UC Effektiviseringsprogrammet Indsatsprogrammet Generel Administration Projekt Effektivt Indkøb Anbefalinger fra workshop med Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket 19. december 2013 i Odense Version 2.1 17. februar 2014 Anbefalinger om indkøb ved UC erne 1 Baggrund og sigte Som afrunding på projekt Effektivt indkøb blev der den 19. december 2013 gennemført en fælles workshop med deltagelse af Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket. På workshoppen gennemførtes en afrapportering af projektets aktiviteter og en erfaringsudveksling om indkøbspolitikker og indkøbs-organisering på de enkelte UC er. Økonomicheferne og Indkøbsnetværket frem nåede til nedenstående anbefalinger for det videre arbejde på indkøbsområdet både på de enkelte UC er og UC erne i fællesskab. 2 Sammenfatning af anbefalinger Anbefalingerne omfatter tre områder: - Generelle anbefalinger om indsats på de enkelte UC er, - forslag om iværksættelse af fire fælles UC-initiativer samt - forslag om etablering af en fælles UC indkøbsaftale-koordination. Generelle anbefalinger om indsats på de enkelte UC er Organisering Organiseringen på de enkelte UC er bør revurderes med sigte på en styrkelse og præcisering af ansvars- og arbejdsdelingen på indkøbsområdet. Samtidig bør man også vurdere behovet for en styrkelse af kompetencer og bemanding, herunder ved øget samarbejde mellem UC erne om fx indkøbsjura, udarbejdelse af udbudsmateriale eller gennemførelse af indkøbsanalyser. Indkøbspolitik Alle UC er bør have en lokal indkøbspolitik, der opdateres jævnligt, og som vedtages på direktionsniveau. Indkøbspolitikken, der bør kommunikeres bredt ud i organisationen, skal være det centrale omdrejningspunkt for den lokale realisering af mere effektive indkøb.
2/25 Monitorering af aftale-loyalitet Med udgangspunkt i indkøbspolitikken bør man på det enkelte UC etablere en systematisk monitorering af aftale-loyaliteten (compliance) med løbende rapportering til ledelsen på ressourcedirektør-niveau. Forslag om iværksættelse af fire fælles UC-initiativer Det foreslås, at UC erne i fællesskab iværksætter disse initiativer: Udarbejdelse af fælles model for lokale indkøbspolitikker Til hjælp for udarbejdelse eller udbygning og ajourføring af lokale indkøbspolitikker på de enkelte UC er udarbejdes en fælles model, der kan nyttigøre de hidtidige erfaringer fra de forskellige UC er. En sådan fælles model vil i meget høj grad kunne bygges på de erfaringer fra de enkelte UC er, der er opsamlet og udførligt beskrevet i notatet Erfaringer med organisering og indkøbspolitikker på UC erne fra fællesworkshoppen med Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket 19. december 2013. Udarbejdelse af kompetenceprofil for indkøbsfunktioner Der udarbejdes en generisk kompetenceprofil for indkøbsfunktionen på de enkelte UC er. Som led heri bør overvejes, i hvilket omfang man på områder, hvor man ikke har kritisk masse på det enkelte UC, bør dække sig ind ved arbejdsdeling mellem UC erne eller ved ekstern bistand. Fælles udvikling af indkøbsanalyser Alle UC er indgår abonnement på SAS Insitute s indkøbsanalyse-system, og der etableeres i den forbindelse mulighed for analyser af priser og forbrug mv. på tværs af UC er. På dette grundlag etableres et samarbejdsprojekt om implementering af løsningerne og om udvikling af relevante indkøbsanalyser, herunder standardrapporter til UC ernes ledelser. Anskaffelse af fælles indkøbssystem Alle UC er anvender et fakturahåndteringssystem, men der anvendes ikke en sammenhængende it-understøttelse af selve indkøbsprocessen, dvs. varevalg, bestilling og registrering af modtagelse. Moderniseringsstyrelsen er for tiden i gang med udbud af en efterfølger for IndFak, kaldet IFS (Indkøbs- og Faktura-system), som netop vil kunne understøtte hele indkøbsprocessen fra registrering af indkøbsaftaler, over de enkelte indkøb og frem til fakturaens bogføring. Det anbefales, at UC erne, når Moderniseringsstyrelsens kommende IFS-løsning kendes mere detaljeret medio 2014vurderer nærmere, i hvilket omfang løsningen imødekommer UC ernes behov og ønsker. På denne baggrund kan man tage stilling til evt. anskaffelse af en fælles løsning til indkøb for alle UC er samt evt. gennemførelse af fælles implementering. Ved denne vurdering vil man kunne trække på den nærmere beskrivelse af behov og
3/25 ønsker, som er gennemført med involvering af de enkelte UC er i forbindelse Bedste Praksis-projektet om fakturahåndtering. Forslag om etablering af en fælles UC indkøbsaftale-kooordination Med udgangspunkt i projektets kortlægning af UC ernes indkøb etableres en rullende indkøbsaftale-koordination, der ajourføres hvert halve år. Indkøbsaftale-koordinationen vil omfatte 27 indkøbskategorier med en samlet indkøbsvolumen, der skønsmæssigt beløber sig til omkring 375 mio.kr. årligt. Af de i alt 27 indkøbskategorier anbefales de 8 kategorier dækket ind ved eksisterende SKI- eller FM-/statsaftaler, mens der på 9 områder anbefales udbudt fælles UC-aftaler, der bør omfatte alle UC er. På nogle af områderne bør det dog først ske ved udløbet af SKIeller FM-/statsaftaler inden for de næste par år. På 5 områder anbefales udarbejdet fælles udbudsmateriale, der kan anvendes af de enkelte UC er til lokale udbud. Anbefalingerne for de enkelte kategorier er opsamlet i tre