Indkøb af skilte til affaldsoplag
INDHOLDSFORTEGNELSE: 1. INDLEDNING.... 1 2. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED.... 1 3. UDBUDSMATERIALET.... 1 4. UDBUDDETS OMFANG.... 2 5. TILDELING AF KONTRAKT.... 2 5.1. Tildelingskriterier.... 2 5.2. Evaluering.... 4 6. FORBEHOLD OG ALTERNATIVE TILBUD.... 4 6.1. Forbehold.... 4 6.2. Alternative tilbud.... 4 7. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL.... 4 8. TILBUDDETS UDFORMNING M.V.... 5 8.1. Generelt.... 5 8.2. Tilbudslister og kravspecifikation.... 5 8.3. Dokumentation for egnethed.... 5 9. VEDSTÅELSE OG MODTAGELSE AF TILBUD M.V.... 5 10. BEHANDLING AF TILBUD MV.... 6 10.1. Annullation.... 6 10.2. Omkostninger ved deltagelse.... 6 11. FORTROLIGHED... 6 12. TJEKLISTE... 7 13. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN... 7
1. INDLEDNING. Disse udbudsbetingelser gælder for Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses (FES), på vegne af Forsvarsministeriet og dets styrelser, udbud af en rammeaftale om levering af skilte til affaldsoplag efter EU udbudsdirektiv (direktiv 2004/18) i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2015/S 010-012357 sendt til offentliggørelse den 14. januar 2015 i EUtidende/TED database. Udbuddet gennemføres som offentligt udbud. Tilbud skal afgives i henhold til dette udbudsmateriale. 2. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED. Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse (FES) Arsenalvej 55 9800 Hjørring E-mail: fes@mil.dk Cc: fbe-mms11@mil.dk og fbe-ehs07@mil.dk Såfremt tilbudsgiver ønsker at kontakte FES via e-mail, skal e-mail fremsendes som oplyst ovenfor med emne: Sags nr. 2015/000136 Udbud på rammeaftale vedrørende Skilte til affaldsoplag. E-mail, der ikke fremsendes på den anførte måde, kan ikke forventes at nå frem til rette modtager i rette tid. 3. UDBUDSMATERIALET. Udbudsmaterialet udgøres af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser Tro og love erklæring om beskyttelse på arbejdspladsen samt gæld til det offentlige Referenceliste Eventuelle rettelsesblade Kravspecifikation Tilbudsliste Udkast til rammeaftale Side 1
4. UDBUDDETS OMFANG. Nærværende udbud omfatter levering af skilte til affaldsoplag, hvilket er præciseret i kravspecifikationen og tilbudsskemaet, mens FES krav til kontraktvilkår fremgår af udkastet til rammeaftale. Den udbudte aftale er en rammeaftale. FES er ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde eller opnå en bestemt omsætning i aftaleperioden. Alle oplysninger om omsætning har alene vejledende karakter og er på ingen måde bindende for FES. FES forpligter sig til i kontraktperioden at købe de produkter, der indgår i rammeaftalen hos den valgte Leverandør i det omfang, FES har et aktuelt behov for de pågældende produkter. Der kan forekomme stor forskel på omfanget af det årlige behov og Leverandøren må være indstillet på, at leverancernes omfang og leveringstidspunkter varierer. Leverandøren skal til enhver tid være leveringsdygtig jf. rammeaftalens punkt 9.4. År Periodisering Forventet forbrug i danske kr. 1 01.april 2015-31. marts 2016 0 500.000,00 2 01. april 2016-31. marts 2017 0 500.000,00 3 01. april 2017-31. marts 2018 0 500.000,00 (Option) 4 01. april 2018-31. marts 2019 0 500.000,00 (Option) I alt forventet forbrug 1.000.000,00 2.000.000,00 FES tilstræber at konsolidere behov i kvartalsvise bestillinger. Tilbudsgiver skal kunne levere samtlige typer skilte, der er nævnt i Tilbudslisten og kravspecifikationen. Rammeaftalen løber i to år fra ikrafttrædelsestidspunktet, med option for forlængelse op til 24 måneder. Rammeaftalen forventes at træde i kraft 01. april 2015. 5. TILDELING AF KONTRAKT. 5.1. Tildelingskriterier. Rammeaftalen vil blive tildelt den konditionsmæssige Tilbudsgiver, der afgiver det økonomiske mest fordelagtige tilbud til FES. Tilbudslisten skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelsen i uændret form. Alle tilbud skal som minimum leve op til minimumskriterierne i kravspecifikationen. Ved udfyldelse af tilbudslisten skal tilbud afgives i danske kroner (DKK) inklusiv afgifter og gebyrer, men eksklusiv moms. Side 2
