Referat Afdelingsmøde afdeling 47 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 47 Sted: Grejsdal Hotel, Grejsdalsvej 384 Dato: Den 30. januar 2013, kl. 19.00 Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: 16 beboere Henning Lauesen, formand Ilse Mebus, bestyrelsesmedlem Anny Lyngsø, bestyrelsesmedlem Klaus Mortensen, ejendomsfunktionær Klaus Darmann, ejendomsfunktionær Pernille Esmark, inspektør 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2013/2014 4. Orientering om afdelingens årsregnskab 2011/2012 5. Indkomne forslag A. Stillingtagen til udnyttelse af tomt lejemål til gæstebolig v/afdelingsbestyrelsen B. Stillingtagen til ændring af den tilladte periode for pasning af hunde/katte, der i dag i ØsterBO er 14 dage i løbet af 1 år, således det er tilladt at passe hunde/katte ubegrænset, når ØsterBO s regler herfor følges v/stinne Bonde, Grejsdalsparken 12, 1. tv. 6. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter A. Valg af formand På valg er: Henning Lauesen B. Valg af bestyrelsesmedlem På valg er: Anny Lyngsø C. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Pernille Esmark, ØsterBO Aage Aunsberg blev valgt. Aage Aunsberg takkede for valget og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. 1
Pkt. 2: Henning Lauesen fremlagde følgende beretning: Selv om I forhåbentligt har læst referaterne fra årets møder, som jo bliver ophængt eller omdelt, følger her en samlet beretning om årets gang i Grejsdalsparken. Det første bestyrelsesmøde blev afholdt 23.2. Vi blev enige om, at der skulle udarbejdes en folder til nye beboere om, hvem der sidder i bestyrelsen, hvem der er inspektør, og en række praktiske oplysninger om forholdene i Grejsdalsparken i øvrigt. Så det gjorde vi. Det er så tanken, at et af bestyrelsesmedlemmerne afleverer den personligt og byder den nye beboer velkommen. I uge 7 blev der monteret termostater i varmeelementerne i elevatorerne, så de kun varmer, når der er behov for dem. Det skete som et led i den almindelige nedbringelse af det fælles elforbrug. I den forbindelse er hele bebyggelsens almene elforbrug blevet gennemgået i det tidlige forår af fagfolk. Det træ, der fra DSBs side i lang tid har ligget over åen ved nr. 12, blev omsider fjernet i uge 8. Det begrundede så, ifølge kommunens vand- og miljøfolk, et jordskred på vores side af åen. Det vokser langsomt, men vi er blevet lovet, at hvis det skrider så meget, at det gør stien farlig, vil man gøre noget ved det. Det besluttedes også forsøgsvis at nøjes med at foretage algerens på altanerne hvert andet år i stedet for hvert år af økonomiske grunde. I marts etableres en handicapparkering ud for nr. 16. Drænene omkring numrene 14, 16 og 18 skal gennemgås, som det skete ved nr. 12 i september 2011. Et ønske om bedre afskærmning ved cykelskurene har vi ikke kunnet finde en tilfredsstillende løsning på endnu. Vi vil nødigt sætte letheden ved indgangene overstyr med plankeværk eller beplantning. Den 2. & 3. april havde vi vandproblemer. Gulbrunt vand i hanerne viste sig at være eftervirkninger af en brand på Kjeld Abellsvej, hvor brandvæsenets store vandforbrug havde trukket okker af rørene. TRE-FOR og vores eget forbrug rensede rørene i løbet af nogle timer. Ventilationsanlæggene blev gennemgået 19.4. Den 26. april holdt vi møde med forudgående markvandring, hvori vores inspektør og ejendomsfunktionærer deltog. Ved markvandringen blev der konstateret en sætning i opfyldningen langs åen mellem nr. 16 og 18. Den blev fyldt op i november. Vi har stadigvæk problemer med vand trods renset dræn ved nr. 12 og også i elevatorskakten i nr.14, hvor der muligvis er en utæthed ved en kabelgennemføring. Begge dele undersøges nærmere. Mere om det om lidt. Bagvæggen i containerskuret var blevet skubbet ud ved et containerskift. Der er i foråret fastgjort en stopklods bag containeren, så det ikke sker igen. Der er sket sætninger i belægningen enkelte steder. En større samling af cigaretskod ud for nr. 14 så ikke godt ud. Rygere opfordres til ikke at smide skod på græsset ved indgangene. 2
