, at teknologierne nærmer sig hinanden, hvilket tydeligst ses af de løsninger der nu leveres på f.eks. håndholdte enheder. Med dette som udgangspunkt er selve teknologien ikke et centralt spørgsmål mere, da den kun er bærer af den digitale løsning der vælges. Der skal derimod fokuseres på de standarder, der anvendes, hvorfor valg heraf bliver centrale spørgsmål. Samtidig skal det sikres at der etableres de integrationer mellem fagsystemer, der giver de mest smidige arbejdsgange med udgangspunkt i anbefalingerne for fællesoffentlige it standarder. Faglige indsatsatsområder Beskæftigelsesområdet En række projekter med central fokus fra KL s side igangsættes i 2011. Der vil således være tale om en række tiltag med fokus på beskæftigelsesindsatsen, som vil øge mulighederne for mere selvbetjening, øget a-kasse kommunikation og automatisering på løntilskudsordningerne. På længere sigt vil der være tale om opstart og gennemførelse af projekter med fokus rettet mod ledelsesværktøjer. Afsættet for dette vil være en succesfuld implementering af it-løsningen, der 7

understøtter de administrative arbejdsgange på området og en videreudviklet anvendelse af de mange ledelsesinformationer, der allerede nu er tilgængelige på området i form af jobindsats.dk mv. Den digitale folkeskole På skoleområdet kan strategiens initiativer samles under overskriften Den digitale folkeskole. Her skal der med udgangspunkt i Forældreintra arbejdes med videreudvikling af det digitale skole-hjem samarbejde. Muligheder for anvendelse af digitale læremidler er igangsat 2010/2011 for at udvikle brugen og finde endnu flere digitale læringsløsninger, som dels understøtter undervisningen og dels giver bedre muligheder for samarbejde udenfor skoletiden. Anvendelse af løsninger baseret på sociale medier skal indgå i undervisningen, idet skolen skal udnytte, at eleverne er vant til at bevæge sig i disse fora og bruge disse medier. Det skal endvidere sikres, at it infrastrukturen lever op til de krav, der stilles til en moderne folkeskole. Greve Kommune er godt på vej til at leve op til pejlemærket for 2015 i Den fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi 2011 2015 om trådløst netværk på alle skoler. Indsatsen vedrørende Den digitale Folkeskole skal derfor primært rettes mod, at de digitale læremidler kommer til at indgå som en naturlig del af undervisningen. Digital byrådsbetjening Byrådsbetjeningen ønskes forbedret på en række områder, hvor byrådsmedlemmerne skal have udvidet digital adgang til værktøjer og data, som vedrører og understøtter det daglige byrådsarbejde, planlægning af arbejdet og opfølgning på initiativer og beslutninger, herunder skal muligheden for anvendelse af digitale dagsordner klarlægges. Social- og sundhedsområdet I Hjemmeplejen er Greve Kommune allerede langt med brug af håndholdte pc ere mv., men der er fortsat potentiale i yderligere digitalisering af opgaverne, så traditionel arbejdskraft kan erstattes delvist af ny teknologi. Kommunikationen med de pårørende kan digitaliseres med indførelse af PårørendeIntra i lighed med Forældre- og Børneintra på børneområdet. På det øvrige sociale område er digitaliseringen mere begrænset, og indsatsen skal især rettes mod at it understøtte myndighedsafgørelser med formålet at skabe endnu større kvalitet i afgørelser, effektive arbejdsgange og bedre økonomistyring. Endvidere er der et uudnyttet potentiale i social- og sundhedsdata som grundlag for ledelsesinformation. For eksempel skal der på det sociale område indsamles viden om, hvilke indsatser, der har den bedste effekt. På sundhedsområdet er der allerede i dag omfattende ledelsesinformation til rådighed, her skal indsatsen rettes mod, hvordan vi bedst anvender og udnytter de mange data. Ligeledes skal en øget andel af kommunikationen med læger, sygehus og region foregå digitalt, og nytten af de elektroniske patientjournaler skal øges. 8

Børn og Unge Der ses på området et potentiale i at øge kommunikationen mellem forældre og de kommunale dagtilbud gennem Børneintra, ligesom en øget inddragelse af kommunens unge kan skabe fokus på, hvordan og på hvilke medier vi skal møde de kommende voksne borgere. På området for udsatte børn og unge skal det sikres, at der gennemføres en effektiv sagsbehandling gennem bedre it understøttelse. Teknik og Miljø På området ses et stort potentiale i øgede incitamenter over for brugerne ved at tilbyde digitale selvbetjeningsløsninger. Endvidere er der fokus på nye forvaltningsprincipper og effektiv dataforvaltning. Greve Kommune har digitaliseret sit byggesagsarkiv, hvorefter fokus nu ligger på at arbejde for at byggesagsbehandlingen kan foregå digitalt. Det kræver standardisering og let adgang til plan- og miljødata. Desuden arbejdes der på at udvikle en digital kommuneplan. Erhverv Det er et behov for, at erhvervslivet tilbydes én indgang til de tilbud, kommunen stiller til rådighed. Samtidig skal det undersøges, om der kan etableres løsninger, der yderligere kan optimere samarbejdet med erhvervslivet fx optimering af indberetninger, genbrug af data og digital kommunikation. 9