5.1.2. Underkriterier. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det tilbud med størst total værdi, således vil FES lægge følgende to underkriterier til grund ved vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud: Pris (60 %) Design (40 %) Om de enkelte underkriterier kan følgende bemærkes: PRIS Ved bedømmelsen af underkriteriet pris vil der blive lagt vægt på Tilbudsgivers styk pris på alle skiltetyper, jf. tilbudslisten. DESIGN I vurderingen af design lægges der vægt på: - Kombinations- og anvendelsesmuligheder for den enkelte skilteramme - Enkel montering - Graden af mobilitet (kun mobilestandere og rammer der skal anvendes direkte på container) - Behovet for løbende vedligehold og rengøring Ad. Kombinations og anvendelsesmuligheder (vægter 25%) Forsvaret er en dynamisk virksomhed hvor arbejdsopgaver, arbejdsgange og rutiner løbende ændres. Det betyder, at der løbende er behov for at ændre indretningen af miljøpladser og affaldsoplag, ændre anvendelse eller placering af enkelte containere mm. og dermed også tilhørende skiltning. Der ses i den forbindelse positivt på muligheden for at kombinere skilterammerne f.eks. i form af muligheden for både at kunne montere en stor og en lille ramme på samme stander. Ligeledes ses der positivt på skilterammer der som standard er klargjort til forskellige typer af montering. Ad. Enkel montering (vægter 25%) Der ligges i den forbindelse vægt på at montering og afmontering er enkelt og kan udføres med minimalt brug af værktøj. Dette gælder både ved montering på væg og i forbindelse med montering af skilte rammer på standere. Der ses i den forbindelse positivt på at skilterammer og standere leveres i samlet stand. For A3 og A4 rammer der skal anvendes direkte på store containere ses der positivt på løsninger der er baseret på magnet klæb. Ad. Graden af mobilitet (vægter 25%) Det er vigtigt, at det er let at flytte mobile skilte, samt udskifte den information, som skilterammerne skal bære. Det er vigtigt, at skiltesystemet er nemt at håndtere for medarbejdere, eksterne transportører og leverandører. Ligeledes ligges der vægt på, at de mobile skilte, inden for krav om arbejdsmiljø, let kan flyttes og gerne uden brug af truck eller lign. over kortere afstande og på varieret underlag Side 3
Ad. Behov for løbede vedligehold og rengøring ( vægter 25%) Der ses positivt på at garantien ikke er afhængig af løbende behandling og/eller rengøring af skilterammerne. 5.2. Evaluering. Evalueringen af Pris foretages på en skala fra 1 10, hvor 10 gives til den laveste pris og øvrige tilbud tildeles point i forhold hertil efter følgende formel: Tilbuddets point = 10 x (laveste pris / tilbudspris) Evalueringen af Design vil ske på baggrund af de af Tilbudsgiver fremsendte produktspecifikationer. De tilhørende produktspecifikationer må være på max. 2 sider pr. skilt og skal indeholde illustrationer af samtlige skilte. Pointgivning for kriteriet Design foretages på en skala fra 1 10, hvor 10 gives til bedste design efter følgende bedømmelsesskala: 0 Det ikke acceptable tilbud 1 Det netop acceptable tilbud 4 Til det tilbud der er under middel 6 Til det tilbud der er middel 8 Til det tilbud der er over middel 10 Til det bedst mulige tilbud Point regnes med 2 decimaler. 6. FORBEHOLD OG ALTERNATIVE TILBUD. 6.1. Forbehold. FES er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbuds- og kontraktbetingelserne. Disse tilbud vil af FES blive betragtet som ukonditionsmæssige. Såfremt Tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres Tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål herom. Herved vil Tilbudsgiverne afgive det mest korrekte tilbud, og FES vil få leveret den ydelse, der efterspørges. 6.2. Alternative tilbud. Tilbudsgiveren er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 7. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL. Af hensyn til ligebehandlingsprincippet skal alle spørgsmål stilles og vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmålene SKAL fremsendes pr. e-mail, jf. punkt 2. Side 4
Spørgsmål skal være FES i hænde senest den 03. marts 2015. Spørgsmål der modtages senere end denne dato, vil ikke blive besvaret. Skriftlige spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form løbende og senest den 04. marts 2015 blive offentliggjort ved rettelsesblade på FES hjemmeside www.forsvaret.dk/fes under indkøb og udbud. FES tilstræber at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, dog således at flere spørgsmål samles i samme rettelsesblad for at begrænse mængden af rettelsesblade. Eventuelle rettelsesblade vil herefter indgå som en del af tilbudsgrundlaget. Det er Tilbudsgivers ansvar og pligt at sikre sig, at eventuelle rettelsesblade offentliggjort på FES hjemmeside er læst og medtaget/indregnet i det afgivne tilbud. 8. TILBUDDETS UDFORMNING M.V. 8.1. Generelt. Tilbud skal være på dansk og skal afleveres i underskrevet stand. Tilbud skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der er angivet nedenfor i punkt. 