grupper, der adskiller sig fra hinanden med hensyn til, i hvilket omfang der kræves fælles indsats og hvornår. Anbefalinger om lokal brug af aftaler, typisk SKI- eller statsaftaler samlet årligt volumen: ca. 40 mio.kr. - Kopi- og multifunktionsmaskiner - Køkkeninventar og -udstyr - IT-servere - IT netværkskomponenter hardware - IT-udstyr i øvrigt - Telefoni og mobilbredbånd - Telefon- og omstillingsanlæg - Datakommunikation - Hjemmearbejdspladser - Øvrige it-tjenesteydelser Anbefalinger om fælles UC-initiativer i 2014 samlet årligt volumen: ca. 210 mio.kr. - Bøger, tidsskrifter, licens - Kontorartikler - Trykkeri-, kopi og printydelser - Kontormøbler og skrivebordsbelysning samt øvrig inventar - Serviceaftaler (elevator, el, CTS, alarm, automater osv.) - Håndværkerydelser - Rengøringsydelser - It-storage - Pc-arbejdsstationer - AV-udstyr
4/25 Anbefalinger om fælles UC-initiativer i 2015 og derefter samlet årligt volumen: 116-120 mio.kr. - Elektricitet - Rengørings- og forbrugsartikler - Vagt og sikring - It-softeware-licenser - It-driftsydelser - It-konsulenter Organisering af det videre arbejde Det foreslås, at det videre arbejde i fælles UC-regi varetages af Indkøbsnetværket, der rapporterer til Økonomichefudvalget efter nærmere aftale. Økonomichefudvalget følger op på aktiviteterne på de faste møder. Finansiering af særlige initiativer En række af de ovenstående initiativer indebærer en særlig indsats, som kræver en særlig finansiering. Indsatsprogramstyregruppen for Generel Administration har ansøgt om en pulje på 500.000 kr. til fremme af indkøb og implementering af analyseværktøj. Denne pulje vil i givet fald kunne anvendes til at understøtte de beskrevne fælles aktiviteter. I de følgende afsnit begrundes og beskrives anbefalingerne nærmere. 3 Generelle anbefalinger om indsats på de enkelte UC er Organisering Organiseringen af indkøbsområdet på de enkelte UC er bør revurderes og styrkes, så ansvars- og arbejdsdelingen mellem de faglige og administrative afdelinger på den ene side og indkøbschefer/koordinatorer på den anden side bliver mere klar og operationel. Samtidig bør man overveje behovet for at styrke indkøbsfunktionens kompetencer og bemanding. Heri bør indgå mulighederne ved et udbygget samarbejde mellem UC erne om fx indkøbsjura, udarbejdelse af udbudsmateriale eller gennemførelse af indkøbsanalyser, Indkøbspolitik Alle UC er bør have en lokal indkøbspolitik, der opdateres jævnligt, og som vedtages på direktionsniveau. Indkøbspolitikken, der bør kommunikeres bredt ud i organisationen, skal være det centrale omdrejningspunkt for den lokale realisering af mere effektive indkøb. Indkøbspolitikken bør normalt indeholde disse emner: Overordnet organisering og ansvarsfordeling, herunder præcisering af indkøbschefens/ -funktionens beføjelser og ansvar Principper for delegation af dispositions- og bestillingskompetence Principper for brug af indkøbsaftaler
5/25 o Pligt til overholdelse og evt. konsekvenser ved manglende overholdelse af retningslinjer for indkøb o Hensigtserklæringer om indgåelse af indkøbsaftaler som grundlag for konkrete indkøb på områder, der pt. ikke er dækket af aftaler Principper for intern orientering og formidling om indkøb Principper for varevalg, herunder miljø-hensyn, økologi, bæredygtighed osv. Monitorering af aftale-loyalitet Alle UC er kan med fordel øge indsatsen for at sikre, at indkøb i højere grad foretages inden for indgåede indkøbsaftaler (aftale-loyalitet/compliance). Med udgangspunkt i indkøbspolitikken bør man derfor på det enkelte UC etablere en systematisk monitorering af aftale-loyaliteten med løbende rapportering til ledelsen på ressourcedirektør-niveau. 4 Forslag om fælles UC-initiativer Det foreslås, at UC erne i fællesskab iværksætter fire initiativer: 4.1 Udarbejdelse af fælles model for lokale indkøbspolitikker Mere effektive indkøb kræver en ajourført indkøbspolitik, der er vedtaget på direktionsniveau, og som har gyldighed på hele UC et, inkl. CFU er. Det er aktuelt kun tilfældet på enkelte UC er. På de øvrige UC er der behov for opdatering og/eller udbygning af indkøbspolitikken. En indkøbspolitik skal naturligvis afpasses efter lokale styringsmæssige, uddannelsesmæssige og geografiske forhold. Men væsentlige dele af principperne i en indkøbspolitik vil kunne gælde for ethvert UC. Hertil kommer, at indgåelse af indkøbsaftaler, fælles for flere UC er, fx vil forudsætte, at UC erne har overensstemmende politik for indkøb på disse områder og for overholdelse af de fælles aftaler, Det anbefales, at Indkøbsnetværket udarbejder et oplæg til en fælles model for indkøbspolitikker, der omfatter: Forslag til hvilke emner der bør indgå Forslag til formulering af politikker på områder, der ikke er afhængige af lokale forhold Anbefalinger til principper for de områder, der er afhængige af lokale forhold. En sådan fælles model vil i meget høj grad kunne bygge på de erfaringer fra de enkelte UC er, der er opsamlet og udførligt beskrevet i notatet Erfaringer med organisering og indkøbspolitikker på UC erne fra fællesworkshoppen med Økonomichefudvalget og Indkøbsnetværket 19. december 2013. 4.2 Udarbejdelse af kompetenceprofil for indkøbsfunktioner De faglige kompetencer i indkøbsfunktionen er ofte på et dagligt brugs-niveau og bør mange steder løftes til et mere professionelt niveau.
