SAS Seminar om strategisk økonomistyring executive summary Stat, strategi og økonomistyring 27. april 2010 på Hotel Skt Petri Over 50 statslige økonomichefer var mødt op til en eftermiddag om statslig økonomistyring på Hotel Skt. Petri. Oplæggene kom fra vicedirektør Henrik Pinholt fra Økonomistyrelsen, lektor Steen Nielsen fra Handelshøjskolen i Århus, divisionsdirektør Lasse Skydstofte fra SAS Institute og økonomidirektør Anders V. Møller fra Slots- og Ejendomsstyrelsen. Divisionsdirektør Lars Kirdan fra SAS Institute var vært på dagen og kunne også byde på en landskamp med vin i verdensklasse fra Frankrig og USA. Lars Kirdan greb i sin indledning fat i den rolle som økonomichefen skal indtage i fremtiden. At være eller ikke være bogholder, analytiker eller ledelsens sparringspartner? Direktør Bent Sørensen fra SAS Institute bød hjerteligt velkommen med en fem minutters præsentation af SAS Institute. Vi skal have mere end god software. Vi skal have dygtige mennesker, som forstår kunderne, sagde han og viste en slide fyldt med statslige logoer, som alle er nuværende kunder hos SAS Institute. Økonomistyrelsens strategiske perspektiv Besparelser og effektivisering er sikre punkter på den kommende dagsorden. Og desuden skal vi løse udfordringen med rekruttering, sagde vicedirektør Henrik Pinholt fra Økonomistyrelsen, da han tegnede de lange perspektiver op for den statslige økonomistyring. Han lynportrætterede de formelle rammer for opgaven i økonomifunktionen med ord som koncernstyring, kontraktstyring og konsolidering. Derefter pegede han på et par vigtige tendenser for økonomicheferne, som i hans optik i stadig større grad bliver direktionens sparringspartner.
Økonomichefen som strategisk sparringspartner the missing links Ledelsens mål og strategi Ledelse Faglige mål Kerneopgaver som drivkraft (effekter) Dialog Forretningsforståelse Proaktiv ledelsesinformation Aktivt bidrag til budgetlægning, opfølgnin g handlingsplaner, ressourc estyring og risikovurdering Økonomi Faglige chef chefer Dialog Brobygger Koordinator Rådgiver Kompetenceudvikling Vicedirektør Henrik Pinholt fra Økonomistyrelsen mener, at den statslige økonomichef bliver en brobygger mellem økonomistyringen og forretningen hos de faglige chefer og mellem økonomien og de strategiske mål hos ledelsen. Fremtidens økonomifunktion vil fokusere på kerneopgaver og opstille og måle på strategiske effektmål, mente Pinholt. Har vi den effekt, vi gerne vil have? Det skal vi spørge om og samtidig skal vi fastholde de klassiske dyder. Man skal have styr på pengene. Den mere ledelsestunge, analytiske og strategiske økonomifunktion støttes af færre regler, friere rammer og styring på strategiske mål. Regeringen lægger op til en afbureaukratisering, som også har fokus på de interne processer. Det bliver lidt lettere, og lettelsen kan omsættes til spændende nye arbejdsfelter. En tænketank med 15 økonomichefer fra staten udkom for nylig med 10 gode råd, og Pinholt var positiv. Vores initiativer ligger i fin forlængelse af tænketanken. Jeg er enig i, at det vigtige bliver at være ledelsens strategiske sparringspartner, at forstå sin forretning og at have styr på pengene. Vicedirektøren mener, at økonomicheferne vil blive modtaget med åbne arme i direktionen, hvis de kommer med et reelt strategisk partnerskab og er relevante og velforberedte. Ledere hader lange rapporter. De vil ikke være bagudskuende. De vil have løsninger, der kigger fremad. Økonomiafdelingen skal være med til at pege ud i fremtiden, sagde han. Det handler om at gå i dialog med de faglige chefer, forstå forretningen og kende økonomien og på den måde pege på muligheder. Måske gør I det allerede, men jeg kender tilfælde i Sverige, hvor økonomicheferne ikke forstår forretningen, bemærkede vicedirektøren med et bredt smil. Undersøgelse på trapperne: Portræt af økonomifunktionen Handelshøjskolen i Århus og SAS Institute er i gang med at undersøge den statslige økonomifunktion. Økonomistyring i staten hedder undersøgelsen, som vil tegne et billede af
