1 of 10 Referat Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) Ekstraordinært PUK Torsdag den 08. oktober 2015 Kl. 16:30 Lok Hornslet Adm. Agri Baunehøj Tingvej 17 8543 Hornslet Medlemmer Kirstine Bille (F) Ole Bjerregaard (V) Rønnaug Engstad Laursen (V) Fraværende Jan Kjær Madsen (B) Hans Christian Baltzer (A) Rønnaug Engstad Laursen (V)
2 of 10 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 339. Biograf- og Kulturhuset Kom-Bi. Opfølgning på dialogmøde med Kom-Bi s bestyrelse...2 340. Etablering af Naturcenter Karpenhøj...5 341. Udpegning til bestyrelse - Lukket sag...8
3 of 10 Side 2 339. Biograf- og Kulturhuset Kom-Bi. Opfølgning på dialogmøde med Kom-Bi s bestyrelse Sagsnr.: 15/39356 Sagen afgøres i: Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) Resumé Foreningen Kom-Bi overtog i 1988 det gamle biografhus fra 1951 beliggende på Nyvej i Hornslet fra daværende Rosenholm Kommune. Kom-Bi som huset og biografen benævnes blev fra 1978 indtil 1988 drevet af daværende Rosenholm Kommune og var en af Danmarks få kommunalt drevne biografer. Biograf- og Kulturhuset Kom-Bi drives af "Foreningen Kom-Bi", som siden 1988 har stået for driften. Foreningens formål er at drive biograf og stille huset til rådighed for kulturelle og sociale arrangementer. Sagsfremstilling Udvalget for Plan, udvikling og kultur tilkendegav på møde den 2. september 2015 overfor repræsentanter for foreningen Kom-Bis bestyrelse, at man vil vende tilbage med en konkret opfølgning og stillingtagen til kommunens eventuelle engagement i den ønskede udvikling vedrørende Kom-Bi. Kom-Bis bestyrelse har påpeget tre udviklingspunkter som væsentlige for Kom-Bis drift fremadrettet Kom-Bi har et akut behov for at udskifte stolene i Sal 1 og for at få et tidssvarende billetsystem Syddjurs Kommune og Kom-Bi bør sammen udarbejde en bæredygtig vedligeholdelses- og investeringsplan for både hus og inventar, så Kom-Bi kan fastholde sin position Syddjurs Kommune og Kom-Bi skal sammen gennemarbejde Kom-Bis økonomi med henblik på at finde en permanent løsning på problemet med renter og afdrag på det lån, som Kom-Bi har investeret i kommunens ejendom og som kommunen kautionerer for. Syddjurs Kommune ejer ejendommen på Nyvej, mens foreningen ejer inventar og maskiner og har det overordnede ansvar for driften, denne konstruktion er beskrevet i en driftsaftale mellem foreningen Kom-Bi og Syddjurs Kommune. Der har i alle årene siden 1988 eksisteret en driftsaftale mellem forening og kommune, der er i 2010 indgået en ny driftsaftale med Foreningen Kom-Bi. Aftalen udløber i 2018. Foreningen får jævnfør aftalen et årligt tilskud på ca. kr. 300.000 til dels at sikre driften og afvikling af forskellige kulturaktiviteter. Foreningen Kom-Bi har i perioden fra 1988 til dato, løbende i samarbejde med kommunen, været meget aktive omkring udvikling af de fysiske rammer og opdatering af teknisk inventar. Af større forandringer/ændringer skal nævnes, at biografen i 2000 blev ombygget for 7 mio. kr., så huset blev udstyret med 2 biografsale, stor café, nyt salgsområde, elevator til begge sale og opdatering af kino maskiner og lydanlæg. I 2005 blev lærredet i Sal 1 udskiftet - bredere og højere, og der blev indrettet faciliteter til musikere og skuespillere med egen sceneindgang, en investering på omkring 700.000 kr. Kom-Bi anskaffede i 2010 digitale 3D-filmfremvisere til næsten 1,1 mio. kr., som blev finansieret med dels opsparede midler, bidrag fra Syddjurs Kommune og fonde med