1. Login... 2 2. Administrationens opbygning... 2 3. Kalendere... 3 3.1 Ret arbejdstid... 3 3.2 Kalender oversigt... 4 3.2.1 Månedskalender... 5 3.2.2 Uge kalender... 5 3.2.3 Dagskalender... 6 3.2.4. Bookning af en kunde... 7 3.3 Kvik book... 8 4. Firmaer & Kunder... 8 4.1 Firmaaftaler... 8 5. Ydelser... 9 6. Tekster... 10 7. Indstillinger... 10 7.1 Login oplysninger... 10 7.2 Firmaoplysninger... 10 7.3 Systemindstillinger... 11 7.3.1 Dage frem... 11 7.3.2 Plusdage... 11 7.3.3 Sletdage... 11 7.3.4 E-mail påmindelse... 11 7.3.5 Dagsoversigt... 11 7.4. Indsætningskode... 11 7.4.1 Integreret... 11 7.4.2 Popup... 12 7.5 Vis Popup - Gå til online booking... 12 8. Logud... 12 1
Vejledning til administration af Geckobooking system. Denne vejledning guider dig igennem de forskellige steps i Geckobooking systemet, så du får mest muligt ud af det. For at komme ind til administrationssiderne skal du gå ind på www.geckobooking.dk og klikke på fanebladet Mine sider i højre hjørne. 1. Login Administrationssiderne, som er dine styringssider til websitet, er beskyttet af brugernavn og adgangskode. Disse bliver oplyst, når du tilmelder dig. Ønsker du at ændre login oplysninger, kan disse ændres under punktet indstillinger, efter du er logget ind. 2. Administrationens opbygning Administrationen er den første side, du ser efter at du er logget ind. Den er opbygget så der er en menu i toppen, hvor du kan klikke dig ind til dine forskellige styringssider. Det er desuden muligt, altid at downloade en opdateret version af vejledningen her. Billede 1 - Login side Billede 2 - Mine sider 2
Administrationen består af punkterne: Kalendere Firmaer & Kunder Ydelser Tekster Indstillinger Logud Disse punkter vil enkeltvis blive gennemgået i resten af dette dokument, så du har en klar forståelse af systemet når du er igennem. 3. Kalendere Under punktet, kalendere, får du mulighed for at oprette det antal kalendere du ønsker (Typisk vil det være en til hver af de ansatte). Når du får systemet fra nyt, er der ikke oprettet nogen kalendere, men de kan let oprettes nederst på siden under punktet Opret ny kalender. De oprettede kalendere vil blive vist i listen øverst på siden. På billede 3, er vist 3 oprettede kalendere. Billede 3 - Kalender oversigt 3.1 Ret arbejdstider Arbejdstider er dit redskab til at fortælle hvilke tider dine kunder må booke i din kalender. Klik på Ret arbejdstid ud for den kalender du ønsker at indstille arbejdstiden ved (se billede 3), for at få en oversigt over hvilke tider der er afsat / åbnet til det enkelte firma (billede 4). Arbejdstider specificeres pr. firma, dvs. at du kan sætte mandag af til ét firma, og resten af ugen til behandling på egen adresse (læs mere om det i punktet firmaer & kunder ). For at lukke tider op, skal du under tilføj arbejdstid vælge ugedag. Du kan oprette i intervaller, for f.eks. at indlægge en daglig 3 Billede 4 - Arbejdstider
frokostpause eller andet. Det er kun nødvendigt at udfylde ét interval. Så snart du har oprettet en arbejdstid, vil den fremgå af listen. Du kan herefter klikke Ret gyldige uger, hvis du ønsker at inaktivere det valgte interval i bestemte uger. Billede 5 Gyldige uger Gyldige uger vil typisk bruges ved firmaaftaler, hvor man har indgået aftale om behandlinger hver anden uge, en gang i måneden eller lignende. Det kan f.eks. også bruges hvis man en enkelt uge ønsker at holde åbent ekstraordinært længe. Ved ferie, bør man lukke tiderne i kalenderen. Ved at lukke i kalenderen er man sikker på at der er lukket på tværs af alle arbejdstider. 3.2 Kalender oversigt I kalender oversigten (billede 6) ses alle de kalendere der er oprettet. Ved at trykke på Vis kalender, kommer du ind på den pågældende kalender. Øverst på siden, er en knap til dagsvisning, ugevisning og månedsvisning. Ved tryk på disse vil man få vist alle kalendere på en gang. Dette er et fantastisk værktøj i hverdagen, hvor man ønsker Overblik over sin dag, uge og måned. Billede 6 - Kalender oversigt 4