6/25 Det anbefales derfor, at der udarbejdes en generisk kompetenceprofil for indkøbsfunktionen på de enkelte UC er. Som led heri bør overvejes, i hvilket omfang kompetencer, som man lokalt ikke har kritisk masse til, kan eller bør dække sig ind ved arbejdsdeling mellem UC erne eller ved ekstern bistand. 4.3 Fælles udvikling af indkøbsanalyser De enkelte UC er kan med fordel gennemføre løbende, systematisk monitorering af indkøb samt lejlighedsvise, mere dybtgående formålsbestemte indkøbsanalyser. Monitorering og analyser børgennemføres på basis af efaktura-data. Et optimalt udbytte heraf kræver, at monitorering og analyser går hånd i hånd med overordnede indkøbspolitikker, der dækker alle områder, faste afrapporteringer til relevante ledelsesniveauer, herunder direktionsniveau, samt løbende ad hoc indsats med vejledning af disponerende indkøbere 1. Der har i efteråret 2013 været overvejelser om evt. fælles abonnement på et indkøbsanalysesystem. Situationen er nu, at UCC og Metropol allerede tidligere har indgået abonnement på et system fra SAS Institute, og VIA har indgået abonnement på samme system pr. 1. januar 2014. Det anbefales, at de øvrige UC er hver især ligeledes indgår abonnement på SAS-systemet, med sigte på både lokal og tværgående anvendelse, hvor man kan sammenligne priser og forbrug mv. på tværs af UC er, idet der etableres gensidig adgang til data. Implementering af indkøbsanalyser giver en række udfordringer, som vil være de samme for hvert UC. Det anbefales derfor, at UC erne etablerer et samarbejdsprojekt om implementering af indkøbsmonitoreringen og analyserne på de enkelte UC er. Samarbejdsprojektet kan bl.a. omfatte workshops og seminarer mv. om Opsætning af systemet Kategorisering af varer og ydelser, herunder import af leverandørkataloger og kategorisering af varer og ydelser, købt uden for aftalte kataloger Brug af systemet til monitorering og til analyser mv. Udvikling af standardrapporter til rapportering/monitorering til forskellige ledelsesniveauer Pris-benchmarks og forbrugssammenligninger på udvalgte områder på tværs af UC er. 4.4 Anskaffelse af fælles indkøbssystem Alle UC er anvender et fakturahåndteringssystem, men der anvendes ikke en sammenhængende it-understøttelse af selve indkøbsprocessen, dvs. varevalg, bestilling og registrering af modtagelse. 1 Se nærmere notatet Systemer til indkøbsanalyse (Devoteam, 23. oktober 2013). UC Effektiviseringsprogrammet. Indsatsprogrammet Generel Administration. Projekt Effektivt Indkøb.
7/25 Et indkøbssystem, der sikrer sammenhæng mellem ordrer/bestillinger på den ene side og fakturering på den anden side, vil give mulighed for effektivisering af hele indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen. Men dertil kommer, at hvis indkøbssystemet letter mulighederne for at købe ind på gældende indkøbsaftaler og samtidig begrænser mulighederne for at købe ind uden for institutionens aftaler, vil det også kunne øge aftaleloyaliteten (compliance) og dermed give en yderligere økonomisk gevinst. Moderniseringsstyrelsen er for tiden i gang med et udbud af en efterfølger for IndFak, kaldet IFS (Indkøbs- og Faktura-system). Målet er et system, som kan understøtte hele indkøbsprocessen fra registrering af indkøbsaftaler, over de enkelte indkøb, frem til fakturaen er klar til bogføring. UC ernes behov og ønsker med hensyn til en kommende it-løsning til indkøb og fakturahåndtering er med involvering af de enkelte UC er blevet nærmere beskrevet i forbindelse Bedste Praksis-projektet om fakturahåndtering 2. Disse behov og ønsker har Devoteam efterfølgende vurderet i relation til Moderniseringsstyrelsens kommende IFS-løsning og sammenfattet i et særligt notat 3, som har været behandlet i forbindelse med projekt Effektivt indkøb og herunder drøftet ved et møde med Moderniseringsstyrelsen. Det anbefales, at UC erne, når Moderniseringsstyrelsens kommende IFS-løsning kendes mere detaljeret medio 2014, vurderer nærmere, i hvilket omfang løsningen imødekommer UC ernes behov og ønsker. Det er aftalt med Moderniseringsstyrelsen, at den nye IFSløsning præsenteres ved et møde med UC erne. På denne baggrund kan man tage stilling til evt. anskaffelse af en fælles løsning til indkøb for alle UC er samt evt. gennemførelse af fælles implementering. Det anbefales i øvrigt, at UC erne samarbejder om håndtering af leverandørkataloger for fælles aftaler, FM-/statsaftaler og SKI-aftaler. Samarbejdet kan omfatte import at kataloger til indkøbssystemet(-erne), herunder kontrol af prisændringer samt indarbejdning af en varemaster, der kobler leverandørkatalogers varer til generiske varegrupper, der bygger videre på internationale kategoriseringer som UNSPSC, såvel til understøttelse af indkøbsprocessen som til brug ved analyser. 5 Fælles UC indkøbsaftale-koordination Som led i projekt Effektivt indkøb er gennemført en screening med kortlægning af indkøbspraksis og anvendelse af indkøbsaftaler på 30 udvalgte indkøbsområder. Kortlægnin- 2 Fakturahåndtering: Idéer til gode arbejdsmåder. Katalog over Bedte Praksis (BP) og Næste Praksis (NP). (Devoteam 20. december 2013). UC Effektiviseringsprogrammet. Indsatsprogrammet for Generel Administration. Bedste Praksis for Generel Administration. 3 IFS i UC-sektoren: Perspektiver og muligheder (Devoteam, 24. januar 2014). UC Effektiviseringsprogrammet. Indsatsprogrammet for Generel Administration. Projekt Effektivt Indkøb.