videre. Foreningen har endvidere løbende investeret i inventar som styrker facilitetens kvalitet, investeringerne fremgår af bilag til sagen. Kom-Bis bestyrelse har igennem adskillige år gjort såvel forvaltning som byråd opmærksom på, at det er en voldsom driftsmæssig belastning for foreningen forsat at skulle afvikle et lån optaget i 2000 til ombygning af en kommunal bygning. I 2000 blev Kom-Bis bestyrelse vejledt til/bedt om at optage et lån på 2.8 mio. til restfinansiering af byggeriet i daværende Aarhus Amts Udviklings-fond. Lånet var rente og afdragsfrit i 5 år og med kommunegaranti. I 2005 blev lånet konverteret til et nyt lån i Kommunekredit stadig med Kom-Bi som låntager og kommunen som garantistiller. Status på Kom-Bis forpligtigelser september 2015:
4 of 10 Side 3 Bygningslån Kommunekredit: Hovedstol pr. 1. januar 2006 kr. 2.958.904. Saldo pr. 31. december 2014. kr. 2.083.059. Lånet afvikles med kr. 175.254 årligt. Digitalisering, Nordea Leasing: Kontraktsum kr. 815.299. Saldo pr. 31. december 2015 kr. 280.719. Kontrakten afvikles med kr. 107.292 årligt forventes afviklet juli 2018. Der skal påregnes driftsfinansiering til disse aftaler på kr. 282.546 årligt indtil medio 2018 og herefter med ca. kr. 175.254 årligt frem til ca. 2036. Såfremt der er et ønske om ændringer i de konditioner Biograf og Kulturhuset i Hornslet støttes på, og grundlaget for foreningens drift styrkes, kan Kulturafdelingen pege på modeller, hvormed foreningen kan lettes for finansielle byrder, som belaster driften af Kom-Bi voldsomt. A. Syddjurs Kommune overtager/indfrier lånet i Kommunekredit og fastholder nuværende driftsaftale med Kom-Bi B. Syddjurs Kommune overtager/indfrier lånet i Kommunekredit og forhandler grundlaget for ændringer i nuværende driftsaftale med Kom-Bi C. Syddjurs Kommune overtager/indfrier lånet i Kommunekredit og forhandler grundlaget for overdragelse af ejendommen til selveje med Kom-Bis bestyrelse således, at Kom-Bi principielt ligestilles med kommunens selvejende haller, hvor lokaler stilles til rådighed for brugerne på folkeoplysende vilkår Der er ingen tvivl om, at der fortsat er behov for investeringer i ejendommen dels i forhold til bygningens vedligeholdsstandard og dels i forhold til kommunens interesse i, at Kom-Bi i højere grad skal udvikles, så faciliteten på sigt kan fremstå som kommunens kulturelle vestlige fyrtårn. Økonomi og organisatoriske konsekvenser Ændringer i nuværende aftale med Kom-Bi kan medføre behov for finansiering af kr. 2.083.059 samt revurdering af driftsaftalen med foreningen, som indebærer en årlig driftsudgift på ca. kr. 300.000. Lovgrundlag Den kommunale fuldmagt samt lovgivninger på området film og biografer. Indstilling Direktøren indstiller til udvalgets drøftelse og beslutning om initiativer til styrkelse af Biograf- og Kulturhusets drifts- og udviklingsmæssige situation. Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den 30-09-2015 Udsættes. Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den 08-10-2015 Det indstilles til Økonomiudvalget at der tages henvendelse til Kombis bestyrelse mhp drøfte vilkår for en ændring af samarbejdsaftalen, hvis Byrådet senest ved budgetlægningen for 2017 beslutter at indfri kreditforeningslånet. Fraværende: Rønnaug Engstad Laursen (V) Bilag 1 Åben Kom-Bi. Historik lån, leasing, finansiering. 169676/15 2 Åben Status lån og leasing Kom-Bi september 2015 169675/15 3 Åben Driftsaftale, Syddjurs Kommune og foreningen Kom-Bi. 2011-2018. Underskrevet 102860/10
