MICROSOFT DYNAMICS NAVISION Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Opsætning... 3 Oprettelse af sammentællerkoder... 3 Oprettelse af lønarter... 4 Tilknytning af sammentællerkoder til lønarterne... 10 Opsætning af lønreduktionsordninger... 10 Beregning af de forskellige lønreduktionsordninger... 12 Blank... 12 Fast brøk... 12 Faktiske timer... 15 Arbejdsdage... 17 Kalenderdage... 19 Reduktion af gage ved inaktivitet... 21 TEKNISK INFORMATION: LESSOR PAYROLL REDUKTION AF GAGE VED ANSÆTTELSE, FRATRÆDELSE ELLER INAKTIVITET MIDT I EN LØNPERIODE Vejledning til brugen af funktionaliteten reduktion af gage ved ansættelse, fratrædelse eller inaktivitet midt i en lønperiode for medarbejdere af typen Funktionær og Arbejder funktionærlignende Version 3 25-01-2013 Copyright 2013 LESSOR A/S T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 1
BEMÆRK Dette dokument tjener kun informationsformål. Ved anvendelse af dokumentet til andre formål fralægger LESSOR A/S sig enhver garantiforpligtelse som følge af faktiske mangler og retsmangler. LESSOR A/S fralægger sig ethvert ansvar for direkte og indirekte skader hvad enten det udspringer af aftalen eller af loven som kan opstå i forbindelse med anvendelsen af eller anden brug af dokumentet. Dette dokument kan ændres af LESSOR A/S efter behov uden forudgående meddelelse. Indholdet af dette dokument er ophavsretligt beskyttet. Uden skriftlig tilladelse fra LESSOR A/S må dokumentet hverken helt eller delvist mangfoldiggøres på nogen som helst måde. De beskrevne programmer må kun anvendes eller kopieres i overensstemmelse med licensvilkårene. COPYRIGHTPÅTEGNING Copyright 2013 LESSOR A/S, Gydevang 46, 3450 Allerød, Danmark. Med forbehold af alle rettigheder. VAREMÆRKE De varemærker, som der henvises til i dette dokument og som er mærket med enten TM eller, er enten Microsoft Business Solutions varemærker eller indregistrerede varemærker. Varemærkerne Microsoft, Windows, Windows NT, SQL Server og BackOffice er derimod enten indregistrerede varemærker for Microsoft Corporation i USA og/eller andre lande. Der tages forbehold for alle ikke udtrykkeligt tildelte rettigheder. Udgivet af LESSOR A/S. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 2
INDLEDNING Ved hjælp af funktionen reduktion af gage ved ansættelse, fratrædelse eller inaktivitet midt i en lønperiode kan Payroll automatisk beregne gagen ud fra ansættelsesdatoen og fratrædelsesdatoen på medarbejderkortet. OPSÆTNING Hvis du ønsker at benytte funktionaliteten, således at der kan reduceres i gagen midt i en lønperiode, skal der være oprettet følgende sammentællere og lønarter til beregningen. Oprettelse af sammentællerkoder Fra hovedmenuen vælges Opsætning, Lønart, Sammentællere. Tjek om sammentællerkoderne 61, 62, 63 og 64 er oprettet. Hvis ikke, opret dem som vist nedenfor. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 3
Oprettelse af lønarter Vælg menupunktet Lønartsplan og tjek, om lønart 1750 er oprettet. Hvis ikke, opret lønart 1750 som nedenstående. Fanebladet Generelt Fanebladet Administration T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 4
Fanebladet Satssøgning Fanebladet Udskriftsindstillinger T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 5
Fanebladet eindkomst Følgende summeringer skal tilknyttes lønarten ved at aktivere knappen Lønart, Summeringer: Du skal huske at opsætte finanskontering på lønarten. Vi anbefaler, at beløbet krediteres på en udgiftskonto for gage. Aktiver knappen Lønart, Finansopsætning. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 6
Vælg menupunktet Lønartsplan og tjek, om lønart 2250 er oprettet. Hvis ikke, opret lønart 2250 som nedenstående. Fanebladet Generelt Fanebladet Administration T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 7
Fanebladet Satssøgning Fanebladet Udskriftsindstillinger T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 8
Fanebladet eindkomst Følgende summeringer skal tilknyttes lønarten ved at aktivere knappen Lønart, Summeringer: Du skal huske at opsætte finanskontering på lønarten. Vi anbefaler, at beløbet krediteres på en udgiftskonto for gage. Aktiver knappen Lønart, Finansopsætning. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 9
