Anlæg økonomistyres ud fra separate bevillinger og med krav om særskilt regnskabsaflæggelse. (Se anlægsbevilling )

Håndbog i økonomi 1

Indholdsfortegnelse ANLÆG... 3 ANLÆGSBEVILLING... 3 ANVISNING... 3 BESKATNINGSGRUNDLAG... 3 BEVILLINGER/BEVILLINGSREGLER... 3 BLOKTILSKUD... 3 BUDGET... 3 BUDGETGARANTI... 4 BUDGETKONTROL... 4 DEPONERING... 4 DIALOGBASERET AFTALESTYRING... 4 DUT-PRINCIPPET... 4 DÆKNINGSAFGIFT... 4 FINANSPOLITIK... 5 GRUNDSKYLD... 5 INDKØBSPOLITIK... 5 KASSEBEHOLDNING (BANKINDESTÅENDE)... 5 KONTANTBEHOLDNINGER... 5 KASSEKREDITREGLEN... 5 KASSE- OG REGNSKABSREGULATIV... 6 KONKURRENCEUDSÆTTELSE... 6 LEASING... 6 LIKVIDE AKTIVER... 6 LÅNEBEKENDTGØRELSE... 6 LÅNERAMME... 6 MÅLSTYRING... 6 OVERFØRSELSADGANG... 6 OVERSLAGSÅR... 6 RAMMESTYRING... 6 REFUSION... 7 REGNSKAB... 7 RESULTAT AF ORDINÆR DRIFT... 7 REVISION... 7 REVISIONSBERETNINGER... 7 SELSKABSSKAT... 7 SERVICERAMME... 7 SERVICEUDGIFTER... 7 SKATTEFINANSIERET VIRKSOMHED... 7 STATSGARANTERET UDSKRIVNINGSGRUNDLAG... 8 STATSTILSKUD... 8 STRUKTUREL BALANCE... 8 TILLÆGSBEVILLINGER... 8 TJENESTEYDELSER... 8 TÆRSKELVÆRDI... 8 UDBUD... 8 UDLICITERING... 8 UDLIGNINGSORDNINGER... 8 UDSKRIVNINGSGRUNDLAG... 9 UNDER ADMINISTRATION... 9 VIRKSOMHEDSOVERDRAGELSE... 9 ØKONOMIAFTALEN... 9 ØKONOMISK POLITIK... 9 ØKONOMISKE PROCEDURER... 9 ÅRSBERETNING... 9 ÅRSREGNSKAB... 9 2

Anlæg Udgifter/indtægter, der medfører en væsentlig ændring i forhold til institutionens/afdelingens sædvanlige netto-udgiftsniveau - Nybyggeri samt køb og salg af ejendomme er altid anlæg - Større investeringer, der optages i kommunens anlægskartotek er i hovedreglen anlæg Anlæg økonomistyres ud fra separate bevillinger og med krav om særskilt regnskabsaflæggelse. (Se anlægsbevilling ) Anlægsbevilling Iværksættelse af et anlægsarbejde kræver, at der foreligger en anlægsbevilling. En anlægsbevilling kan være et- eller flerårig afhængig af anlægsarbejdets tidsmæssige udstrækning, men omfatter hele projektets samlede netto-anlægssum (Udgifter minus indtægter). En forudsætning for udnyttelsen af en anlægsbevilling er, at der i budgettet er afsat et rådighedsbeløb (finansieringskilde). Anvisning Ifølge styrelsesloven skal borgmesteren sørge for, at der ikke afholdes udgifter uden, at der er givet en bevilling. Det sker ved, at borgmesteren via delegation giver ledere og medarbejdere bemyndigelse til at anvise. Den, der anviser, skal sikre, at - der ligger en bevilling til grund for alle udgifter og indtægter - bevillingens forudsætninger er opfyldt - ind- og udbetalinger er i orden, herunder at bilag er attesteret. Beskatningsgrundlag (Se punktet Udskrivningsgrundlag ) Bevillinger/bevillingsregler En bevilling er en tilladelse fra byrådet - som bevillingsmyndighed - til at afholde de udgifter, der skal til for at udføre opgaver med et bestemt formål. Der findes både bevillinger for drift og anlæg. Alt, der medfører en indtægt eller en udgift, kræver en bevilling. For driftsudgifternes vedkommende er bevillingsafgivelsen knyttet til vedtagelsen af budgettet. For anlægsudgifternes vedkommende sker bevillingsafgivelsen derimod ved vedtagelsen af en anlægsbevilling for det enkelte anlægsprojekt. Som udgangspunkt må en bevilling ikke overskrides. Hvis det alligevel sker, skal der søges om en tillægsbevilling. Bevillingsreglerne fremgår af kasse- og regnskabsregulativet, og kommunens budget. Bevillingsregler fremgår af Kommunens kasse- og regnskabsregulativ og er anført i det vedtagne budget under generelle bemærkninger. (Se punktet Tillægsbevilling ) Bloktilskud Staten finansierer en del af kommunens udgifter via