5 of 10 Side 4 4 Åben KOM-BI Udviklings- og afdækningsforløb. Rapport marts 2014 53908/14
6 of 10 Side 5 340. Etablering af Naturcenter Karpenhøj Sagsnr.: 14/33157 Sagen afgøres i: Byrådet Resumé Byrådet tilsluttede sig den 16. september 2015, at DGI Karpenhøj og Syddjurs Kommunes Naturcenter samles i en ny fælles organisation med arbejdstitlen Naturcenter Karpenhøj. Byrådet bedes tage stilling til forslag til vedtægter og Syddjurs Kommunes økonomiske indskud i den selvejende institution. Sagsfremstilling Byrådet tilsluttede sig den 16. september 2015, at DGI Karpenhøj og Syddjurs Kommunes Naturcenter samles i en ny fælles organisation med arbejdstitlen Naturcenter Karpenhøj. Den nye organisation foreslås stiftet som en selvejende institution med hjemsted i Syddjurs Kommune pr. 1. januar 2016. Den selvejende institutionen stiftes af DGI og Syddjurs Kommune. DGI indskyder 150.000 kr. og Syddjurs Kommune indskyder 150.000 kr. Derudover overdrages nuværende inventar og udstyr fra DGI Karpenhøj og Naturcenter i Syddjurs Kommune vederlagsfrit til institutionen. Navnet Naturcenter Karpenhøj er en arbejdstitel. Det endelige navn besluttes af den kommende bestyrelse forud for indsendelse af stiftelsespapirerne så institutionen stiftes med det rigtige navn. Som foreslået i forslag til vedtægter udpeges en bestyrelse bestående af 6 personer, som har de nødvendige kompetencer til at drive et moderne naturcenter med de fastsatte virkeområder. DGI udpeger 2 medlemmer og Syddjurs Byråd udpeger 3 medlemmer. Det 6. medlem udpeges af bestyrelsen selv. Indstilling af medlemmer til denne fremgår af særskilt sag. Forslag til vedtægter er vedhæftet som bilag. Vedtægterne er grundlaget for den selvejende institution og suppleres af den kommende bestyrelses forretningsorden, samarbejdsaftaler med Syddjurs Kommune, DGI og øvrige samarbejdspartnere samt strategiplaner. Der nedsættes et samarbejdsforum mellem bestyrelsen og repræsentanter fra den politiske og administrative ledelse af DGI og Syddjurs Kommune. Den kommende samarbejdsaftale kan nærmere definere hvem der repræsenterer de forskellige aktører, og hvilke emner der bør håndteres på mødet. Forslaget til vedtægter skal også behandle i DGIs hovedbestyrelse. Syddjurs Kommune angiver i samarbejdsaftalen en række krav til levering af konkrete aktiviteter, placering af aktiviteter og opgaveløsninger. Heri beskrives også, hvordan samarbejdet mellem Naturcenter Karpenhøj og Syddjurs Kommune forankres. Der beskrives dels dialog til det politiske niveau og dialog og forankring til den administrative ledelse herunder møderækker med relevante samarbejdspartnere i kommunen. Naturcenter Karpenhøj samles på det nuværende DGI Karpenhøj kombineret med satellitter fordelt i kommunen som eksempelvis shelterpladsen ved Basballe, Kolindsund, Kalø med flere. Satellitterne styrker mangfoldigheden i de aktiviteter og tilbud der foldes ud, og gør det muligt at bevare, udfolde og udvikle naturformidling flere steder i kommunen. Tilgængeligheden og herunder de kollektive transportmulighede til Karpenhøj og til de øvrige formidlingslokationer vil også være et fokus for det forberedende arbejde. Ikke mindst i forhold til folkeskolernes mulighed for at komme ud i naturen. Målet med Naturcenter Karpenhøj at drive et naturcenter som skal fremme interessen for og kendskabet til naturen, samt gøre flere aktive i naturen gennem et aktivt friluftsliv. Institutionen skal: levere naturskoleaktiviteter for skoler og institutioner i Syddjurs Kommune levere friluftsaktiviteter for borgere og turister