3.2.1 Månedskalender Farverne hjælper med til at give et overblik over valgte måned. Den røde farve fortæller at der er kunder der er tilknyttet tider på dagen, enten online bookninger, eller kundebookninger der er foretaget interne. Gule tider, fortæller at der er lukket tider på datoen, men at der ikke er valgt en kunde til tiden (dvs. tiden er lukket fra administrationen, f.eks. pga. ferie). Grøn betyder at der ikke er bookinger på dagen. Grå er dags dato. Billede 7 - Månedskalender På billede 7 er vist et eksempel hvor alle kalendere i firmaet er vist, og det er i dette tilfælde 3 kalendere (3 bokse ved hver dato). 3.2.2 Uge kalender Uge kalenderen giver et godt overblik over den aktuelle uge. Du kan vælge at se en enkelt kalender, eller at se dem alle sammen på en gang. Opgaverne har samme farver som i månedskalenderen, og de vil automatisk blive vist, så den opgave der skal løses først, vil blive vist først. Klikker man på en dato i toppen, kommer man automatisk videre til dagsvisning, over den ønskede dag. Ved klik på et kalendernavn kommer man direkte ind og kan booke tid til en kunde. Billede 8 -Ugekalender Der er under kalenderen en autoopdateringsknap der gør at ændringer vil blive opdateret hver 5. min. På denne måde er du sikker på at det der står på din skærm, aldrig er mere end fem min. Gamle oplysninger. Dette er en fordel, hvis computeren ofte står i lidt længere perioder, uden at blive brugt. 5
3.2.3 Dagskalender Dagskalenderen er hvis du kun ønsker at koncentrere dig om den relevante dag. Farverne har samme betydning som tidligere. Føres musen hen over en bookning, vil der komme data frem om denne specifikke bookning. Ved klik på et kalendernavn kommer man, direkte ind og kan booke tid til en kunde. Der er over alle kalendervisningstyper, mulighed for at skifte mellem de forskellige kalendere, eller at få vist alle på en gang. Billede 9 - Dagskalender Klikker du på en dato i kalenderen (du skal klikke på selve datoen), får du denne udspecificeret (se billede 10). Du har på denne side mulighed for at lukke tider, hvis du f.eks. ikke har mulighed for at have kunder. Øverst har du en oversigt over de eksisterende bookninger. Nederst er hele døgnet opdelt i kvarte timer. Grønne tider betyder at tiderne er tilgængelige for brugere af siden. Dvs. de kan bookes. Røde tider er ikke tilgængelige, men kan godt lukkes alligevel. Billede 10 - Luk en tid Tider der ikke kan markeres med et flueben er tider der allerede er lukkede / booket. Disse vil være vist i listen øverst. Ønsker du at lukke for booking en hel dag, gøres dette ved at trykke på knappen Marker alle og herefter Luk markerede tider. Denne funktion er god hvis man er væk en hel dag, f.eks. på grund af ferie. 6
3.2.4. Bookning af en kunde Ønsker du at booke tid til en kunde der ringer, eller kommer personligt, markerer du først de ønskede tider og trykker herefter på Book tid til kunde (se billede 10). Du kommer nu direkte ind på siden vist her. Øverst vælges hvilken ydelse kunden ønsker. Hvis kunden er oprettet i forvejen, vælges kunden fra listen ved siden af, hvis ikke skal denne oprettes nedenfor. Bliver denne liste meget lang, er der indlagt en søgefunktion, der søger blandt alle indtastede kundeoplysninger. Husk at opdatere informationerne når disse er indtastet. Billede 11 - Kunde bookning Findes kunden i forvejen, vil kundens oplysninger komme frem nederst på siden, som vist på billedet. Findes kunden ikke i systemet, kan denne hurtigt oprettes lige ved siden af. Hvis der indtastes en e-mail der er i systemet i forvejen, vil det advare herom. Trykkes der på Gå til under kundeoplysninger, kommer man direkte ind på kundens journal og statistik, som er vist her på billede 12. Du kan se hvilken dato kunden er oprettet i dit kundekartotek, samt hvornår de sidst har været logget på og med hvilken ip-adresse. Billede 12 - Journal 7
