WorkspaceDesign Per Aarsleff A/S, Rørteknik Hvordan virksomheder kan etablere sunde og effektive arbejdspladser i forbindelse med større forandringer.
INDHOLD 03 Workspace design 05 Nye maskiner - nyt arbejdsmiljø hos Per Aarsleff Rørteknik A/S 07 Iscenesat forandring med brugsscerarie 09 Forberedelse af brugsscenarier 11 Situationer i spil 13 Scenen er sat til brugsscenarie 15 Fastholde nye indsigter og resultater 17 Brug af fremtids-apv 19 Brugsscenariet - de vigtigste erfaringer
WORKSPACE DESIGN Når en virksomhed laver større forandringer, kan den undgå mange ubehagelige overraskelser, hvis både arbejdsmiljø og effektivitet tænkes ind allerede i projekteringsfasen. Workspace Design (WSD) er en samling metoder, som inddrager arbejdsmiljørådgivere og medarbejdere fra starten, når der for eksempel skal implementeres et nyt produktionsanlæg. Metoderne er udviklet i forskningsprojektet Workspace Design, der gennemføres i et samarbejde mellem Danmarks Tekniske Universitet (DTU), Teknologisk Institut, Center for Designforskning (CFD), CRECEA a/s og Arbejdsmiljø København. I Workspace Design udvikler vi sammen med private og offentlige virksomheder nye værktøjer og metoder til brug i arbejdsmiljøarbejdet, der involverer medarbejderne direkte i planlægning og design af nye arbejdspladser. Dette hæfte beskriver erfaringerne med arbejdsbøger og layoutspil hos Per Aarsleff A/S, Rørteknik. I et andet hæfte beskriver vi erfaringerne med brugsscenarierne gennemført i forlængelse af de beskrevne workshopaktiviteter på virksomheden. Per Aarsleff A/S, Rørteknik. Casen er én blandt en række cases, hvor Workspace Design projektet deltager og følger effekten af nye former for samarbejde mellem arbejdsmiljørådgivere og virksomhed.
PROJEKTMODEL Teknologisk forandring Metoder Fremgangsmåder Forskere og konsulenter Per Aarsleff A/S, Rørteknik Produktionsleder Workspace Design Arbejdspladsiscenesættere AM-konsulent Arbejdsmiljørådgiver
NYE MASKINER - NYT ARBEJDSMILJØ HOS PER AARSLEFF, A/S RØRTEKNIK Hos Per Aarsleff, A/S Rørteknik skal et ældre blanderi med mange kendte arbejdsmiljøproblemer erstattes med et nyt blandeanlæg baseret på et helt andet produktionsprincip. Da Workspace Design projektet bliver involveret i projektet, er de nye blandemaskiner bestilt, men ledelsen har stadigvæk mange spørgsmål til det nye anlæg og vil gerne inddrage medarbejderne. Medarbejderne i blanderiet har vigtig viden om arbejdsgangene i det eksisterende anlæg og kan bidrage med forslag til de nye arbejdsgange. Spørgsmålet for virksomhed og medarbejdere er, hvordan en dialog mellem ledelse, sikkerhedsorganisation, produktionsmedarbejdere og tekniske rådgivere kan iscenesættes, så både viden om de nye maskiner og om eksisterende arbejdsgange og arbejdsmiljøproblemer kommer aktivt i spil. Samtidig er det vigtigt, at tidsplaner overholdes og at alle involverede parter spiller med. De rådgivende ingeniører og maskinleverandøren var allerede godt i gang med projektering og planlægning, men der var endnu ikke taget endelig stilling til, hvordan arbejdsgangene i det nye produktionsanlæg skulle være.