Tilknytning af sammentællerkoder til lønarterne Sammentællerkode 61 og 62 skal tilknyttes de lønarter, der skal reduceres ved skæv ansættelse eller fratrædelse (standardlønart 1000 Gage). Dette gøres ved at finde lønarten i lønartsplanen og aktivere knappen Lønart, Summeringer. Sammentællerkode 63 og 64 skal tilknyttes de lønarter, der skal reduceres ved skæv ansættelse eller fratrædelse (standardlønart 2000 Gage). Dette gøres ved at finde lønarten i lønartsplanen og aktivere knappen Lønart, Summeringer. OPSÆTNING AF LØNREDUKTIONSORDNINGER For at få ovennævnte lønarter til at udregne lønreduktion i forbindelse med ansættelse, fratrædelse eller inaktivitet midt i en lønperiode skal den lønreduktionsordning, der ønskes benyttet, oprettes. Der kan vælges mellem følgende muligheder: - Blank - Fast brøk - Faktiske timer - Arbejdsdage - Kalenderdage Fra hovedmenuen vælges Opsætning, Opsætning af Payroll, fanebladet Lønregler. I feltet Lønreduktionsordning vælges en af de overstående muligheder. Se eksempler i afsnittet Beregning af de forskellige lønreduktionsordninger. I feltet Lønredukt. i forb. m. inaktiv. kan du markere, hvis du også ønsker, at den valgte lønreduktionsordning skal gælde i forbindelse med inaktivitetsperioder. Se eksempel i afsnittet Reduktion af gage ved inaktivitet. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 10
Der vil i forbindelse med en lønberegning, hvori der reduceres i gage, fremkomme følgende meddelelse: I forbindelse med udskrivning af lønsedler, hvor der reduceres i gage, vil der fremkomme følgende fejlmeddelelse: T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 11
Fejlmeddelelser ses på lønkørselskortet ved at aktivere knappen Lønkørsel, Fejlmeddelelser. BEREGNING AF DE FORSKELLIGE LØNREDUKTIONSORDNINGER Blank Blank vælges, hvis du ikke ønsker at benytte funktionen Reduktion af gage ved ansættelse eller fratrædelse midt i en lønperiode. Fast brøk Fast brøk vælges, hvis du ønsker at opsætte en lønregel, der reducerer gagen med en fast defineret brøk, eksempelvis 1/20, pr. arbejdsdag. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 12
Eksempel på opsætning: Enhederne reduceres ud fra de registrerede timer i arbejdskalenderen, som er tilknyttet medarbejderen på medarbejderkortet under fanebladet Administration, og beløbet reduceres ud fra den definerede brøk. Dog skal du være opmærksom på, at ved benyttelse af ordningen fast brøk vil der kun reduceres for 5 dage på en uge, uanset hvad der er angivet i arbejdskalenderen. Eksempel på udregning: Lønperioden er opsat til 01.01.2013-31.01.2013. Medarbejderen ansættes pr. 10.01.2013. I gentagelsesregistreringen registreres lønarten 1000 Gage med 160,33 enheder og kr. 35.000,00 i beløb. Arbejdskalenderen, der er tilknyttet til medarbejderen, indeholder følgende dage: Onsdag den 02.01.13 7,50 timer, torsdag den 03.01.13 7,50 timer, fredag den 04.01.13 7 timer, mandag den 07.01.13 7,50 timer, tirsdag den 08.01.13 7,50 timer, onsdag den 09.01.13 7,50 timer. Timerne vil herefter blive reduceret med 44,50. Beløbet bliver reduceret med 7 dage fra kalenderen og den faste brøk, som i dette eksempel vil være 7/20. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 13
Eksempel på lønseddel med reduktion ud fra fast brøk: T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 14
Faktiske timer Faktiske timer vælges, hvis du ønsker at opsætte en lønregel, der reducerer gagen med en udregnet timeløn svarende til medarbejderens timer. Eksempel på opsætning: Enhederne reduceres ud fra de registrerede timer i arbejdskalenderen, som er tilknyttet medarbejderen på medarbejderkortet under fanebladet Administration, og beløbet reduceres ud fra den udregnede timeløn. Eksempel på udregning: Lønperioden er opsat til 01.01.2013-31.01.2013. Medarbejderen ansættes pr. 10.01.2013. I gentagelsesregistreringen registreres lønarten 1000 Gage med 160,33 enheder og kr. 35.000,00 i beløb. Arbejdskalenderen, der er tilknyttet medarbejderen, indeholder følgende dage: Onsdag den 02.01.13 7,50 timer, torsdag den 03.01.13 7,50 timer, fredag den 04.01.13 7 timer, mandag den 07.01.13 7,50 timer, tirsdag den 08.01.13 7,50 timer, onsdag den 09.01.13 7,50 timer samt resten af januar måned, der er oprettet med alle ugens dage (mandag-torsdag med 7,50 time, fredag med 7 timer). Arbejdstimer i januar 2013 udgør ifølge arbejdskalenderen derfor 163 timer. Timerne vil herefter blive reduceret med 44,50. Beløbet reduceres ved, at timerne bliver ganget med den udregnede timeløn (35.000/163 = timeløn kr. 214,7239). T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 15