3.3 Kvik book Kvik book er en funktion der giver dig mulighed for meget enkelt at booke kunder manuelt. Vælg firma, ydelse og evt. kalender og ledige tider vil komme frem, vælg dag samt tidspunkt, bekræft og tiden en booket. 4. Firmaer & Kunder Punktet Firmaer & Kunder i menuen viser en oversigt over de firmaer der er oprettet i systemet. Der vil altid være et firma som det første. Det er hjemme - /klinikadressen. Derudover er det muligt at oprette flere firmaer, hvis du f.eks. tilbyder behandlinger ude ved de enkelte firmaer. Billede 13 - Kvik book funktion. Billede 14 - Firmaer & kunder Indstil arbejdstid 4.1 Firmaaftaler Hvis dette skulle være tilfældet, kan du give den ansvarlige ved aftalefirmaet, mulighed for selv at oprette hans medarbejdere der skal have mulighed for at booke tid, inden for jeres firmaaftale. Firmaets login giver firmaet mulighed for at logge ind i front-end (altså samme sted som normale bookere tilgår systemet). Her får du en speciel adgang som giver dig mulighed for at oprette de medarbejdere der måtte booke i systemet (se billede 14). De medarbejdere der bliver oprettet som bookere, får naturligvis kun adgang til de tider som er afsat til pågældende firma. 8 Billede 15 - Administrations adgang ved firmaaftale.
Dette sparer dig for en masse tid, du slipper for at bruge på at oprette de personer manuelt. Desuden er der mulighed for at give alle kunder i det pågældende firma, en standard kode, så de husker den. Klik på Ansatte / kunder for at få en oversigt over de kunder / ansatte i firmaet der har mulighed for at bestille en tid. Her kan du også oprette flere personer til det pågældende firma. Er du en behandlervirksomhed med mange kunder der bruger online booking, kan denne liste for hjemmefirmaet blive meget lang, da alle der tilmelder sig online booking, kommer på denne liste. Det er selvfølgelig en fordel for dig, da det gør det muligt at følge med i hvor mange der benytter sig af denne service, samt at se gengangere. Billede 16 - Ansatte/kunder Klikker du rediger ud for en person kan du opdatere data til denne. Du kan indtaste deres oplysninger, samt se hvornår de sidst brugte systemet. 5. Ydelser Punktet Ydelser er oversigten over de forskellige services, du ønsker at din kunde skal kunne booke online. Du opretter nederst på siden, dine ydelser, og de vil herefter blive vist i listen øverst på siden. (se billede) Til hver ydelse noteres pris på ydelsen, samt hvor mange ¼ timer den enkelte ydelse tager. (Det er meget vigtigt at skrive det rigtige antal ¼ timer) Opererer du med flere firmaer oprettet, hvis du f.eks. tilbyder ydelser på andre adresser, er det muligt at bestemme, hvilket firma ydelsen skal oprettes til, eller det skal oprettes til alle firmaer. Billede 17 - Ydelser Et eksempel kunne være; hvis en massør tilbyder massage til firmaer, kan det være at han vil tilbyde disse nogle ydelser der ikke er på hans normale behandlingssted. Disse oprettes derfor kun til det ønskede firma, og derved er det kun disse ydelser der vil blive vist, når personer fra dette firma er inde og booke tid. 9