7 of 10 Side 6 levere friluftsaktiviteter i samarbejde med det lokale foreningsliv levere lokale og nationale uddannelsesforløb inden for friluftsliv være den centrale part for lokal netværksdannelse omkring udvikling af friluftsliv levere event- og teamforløb levere tjenesteydelser inden for undervisning og friluftsaktiviteter og dermed beslægtede områder. Stillingen som leder af den nye samlede organisation opslås og ansættelse forventes på plads pr. 1. februar 2016. Den kommende bestyrelse for Naturcenter Karpenhøj og ledelsesrepræsentation fra DGI og Syddjurs Kommune foretager ansættelsen. Alle nuværende medarbejdere tilbydes ansættelse i den nye organisation jævnfør reglerne om virksomhedsoverdragelse. Medarbejderne i Naturcenter Syddjurs inviteres med til mødet i Udvalget for Plan, udvikling og kultur. Økonomi og organisatoriske konsekvenser Syddjurs Kommune indskyder 150.000 kr., som finansieres indenfor Naturcenter Syddjurs ramme. Derudover overdrages nuværende inventar og udstyr fra DGI Karpenhøj og Naturcenter i Syddjurs Kommune vederlagsfrit til institutionen. Der er ikke taget stilling til fremtiden for den nuværende lokalitet i Basballe. Omkostninger til flytning af materiel med videre fra Basballe til Karpenhøj vurderes foretaget indenfor de nuværende økonomiske rammer. Indstilling Direktøren indstiller at Udvalget for Plan, udvikling og kultur indstiller Økonomiudvalg og Byrådet 1. at forslag til vedtægter godkendes, 2. at Syddjurs Kommune indskyder 150.000 kr. finansieret indenfor Naturcenter Syddjurs ramme, 3. at nuværende inventar og udstyr fra Naturcenter Syddjurs overdrages vederlagsfrit. Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den 30-09-2015 Sagen genoptages torsdag d. 8. oktober 2015 kl. 16.30 i Hornslet Supplerende sagsfremstilling I tidligere udvalgs- og byrådsbehandlinger af Naturcenter Karpenhøj har der været vedlagt arbejdsdokumenter vedrørende budgetter og forslag til vedtægter. Til denne sag er der vedhæftet to tilrettede og endelige dokumenter tilpasset efter drøftelse i PUK den 30. september 2015. Det er vedtægter af 01102015 og budget for Naturcenter Karpenhøj af 01102015. De tidligere dokumenter kan findes på referater fra tidligere behandling. Vedtægterne er ændret med henblik på at der i vedtægterne er indskrevet mulighed for at bestyrelsen modtager honorar og formålsparagraffen er tilpasset tidligere drøftelser i PUK udvalg. Indstilling Direktøren indstiller at Udvalget for Plan, udvikling og kultur indstiller til Økonomiudvalg og Byrådet 1. at forslag til vedtægter godkendes, 2. at Syddjurs Kommune indskyder 150.000 kr. finansieret indenfor Naturcenter Syddjurs ramme, 3. at nuværende inventar og udstyr fra Naturcenter Syddjurs overdrages vederlagsfrit.
8 of 10 Side 7 Beslutning i Udvalget for plan, udvikling og kultur (PUK) den 08-10-2015 Indstilles til Økonomiudvalget og Byrådet med redaktionelle ændringer. Udvalget ønsker ikke at der med vedtægterne tages stilling til honorar til bestyrelsens medlemmer. Fraværende: Rønnaug Engstad Laursen (V) Bilag 1 Åben vedtægter af 01102015.docx 180106/15 2 Åben Budget for Naturcenter Karpenhøj af 01102015.pdf 180189/15
9 of 10 Side 8 341. Udpegning til bestyrelse - Lukket sag Sagsnr.: 14/33157 Sagen afgøres i: Byrådet
10 of 10 Side 9 Underskriftsside Kirstine Bille (F) Jan Kjær Madsen (B) Ole Bjerregaard (V) Hans Christian Baltzer (A) Rønnaug Engstad Laursen (V)