8/25 gen har vist, at der på de allerfleste områder købes ind i henhold til SKI-aftaler, FM- /statsaftaler eller egne aftaler. Kortlægningen har dog også vist, at aftalerne på mange områder ikke anvendes ved alle indkøb. Aftale-loyaliteten (compliance) varierer fra ringe til høj. På grundlag af kortlægningen er også foretaget en vurdering af forbedringsmulighederne med hensyn til valg af aftaler, evt. indgåelse af kommende udbud/aftaler i fællesskab eller samarbejde om udarbejdelse af kravspecifikationer. I Bilaget til dette notat er kortlægningen og vurderingen af de enkelte indkøbskategorier opsummeret. På baggrund af kortlægningen og vurderingen af forbedringsmuligheder foreslås etableret en rullende, fælles UC indkøbsaftale-koordination, der ajourføres hvert halve år. Koordinationen foreslås at ske i regi af Indkøbsnetværket og med involvering af relevante fagchefer, herunder it-chefer og bygningschefer, idet Økonomichefudvalget varetager den overordnede koordination. Indkøbsaftale-koordinationen vil omfatte 27 indkøbskategorier med en samlet indkøbsvolumen, der skønsmæssigt beløber sig til omkring 375 mio.kr. årligt. Af de i alt 27 indkøbskategorier anbefales de 8 kategorier dækket ind ved eksisterende SKI- eller FM-/statsaftaler, mens der på 9 områder anbefales udbudt fælles UC-aftaler, der bør omfatte alle UC er. På nogle af områderne bør det dog først ske ved udløbet af SKIeller FM-/statsaftaler inden for de næste par år. På 5 områder anbefales udarbejdet fælles udbudsmateriale, der kan anvendes af de enkelte UC er til lokale udbud. I det følgende er anbefalingerne for de enkelte kategorier vist i tre grupper, der adskiller sig fra hinanden med hensyn til, i hvilket omfang, der kræves fælles indsats og hvornår. o Anbefalinger, der er rettet mod det enkelte UC og som ikke kræver fælles indsats (typisk fordi man bør bruge eksisterende SKI- eller FM-/statsaftaler) i alt 10 kategorier med et samlet volumen på ca. 40 mio.kr. o anbefalinger om fælles initiativer i 2014 i alt 11 kategorier med et samlet volumen på ca. 210 mio.kr. o anbefalinger om fælles initiativer i 2015 eller senere i alt 6 kategorier med et samlet volumen på 116-120 mio.kr. Det har i indkøbsscreeningen været forsøgt at vurdere potentialerne ved øget brug af fælles aftaler og ved øget brug af garanteret købsvolumen. Det har imidlertid ikke været muligt at skønne mere præcist over de potentielle gevinster ved fælles indkøbsaftaler, der gælder for alle UC er. Screeningen giver dog tilstrækkeligt grundlag for at konkludere, at der på de områder, hvor fælles eller skærpet indsats anbefales vil være væsentlige gevinster at hente. Hertil kommer, at på de områder, hvor der anbefales udarbejdelse af fælles udbudsgrundlag og evt. fælles udbud, vil der være gevinster at hente, alene derved at de enkelte UC er erne ikke hver især skal lave det samme arbejde mere eller mindre parallelt.
9/25 Tabel 1. Anbefalinger til lokale initiativer Indkøbskode- og kategori 4 / Estimeret UC-volumen i alt 5 1710 Kopi- og multifunktionsmaskiner 6 mio.kr. 2210 Køkkeninventar og -udstyr 3 mio.kr. 1610 IT servere 3-4 mio.kr. 1640 IT Netværkskomponenter - hardware 5-8 mio.kr. 1650 IT udstyr i øvrigt 3 mio.kr. 5410 Telefoni og 5450 Mobilbredbånd 5-10 mio.kr. 5430 Telefon- og omstillingsanlæg 1 mio.kr. 5440 Datakommunikation 6 mio.kr. 5460 Hjemmearbejdspladser 2 mio.kr. 6300 Øvrige IT-tjenesteydelser 1 mio.kr. Anbefalinger Ved indkøb af printere anvendes FM-/statsaftaler. Ved køb af multifunktionsmaskiner foretages konkret prissammenligning for at vurdere, om miniudbud på SKIaftale eller FM-/statsaftaler vil give bedst pris. Indkøb bør ske via SKI-aftale, evt. efter miniudbud. Ved nyindretning/byggerier overvejes særlige udbud. Der bør fortsat indkøbes på SKI- eller FM-/statsaftaler. Hvert UC undersøger, om FM-/statsaftalen er bedre end SKI-aftalen i forhold til de konkrete behov. Hvert UC undersøger, om man kan anvende SKI eller egne aftaler i større omfang. Hvert UC vurderer og sammenligner priserne på SKIaftalen og den nye FM-/statsaftale set i forhold til de lokale behov. Området er meget lille. Ingen anbefalinger. Hvert UC gennemgår abonnementer og søger at samle dem under FM-/statsaftalen eller SKI-aftalen, alt efter, hvad der giver bedste priser i forhold til de lokale behov. Området er lille, men der kan muligvis være udbytte af, at gennemgå abonnementer og undersøge, om der er en fordel ved at skifte til ny FM-/statsaftale Ingen anbefalinger om brug af bestemte aftaler 4 Ved indkøbsanalysen er anvendt Moderniseringsstyrelsens indkøbskategorisering, som bygger på den internationale UNSPSC-kategorisering, og som er obligatorisk for alle statsinstitutioner, men frivillig for selvejende institutioner. De enkelte kategoriers indhold er nærmere beskrevet i tabellerne i bilaget. 5 Volumen for UC erne i alt indenfor de enkelte kategorier er fremkommet ved summering af de forbrugstal for 2012, som de enkelte UC er har indberettet i forbindelse med undersøgelsen af indkøbsaftaler og compliance. Da UC Sjælland ikke har indberettet forbrugstal, er summen skaleret op ved at antage, at UC Sjælland udgør 11% af det samlede volumen for UC erne. På it-indkøbsområdet er estimaterne kvalificeret (ved angivelse af et interval) med typisk mere solide estimater fra analyserne i projekt Fælles it.