ISCENESAT FORANDRING MED BRUGSSCENARIE Per Aarsleff Rørteknik A/S beslutter, at man i forlængelse af workshopaktiviteter i Workspace Design vil gennemføre et brugsscenarie. Et brugsscenarie er en iscenesættelse af en fremtidig situation, hvor man forestiller sig, at en forandring allerede er gennemført; i Per Aarsleffs tilfælde indkøb af en ny blanderimaskine. Inden for den ramme udspiller sig dagligdags situationer; der skal gennemføres produktion, og større og mindre problemer i driften skal løses. Målet med brugsscenariet er i fællesskab at undersøge hvordan det nye produktionssystem kan komme til at fungere i praksis. Herved kan afdækkes problematikker, der ikke er tænkt på og muligheder for at opfylde særlige ønsker og behov kan bedre vurderes. I brugsscenariet forestiller medarbejderne i blanderiet sig den ny rumlige indretning og gennemspiller typiske situationer, og kommer på den måde til at overveje samspillet mellem ny maskine og hjælpeværktøjer, processer, samarbejdsrutiner mv. Konsulenterne i Workspace Design har i samarbejde med Per Aarsleff Rørteknik A/S udviklet og forberedt nogle værktøjer og rekvisitter til at sætte en ramme for dialogen i brugsscenariet. For at skabe en iscenesættelse, der er troværdig og som tilskynder en relevant diskussion og refleksion mellem deltagerne fra blanderiet og de rådgivende ingeniører samt ledelsen, har WSD konsulenterne på forhånd gennemført samtaler, en arbejdsmiljøscreening samt flere scanningsinterview med medarbejdere og ledelse. Desuden er der gennemført et produktionsspil med produktionslederen.
FORBEREDELSE AF BRUGSSCENARIER Scanningsinterview hos Per Aarsleff, A/S Rørteknik blev arrangeret som en interviewrunde, med henblik på at gennemgå virksomheden for at få øje på problemfelter og ikke udnyttede muligheder ved den forandring, der er sat i gang. Afdækning af ønsker og behov i forhold til det fremtidige arbejdspladsdesign er sket gennem samtaler og gennemførelse af scanningsinterview med udvalgte personer fra produktionen og produktionsledelsen. Deltagerne i interviewene gav deres synspunkter på, hvordan de vurderede den nuværende situation i blanderiet i forhold til produktions- og processtyring, planlægning og samarbejdsrelationer. Scanningsinterviewene bruges også til at give et overblik over både det daglige rutinearbejde og årsager til driftsforstyrrelser. Herudover skal de frembringe forslag til forbedringsområder, konkrete mål og perspektiver for projektet. Desuden er scanningsinterviewene også en slags opvarmning i forhold til de efterfølgende brugsscenarieaktiviteter i den samlede brugergruppe. WSD konsulenterne gennemførte også et interview med produktionslederen. Dette interview blev gennemført som et produktionsspil. Konsulenterne havde medbragt en plade, hvor den nuværende produktion kunne gennemgås ved at placere kort med råmaterialer, udstyr og processer på den rigtige måde. Dernæst blev den nye planlagte produktion med den nye maskine gennemgået. På den måde blev fordele ved det nye produktionssystem afdækket, men også problematikker i forhold til, hvordan arbejdsgange der var mulige i det nuværende blanderi kunne gennemføres med det nye maskineri. WSD konsulenterne fik et godt overblik over forløbet af produktionen i det gamle anlæg og det planlagte forløb i det nye.
DREJEBOG WORKSHOP 1: BRUGSSCENARIER 21.09 09.30 Opmåling og afmærkning af vægge og maskine i produktionslokalet Installation af model på plade Lys, stole Fælles frokost 12.30 12.50 13.30 Introduktion til workshop v/ workshop-vært Brugsscenarie 1: Den planlagte drift v/ playmakeren Brugsscenarie 2: Temperaturen stiger! v/ playmakeren Ideen og målet med WS Hvor endte vi sidst Hvor bevæger vi os nu hen? Listen fra sidste gang Hvad er brugsscenarie? hvordan skal vi spille (programmet og reglerne)? Alle deltagere - spiller en normal ordre) i modellen. Playmakeren holder deltagerene inden for normal planlagt drift. Følgende noteres på en planche (PLANLAGT DRIFT) Undervejs: - Valgmuligheder i udformning af anlæg/procedurer - Tvivlsspørgsmål om normal drift - Påpegede mulige problemer i normal drift - Mulige løsninger Disse forhold diskuteres ikke, men registreres blot. Playmakeren spiller et hændelseskort ud til en udvalgt person/gruppe af personer. Personen fortæller og viser, hvad han vil gøre. Andre må ikke sige noget medmindre personen siger, at han vil kontakte X for at afklare et spørgsmål. Der kan veksles mellem modellen og rummet. Playmakeren afbryder spillet når det er ved at gå i stå og lader workshoppen gå over i reflektionsmode.