8.2 & 8.3 således, at det er muligt at vurdere Tilbudsgiverens egnethed til at udføre opgaverne omfattet af aftalen, samt for at foretage en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet. FES gør opmærksom på, at manglende eller mangelfuld dokumentation medfører, at tilbud ikke vil blive taget i betragtning. 8.2. Tilbudslister og kravspecifikation. Tilbudsgiveren skal udfylde tilbudslisten og kravspecifikation. Tilbudslisten samt kravspecifikationen SKAL VÆRE KOMPLET UDFYLDT OG UNDERSKREVET. 8.3. Dokumentation for egnethed. Tilbudsgiveren skal medsende dokumentation for egnethed jf. udbudsbekendtgørelse pkt. III.2: Betingelser for deltagelse. 9. VEDSTÅELSE OG MODTAGELSE AF TILBUD M.V. Tilbud afgives skriftligt og skal være modtaget hos FES på den i punkt 2. angivne adresse inden den 11. marts 2015 kl. 12.00. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i mindst tre måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. FES anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet. Uanset om kontrakten tildeles andre Tilbudsgivere, er Tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil FES har indgået aftale, men dog ikke længere end vedståelsesfristen. Tilbuddet skal afleveres i to (2) papireksemplarer og et (1) elektronisk eksemplar (på USB). Tilbud skal påsættes afleveringsmærkat og mærket sagsnummer 2015/000136 - Skilte til affaldsoplag og påføres Må ikke åbnes. Det er ikke muligt at afgive tilbud pr. e- mail eller telefax. Fremsendelse pr. post sker på Tilbudsgivers eget ansvar. Side 5
Tilbuddet bedes indeholde oplysninger om e-mail adresse, telefonnummer samt kontaktperson hos Tilbudsgiver, hvortil henvendelse kan rettes. 10. BEHANDLING AF TILBUD MV. Åbning af tilbud finder sted ved FES, Arsenalvej 55, 9800 Hjørring, efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få udleveret oplysninger om konkurrenternes tilbud. Der henvises dog til punkt 11 vedrørende aktindsigt. De modtagne tilbud vil blive gennemgået med hensyn til Tilbudsgivers konditionsmæssighed. Tilbuddene fra de konditionsmæssige Tilbudsgivere vil herefter blive vurderet i henhold til tildelingskriteriet. Efter vurderingen af tilbuddene vil Tilbudsgiverne snarest blive orienteret om resultatet. FES anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet. 10.1. Annullation. FES forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for dette. En eventuel annullation vil blive ledsaget af et brev til alle Tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen. 10.2. Omkostninger ved deltagelse. FES har ikke pligt til at tilbagelevere tilbud til Tilbudsgiveren. Uanset om kontrakten tildeles til anden side, er Tilbudsgiverne bundet af deres tilbud, indtil FES har indgået kontrakt, dog ikke længere end vedståelsesfristen. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med udbuddet er FES uvedkommende, herunder såfremt FES måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. 11. FORTROLIGHED Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i FES udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud, afhængigt af omstændighederne, imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i dennes vurdering, om den virksom- Side 6
hed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes Tilbudsgiveren angive dette i det afgivne tilbudsmateriale. FES vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 12. TJEKLISTE Tilbudsgiver opfordres til at kontrollere, om tilbudsgiver i sit tilbud har husket følgende, idet det bemærkes, at tjeklisten ikke nødvendigvis er udtømmende: Udfyldelse og underskrivelse af kontraktbilag 2: Tilbudsliste og produktoplysningsskema. Udfyldelse og underskrivelse af kontraktbilag 1: Kravspecifikation. Udfyldelse og underskrivelse af udbudsbilag 1: Tro og love erklæring. Udfyldelse af referenceliste. Mærkning med afleveringsmærkat på forsendelsen som angivet i punkt 9. Korrekt adressering, jf. punkt 2 og punkt 9. Fremsendelse af dokumentation for egnethed (herunder oplysninger om Økonomisk og finansiel kapacitet) jf. udbudsbekendtgørelse pkt. III.2: Betingelser for deltagelse. Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen, jf. punkt 9. 13. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Offentliggørelse Onsdag, den 14. januar 2015 Frist for indsendelse af spørgsmål Tirsdag, den 03. marts 2015 Frist for indsendelse af tilbud Onsdag, den 11. marts 2015 kl. 1200 Offentliggørelse af vindende tilbud Mandag, den 16. marts 2015 Stand-still periode ophører Fredag, den 27. marts 2015 Kontraktunderskrivelse Uge 14 Side 7
Side 8