10/25 Tabel 2. Anbefalinger til fælles initiativer i 2014 Indkøbskode og -kategori/ Estimeret UC-volumen i alt 1950 Bøger, tidsskrifter, licens 27 mio.kr. 1920 Kontorartikler 5 mio.kr. 4210 Trykkeri-, kopi- og printydelser 26 mio.kr. dog kun 10 mio. kr., når fraregnes Copydan-afgifter 1810 Kontormøbler og skrivebordsbelysning og 1850 Øvrige inventar, møbler og lamper 26 mio.kr. 4100 Bygningsdrift og - vedligehold inkl. byggematerialer 55 mio.kr. Anbefalinger Der etableres en stærkere koordination af indkøb til CFU'erne. Målet bør være fælles indkøb for alle CFU'er (inkl. klargøring). Der bør også skabes rabatmuligheder for øvrige bog- og tidsskriftsanskaffelser, og der bør udveksles erfaringer om administration og rabataftaler og gives anbefalinger herom. UC VIA, UC Nordjylland og UC Lillebælt fortsætter med den fælles aftale indtil primo 2015. De øvrige UC er anvender SKI eller FM-/statsaftale i størst muligt omfang. Primo 2014 iværksættes forberedelse af udbud af fælles aftale for alle UC, baseret på en enkelt leverandør og et UC-tilpasset sortiment. Aftalen skal kunne træde i kraft primo 2015. UC VIA og UC Nordjylland fortsætter med fælles aftale indtil ultimo 2014. De øvrige anvender SKI eller FM- /statsaftaler i størst muligt omfang. Primo 2014 iværksættes forberedelse af udbud af fælles aftale for alle UC, evt. med delaftaler og baseret på et UC-tilpasset sortiment. Som led i forberedelserne sammenlignes priser og kvalitet, herunder med inddragelse af kommunikationsafdelingerne På kort sigt: FM-/statsaftalen anvendes ved nyanskaffelser. SKI-aftalen kan benyttes ved supplering fra leverandører på denne aftale. I forbindelse med udløbet af FM- /statsaftalen i 2014 eller 2016 undersøges muligheden for et fælles udbud med passende variation. Viser dette sig ikke hensigtsmæssigt, udarbejdes et fælles UCudbudsmateriale til lokale udbud, som gennemføres af de enkelte UC er. Kategorien er opdelt i disse underkategorier: 4100a Serviceaftaler og 4100b Håndværkerydelser samt 4100c Øvrige bygningsdrift, der skønnes så begrænset, at der ikke er grund til anbefalinger
11/25 4100a Serviceaftaler 29 mio. kr. 4100b Håndværkerydelser 20 mio. kr. 4600 Rengøringsydelser 36 mio.kr. 1605 IT storage 4-12 mio.kr. 1620 PC Arbejdsstationer 22-24 mio.kr. 1750 AV udstyr 9 mio.kr. Sammen med bygningsudvalget laves en liste over specialer, og det vurderes, hvilke det vil være relevant at udbyde ved fælles udbud med regionale delaftaler, og/eller ved udarbejdelse af et fælles udbudsmateriale, som kan anvendes til lokale udbud, hvor det er mest hensigtsmæssigt. (Tentativ liste: Elevator, el-anlæg, CTS, varme, ventilation, alarm, automater,...) I mellemtiden konsoliderer hvert UC lokale aftaler inden for specialer og lokationer. Sammen med bygningsudvalget laves en liste over håndværksfag, og det vurderes, hvilke det vil være relevant at udbyde. Der udarbejdes et fælles udbudsmateriale, som kan anvendes til lokale udbud, hvor det er hensigtsmæssigt. (Tentativ liste: El, VVS, Snedker/tømrer,..) I mellemtiden konsoliderer hvert UC lokale aftaler inden for specialer og lokationer. Der laves og vedligeholdes et fælles udbudsmateriale til lokale udbud. Det enkelte UC søger at konsolidere egne aftaler inden for hvert UC og by. I fællesskab undersøges om der er grundlag for fælles miniudbud inden for FM-/statsaftale (kræver at samlet købsvolumen er over 1 mio.kr.). Der forberedes et fælles UC-udbud i 2014, hvor PCanskaffelsen suppleres med en option om håndtering og service fra leverandøren, evt. kombineret med operationel leasing. Devoteam har i projekt Fælles It estimeret, at der medgår interne personaleomkostninger for ca. 26 mio. kr. til håndtering af PC er (indkøb, klargøring, support og vedligehold). Devoteam vurderer, at der ud af det samlede beløb på 48-50 mio.kr. vil kunne opnås betydelige besparelser ved at erstatte køb af pc er med en operationel leasing inkl. håndtering. Den nye FM-/statsaftale pr. 1. januar 2014 vurderes nærmere, og det besluttes, om det vil være hensigtsmæssigt at iværksætte et fælles udbud af AV-udstyr med sigte på en fælles UC-aftale.