bloktilskud. Bloktilskuddets størrelse og fordeling fastsættes i forbindelse med Økonomiaftalen mellem regeringen og KL i juni måned. (Se punktet Budgetgaranti og Økonomiaftalen ) Budget Et kommunalt budget er et overslag over udgifter og indtægter for en bestemt periode. Budgettet er opdelt i bevillinger til drift, anlæg og finansiering. Økonomiudvalget skal ifølge den kommunale styrelseslov udarbejde budgetforslag for det kommende år samt budgetoverslag over de tre følgende år. Budgetforslaget fremsendes til byrådet senest den 15. september. Budgetforslaget skal undergives to behandlinger i byrådet med mindst tre ugers mellemrum, og skal godkendes af byrådet senest den 15. oktober. Økonomiudvalget godkender hvert år en tidsplan for budgetlægningen for det kommende år. (Se punktet Bevilling ) 3

Budgetgaranti Staten kompenserer kommunen for en række udgifter til bl.a. førtidspension, kontanthjælp, revalidering og aktivering. Størrelsen af kompensationen afgøres i forhold til udgifterne for kommunerne i hele landet set under ét, og afspejler således konjunkturerne på landsplan. Det kaldes budgetgaranti. Det samlede kommunale bloktilskud reguleres årligt i forhold til ændringen i de budgetgaranterede udgifter på landsplan. Budgetkontrol De budgetansvarlige har ansvaret for, at der løbende foretages opfølgning på det økonomiske forbrug i forhold til det afsatte budget. Retningslinjer fastsættes i forbindelse med de økonomiske procedurer der besluttes af økonomiudvalget. I forbindelse med budgetkontrollerne har byrådet mulighed for at vedtage bevillingsmæssige korrektioner. Budgetlov Indeholde regler for udgiftsstyringssystemet for den offentlige sektor, herunder udgiftslofter for kommunerne samt økonomiske sanktionsbestemmelser, der skal understøtte overholdelse af udgiftslofterne. Udgiftslofterne fastlægges på serviceudgifter og anlægsudgifter og fastsættes i økonomiaftalen. (Se punktet Økonomiaftale ) Deponering Kommunen kan vælge enten at eje, leje eller lease bygninger. Ved leje og leasing er hovedreglen, at det opfattes som lån, når disse leje-/leasingaftaler erstatter anskaffelse af en kommunal bygning. Derfor skal kommunen deponere et beløb svarende til enten omkostningen ved opførelse af bygningerne eller til bygningens offentlige vurdering. Hvis kommunen har en uudnyttet låneadgang, kan låneadgangen erstatte deponeringen. Deponerede beløb er likvide midler, som ikke må tælle med i den daglige kassebeholdning, og skal derfor såvel regnskabsmæssigt som i pengeinstituttet placeres på særskilte konti. (Se punkterne Lånebekendtgørelse og Låneramme ) Dialogbaseret aftalestyring Byrådet kan fastlægge nogle retningslinjer for den økonomiske styring i kommunen, og hvilke rammer der gælder for decentrale beslutningstagere. I Aabenraa Kommune benævnes dette som dialogbaseret aftalestyring. DUT-princippet DUT står for Det Udvidede Totalbalanceprincip og betyder, at staten kompenserer kommunens udgifter for opgaver, som overtages af kommunen. Tilsvarende afgives der midler i tilfælde af færre opgaver. Beløbene beregnes for kommunerne under ét, og fordeles mellem kommunerne efter indbyggertallet. Dækningsafgift Der sondres mellem følgende 3 afgiftstyper 1. Dækningsafgiftspromille af private forretningsejendomme. 2. Dækningsafgiftspromille af andre offentlige ejendommes grundværdi. 3. Dækningsafgiftspromille af andre offentlige ejendommes forskelsværdi. Ad 1: Kommunerne kan fastsætte dækningsafgift af visse private forretningsejendomme. Afgiften svares af selve bygningsværdien af de ejendomme, der ligger på grundene ('forskelsværdien'). Denne dækningsafgift pålægges ejendomme, der anvendes til kontor, forretning, hotel, fabrik, værksted og lign. Ejendomme, der er fritaget for grundskyld, kan ikke pålignes afgiften. Promillen fastsættes af byrådet, dog højst 10 promille. I Aabenraa Kommune opkræves der ikke dækningsafgift for private forretningsejendomme. 4