SITUATIONER I SPIL Med udgangspunkt i modellen blev der gennemspillet en række driftssituationer som de kunne forløbe i det nye anlæg. Første spil handlede om, hvordan en normal produktionsordre kunne forløbe fra start til slut når alt virker som planlagt. Efter normalspillet blev der gennemspillet en række situationer med udgangspunkt i forskellige hændelser, der havde til formål at få deltagerne til at udforske det fremtidige arbejdssystem og finde problematikker og alternativer, der skulle afklares. På forhånd var der udarbejdet nogle hændelseskort, der beskrev typiske kritiske situationer, der skal håndteres i produktionen. Hændelserne omhandlede blandt andet: - Driftsforstyrrelser - Samtidig drift af gammelt og nyt anlæg - Vedligehold - Fleksibilitet/omstilling - Planlægningsansvar - Ordrestyring/produktionsstyring. - Oplæring/uddannelse Gennem scanningsinterviewene havde både medarbejdere og produktionsplanlæggere givet eksempler på kritiske situationer, som man gennem års arbejde havde lært at håndtere, så spild af tid og materialer blev mindst mulig. Tretten eksempler var udvalgt, og produktionsmedarbejderne blev bedt om at fortælle, hvordan de ville handle i det nye anlæg, hvis de situationer opstod, som var beskrevet på kortet. Andre kommenterede eller blev spurgt om konkrete tekniske muligheder. På denne måde blev det klart og meget konkret for alle, at den planlagte udgave af det nye anlæg ikke gav de ønskelige muligheder for, at erfarne operatører kan håndtere ekstremsituationer. Det kom blandt andet til udtryk ved, at man valgte at flytte en vakuumtank, da en tænkt men realistisk driftsforstyrrelse blev gennemspillet med udgangspunkt i et hændelseskort.
På det her anlæg kan jeg skifte pakning på alle pumper. Det bliver nok sværere på den nye. Det nye vil ikke kunne køre helt af sig selv.
SCENEN ER SAT TIL BRUGSSCERARIE Efter scanningsinterview blev brugsscenariet sat i scene. WSD konsulenterne havde på forhånd lavet en drejebog for, hvordan brugsscenariet skulle gennemføres. Brugsscenariet blev gennemført over to halve dage, med to ugers mellemrum. Der blev udformet en målfast 1:20 model af produktionsområdet. Små modeller af maskine, reoler, trucks, rørføring m.m., der har betydning for det endelige design blev skåret ud i pap, så det var muligt at flytte rundt på dem. Modellen var desuden udstyret med Lego-mænd, der også kunne flyttes rundt med. Modellen blev placeret på et bord i det produktionslokale, hvor den nye maskine skulle placeres. Forinden var de nye vægge, placering af elementer og døre, som de p.t. var planlagt, markeret med tape. Alt foregik i produktionslokalet, sådan at diskussionerne med udgangspunkt i modellen direkte kunne relateres til det virkelige produktionslokale. De to brugsscenariedage var placeret med to uger i mellem hvilket gav mulighed for at undersøge konkrete ønsker og spørgsmål, og at få ideer og overvejelser modnet. For eksempel skulle de rådgivende ingeniører videre med tekniske spørgsmål til den tyske maskinleverandør.
Den rumlige model giver mulighed for en dialog på kryds og tværs i rummet. Deltagerne kan røre ved og flytte rundt på modellerne, samtidig med at man kan diskutere og tale med hinanden om forslagene. Hændelseskortene beskriver genkendelige situationer, men også situationer som kan udfordre eller provokere.