12/25 Tabel 3. Anbefalinger til fælles initiativer i 2015 eller senere Indkøbskode og -kategori/ Estimeret UC-volumen i alt 1150 Elektricitet 46 mio.kr. 1210 Rengørings- og forbrugsartikler 6 mio.kr. 5500 Vagt og sikring 9 mio.kr. 1680 IT Software og -licenser 35 mio.kr. - Heraf ca. 20 mio. kr. til fællesstatslige systemer, SIS og licenser til Microsoft 6100 IT Driftsydelser 10 mio.kr. 6200 IT Konsulenter 10-14 mio.kr. Anbefalinger UC erne bruger den fælles aftale, der er indgået i Undervisningsministeriets regi indtil 2017, hvor den udløber. Herefter fortsættes med fælles UC-aftale i en eller anden form. Evt. engageres en energimægler eller fælles indkøber til spotmarkedet. I mellemtiden bør hvert UC sikre sig, at alle aftalemuligheder (fx også vedr. lejemål) er udtømte. På kort sigt bør alle tilslutte sig den nye, forpligtende SKI aftale (og i nødvendigt omfang supplere med specielle indkøb). I forbindelse med aftalens udløb overvejes hensigtsmæssigheden af et fælles udbud med et UC-tilpasset sortiment. Evt. udarbejdes i stedet et fælles udbudsmateriale til brug ved lokale udbud. På kort sigt bør alle UC anvende FM-/statsaftalen. I forbindelse med udløb af FM-/statsaftalen bør overvejes et fælles UC-udbud. Ydelserne bør opdeles i delydelser (kontrolcentral, rundering,...osv.) for at kunne opnå bedre priser, og for hver ydelse laves fælles udbud med en geografisk opdeling. It-cheferne gennemgår systemporteføljen, bortset fra den del, der er omfattet af tvang (fællesstatslige systemer og SIS) samt undervisningssektor-licenser (fx Microsoft), og vurderer, om der vil være besparelsesmuligheder ved fælles aftaler om systemer, der anvendes af flere UC er. Hvert UC bør undersøge, om styringen af enkeltbrugerlicenser er tilstrækkelig effektiv. It-cheferne gennemgår systemporteføljen og vurderer, om der vil være besparelsesmuligheder ved fælles aftaler om systemer, der anvendes af flere UC. Indkøbsnetværket udarbejder en fælles tjekliste/vejledning om "den gode konsulentkontrakt" og samarbejde med konsulenter, som hjælp til at sikre mest muligt udbytte for pengene. Tjeklisten/vejledningen tilpasses de enkelte områder, herunder it-området. 6 Organisering af det videre arbejde Det foreslås, at det videre arbejde i UC-regi med de ovenfor beskrevne initiativer varetages af Indkøbsnetværket, der rapporterer til Økonomichefudvalget efter nærmere aftale. Økonomichefudvalget følger op på aktiviteterne på de faste møder.
13/25 7 Finansiering af særlige initiativer En række af de ovenstående initiativer indebærer en særlig indsats, som kræver en særlig finansiering. Indsatsprogramstyregruppen for Generel Administration har ansøgt om en pulje på 500.000 kr. til fremme af indkøb og implementering af fælles analyseværktøj, som i givet fald foreslås anvendt til at understøtte de ovenfor beskrevne fælles aktiviteter.
14/25 Bilag: Hovedkonklusioner fra screeningen af indkøbskategorier Som led i projekt Effektivt Indkøb er foretaget en screening af, i hvilket omfang UC erne anvender indkøbsaftaler, hvilke aftaler der anvendes, og graden aftale-loyalitet (compliance) i forhold til disse aftaler. Med udgangspunkt i Moderniseringsstyrelsens indkøbskategorier er der i alt udvalgt 30 kategorier til vurdering. For hver indkøbskategori er kortlagt, hvilke aftaler, der anvendes, og hvilken grad af aftale-loyalitet/compliance, der vurderes at være. Kortlægningen og vurderingerne har været behandlet på de enkelte UC er under koordination af det lokale medlem af Indkøbsnetværket og med involvering af it-chefer og bygningschefer. Grundmaterialet udgøres af et regneark, der omfatter alle UC er, og som er tilgængeligt på UC-portalen. Indkøbskategorierne er opdelt i tre områder, der i et vist omfang korresponderer med ansvarsfordelingen på UC erne: Generelle indkøb, hvor indkøbsnetværkets medlemmer typisk er ansvarlige Indkøb på bygningsområdet, hvor bygningscheferne typisk er ansvarlige Indkøb på It-området, hvor it-cheferne typisk er ansvarlige På grundlag af denne kortlægning er udarbejdet nedenstående oversigt med hovedkonklusioner inkl. anbefalinger til fremtidig brug af aftaler. På bygningsområdet er observationer og anbefalinger drøftet med bygningscheferne. På It-området har en stor del af emnerne har været behandlet i forbindelse med projekt Fælles it, og anbefalingerne har været behandlet ved et møde i It-udvalget 28. januar 2014. I det nedenstående tabeller gennemgås de udvalgte indkøbskategorier, og der gives anbefalinger til fremtidig brug af aftaler, hhv. samarbejde om indgåelse af aftaler. (I tabellerne betyder FM aftaler indgået af Statens Indkøb, mens SKI henviser til SKI-aftaler.) Det samlede indkøbsvolumen for UC erne indenfor de enkelte kategorier er fremkommet ved summering af de forbrugstal for 2012, som de enkelte UC er har indberettet i forbindelse med undersøgelsen af indkøbsaftaler og compliance. Da UC Sjælland ikke har indberettet forbrugstal, er summen skaleret op ved at antage, at UC Sjælland udgør 11% af det samlede volumen for UC erne. På it-indkøbsområdet er estimaterne kvalificeret (ved angivelse af et interval) med typisk mere solide estimater fra analyserne i projekt Fælles it.