Ad 2: Ejendomme, der ejes af stat, regioner eller kommuner, og som ikke drives erhvervsmæssigt, er fritaget for grundskyld, men kan pålægges dækningsafgift af ejendommenes grundværdi efter lov om kommunal ejendomsskat. Byrådet bestemmer selv, om den vil opkræve denne afgift, men promillen kan ikke fastsættes frit. Promillen fastsættes til halvdelen af kommunens grundskyldspromille, dog højst 15 promille. Ad. 3: Ejendomme, der ejes af stat, regioner eller kommuner, og som ikke drives erhvervsmæssigt, er fritaget for grundskyld, men kan pålægges dækningsafgift af selve bygningsværdien af de ejendomme, der ligger på grundene ('forskelsværdien'). Kommunalbestyrelsen fastsætter satsen, dog højst 8,75 promille. Finanspolitik Byrådet har vedtaget en finanspolitik, som fastlægger rammerne for en aktiv styring af kommunens finanser. Politikken indeholder kommunens strategi for hhv. likviditet (anbringelse af likviditet) samt finansiering (låneoptagelse, gældspleje, risikomodel m.v.). Grundskyld Kommunen opkræver grundskyld af grundejere, der betales til den kommune, ejendommen er beliggende i. Til beregning af ejendomsskat anvendes den afgiftspligtige grundværdi eller grundskatteloftsværdien. Begge værdier ansættes af SKAT. Den laveste af disse anvendes sammen med en grundskyldspromille. Byrådet fastsætter i forbindelse med den endelige vedtagelse af kommunens årsbudget grundskyldpromillen. Grundskyldpromillen skal udgøre mindst 16 og højst 34 promille. Af ejendomme, som benyttes til landbrug, gartneri, planteskole, frugtplantage eller skovbrug, opkræves grundskyld med en promille, der er 14,8 promillepoint lavere end den fastsatte grundskyldpromille, dog max. 7,2 promille. Indkøbspolitik Indkøbspolitikken danner rammen for varetagelse af kommunens indkøb og omfatter alle varekøb og tjenesteydelser. (Se punktet Udbud ) Kassebeholdning (Bankindestående) I budgettet vises konsekvenserne for kommunens samlede likvide beholdning som ændringer i kassebeholdningen. I forbindelse med regnskabsafslutningen opgøres kommunens bogførte kassebeholdning ultimo året. Denne er dog ikke til disposition, idet en andel heraf er reserveret til kommende betalinger på igangværende anlægsprojekter, samt til de decentrale driftsenheders (institutioner m.v) overførte opsparinger (mindreforbrug), som de har mulighed for at bruge året efter. Kontantbeholdninger Der forefindes som udgangspunkt ingen kontantkasse, idet ind og udbetalinger foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende. Borgerservice har dog en mindre kontant udlægskasse. Der er også etableret forskudskasser eller personlige udlæg til de institutioner, der måtte ønske det. Kasse- og regnskabsregulativet indeholder regler for brug og opbevaring af kontanter. Kassekreditreglen For at kunne klare de løbende likviditetsudsving, er det nødvendigt med en kassebeholdning af en vis størrelse. Kassekreditreglen er den gennemsnitlige kassebeholdning set over de seneste 365 dage. Ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriet skal denne være positiv. Det indebærer, at trækket på kassekreditten i gennemsnit over de sidste 12 måneder ikke må overstige det gennemsnitlige indestående, kommunen råder over. På kortere sigt er der ikke egentlige regler for størrelsen af kommunens likviditet det beror på et skøn i det konkrete tilfælde. 5

