Spar penge - Solutions Day Torsdag, den 23. september 2010
Agenda Kort præsentation af ReadSoft Hvad koster det at betale sine regninger? Fokuspunkter og succeskriterier ved elektronisk fakturahåndtering Elementer i elektronisk fakturagodkendelse Præsentation af løsningsflow (ReadSoft-del) Indfrielse af succeskriterier Priseksempel med Total Cost of Ownership
Præsentation af ReadSoft AB Noteret på børsen i Stockholm Grundlagt 1991 475 ansatte Datterselskaber i 16 lande Ca. 400 partnere i +70 lande Omsætningen 2009: 618 MSEK Overskud 2009: 29 MSEK (EBITDA) +6.500 kunder i +100 lande Global markedsledende leverandør af løsninger til automatisk datafangst DANMARK
Traditionel håndtering af faktura... Fakturaen kopieres og løftes manuelt rundt i organisationen. Godkendelse og kontering påføres manuelt papirfakturaen Fakturaen indtastes i en kassekladde i ERP-løsningen Faktura arkiveres i nummerorden i ringbind Men... Hvor er fakturaen? Hvem har tilbageholdt betaling og hvorfor? Hvorfor er fakturaen ikke i ringbindet? Hvorfor betalte vi, når leverancen ikke var iorden? Hvem har godkendt betalingen? Hvordan er jeres forretningsgang?
Hvad koster det at betale sine regninger? Arkivering Kopiering Udprintning af pdf-faktura Forkontering Lokale kopier Bogføring Betaling Rykkerhåndtering Faktura bortkommer Fremskaffe gamle fakturaer Revisionskontrol Godkendelse (én eller flere) Rokering af arkiv Omdeling / ventetid / tilbageløb
Fokuspunkter og succeskriterier ved elektronisk fakturahåndtering Fokuspunkter: Fakturahåndtering involverer mange personer og ressourcer Vanskeligt at overholde og overvåge fastlagte forretningsgange Succeskriterier: Frigive ressourcer ved at eliminere ikke værdiskabende aktiviteter (LEAN Administration) Bedre kontrol gennem ensartethed, gennemsigtighed og dokumentation under forretningsgangen (Compliance Management)
Elementer i elektronisk fakturahåndtering
Præsentation af løsningsflow Administrative rutiner Daglige rutiner Automatiske kørsler Outputfil Workflow
Hands on
Hvordan elimineres ikke værdiskabende aktiviteter (LEAN)? Kopiering både centralt og lokalt ophører Arkiveringsrutiner effektiviseres papir flyttes kun én gang til fjernarkivet (eller makulering) Hurtig adgang til fakturaindsigt direkte fra egen arbejdsplads Administrationen frigøres for at agere servicecenter Betydelig bedre udnyttelse af kontantrabatter Læsning af faktura reducerer indtastningsfejl
Hvad kan du spare? Estimeret af Posten AB, Sverige ROI / TCO
Hvordan opfyldes krav til Compliance Management? Elektronisk fakturahåndtering giver virksomheden: Gennemsigtighed i forretningsgangen Hændelser logges og dokumenteres Kvalitet i arbejdet Godkendelserne overvåges og afvikles efter samme regler Sikkerhed for regler overholdes Ingen fakturaer forsvinder Valideringsregler overholdes Dokumentation Kan understøtte SOX Tillid og omdømme Samarbejde med og tillid hos leverandørerne styrkes
Eksempel: Prisen for at spare penge! 10.000 faktura pr. år med fakturamatch og PDF-håndtering Investering kr. 165.000,- Workflow IRIS-licens Implementering Månedlig driftsomkostning... kr. 4.282,- ReadSoft Fakturahåndtering incl. årsafgifter Leje af scanner Årsafgifter IRIS ReadSoft
Eksempel: Prisen for at spare penge! Total Cost of Ownership (TCO) 3 år... kr. 464.373,- incl. intern implementerings ressource, intern drift, forretning af investering, Pris pr. faktura.kr. 15.00,- Tid pr. faktura. 3 minutter! ReadSoft
Eksempel: Prisen for at spare penge! Hvor sparer jeg 3 minutter pr. fakturahåndtering: 30% faktura modtages via elektronisk overført PDF-faktura 50% varekøbsfaktura matcher med indkøbsordre og bliver automatisk godkendt Kopiering og arkivering af fakturaer ophører Færre datafejl Betydelig bedre udnyttelse af kontaktrabatter Ingen fysisk transport af faktura i organisationen Alle kan se en faktura direkte fra arbejdspladsen Administrationen ophører med at være servicecenter Effektivisering af månedsafslutning og revisionsarbejde Ingen faktura bortkommer ReadSoft
Et sidste spørgsmål.. Når du sætter strøm til jeres fakturahåndetering med ReadSoft DOCUMENTS for Invoices... - hvad gør du så med dine gamle ind- og ud-bakker?