15/25 Bilagstabel 1. Det generelle indkøbsområde Indkøbskode/Indkøbskategori Indkøbseksempler 1710 Kopi- og multifunktionsmaskiner Kopimaskiner, multifunktionsmaskiner mv. Inklusive serviceaftaler - også serviceaftaler indeholdende tonere. Alle maskiner, som er omfattet af den fælles indkøbsaftale vedr. kopi- og multifunktionsmaskiner samt substituérbare maskiner. Også multifunktionsmaskiner, som anvendes som netværksprintere. Ikke mindre printere, der er omfattet af kategori 1630. Samlet volumen: 6,2 Mkr. 1920 Kontorartikler Kuglepenne, blokke, konvolutter (ej fortrykte), brevordnere, ringbind, kalendere, labelmaskiner, navneskilte, laseretiketter, pengekasser, whiteboardtavler, diktafoner, diktérmaskiner, etiketprintere og etiketter, kongresmærker, konvolutter, stempler, arkiv- og hængemapper, batterier til kontorbrug, strimmel- og lommeregnere, bord- og gulvventilatorer, makuleringsmaskiner mv. Alle varer omfattet af den fælles aftale vedr. kontorartikler samt substituérbare varer. Samlet volumen: 5,3 Mkr. 1950 Bøger, tidsskrifter, licens Aviser, bøger blade, artikler mv., abonnement på aviser, periodika, tidsskrifter mv., TV- og radiolicens Samlet volumen: 27,1 Mkr. Kommentarer og anbefalinger Aftaledækningen er meget stor, men med forskellige aftaler, herunder FM og SKI. Der er en ny FM-aftale for multifunktionsmaskiner pr. 1/1 2014 Ved indkøb af printere anvendes FM- /statsaftaler. Ved køb af multifunktionsmaskiner foretages konkret prissammenligning for at vurdere, om miniudbud på SKI-aftale eller FM-/statsaftaler vil give bedst pris. Der er mange leverandører uden aftale. Compliance vurderes generelt til at være lav. Der er gode erfaringer fra VIA, UCN og UCL ved fælles aftale med ca. samme priser, men bredere sortiment end FM. VIA, UCN og UCL fortsætter med fælles aftale indtil primo 2015. De øvrige anvender SKI eller FM i størst muligt omfang. I 2014 iværksættes forberedelse af fælles aftale for alle UC, baseret på en enkelt leverandør og et UCtilpasset sortiment. Aftalen skal kunne træde i kraft primo 2015. Der er i det væsentligste tale om indkøb til CFU'er og biblioteker. Kun UCC har opnået rabat på bøger. Administration af indkøb kan muligvis effektiviseres (UCsyd køber tidsskrifter gennem LM Information Delivery). Der etableres en stærkere koordination af indkøb til CFU'erne. Målet bør være fælles indkøb for CFU'erne (inkl. klargøring). Der bør også skabes rabatmuligheder for øvrige bogog tidsskriftsanskaffelser. I øvrigt bør udveksles erfaringer om administration og rabataftaler, og gives anbefalinger herom.
16/25 Indkøbskode/Indkøbskategori Indkøbseksempler 4210 Trykkeri-, kopi- og printydelser Køb af tryk, kopi og print hos interne og eksterne leverandører, kopiafgift, Copy Dan afgifter, makulering, fortrykte kuverter, fortrykt brevpapir, plakater, visitkort, egne foldere, magasiner, publikationer, bøger mv. Repro, sats, korrektur, indbinding, grafiske ydelser mv. Alle varer og ydelser indeholdt i forpligtende indkøbsaftale samt substituérbare varer og ydelser. Samlet volumen: 26,4 Mkr. (I volumen indgår afgifter til Copydan med ca. 16 mio. kr. ) Kommentarer og anbefalinger VIA og UCN har opnået mindst 30% besparelse ved en fælles aftale. Ellers benyttes SKI og FM i mange tilfælde. FM-aftalen omfatter et for smalt sortiment til UC'ere. VIA og UCN fortsætter med fælles aftale indtil ultimo 2014. De øvrige anvender SKI eller FM i størst muligt omfang. I 2014 iværksættes forberedelse af udbud af fælles aftale for alle UC, evt. med delaftaler, og baseret på et UCtilpasset sortiment. Som led i forberedelserne sammenlignes priser og kvalitet, herunder med inddragelse af kommunikationsafdelingerne.
17/25 Bilagstabel 2. Bygningsområdet Indkøbskode/Indkøbskategori Indkøbseksempler 1150 Elektricitet Elektricitet (netafgift, elafgift mv.) Samlet volumen: 30,8 Mkr. 1210 Rengørings- og forbrugsartikler Rengøringsmidler, rengøringsrekvisitter, rengøringsvogne, affaldsposer og sække, håndhygiejne såsom håndsæbe, aftørringspapir såsom toiletpapir, køkkenrulle, håndklædeark, borddækning og engangsservice (til tekøkkener og lignende) samt fødevareemballage (til tekøkkener og lignende) mv. Alle varer, som er omfattet af den fælles indkøbsaftale vedr. rengørings- og forbrugsartikler samt substituérbare varer. Samlet volumen: 6,4 Mkr. Kommentarer og anbefalinger Fælles UVM udbud er afholdt i 2010. Dækker frem til 2017. En del poster er uden fælles aftale. UC erne bruger den fælles aftale, der er indgået i Undervisningsministeriets regi indtil 2017, hvor den udløber. Herefter fortsættes med fælles UC-aftale i en eller anden form. Evt. engageres en energimægler eller fælles indkøber til spotmarkedet. I mellemtiden bør hvert UC sikre sig, at alle aftalemuligheder (fx også vedr. lejemål) er udtømt. Der er indgået ny forpligtende SKI aftale med bedre priser, men med et smalt sortiment. På kort sigt bør alle tilslutte sig den nye forpligtende SKI aftale (og i nødvendigt omfang supplere med specielle indkøb). I forbindelse med aftalens udløb overvejes hensigtsmæssigheden af et fælles udbud med et UCtilpasset sortiment. Evt. udarbejdes i stedet et fælles udbudsmateriale til brug ved lokale udbud.