FASTHOLDE NYE INDSIGTER OG RESULTATER Problematikker, ønsker og forslag, der dukkede op undervejs i spillet, blev fastholdt på flipover, med Post-it s, eller andre opslag i lokalet. Forslag og ønsker blev overført og systematiseret til skemaform, som virksomheden efterfølgende brugte til at holde fast i forslagene. Det der rykkede, det var når vi sad sammen i de her workshops. Og det der rykkede, det var at få det ned på noget så man kan se det. Vi går stadigvæk og kigger på spillepladen, 1:20 modellen og afmærkningerne på gulvet. Vores afdelingsdirektør skal også ud og have en gennemgang af hvad det er for nogle planer. Vi har kun gennemgået det på tegninger. Og når man kan gå over og vise det på den måde der, så får du en helt anden fornemmelse af det
Det er nemmere når du kan se det, og sige nu skal vi lige huske, at man ikke kan komme den vej rundt. Jamen så må vi nok flytte det og det. produktionsmedarbejder
BRUG AF FREMTIDS-APV Den anden brugsscenariedag omfattede en fremtids-apv. Alle virksomheder skal i dag gennemføre en APV (arbejdspladsvurdering). En APV er en gennemgang af virksomheden, som skal sikre, at virksomhedens sikkerhedsog sundhedsarbejde omfatter alle væsentlige arbejdsmiljøforhold, og at virksomheden arbejder systematisk med løbende at løse problemer. Operatørerne kunne i deres fremvisning dels anvende modellen, dels hele lokalet for at beskrive og illustrere arbejdsgange og problemstillinger. Virksomhedens arbejdsmiljørådgiver havde en særlig vigtig rolle her. Hendes dybtgående kendskab til virksomheden var vigtig for, at denne gennemgang af virksomhedens fremtidige arbejdsmiljø blev autentisk, og dermed også konkret i forhold til de hensyn virksomheden kunne tage her og nu. Resultatet af fremtids-apv en blev en række detaljerede kravspecifikationer til det nye produktionssystem. Nogle af specifikationerne blev meget eksplicitte fordi deltagerne bevægede sig rundt i rummene og fordi arbejdsmiljørådgiveren kunne gå rigtig tæt på arbejdsprocedurer, udstyr og rumindretning. Processen gjorde, at man levede sig så meget ind i en fremtidssituation, at det var muligt at stille spørgsmål til indretning, hjælpeværktøj og fremtidige processer. Operatørerne og arbejdsmiljørådgiveren arbejdede sig dermed frem til mulige løsninger. Det nye anlæg har nu kørt i to år, den eksterne arbejdsmiljøkonsulent kommer på besøg for at lave en Arbejdspladsvurdering (APV), og I skal vise rundt, og fortælle om arbejdsmiljøforbedringer og problemstillinger.
Operatørerne fortæller om arbejdsmiljøforhold og arbejdsgange i det nye anlæg ved fremtids- APV.
BRUGSSCENARIET - DE VIGTIGSTE ERFARINGER Et brugsscenarie - Inkluderer medarbejderne tidligt i udvikling og implementering af nye produktionssystemer - Giver mulighed for at bringe den nødvendige viden frem om maskiner, materialer og processer, som er resultatet af mange års arbejde, erfaringer og problemløsning - Giver en platform for konkret samarbejde mellem ledelse, medarbejdere og andre aktører Et brugsscenarie forudsætter: - Forberedelse før brugsscenariet i form af scanningsinterview med produktionsmedarbejdere, planlæggere og ledere for at sikre autencitet i forløbet - At der undervejs sørges for at fastholde de erkendelser og beslutninger, som tages undervejs, f.eks. i form af skemaer mv. - At man efter gennemført brugsscenarie fastholder dokumentationen fra scenariet og anvender den aktivt, når forandringerne skal omsættes i hverdagen Det er vigtigt, at disse forudsætninger på forhånd er aftalt med ledelse og medarbejdere.
Jeg er sikker på, at vi har sparet en masse ved at gøre det på den her måde i stedet for at skulle foretage ændringer senere hen. Produktionsleder Fra starten var udgangspunktet at optimere på rørføringen. Men nu er nogle helt andre ting kommet i fokus, og anlægget vil komme til at se meget anderledes ud, end det var planlagt fra begyndelsen. Rådgivende ingeniør I hele den seance der ligger jo meget forebyggende i det.... Samtidig tror jeg også det lægger op til et kanon sammenhold blandt de medarbejdere som nu har deltaget. Og deres mulighed for at kommunikere ud til deres kollegaer, den er jo betydeligt nemmere og bedre.... Rådgivende ingeniør Det er virkelig en god ide at bringe folk sammen fra forskellige afdelinger i et rum, hvor vi havde tid til virkelig at gå i dybden med design og layout. Og det, at det foregik der, hvor vi skal arbejde fremover, i stedet for et konferencerum, var virkelig godt. Operatør
INFO PROJEKTET ER UDFØRT I SAMARBEJDE MELLEM Danmarks Tekniske Universitet - DTU Center for Designforskning - CFD Teknologisk Institut - TI CRECEA arbejdsmiljørådgivere. DETTE HÆFTE ER UDARBEJDET AF Rikke Seim - DTU Ole Broberg - DTU Palle Banke - TI Eva-Carina Nørskov - TI LÆS MERE OM PROJEKTET PÅ www.workspacedesign.dk