Skræntbeplantningen er blevet gødet, så den forhåbentligt vil dække jorden 100%. Endnu et træ nærmer sig vandoverfladen ved skellet ved nr. 18. Der bliver holdt øje med det. Ved det efterfølgende bestyrelsesmøde redegjorde vores inspektør for tiltag i forbindelse med ventilationsanlæggene. Det foregår i samarbejde med en kollega til Pernille, Robin Sundstrøm, der er fagmand på området. Der ønskes en bedre styring af anlæggene. I samme forbindelse vurderes afdelingens el og varme generelt. En kompensation til beboerne i nr. 18 for virkningsløs genvekssystem blev der taget stilling til i eftersommeren. Det blev præciseret, at ved uopsættelige arbejder skal Falck kontaktes. Anledningen var vandproblemet først i april. Det blev foreslået, at ØsterBO reklamerer i forskellige medier for at få besat tomme boliger. Et tiltag, man dog allerede er opmærksom på i ØsterBO. F.eks. er alle tomme lejemål på Lejebolig.dk, og 28. april var der åbent hus på 2.sal i nr. 12 et par timer. 25-30 besøgende kom og kiggede. Måske førte det til nogle udlejninger. 22. maj blev de løse sten i stensætningerne ved indgangene muret fast, hvilket set pænt ud, og det forhindrer samtidig eventuelle stenkastere med trang til at smadre vinduer i at finde ammunition der. 29. juni placeredes nogle pullerter på begge sider af containerskuret, så gennemkørsel blev umuliggjort. Der skete i sommerens og efterårets løb en del fra- og tilflytninger. Vi håber, vores nye tilflyttere må befinde sig godt i Grejsdalsparken. 29.8. afholdt vi møde, hvor vi kunne konstatere, at de udførte tiltag, vi bestemte på forrige møde, virkede godt. Vi havde igen en henvendelse angående hundeefterladenskaber, specielt i græsset ved husene langs Grejsdalsvej denne gang. Umiddelbart kan vi ikke finde nogen løsning på det. Geniale ideer er velkomne. Problemet med vand i elevatorskakten søgtes løst ved at grave ned på ydersiden af skakten for at kontrollere, om en ledningsgennemføring er utæt. Det blev konstateret, at terrænet har sat sig nogle steder. Der har været et par genhusninger i et tomt lejemål i nr.18 af lejere fra andre afdelinger, der har haft vandskade o.lign. Nedsunkne kloakdæksler, specielt det ved nr. 16. tænktes rettet op i forbindelse med gravearbejdet ved elevatorskakten, som startede i uge 37. Opholdspladsen ved bassinet får ændret lidt i beplantningen, og for at hindre cykler og gående i at bevæge sig gennem beplantningen sættes en ståltråd rundt om, hvis der viser sig et behov for det. Stien langs åen skal rettes op, og huller og kanter ordnes. De mange dræbersnegle i området er nok umulige at bekæmpe, og i givet fald vil det være meget dyrt, hvis det skal lykkes. Når vi bor i naturen, må vi vist finde os i dem. I efteråret blev der gravet fibernetkabler ned. Det var TRE-FOR, der stod for det, 3
og som I ved, gav det mulighed for et skift af TV- og bredbåndsudbyder, hvis man ønskede det. Alle lejligheder får monteret en boks, hvorfra man senere vil kunne hente diverse signaler. Elevatoren i nr. 14 har været ustabil og er gået i stå adskillige gange, hvilket selvfølgelig har været til stor ulempe for brugerne. I november har der været en elevatorekspert på den, og vi håber, den virker, som den skal, nu. 13. november var der en såkaldt tryghedsgennemgang af Grejsdalsparken. En ekspert på området gik sammen med inspektør, ejendomsfunktionærer og afdelingsbestyrelse vores afdeling igennem med henblik på at forebygge reparationer og tjekke, om alle systemer, bygninger og sikkerhedsforhold var i orden. I den forbindelse opfordredes kraftigt til opsætning af røgalarmer i lejlighederne. 15. november blev arbejdet med elevatorskakten i nr. 14 så færdiggjort, idet der blev drænet dybere, og 19. november blev det nedsunkne kloakdæksel rettet op. Nogle af skydedørene og vinduerne kører dårligt. Måske på grund af, at husene har sat sig noget. Det er planlagt, at en specialist fra Velfac foretager en gennemgang i uge 4. Den 29.11. holdt bestyrelsen budgetmøde. Sammen med vores inspektør gennemgik vi budgettet og ændrede på et par poster, hvilket I vil høre om i et senere punkt. Desuden behandlede vi forskellige spørgsmål angående fibernettet, som der har været uklarhed om, og vi gjorde status over årets opgaver. Vi kan således i bestyrelsen konstatere, at de i årets løb planlagte tiltag er udført. Der resterer kun to planteopgaver, som først kan udføres til forår, nemlig