18/25 Indkøbskode/Indkøbskategori Indkøbseksempler 1810 Kontormøbler og skrivebordsbelysning Kontorstole, skriveborde, reoler, mødebordeog stole, opbevaringsmøbler, skrivebordslamper, stumtjenere mv. Alle møbler omfattet af den fællesstatslige aftale vedr. kontormøbler mv. samt substituérbare møbler. Samlet volumen: 15,9 Mkr. 1850 Øvrige inventar, møbler og lamper Arkiv- og lagermøbler, lænestole, sofaer, øvrige kantinemøbler, specialmøbler, gulv- og loftslamper, tæpper, postkasse, tøjstativ, havemøbler, vægaskebæger, leje/køb af kunst og udsmykning mv. Samlet volumen: 9,8 Mkr. 2210 Køkkeninventar og -udstyr Køkkenmøbler, ovne, opvaskemaskiner, køleskabe, kasseapparater, gryder, potter, pander, service, bestik, krus, glas, fade, også service m. logo mv. Diverse forbrugsvarer - bagepapir mv. Ikke udgifter, der betales som udliciteret kantinedrift - disse konteres kategori 5200 Samlet volumen: 2,8 mio. kr. Kommentarer og anbefalinger 1810 skal behandles sammen med 1850. Der er en FM-aftale, der løber til ultimo 2014 eller 2016, og der er indgået ny SKI-aftale pr 01-01-2013. Mange leverandører uden aftaler skyldes bl.a. behov for suppleringskøb. Forskellige leverandører/aftaler skyldes bl.a. at møbler skal tilpasses undervisningsmiljøet. På kort sigt: FM-aftalen anvendes ved nyanskaffelser. SKI-aftalen kan benyttes ved supplering fra leverandører på denne aftale. I forbindelse med udløbet af FM-aftalen i 2014 eller 2016 undersøges muligheden for et fælles udbud med passende variation. Viser dette sig ikke hensigtsmæssigt, udarbejdes et fælles udbudsmateriale til lokale udbud, som gennemføres af de enkelte UC er. Se bemærkninger under 1810. Knap halvdelen af indkøbet sker uden for aftale. Indkøb bør ske via SKI-aftale, evt. efter miniudbud. Ved nyindretning/byggerier overvejes særlige udbud.
19/25 Indkøbskode/Indkøbskategori Indkøbseksempler 4100 Bygningsdrift / -vedligehold inklusive byggematerialer Alle ydelser vedrørende bygningsdrift og - vedligehold, herunder serviceaftaler, vedligehold af elevatorer, el- og ventilationsanlæg, håndværkerydelser, gartnerydelser, byggematerialer mv. Samlet volumen: 54,6 Mkr 4100a Serviceaftaler Samlet volumen: 28,5 Mkr. Kommentarer og anbefalinger Kategorien er underopdelt i 4100a, 4100b og 4100c neden for Aftaledækningen er lav, og der bruges ingen fælles aftaler. Der er tale om mange forskellige specialer. Service behøver ikke at blive købt hos oprindelig leverandør. Der er indgået en SKI-aftale for elevatorservice, Sammen med bygningsudvalget laves en liste over specialer, og det vurderes, hvilke det vil være relevant at udbyde ved fælles udbud med regionale delaftaler, og/eller ved udarbejdelse af et fælles udbudsmateriale, som kan anvendes til lokale udbud, hvor det er mest hensigtsmæssigt. (Tentativ liste: Elevator, el-anlæg, CTS, varme, ventilation, alarm, automater,...) I mellemtiden konsoliderer hvert UC lokale aftaler inden for specialer og lokationer.
20/25 Indkøbskode/Indkøbskategori Indkøbseksempler 4100b Håndværkerydelser Samlet volumen: 20,2 Mkr. 4100c Øvrig bygningsdrift Samlet volumen: 5,9 Mkr. 4600 Rengøringsydelser Daglig rengøring, specialrengøring mv. Serviceaftaler og enkeltkøb. Alle varer og ydelser indeholdt i forpligtende indkøbsaftale samt substituérbare varer og ydelser. Samlet volumen: 36,1 Mkr. 5500 Vagt og sikring Alarmovervågning, vagttilkald, adgangskontrol, nøgler, ID-kort og -systemer, nøglebokse, sikrings-klistermærker, overvågnings- og sikringsudstyr mv. Både abonnementsaftaler samt enkeltkøb. Alle varer og ydelser indeholdt i forpligtende indkøbsaftale samt substituérbare varer og ydelser. Samlet volumen 8,6 Mkr Kommentarer og anbefalinger Området er karakteriseret ved mange leverandører, bl.a. pga. fagopdeling, og behov for lokalt kendskab og tilkald. Heraf følger delvist også, at der kun er lokale aftaler eller køb uden aftaler. Sammen med bygningsudvalget laves en liste over håndværksfag og det vurderes, hvilke det vil være relevant at udbyde. Der udarbejdes et fælles udbudsmateriale, som kan anvendes til lokale udbud, hvor det er hensigtsmæssigt. (Tentativ liste: El, VVS, Snedker/tømrer,..) I mellemtiden konsoliderer hvert UC lokale aftaler inden for specialer og lokationer. Denne underkategori er ubetydelig. Derfor ingen anbefalinger. Der er mange (lokale) leverandører, og en del indkøb uden aftale. Der laves og vedligeholdes et fælles udbudsmateriale til lokale udbud. De enkelte UC søger at konsolidere egne aftaler inden for hvert UC og by. Der er indgået en ny FM-aftale pr 03-2012. Der er et potentiale for bedre priser ved at skille ydelserne ad (kontrolcentral, rundering, ). På kort sigt bør alle UC anvende FM-aftalen. I forbindelse med udløb af FM-aftalen bør overvejes et fælles UC-udbud. Ydelserne bør opdeles som anført, og for hver ydelse laves fælles udbud med geografisk opdeling.