Aabenraa Kommune har fastsat en målsætning i den økonomiske politik, at den gennemsnitlige likviditet svare til 3 % af bruttoomsætningen svarende til et måltal på 135 mio. kr. Kasse- og regnskabsregulativ Kasse- og regnskabsregulativet er kommunens overordnede regelsæt for økonomistyring. Den kommunale styrelseslov 42 siger, at byrådet skal lave et regulativ for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, hvori der blandt andet er forskrifter vedrørende forretningsgange, og at revisionen skal holde øje med, at kommunens kontrolforanstaltninger i praksis er betryggende. Byrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inde for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Konkurrenceudsættelse Konkurrenceudsættelse har til formål at sikre, at offentlige opgaver bliver løst bedst og billigst ud fra forud fastlagte og vægtede vurderingskriterier, ved at flere leverandører får mulighed for at afgive tilbud på opgaveløsningen, ud fra et udbudsmateriale. Der kan vælges at kommunens udførende enhed afgiver et eget bud (kontrolbud) på opgaven, og dette bud indgår i tilbudsvurderingen på lige vilkår med eksterne tilbud. Vinder af opgaven er det tilbud, der opfylder de vægtede kriterier bedst. (Se punktet Udbud ) Leasing Leasing er en finansieringsform, som kommunen kan anvende. Det er en mellemting mellem leje og lånefinansiering. Udlejer har ejendomsretten til leasingobjektet, mens leasingtager har brugsretten. Regler for leasing findes i kasse- og regnskabsregulativet. (Se punktet Kasse- og regnskabsregulativ ) Likvide aktiver (Se punktet Kassebeholdning ) Lånebekendtgørelse Lånebekendtgørelsen er en bekendtgørelse fra Økonomi- og Indenrigsministeriet, som bl.a. fastlægger kommunernes mulighed for at optage lån, indgå lejeaftaler, stille garantier mv. samt angiver, hvilke løbetider og lånetyper, der er gældende for kommunerne. Låneramme Lånerammen er en opgørelse over den tilladte låneadgang for kommunerne i kroner. Målstyring Af budgettet fremgår en række fastsatte mål på de enkelte politikområder. Direktionen skal opfylde disse mål samtidig med, at den økonomiske ramme skal overholdes. (Se punktet Rammestyring ) Overførselsadgang Institutioner og administrative enheder har ved udgangen af regnskabsåret mulighed for at overføre et mer- eller mindreforbrug i forhold til den godkendte bevilling, jf. retningslinjer for dialogbaseret aftalestyring. Overførslerne skal godkendes af byrådet. Overslagsår Budgetterne udarbejdes for fire år ad gangen, således at de 3 sidste år er overslagsårene. Rammestyring Rammestyring er en metode til ledelse af offentlige virksomheder og institutioner. Ved rammestyring fastlægges de samlede udgifter for den pågældende institution, som derefter må tilrettelægge sit arbejde i henhold til den givne budgetramme. Hertil har institutionen forholdsvis udstrakte frihedsgrader indenfor kommunens fastlagte politikker og retningslinjer. 6

Rammestyring ledsages typisk af målstyring, hvor det er fastsat, hvilke mål de enkelte virksomheder og institutioner skal leve op til inden for den økonomiske ramme. (Se punktet Dialogbaseret aftalestyring og Målstyring) Refusion Refusioner betyder, at staten refunderer kommunerne en vis procentdel af deres faktiske udgifter til bestemte foranstaltninger såsom: Overførselsindkomster, integration og flygtninge. Regnskab Hvert år aflægges der årsregnskab, som er en økonomisk beskrivelse af handlingsforløbet i det foregående år. Regnskabet opgøres i tal og tekst (opfølgning af mål). Økonomiudvalget skal fremlægge regnskabet