Punktet Vis minutter giver mulighed for at indstille det antal minutter en ydelse reelt tager. Den tid præsenteres for dine kunder, så du har mulighed for et lille pusterum mellem den tid der er afsat og reel behandlingstid. Dvs. du kan godt booke 4 kvarterer til kunden, men vise dem at de kun bestiller 55 min. Det giver dig 5 minutter til at gøre klar til næste kunde. Det er vigtigt at den periode "vis minutter" repræsenterer, er mindre end "antal 1/4 timer"! 6. Tekster Under punktet tekster kan du rette de fleste tekster der præsenteres for brugerne. Det gør det muligt at personliggøre de beskeder du sender til dine kunder, og tilpasse dem virksomheden. For at rette tekster, skal du klikke på rediger i højre side. For at være sikker på hvad det er for en tekst du tilretter, kan du inde på siden, klikke på de røde spørgsmålstegn ud for hver, for at få en beskrivelse af hvad det er du ændrer. Billede 18 - Tekster 7. Indstillinger 7.1 Login oplysninger Her er vist det brugernavn du er logget ind under. Det er muligt at ændre koden til systemet her, ved at skrive en ny hvor der står "adgangskode", og gentage den bagefter. Tryk på opdater og din adgangskode til systemet vil være ændret. 7.2 Firmaoplysninger Her vil dit firma data være listet og det er adressen der står her, der vil blive faktureret. Disse oplysninger skal udfyldes når systemet sættes op. Billede 19 - Indstillinger 10
7.3 Systemindstillinger 7.3.1 Dage frem Her er det muligt at indtaste hvor mange dage kunden kan booke frem i tiden. Det er op til dig hvor langt frem i tiden du gerne vil planlægge. Tryk på opdater for at registrere ændringer. 7.3.2 Plusdage Her kan du indstille hvor tæt på dags dato du vil have at det skal være muligt for kunder at booke. F.eks. Hvis du vil have 2 dages varsel på en booking, indstilles den til 2. Tryk på opdater for at registrere ændringer. 7.3.3 Sletdage Her kan du indstille hvor tæt på dags dato du vil tillade at kunder skal kunne afmelde deres aftale direkte fra online-booking. 0 = Ingen begrænsninger, kunden kan slette f.eks. 5 min før. 1 = Kunden kan ikke slette på dagen. 2 = Kunden kan ikke slette op til 2 dage før. osv. Når en kunde får afvist at slette en reservation, bliver de gjort opmærksomme på at de skal ringe aflysningen ind. 7.3.4 E-mail påmindelse E-mail påmindelse giver mulighed for at stille hvor mange dage før en aftale, kunden skal mindes om den. Denne funktion er tilvalg der kan slås fra, hvis dette ikke ønskes. 7.3.5 Dagsoversigt Denne mulighed til vælges hvis der ønskes en dagsoversigt, over de bookninger der er lavet dagen efter. Den sendes til din e-mail kl. 01.00 om natten, så den ligger klar om morgenen. 7.4. Indsætningskode Bookingsystemet kan fremvises på 2 forskellige måder. Enten som en integreret del af din side, eller som en popup. Skulle der opstå problemer kan vi altid kontaktes og vi vil selvfølgelig være behjælpelige med at få systemet op at køre. 7.4.1 Integreret Den kode der står i tekstfeltet her, er den kode der skal indsættes i din hjemmeside. Når det bliver gjort, vil bookingsystemet være integreret i din eksisterende hjemmeside. 11
7.4.2 Popup Denne kode indsættes på siden og derefter vil bookingsystemet fungere ved at en popup kommer frem når der klikkes på et link eller menupunkt. Trykker du på linket Vis popup har du mulighed for at se hvordan det ser ud derfra hvor kunden ser det. 7.5 Vis Popup - Gå til online booking Trykkes der på dette link kommer der en popup frem, der viser den del kunden ser når han/hun skal bestille en tid. Har du f.eks. lavet ændringer i teksterne, er det altid en god ide at se det her før kunden gør det. 8. Logud Trykkes der på dette link, logger du af systemet. 12