fuldførelse af beplantningen ved opholdspladsen og etablering af et højbed ved nr. 18. Ellers stod december i høj grad i TRE-FOR s tegn med mere gravearbejde og installation af fiberbokse i lejlighederne foruden besøg af Waoo-sælgeren, som svarede på spørgsmål om TV og internet. Andre vigtige informationer om evt. udbyderskift fik vi fra Michael Levin leveret i postkassen 15.12. Den 21. og 22. januar skete så den gennemgang af skydedøre og vinduer, der blev bestemt i november. Til sidst synes jeg, der er god grund til at sige tak for et godt og problemløst samarbejde i årets løb til mine to medbestyrelsesmedlemmer, til vores ejendomsfunktionærer og ikke mindst til vores inspektør. Kommentarer til beretningen: Efter smøring og justering af døre og vinduer i hele afdelingen, er der nogle lejemål, hvor der stadig er problemer med skydedørene. Velfac har afleveret en registrering af disse lejemål. Bestyrelsens beretning blev godkendt. 4
Pkt. 3: Budgettet blev fremlagt af inspektør Pernille Esmark. Der blev spurgt til, hvorfor der ikke angives de rigtige m² på side 4, hvor der angives huslejekonsekvens? Der arbejdes på at få det ændret i fremtidige budgetter. Budgettet blev godkendt. Pkt. 4: Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået. Pkt. 5: 5A: Stillingtagen til udnyttelse af tomt lejemål til gæstebolig Forslaget blev nedstemt, da forsamlingen ikke vurderede, at der er et behov for en gæstebolig. 5B: Stillingtagen til ændring af den tilladte periode for pasning af hunde/katte, der i dag i ØsterBO er 14 dage i løbet af 1 år, således det er tilladt at passe hunde/katte ubegrænset, når ØsterBO s regler herfor følges Forslaget blev vedtaget. Pkt. 6: 6A: Henning Lauesen blev genvalgt. 6B: Anny Lyngsø blev genvalgt. 6C: 1. suppleant: Sonja Christensen 2. suppleant: - Pkt. 7 Under eventuelt blev der drøftet følgende: Der blev udtryk forvirring omkring regler for husdyrhold. ØsterBO gennemgår hjemmeside og vedtægter for at kontrollere, at oplysningerne er entydige. Der blev spurgt til vedligeholdelse af gulve i lejemålene. Jævnfør ØsterBO s Ordens- og vedligeholdelsesreglement er det lejeren, der skal sørge for og afholde udgiften til vedligeholdelse af gulve i boperioden. Lejeren er forpligtet til at vedligeholde så ofte, at det lejede ikke forringes ud over, hvad følger af almindeligt slid og ælde. Det er vigtigt at understrege, at alle arbejder, der udføres i lejemålet, skal udføres håndværksmæssigt korrekt. Ved 5
eventuelt fraflytning fra lejemålet vil arbejder, der ikke er udført korrek, blive kasseret og efterfølgende udført af professionel håndværker for lejers regning. Til orientering er det normalt firmaet MG Gulve, v/per Hougaard (75820655), der sliber og lakerer gulvene i afdelingen. En lejer foreslog, at flere lejemål eventuelt kunne gå sammen, og måske derved opnå en bedre pris. Snerydning i afdelingen blev vendt. Der var delte meninger om, hvorvidt det blev udført tilfredsstillende eller ej. Som hovedregel vil vi henstille til, at I på første efterfølgende hverdag kontakter ØsterBOs driftscenter på telefon 79432536, såfremt snerydningen ikke har været udført optimalt. Der var en snak omkring luftning af hunde i området. Det blev besluttet, at der igen prøves med hundeposer i stativet. Der var utilfredshed med den nedsætning af huslejen på kr. 1.000,- som ØsterBO har besluttet for tomme lejemål. Det er ØsterBO, der har ansvaret for udlejningen og dermed også for hvilke tiltag, der skal tages for at begrænse huslejetabet. Beslutningen er derfor taget som et led af tiltag for at få sat skub i udlejning af de sidste tomme lejemål. I regnskabsåret 2011/12 fik afdelingen et tilskud på kr. 200.999 til dækning af tab ved tomme lejemål, og det beløb er betalt af de øvrige lejere i ØsterBO. Waoo! Overgang til Waoo! vil foregå pr. 1. april 2013. I vil modtage et brev med nærmere information. Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem Henning Lauesen, Grejsdalsparken 18, 1. tv. Ilse Mebus, Grejsdalsparken 18, 3. th. Anny Lyngsø, Grejsdalsparken 12, 2. th. 1. suppleant Sonja Christensen, Grejsdalsparken 8B, 1.sal 2. suppleant - I ønskes alle et rigtig godt nytår og vi glæder os til et godt samarbejde i 2013. Ref.: 5. februar 2013 6