for byrådet og senest 1. juni skal regnskabet oversendes til revisionen. Senest 15. august skal revisionen afgive beretning om revisionen af årsregnskabet til byrådet og senest 1. oktober skal byrådet sende det reviderede regnskab til tilsynsmyndigheden samt diverse ministerier m.m. sammen med de beslutninger, som byrådet evt. har truffet på grundlag af revisionens bemærkning. Der udarbejdes hvert år en politisk og administrativ tidsplan for regnskabsaflæggelsen. Denne tidsplan tilsigter, at regnskabet godkendes til oversendelse til kommunens eksterne revision inden udgangen af marts måned, året efter regnskabsårets udløb. (Se punktet Årsberetning ) Resultat af ordinær drift Ordinær drift er et udtryk for kommunens samlede indtægter minus kommunens driftsudgifter og renter. Resultatet af den ordinære drift skal være positiv og kunne finansiere udgifter til anlæg og netto afdrag på lån. Der er i Aabenraa fastsat et måltal for størrelsen af resultatet på den ordinære drift. Måltallet fremgår af den økonomiske politik. Revision Styrelsesloven foreskriver, at kommunen skal antage en sagkyndig revision til revision af kommunens regnskaber. Kommunens revision skal godkendes af Statsforvaltningen. Revisionen varetager forskellige opgaver såsom revisionsbesøg, stikprøvekontroller, revision af årsregnskabet og afgivelse af revisionsberetning til kommunalbestyrelsen samt rådgivning og sparring vedr. den økonomiske administration. Revisionsberetninger Kommunens revision afgiver beretninger om den økonomiske administration. Disse beretninger udsendes til byrådets medlemmer senest syv dage efter, at de er modtaget fra revisionen. Efterfølgende sker der en politisk behandling af rapporterne. Selskabsskat Kommunerne er berettiget til en del af den selskabsskat, der beregnes efter selskabsskatteloven. Den kommunale del af selskabsskatten tilfalder den eller de kommuner, hvori selskabet driver virksomhed. Serviceramme En serviceramme indikerer, hvor meget kommunens samlede serviceudgifter må udgøre. Rammen fastsættes hvert år i forbindelse med de årlige økonomiforhandlinger mellem regeringen og KL. Serviceudgifter Udgifterne til service dækker over kommunernes udgifter til fx daginstitutioner, folkeskole, sociale udsatte grupper, ældre, kultur og fritid, veje og miljø samt administration. Skattefinansieret virksomhed Hele den kommunale virksomhed finansieres af skatter og tilskud samt takster for brugerbetaling. 7

Statsgaranteret udskrivningsgrundlag Hvert år udmelder staten et statsgaranteret udskrivningsgrundlag for det kommende budgetår. Statsgarantien giver kommunen budgetsikkerhed for indtægtssiden, og er et tilbud, som den enkelte kommune fra år til år kan vælge at benytte. Kommunen beregner eget udskrivningsgrundlag på baggrund af skattedata og befolkningsudvikling mv. Ved selvbudgettering bærer kommunen den økonomiske risiko, hvis forudsætningerne ikke holder. Ved budgetvedtagelsen tages stilling til, om kommunen vælger statsgarantien eller budgetlægger med eget udskrivningsgrundlag. Statstilskud (Se punktet Bloktilskud ) Strukturel balance Der er tale om strukturel balance, når forholdet mellem kommunens skattefinansierede indtægter og udgifter rummer mulighed for at oppebære et nødvendigt anlægsinvesteringsniveau og giver mulighed for at afdrage gæld. Tillægsbevillinger Hvis et fagudvalg ikke kan overholde budgetrammen, der er vedtaget i forbindelse med budgetvedtagelsen i byrådet, og ikke kan angive kompenserende besparelser for forventede budgetoverskridelser, kan fagudvalget søge byrådet om en tillægsbevilling. Byrådet har mulighed for i