Artikel 6: Generisk implementeringsplan Introduktion Formålet med den generiske implementeringsplan er at give kommuner ramme og afsæt for at udarbejde en intern implementeringsplan til brug i egen projektorganisation, hvis dette ønskes. I den generiske implementeringsplan er det samlede overblik over hoved- og delaktiviteter fra kap. 6 i implementeringshåndbogen del 2 således indsat i en plan. De angivne hovedaktiviteter knytter an til de to implementeringsspor; organisatorisk implementering og teknisk implementering samt deres underliggende implementeringstemaer: Organisatorisk implementering (værdiskabelse og kommunikation) Projektstyring Uddannelse Teknisk implementering Oprydning og migrering af data Brug af skabelon til generiske implementeringsplan I de følgende afsnit angives tids- og aktivitetsplan baseret på opgaverne i implementeringshåndbogen. Uddybende beskrivelser af opgaverne findes således i håndbogen med dertilhørende artikler. Planen er udarbejdet som en generisk skabelon, som kommuner kan anvende som afsæt til udarbejdelse af egen plan for afvikling af alle eller udvalgte delaktiviteter. Det er således muligt at tilføje tabeller, hvis kommunen ønsker at tilføje uddybende opgaver til eksempelvis migreringsaktiviteterne. Det primære og e opgavestyringsværktøj er KLIK, og eventuel anvendelse af de generiske skabeloner skal alene anses som støtte til internt overblik og afvikling af arbejdsopgaver. De præcise tidsangivelser for de kommunale opgaver, vil således også findes i KLIK, da disse ofte vil afhænge af kommunens placering i udrulningsbølger. Figur 1 nedenfor illustrerer, hvordan det er påtænkt, at kommuner kan anvende den generiske implementeringsplan i egen projektstyring som supplement og i samspil med Implementeringshåndbog del 1 og 2 og opgavestyringsværktøjet KLIK. Figur 1: Illustration af sammenhængen mellem Implementeringshåndbog, implementeringsplan og opgavestyringsværktøjet KLIK Side 1 of 8
Skabelon til Implementeringsplan Tabellens kolonner er inddelt i følgende kategorier Tema: Henviser til implementeringstemaet Aktivitet: Titel på opgave/aktivitet. Prioritet: Angiver arbejdsopgavers prioritet fra implementeringshåndbogen og KLIK Deadline: Angiver hvornår aktiviteten senest skal være afsluttet Ansvarlig: Hvis og KOMBIT er ansvarlig for opgaver er dette angivet og ellers er feltet blank, således kommunen selv kan indsætte den ansvarlige kommunale ressource Tidspunkt: Hvis og KOMBIT er ansvarlig for aktiviteter er tidspunktet angivet, hvor muligt, og ellers er feltet blank, således kommunen selv kan indsætte tidspunktet for udførsel af aktivitet i overensstemmelse med den angivne deadline. Note: Deadlines og tidspunkter for udrulningen i foråret på skoleområdet og foråret på dagtilbudsområdet vil blive præciseret i udrulningsdrejebogen, der udarbejdes i samarbejde med den enkelte kommune i efteråret. Forår Afklaring af ledelsesforankring og værdiskabelse ifm. implementering af Afklaring af strategi og proces for information og kommunikation om Projektstyring Deltagelse i 1. 16.1 og 17.1. Projektlederen tager s opgavestyringsredskab i brug (KLIK) Senest 01.02. Afklar allokering af ressourcer i kommune, på skolerne og i dagtilbud Udarbejdelse af implementeringsplan for Afklar vikardækning Tilmelding til 2. Netværksmøde afholdes af 20. og 21. august Uddannelse Overordnet planlægning og allokering af ressourcer til uddannelse Side 2 of 8
(administrator- /superbruger- og slutbrugeruddannelse) Udarbejd uddannelsesplan for administratorer, superbrugere og slutbrugere Indmeld antal superbrugere April Afklar status for netværk og digitale enheder på skoler, i dagtilbud og hos dagplejere Opgave opdateret Afdæk to-faktor-login ift. Afklar behov for eventuelle widgets til kommunens Klar forud for fra Januar migrering og oprydning på r 16.1 og 17.1. Skole (og de dagtilbud, der har anvendt Skoleintra): Udarbejdelse af migreringsplan Inden oprydning Efterår Afklare behov for, tilgang til og organisering af kommunens egen support Levering af generisk informationsmateriale KOMBIT Tilpasning af det generiske informationsmateriale Senest klar til superbrugere og slutbrugeres ibrugtagning i foråret Projektstyring Afklar anvendelsesstrategi ift. opsætning og brug af Senest ved ets påbegyndelse Afklar kommunal pilot for hhv. skole og dagtilbud Udfyldelse af parathedsundersøgelse Tilmelding til opstartsmøder mellem Senest forud for opstartsmøde Senest forud for opstartsmøde Fra november Fra november Side 3 of 8