status og udvikling i økonomifunktionen. Spørgsmålene går til økonomidirektører, økonomichefer og administrationschefer. Indtil nu har 60 pct. svaret, og dataindsamlingen er stadig i gang. Alligevel kunne lektor Steen Nielsen og divisionsdirektør Lasse Skydstofte løfte sløret for de første fingerpeg: Omkostningsreform og kvalitetsreform er på plads i den forstand, at de ikke lægger beslag på et stort tidsforbrug nu, og det bliver endnu lavere om 2-3 år, sagde Steen Nielsen. Undersøgelsen er ganske omfattende, og den kortlægger tidsforbruget i økonomifunktionen. Den kommer også ind på kendskab til og erfaring med forskellige teoretiske modeller og metoder til økonomistyring. Endelig bliver økonomicheferne spurgt om deres holdning til de 10 anbefalinger fra tænketanken af økonomichefer. Næsten alle svarer, at de behersker de klassiske dyder og er faktabaserede, sagde Lasse Skydstofte. Samtidig siger et stort flertal, at de har mulighed for at blive mere analytiske. Alle synes, at der skal frigøres tid til analyse og prioritering. Undersøgelsen ventes færdig og publiceret i juni 2010. Slots- og Ejendomsstyrelsen flyttede ud af en skov af regneark Vi er et sted, hvor vi prøver at skabe sammenhæng. Det er dér, vi er. Alle de smarte buzzwords kommer først senere, for vi kan simpelthen stadig gøre tingene smartere og mere logisk. Sådan sagde økonomidirektør Anders V. Møller fra Slots- og Ejendomsstyrelsen (SES). Han fortalte, at omkostningsreformen betød meget for SES, da styrelsen har mange og store aktiver. Blandt andet hundredvis af lejemål, bygninger og kontorkunder og 20 slotte. Vi arbejdede med at få styr på data. Vi var tvunget til at rydde op, og der måtte vi tænke helt om. Nu bagefter kan vi se, at skiftet er godt. Det revitaliserer økonomifunktionen, sagde Anders V. Møller. Som led i den store forandring gik SES fra skræddersyede systemer til standardløsninger. Blandt dem er Navision Stat, ØSC et og SAS Institutes løsning til at styre budgettet. Nu standardiserer vi os til en fordel, og jeg tror på det. Det er dejligt ikke at have ansvar for et decentralt økonomisystem, sagde økonomidirektøren, som især pegede på, at styrelsen har gjort op med en skov af regneark. Tidligere var næsten alle projekter beskrevet i hver sit mere eller mindre ensartede regneark. Nu arbejder alle med samme definitioner i nogle fælles it-løsninger.
SES.DK Data og regneark! Øverst er et FØR -billede, hvor mængden af regneark var enorm. Nederst et EFTER -billede, hvor styrelsen har samlet sit arbejde i intelligente dataflow fra alle de mange byggeprojekter og videre ind i budget og regnskab. SES.DK IT-løsninger og intelligente data-flow (indtast én gang)
Fordelene ved at gå fra det håndholdte til det standardiserede er mange. De gamle Excelmetoder erstattes af større sikkerhed og metodesikkerhed, og skufferegnskaberne forsvinder en gang for alle til fordel for systematik på metodesiden med entydige definitioner, sagde Anders V. Møller. SES havde en skov af regneark til at kigge på økonomien i et meget stort antal sager. Det var ikke transparent, og man kunne ikke stole på tallene, fordi der altid var forskellige definitioner og nuancer. Dette førte til ustyrede processer og usikkerhed om værdierne i regnskabet. Vi måtte back-to-basics og have styr på kernen igen, sagde Anders V. Møller. Han understreger, at selv om styrelsen er kommet langt med sit system til de byggesagkyndige og med SAS til budgettet og Navision til regnskabet, så er der stadig mange muligheder for at arbejde smartere i praksis. Verdensklasse vin: USA vandt over Frankrig Da eftermiddagens hovedtalere havde forladt podiet, blindsmagte seminarets deltagere på vine fra USA og Frankrig. Vinene var fantastiske, og USA vandt solidt over Frankrig! Læs mere og se præsentationerne på denne adresse: www.sas.com/dk/??? Hvis du vil ind i en konkret dialog med SAS Institute er du velkommen til en uforpligtende dialog med divisionsdirektør Lars Kirdan på tlf. 51387525 e-mail: lars.kirdan@sdk.sas.com