Styring og organisering Dette afsnit indeholder de styringsredskaber, der anvendes i forhold til at udmønte digitaliseringsstrategien. Organisering Til styring af processen med gennemførelse af indsatsområderne inddrages It udviklingsrådet, der har det strategiske ansvar for, at digitaliseringsstrategiens gennemføres og for den endelige prioritering mellem indsatsområderne og de projekter, de udmøntes i. It udviklingsrådet skal i deres arbejde sikre, at indre såvel som ydre forhold og digitaliseringstiltag, der opstår i strategiperioden, indgår i digitaliseringsarbejdet og eventuelt udmønter sig i en revision af digitaliseringsstrategien og/eller i de tilhørende handleplaner. Center for Økonomi & It har ansvaret for at tilvejebringe et beslutningsgrundlag, der sikrer, at it udviklingsrådet er i stand til at foretage de nødvendige revisioner. Eksempelvis skal iagttages KL og regeringens beslutninger om obligatoriske digitaliseringsområder, der udspringer af økonomiaftalerne. Der etableres en arbejdsgruppe pr. indsatsområde efter behov. Et medlem af kommunens innovations- og effektiviseringstaskforce er født medlem i hver gruppe, der desuden sammensættes af faglige medarbejdere. Gruppens opgave er at sikre en faglig kvalificering af projekter samt komme med forslag til nye projekter, der kan indgå i handleplanerne under de enkelte indsatsområder. Gruppen har det faglige og økonomiske ansvar for indsatsområdet og indstiller til It udviklingsrådet, hvilke projekter der bør gennemføres. De enkelte projekter kan efter behov hente hjælp og inspiration i innovationsnetværket og LEAN netværket. For hvert indsatsområde udpeges en projektkoordinator, der har ansvar for gennemførelse, fremdrift, kvalificering samt overholdelse af økonomi og ressourcer og løbende rapportering af indsatsområdet. Projektkoordinatoren udpeges af It udviklingsrådet og skal have indsigt i offentlig digitalisering og grundlæggende kendskab til teknologiske muligheder. Der sikres en koordinering mellem de forskellige indsatsområder via projektkoordinatorerne faciliteret af Center for Økonomi & It, der også tillægges ansvaret for, at projektkoordinatorerne holdes opdateret om udviklingen indenfor offentlig digitalisering og den teknologiske udvikling. Center for Økonomi & It bidrager endvidere og på lige fod med andre med projektkoordinering og projektledelse og deltager efter behov i projekter indenfor de enkelte indsatsområder med henblik på udmøntning af digitaliseringsstrategien. Center for Økonomi & It er endvidere ansvarlig for at sikre den tværgående it arkitektur. 10

Økonomi I forbindelse med gennemførelse af indsatsområderne vurderes muligheder og potentiale i de tilhørende projekter. Således gennemføres indsatsområdet på baggrund af en besluttet økonomi for gennemførelse af det enkelte projekt. Til formålet anvendes forretningsmæssige investeringsforslag som grundlag for beslutningen, og finansiering gennemføres efter retningslinjerne i Greve Kommunes it finansieringsmodel. Der kan afviges fra de generelle krav til tilbagebetaling, hvis det pågældende projekt, der ønskes gennemført, har særlig strategisk betydning, eller er vigtigt i forhold til kommunens udvikling, effektiviseringstiltag eller andet, som måtte blive lagt til grund for en afvigelse. Evaluering og kvalitetssikring Det er hensigten at levere de beskrevne indsatsområder og projekter i en kvalitet, som er afstemt med og godkendt i It udviklingsrådet. Indsatsområderne gennemføres i overensstemmelse med Greve Kommunes projektmodel. Til evaluering anvendes samme metode for evaluering og kvalitetssikring af projekter som anvendes til formålet i kommunens øvrige projektportefølje. Handleplaner Der udarbejdes årlige handleplaner. Handleplanerne fremlægges som grundlag og som styrende dokument for prioritering og drøftelse af it relaterede projekter. Handleplaner godkendes i direktionen og fremlægges til orientering for Byrådet. En løbende status forelægges til It udviklingsrådet og byrådets digitale følgegruppe kvartalsvis. 11