kommunal projektleder og Opstartsmøde mellem kommunal projektleder og Fra november Kommunal udrulningsdrejebog Modtages umiddelbart efter opstartsmødet Fra december Planlæg iht. udrulningsdrejebog Kan igangsættes ved modtagelse af udrulningsdrejebog Fra december Deltagelse i 2. Netværksmøde udsendes 3 August Tilmelding til 3. afholdes af Oktober Deltagelse i 3. udsendes 3 Januar Uddannelse Informer administratorer og superbrugere om deres rolle og uddannelse Organisering af superbrugernetværk Oplys navn og e-mail på de kommunale administratorer, der skal uddannes Oplys navn og e-mail på de pædagogiske superbrugere, der skal uddannes Oplys navn og e-mail på de administrative superbrugere, der skal uddannes Praktisk organisering af kommunale superbrugerforløb (lokaler og forplejning) Senest 2 uger før uddannelse for kommunal administrator Senest 2 uger før uddannelse for pædagogiske superbrugere Senest 2 uger før uddannelse for administrative superbrugere Senest 1 måned før Afholdelse af administrator og Afhænger af kommunens placering i udrulningsbølge 07.01. - 29.03. Opdateret opgave Kvalitetssikring UNI-login Senest forud for til skoler fra januar Side 4 of 8
Opdateret opgave Kvalitetssikre at brugernes UNI-Loginprofil er tilknyttet de relevante grupper Senest forud for til skoler fra januar Afklar brugernes browseradgang ift. Tilmelding til teknisk støttemøde Senest forud for til skoler fra januar Oprydning af data i SkoleIntra Bestilling af dataudtræk fra Itslearning Skal være færdig forud for datamigrering i juni Indmeldelse af supportberettigede Skal være indmeldt inden. Etablering af kommunens egen supportorganisation Skal være klar til s start Forår Skole og dagtilbud Plan for opfølgning på målopfyldelse og fremdrift for Senest udarbejdet ved ibrugtagningen af på skoleområdet i sommeren Projektstyring Styring af iht. udrulningsdrejebog Finder sted under et Fra februar Tilmelding til 4. afholdes af April Uddannelse Afholdelse af slutbrugeruddannelse Administrativt Personale Senest inden den decentrale opsætning af på skolerne ifm. et Afholdelse af slutbrugeruddannelse Pædagogisk Personale Senest inden starten på skoleåret / Indmeld antal superbrugere April Deltagelse i 4. udsendes 3 Juni Udfør central og decentral opsætning af Udføres i kommunens Januar- Marts Side 5 of 8
Afholdelse af teknisk støttemøde Gennemfør udrulningsprøve for på kommunens Skoler Kommune drifter Udføres som afslutning på kommunens Afklar behov for eventuelle widgets til kommunens Klar forud for fra Januar af data Juni afsluttet migrering modtages fra Juni Organisering af migrerede data Når migrering er afsluttet jf. ovenstående Juni s support igangsættes Igangsættes ifm.. Læs mere herom i håndbogen Efterår Igangsættelse af kommuners supportorganisation Senest på plads når ibrugtages af det pædagogiske personale og forældre/elever Fra februar Opfølgning på brug af Tilpasning af det generiske informationsmateriale Senest klar til superbrugere og slutbrugeres ibrugtagning i foråret Afklar anvendelsesstrategi ift. opsætning og brug af Udfyldelse af parathedsundersøgelse Planlægning af iht. udrulningsdrejebog Senest ved s påbegyndelse Senest 2 måneder forud for s påbegyndelse Tilmelding til 5. afholdes af Oktober Deltagelse i 5. udsendes 3 December Side 6 of 8
Uddannelse Udpeg administratorer og superbrugere Organisering af superbrugernetværk Tilmelding til Superbruger- og administratoruddannelse Praktisk organisering af kommunale superbrugerforløb (lokaler og forplejning) Senest 1 måned før Senest 1 måned før Afholdelse af administrator og Afhænger af kommunens placering i udrulningsbølge 28.10. - 14.2. Kvalitetssikring af UNI- Login Senest forud for, fra januar Kvalitetssikre at brugernes UNI-Loginprofil er tilknyttet de relevante grupper Senest forud for, fra januar Afklar brugernes browseradgang ift. Tilmelding til teknisk støttemøde Senest forud for, fra januar Udarbejdelse af migreringsplan Oprydning af data i kommunikationsplatforme, der udfases Skal være færdig forud for udrulning og eventuel datamigrering, fra Januar Bestilling af dataudtræk fra leverandører Indmeldelse af supportberettigede Skal være indmeldt inden. Etablering af kommunens egen supportorganisation Skal være klar til s start Forår Opfølgning på brug af Side 7 of 8
Projektstyring Styring af iht. udrulningsdrejebog Finder sted under et Fra Januar Tilmelding til 6. afholdes af Februar/marts Deltagelse i 6. udsendes 3 April/Maj Uddannelse Afholdelse af slutbrugeruddannelse Administrativt Personale Senest inden den decentrale opsætning af på skolerne ifm. Afholdelse af slutbrugeruddannelse Pædagogisk Personale Senest inden ibrugtagningen af på dagtilbud Udfør central og decentral opsætning af Udføres ifm. et Afholdelse af teknisk støttemøde Januar- Marts Gennemfør udrulningsprøve for Udføres som afslutning på kommunens Kommune drifter af data Udføres ifm. Fra Januar Organisering af migrerede data i s support igangsættes Igangsættes ifm.. Igangsættelse af kommuners supportorganisation Senest på plads når ibrugtages af det pædagogiske personale og forældre/elever Fra Januar Side 8 of 8