Nordsjællands Park & Vej Etablering af et 60 fællesskab Et samarbejde mellem Fredensborg- & Helsingør kommunes driftsenheder
Sagsfremstilling Byrådene i Fredensborg og Helsingør kommuner besluttede i februar 2012 at undersøge, hvorvidt der er forbedringer herunder spørgsmål om øget driftssikkerhed forbundet med et samarbejde på park og vejområdet. Vilkårene for drift af kommunernes veje og grønne områder er på mange områder beslægtet mellem kommunerne. Fællesnævnerne kunne være af en sådan art, at det i mange tilfælde ville kunne betale sig i at indgå i et tværkommunalt samarbejde for at løse opgaverne på den bedste og mest omkostningseffektive måde.
Formål Fredensborg og Helsingør kommuner ønsker med en fælles organisering, at skabe den bedste udførsel af opgaverne på park og vej området i Nordsjælland. Formålet er at sikre den bedst mulige service for borgerne. Det opnås bedst ved at sikre en kommunal indflydelse på opgaverne i en fælles kommunal organisation. En af begrundelserne for at pege på 60 modellen er, at samarbejdet har en mere forpligtende karakter, da der sker en fuldstændig sammenlægning af de 2 kommuners park- og vej afdelinger. Incitamenterne for at høste gevinsterne ved en mere hensigtsmæssig anvendelse af materiel og ressourcer bliver større. Samtidig vil en større enhed være mindre sårbar overfor ændringer i form af personaleomsætning, økonomi mv. Med en større personaleenhed vil der også være fordele ved en større erfaringsudveksling og sparringsmulighed.
De 3 modeller a. Samarbejde om den faktiske forvaltningsmodel. En løs model, som ikke binder aftaleparterne. b. Overførsel af opgaverne fra den ene deltager kommune til den anden. Kræver udbudsrunder. c. Etablering af et 60-fællesskab (Nordsjællands Park og Vej). En fuldstændig sammenlægning.
Styregruppe Udvalgsformænd Direktør Tillidsrepræsentanter Ledelse Projektgruppe Ledelse Konsulenter Tillidsrepræsentanter Referencegruppe med høringssvar MED - Udvalg Arbejdsgruppe Benchmark Tovholder Økonomi folk Faglige folk Arbejdsgruppe Her og nu Tillidsfolk Faglige folk Arbejdsgruppe Organisation Tovholder Faglige folk Arbejdsgruppe Jura Jurister fra hver kommune
Hvornår Februar 2012 Hvad Tidsplan for arbejdet. Politisk beslutning vedr. igangsætning af analyse 7. Marts Indledende administrative møder 22. Marts Indledende politiske møder Uge 12-13 Udarbejdelse af et kommissorium 13. April Projekt gruppemøde 16. April Udsendelse af kommissorium til MED-udvalg 24. April MED udvalgsmøder 26. April Udsendelse af dagsorden og bilag til styregruppe 9. Maj Styregruppemøde 11. Maj Udsendelse af referat fra styregruppemøde til formand og næstformand 14. Maj Udsendelse af referat til styregruppe og projektgruppe Uge 20 Orientering fra styregruppemødet på arbejdspladserne Opsamling på styregruppemøde og forberedelse af projektgruppemøde
Tidsplan for arbejdet. Hvornår Hvad 21. Maj Projektgruppemøde Uge 21 Udsendelse af referat fra projektgruppemøde Uge 21-22 Udarbejdelse af opgavebeskrivelser 6. Juni Projektgruppemøde 15. Juni Endelige opgavebeskrivelser færdige 22. Juni Udsendelse af dagsorden til styregruppemøde 26. Juni MED- udvalgsmøder 27. Juni Styregruppemøde 27. Juni Udsendelse af referat til formand og næstformand 2. Juli Udsendelse af referat til styregruppe og projektgruppe. Uge 27 Kontakt BDO vedr. konsulentbistand og benchmarkanalyse 4. Juli Orientering fra styregruppemødet på arbejdspladserne Uge 28 Godkendelse af tilbud fra BDO vedr. benchmarkanalyse
Hvornår August -september Hvad Tidsplan for arbejdet. 18. September Projektgruppemøde Udarbejdelse af færdig benchmarkanalyse 24. September Udarbejdelse af dagsorden til styregruppemøde Uge 39 MED udvalgsmøder 1. Oktober Styregruppemøde Oktober / november 2012 November Udarbejdelse af analyse af samarbejdsmodeller og anbefalinger til det politiske niveau Styregruppemøde / Fagudvalgsmøder 14. Januar MED indstiller, at der træffes beslutning om etablering af Nordsjællands Park og vej ( 60 fællesskab mellem Helsingør og Fredensborg kommuners Park- og vejafdelinger) 28. Januar 2013 De 2 byråd træffer beslutning om 60 samarbejdet på Park og vejområdet. I Fredensborg stemmer et enig byråd for I Helsingør stemmer 23 ud af 25 for.
Efter byrådsbeslutningen er nedsat følgende arbejdsgrupper Følgegruppe 2 Politiske formænd 2 Tillidsfolk 2 Direktører 2 Driftsledere Styregruppe 2 Direktør 4 Torv holder fra de øvrig grupper 2 Projektledere Økonomigruppe Benchmark Områdeledere og økonomifolk 6 medlemmer Juragruppe 2 Jurister, 1 fra hver kommune. Løn- og personalegruppe Personale jurister / -ansvarlige 4 medlemmer Fagliggruppe 2 Tillidsfolk 2 Driftsledere
Tidsplan for arbejdet. Hvornår Februar maj 2013 Maj juni Maj Juni Juni Sept. dec. December Januar 2014 Hvad Videre arbejde med indholdet af samarbejdsmodellen; udgiftsfordeling, budget, forskellige serviceniveauer etc. Færdiggørelse af oplæg til samarbejdsaftale. ( herunder om etablering af 60 fællesskab). Herunder høringsprocesser i relevante stående udvalg + MED-systemet. Ansættelse af chef for 60-fællesskabet, ved ekstern konsulent hjælp Politisk godkendelse af 60-fællesskabet og anmodning om tilsynets godkendelse Opstart på arbejdet med virksomhedsoverdragelse af medarbejderne i henhold til fristerne i virksomhedsoverdragelsesloven Færdiggørelse af etablering af 60 fællesskabet med henblik på opstart den 1.1.2014. Formel udpegning af fællesskabets bestyrelse Opstart