årets løb at meddele tillægsbevillinger til såvel drifts- som anlægsbevillinger samt rådighedsbeløb. Enhver tillægsbevilling vedrørende driftsbevillinger eller rådighedsbeløb skal rumme en angivelse af, hvorledes den bevilgede udgift skal finansieres. (Se punktet Økonomisk politik ) Tjenesteydelser En tjenesteydelse er en ydelse der direkte leveres fra omverdenen. Tjenesteydelser kan f.eks. være: pasning af grønne arealer, drift og vedligehold af bygninger og køb af konsulentydelser. (Se punktet Udbud ) Tærskelværdi (Se punktet Udbud ) Udbud EU har fastsat regler om udbud af offentlige opgaver (indkøb af varer, tjenesteydelser og anlæg). Formålet er at sikre en fair og gennemsigtig konkurrence mellem de mulige tilbudsgivere. Der er forskellige regler for, hvordan opgaver skal udbydes afhængig af hvilken type opgave samt afhængig af opgavens beløbsmæssige omfang (tærskelværdi) målt over udbudsperioden. (Se punktet Indkøbspolitik ) Udlicitering Der er tale om udlicitering, når en offentlig institution vælger at have en anden virksomhed til at varetage en eller flere bestemte opgaver. (Se punktet Udbud samt Konkurrenceudsættelse ) Udligningsordninger Der er stor forskel på, hvor meget borgerne gennemsnitlig tjener i kommunerne og dermed hvor meget, de betaler i skat. Det betyder, at kommunernes beskatningsgrundlag er forskelligt. Der er også stor forskel i kommunernes udgiftsbehov. Disse uligheder i kommunernes økonomiske vilkår og behov udjævnes delvis gennem udligningsordninger, hvor de rige kommuner populært sagt betaler til de fattige kommuner således, at det er muligt for kommunerne med samme skatteprocent at holde et nogenlunde ens serviceniveau. (Se punktet Bloktilskud ) 8

Udskrivningsgrundlag Udskrivningsgrundlaget omfatter en hel række af skattekomponenter, som tilsammen udgør grundlaget for beregning af kommunens personskatteindtægter. Det er summen af borgernes skattepligtige indtægter fratrukket deres skattemæssige fradrag, som indgår i beregning af kommunens skatteindtægter. Under administration Når en kommune i folkemunde bliver sat under administration, betyder det, at kommunen har fået dispensation fra kassekreditreglen. Kommunen indgår en aftale med Økonomi- og Indenrigsministeriet om, hvordan kommunen skal administreres for at komme på fode igen i løbet af nogle år. (Se punktet Kassekreditregel ) Virksomhedsoverdragelse Hvis en opgave, der tidligere har været varetaget af kommunale medarbejdere, udliciteres, følger medarbejderne med opgaven, og bliver dermed overdraget til den virksomhed, der fremadrettet varetager opgaveløsningen. Der gælder en række tids- og indholdsmæssige vilkår for virksomhedsoverdragelse. (Se punktet Udlicitering ) Økonomiaftalen Økonomiaftalen, som indgås i juni måned mellem regeringen og KL, udgør rammen for de samlede kommunale budgetter. Økonomisk politik Økonomisk politik fastlægger de overordnede målsætninger for drift og udvikling, som kommunen vil lægge til grund for de kommende års budgetlægning - bl.a. mål for resultatet af den ordinære drift, niveauet for anlægsudgifter, kassebeholdning og gældsudvikling samt mål for tillægsbevilling, effektiviseringer og serviceniveautilpasninger. Økonomiske procedurer Økonomiudvalget fastlægger årligt tidsplanen for de økonomiske procedurer, der vedrører budgetkontroller og budgetprocedure. Årsberetning En årsberetning er en afrapportering af årets faglige og økonomiske resultater. Årsberetningen er regnskabsorienteret og tæt koblet til den administrative mål- og rammestyring. (Se punktet Regnskab ) Årsregnskab (Se punktet Regnskab samt Årsberetning ) 9