Afsendelse af e Faktura Du får her en kort beskrivelse af, hvordan du kommer i gang med at oprette en opkrævning som elektronisk faktura e Faktura i Business Online. 1. Opret stamoplysninger (Fakturerings- og betalingsadresse) 2. Opret konto 3. Indtast e Faktura opkrævninger/opret mapper 4. Indsend e Faktura filer 5. Kontroller opkrævninger 6. Luk mappen og godkend opkrævninger Opret stamoplysninger Inden du kan oprette en e Faktura ved fil indsendelse eller via indtastning skal du sikre at din virksomheds stamoplysninger er oprettet korrekt. Når du vil rette stamoplysninger kan du bruge menuen. Stamoplysningerne skal være registreret således i fanebladet Generelt. Hvis du kun skal afsende elektronisk faktura - e Faktura, er det kun de Faste virksomhedsoplysninger, der skal udfyldes. Hvis du også skal have printet fakturaer, der ikke kan sendes videre til modtageren som elektronisk faktura e Faktura, skal du udfylde flere virksomheds- og fakturaoplysninger på fanebladet Dansk. 1
Opret konto Hvis du skal anvende Kontooverførsel som betalingsform skal kontonummeret være oprettet på din aftale med banken. Ved faktura med kontonummer er det den eller de kreditorkonti, som du selv har oprettet, der kan vælges imellem. Når du vil oprette konti kan du bruge menuen. En kreditorkonto oprettes således. Det er vigtigt at der angives registreringsnummer efterfulgt af bindestreg (-) og kontonummer. e Faktura modtagere Du kan sende elektroniske fakturaer via e Faktura til de modtagere, der har tilmeldt sig til e Faktura. I Debitoroversigten kan du se de fakturamodtagere der er tilmeldt. Når du vil finde en modtager kan du enten bruge menuen eller bruge funktionen Hent debitor når du indtaster en opkrævning. 2
Nu får du mulighed for at søge efter e Faktura modtagere, f.eks. på navn. Indtast e Faktura opkrævning Når du vil indtaste en e Faktura opkrævning kan du bruge menuen. Nu får du mulighed for at oprette opkrævninger. Ved manuel oprettelse af en e Faktura kan der til Betalingsform vælges mellem de danske opkrævningstyper der er tilknyttet din aftale. Hvis du skal anvende indbetalingskort skal Betalingsformen Dansk indbetalingskort være oprettet på din aftale med banken. Det samme gælder ved LeverandørService osv. Du kan bruge Sidehjælp til at få yderligere hjælp til at udfylde de enkelte felter på siden. Indtast opkrævningsoplysningerne. 3
Se et eksempel på en udfyldt e Faktura opkrævning her. 4
Ny mappe i Opret opkrævning Når du opretter opkrævninger, oprettes som standard en ny mappe med et navn, der er sammensat af dags dato, dit brugernummer og et fortløbende nummer pr. dag, for eksempel 30102005-061133-1. Klik på knappen Opret mappe, hvis du i stedet ønsker en mappe med en mere sigende tekst, f.eks. Husleje. Du kan altid ændre navnet på mappen. Afslut opkrævning Du er nu klar til at afslutte opkrævningen Fjern markeringen ved Opret flere opkrævninger. Hvis du vil oprette flere opkrævninger, fjerner du markeringen, når du har indtastet sidste opkrævning. Klik på OK knappen. Du har nu oprettet en opkrævning i Business Online og samtidig gemt opkrævningen i en mappe. Du bestemmer selv, hvor mange opkrævninger du vil have i hver mappe. Indsend e Faktura filer Du har mulighed for at indsende opkrævninger i e Faktura format via Business Online. Vælg Mappeoversigten og søg efter lokale filer på den placering, hvor du har dine e Faktura filer. Derefter vælger du Send mappe på funktionsmenuen eller markerer flere filer, som du vil sende, og vælger knappen Send mapper. Opkrævningerne kan sendes videre til fakturamodtagerne i det format som de ønsker: hvis modtageren er registreret som e Faktura modtager sendes en e Faktura fil hvis modtageren ønsker at modtage OIOXML format sendes fakturaen som OIOXML ellers printer banken fakturaen og sender den til modtageren Kontroller opkrævninger Inden opkrævningerne ekspederes, har du mulighed for at kontrollere antallet og summen af opkrævningerne. Når du vil kontrollere opkrævningerne, kan du bruge menuen Mappeoversigten indeholder de mapper, du har arbejdet med i dag. Du har også mulighed for at søge efter mapper fra tidligere datoer. I kolonnen Kontrolsum vises summen for opkrævningerne i mappen. I kolonnen Antal vises, hvor mange opkrævninger der er i mappen. I kolonnen Kunne ikke eksped. vises antallet af fejlbehæftede opkrævninger, der ikke kunne ekspederes. 5
Du kan se detaljerede oplysninger om opkrævningerne ved at klikke på funktionspilen til venstre for den aktuelle mappe vælge menupunktet Vis opkrævninger i mappen. Nu ser nu en liste med opkrævningerne i mappen. Luk mappen, og godkend opkrævninger En mappe med status Åbnet af xxxxxx er en kladde, og opkrævningerne i den mappe ekspederes ikke. Du kan fortsat oprette flere opkrævninger i den samme mappe. I en mappe med status Lukket af xxxxxx, ekspederer vi opkrævningerne på ekspeditionsdagen, hvis forudsætningerne er i orden. Når du vil lukke en mappe og godkende opkrævningerne, skal du vælge Mappeoversigt i Genveje eller i menuen. Klik på funktionspilen til venstre for den aktuelle mappe. Vælg menupunktet Godkend alle opkrævninger og luk mappen. Indtast din personlig kode Klik på knappen Accepter. 6
Nu er opkrævningerne godkendt og mappen lukket. Opkrævningerne er nu klar til at blive gennemført på ekspeditionsdagen. Modtagelse af e Faktura filer Du har mulighed for at hente e Faktura filer til din PC via Business Online. Filerne gemmes på din PC i XML-format. Når du vil hente en fil fra banken, skal du benytte funktionen Filer fra banken. Funktionen finder du i genvejen: eller menuen: Oversigten Filer fra banken indeholder filer af typen E-faktura fra PBS med filnavne IINxxxxyyyyyzzzzzzz.XML, hvor xxxxxxyyyyyyzzzzzzz er et unikt nummer sammensat af hhv. aftalenummer, dato og løbenummer. Når du har hentet filen til din PC bliver du spurgt om du vil åbne filen med det samme. Hvis du accepterer det åbnes fakturaen i din browser, hvorfra du f.eks. kan printe den. Når du åbner fakturaen i browseren vil den blive præsenteret i et pænt læsbart udseende, da XML-filen refererer til et stylesheet hos PBS. Derfor skal du også være opmærksom på at du skal være på Internettet når du vil se filerne i browseren. 7
Menu Hvis du fører musen hen over punktet Menu i øverste hjørne, fremkommer følgende menupunkter: Ønsker du at få udskrevet de data, du har fundet via søgning, kan du klikke på menupunktet Udskriv. Ønsker du at overføre oplysningerne til et regneark, skal du klikke på menupunktet Til regneark. Sidehjælp Du kan få yderligere hjælp til at udfylde de enkelte felter på siden. Klik på spørgsmålstegnet i øverste højre hjørne af skærmbilledet for at få sidehjælpen frem, og vælg det emne, du vil vide mere om. Relaterede emner: Debitorer Kreditoroplysninger Filer fra banken 8