Eksempel på lønseddel med reduktion ud fra faktiske timer: T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 16
Arbejdsdage Arbejdsdage vælges, hvis du ønsker at opsætte en lønregel, der reducerer gagen med en udregnet dagssats svarende til medarbejderens arbejdsdage i måneden. Eksempel på opsætning: Enhederne reduceres ud fra de registrerede timer i arbejdskalenderen, som er tilknyttet medarbejderen på medarbejderkortet under fanebladet Administration, og beløbet reduceres ud fra den udregnede dagssats. Eksempel på udregning: Lønperioden er opsat til 01.01.2013-31.01.2013. Medarbejderen ansættes pr. 10.01.2013. I gentagelsesregistreringen registreres lønarten 1000 Gage med 160,33 enheder og kr. 35.000,00 i beløb. Arbejdskalenderen, der er tilknyttet til medarbejderen, indeholder følgende dage: Onsdag den 02.01.13 7,50 timer, torsdag den 03.01.13 7,50 timer, fredag den 04.01.13 7 timer, mandag den 07.01.13 7,50 timer, tirsdag den 08.01.13 7,50 timer, onsdag den 09.01.13 7,50 timer. Arbejdsdage i januar 2013 udgør 22. Timerne vil herefter blive reduceret med 44,50. Beløbet reduceres med kr. 9.545,45 og udregnes ved at dividere lønnen med arbejdsdage og gange med antallet af dage (35.000/22 arbejdsdage = dagssats kr. 1590,909 * 6 dage). T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 17
Eksempel på lønseddel med reduktion ud fra arbejdsdage: T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 18
Kalenderdage Kalenderdage vælges, hvis du ønsker at opsætte en lønregel, der reducerer gagen med en udregnet dagssats svarende til medarbejderens dage fra arbejdskalenderen i måneden. Eksempel på opsætning: Enhederne reduceres ud fra de registrerede timer i arbejdskalenderen, som er tilknyttet medarbejderen på medarbejderkortet under fanebladet Administration, og beløbet reduceres ud fra den udregnede dagssats. Eksempel på udregning: Lønperioden er opsat til 01.01.2013-31.01.2013. Medarbejderen ansættes pr. 10.01.2013. I gentagelsesregistreringen registreres lønarten 1000 Gage med 160,33 enheder og kr. 35.000,00 i beløb. Arbejdskalenderen, der er tilknyttet medarbejderen, indeholder følgende dage: Onsdag den 02.01.13 7,50 timer, torsdag den 03.01.13 7,50 timer, fredag den 04.01.13 7 timer, mandag den 07.01.13 7,50 timer, tirsdag den 08.01.13 7,50 timer, onsdag den 09.01.13 7,50 timer samt resten af januar måned, der er oprettet med alle ugens dage (mandag-torsdag med 7,50 timer, fredag med 7 timer). Arbejdsdage i januar 2013 udgør ifølge arbejdskalenderen 31. Timerne vil herefter blive reduceret med 44,50. Beløbet reduceres med kr. 10.161,29 og udregnes ved at dividere lønnen med arbejdsdage og gange med antal dage (35.000/31 arbejdskalenderdage = dagssats kr. 1.129,0322 * 9 dage). T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 19
Eksempel på lønseddel med reduktion ud fra kalenderdage: T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 20
Reduktion af gage ved inaktivitet Når du har opsat en lønreduktionsordning, er det også muligt at få reduceret lønnen i forbindelse med en inaktiv periode ved at sætte en markering i feltet Lønredukt. i forb. m. inaktiv. Lønnen vil nu i den indsatte inaktive periode på medarbejderkortet på fanebladet Ansættelse blive reduceret i forhold til den opsatte lønreduktionsregel på fanebladet Lønregler under Opsætning, Opsætning af Payroll. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 21
Enhederne reduceres ud fra de registrerede timer i arbejdskalenderen, som er tilknyttet medarbejderen på medarbejderkortet under fanebladet Administration, og beløbet reduceres ud fra den udregnede dagssats. I dette tilfælde, hvor perioden går fra 15.01.2013 til 14.03.2013, vil lønnen blive reduceret i januar samt marts, og der vil slet ikke være nogen lønudbetaling i februar måned. T E K N I S K I N F O R M A T I O N L E S S O R P A Y R O L L S I D E 22