Tabulex SFO Børn Vejledning til medarbejdere 27. marts 2018 Side 1 af 44
Indhold Indledning... 3 Hvad er Tabulex SFO Børn... 3 Hvordan logger man på?... 3 Log ind via LærerIntra... 4 Programmets menu... 5 Beskeder... 6 Min profil... 6 Mine timer... 7 Mine udskrifter... 8 Afdelingsvælgeren... 9 Check-in... 9 Farver og ikoner... 10 Handlingsvælger... 12 Check børn ind... 13 Registrering af flere børn... 13 Send barn hjem... 13 Meld barn syg... 13 Se aftaler og/eller opret aftale for barn... 14 Morgen SFO men fri efter skole?... 14 Her og nu... 14 Find børn... 18 Barnets informationer... 18 Stamkort... 18 Aftaler... 19 Ferie/fri... 20 Arrangementer... 21 Kontakter... 21 Tjenester... 23 Hvem er hvor... 23 Kommunikation... 24 Beskeder... 24 SMS... 26 Information... 26 Billeder... 28 Opslagstavle... 30 Planlægning... 30 Børneaktiviteter... 31 Familiearrangementer... 35 Begivenheder... 42 Steder... 42 Lister... 43 Nødlister... 43 Skjul... 44 Support... 44 Side 2 af 44
Indledning Denne vejledning er til dig som er almindelig bruger af Tabulex SFO Børn. I vejledningen kan du finde hjælp til hvordan du skal bruge alle funktionerne i programmet. Du kan både bruge vejledningen som opslagsværk eller læse den fra ende til anden for at komme i gang med systemet. Hvad er Tabulex SFO Børn Tabulex SFO Børn er et online registrerings- og kommunikationsværktøj til SFO er samt forældre til børn i SFO er. Systemet giver overblik over alle de informationer, der knytter sig til børnene og dagligdagen i institutionen. Børnenes stamdata dvs. adresser og telefonnumre samt forældre og søskende-relationer Hvilke børn har fri eller er syge Hvem bliver børnene hentet af og tidspunkt Beskeder mellem forældre og personale Hvad sker der i institutionen dvs. aktiviteter og arrangementer Systemet består af et forældremodul, et personalemodul og et touchmodul. Hvordan logger man på? Hele systemet er webbaseret - det vil sige, at det afvikles gennem en browser. Man behøver altså ikke at installere noget på sin computer, tablet eller telefon for at åbne systemet. Man skal blot have forbindelse til internettet. For at logge på systemet skal man indtaste en internetadresse i en browser. Hvilken adresse man skal taste, afhænger af hvilket modul man skal logge på: Forældremodul: www.sfoweb.dk (eller via ForældreIntra, hvis skolen benytter dette) Første gang forældre skal logge på, skal de benytte NemID. Når de er logget ind, kan de oprette et Tabulex Login som de kan benytte efterfølgende. Personalemodul: www.personale.sfoweb.dk Dit brugernavn og adgangskode fremgår af det login-brev du har fået tilsendt eller udleveret. Touchmodul: Ønsker I at benytte Tabulex Børn på en touchskærm i institutionen, bedes I kontakte vores support. Vi vil herefter overtage skærmen via en fjernstyring og opsætte siden på skærmen. Adgang til touchmodulet kan også etableres via siden www.infotavle.sfoweb.dk. Side 3 af 44
Log ind via LærerIntra Log på LærerIntra som du plejer og vælg Links og herefter Tabulex.net i i topmenuen, eller i venstremenuen, alt efter hvordan jeres LærerIntra er sat op. I listen findes en række tjenester som Tabulex stiller til rådighed i LærerIntra. Vælg Tabulex SFO Klik på Åbn Tabulex SFO og programmet åbner i et nyt vindue. Nu kan du lukke LærerIntra, og arbejde videre med Tabulex SFO Børn. Side 4 af 44
Programmets menu Side 5 af 44
Når du logger ind, starter du altid med at se dine private beskeder og dine private fora. Har du behov for at komme tilbage til dine beskeder, efter at du har arbejdet i nogle af menuerne i programmet, kan du trykke på din profil i højre hjørne. Beskeder Under Mine beskeder er der mulighed for at sende og modtage personlige beskeder, personaler i mellem. Beskederne kan ikke ses af administrator eller andre medarbejdere. Er du tilknyttet et eller flere fora, ligger de her. Ønsker I mulighed for at kunne sende/modtage personlige beskeder til/fra forældre, skal I kontakte IST for opsætning. Min profil Du kan rediger din profil ved at trykke på ikonet ud for din navn, i højre hjørne. Side 6 af 44
Du kan altid selv ændre dit brugernavn og adgangskode. Oplysningerne med kommer fra CPR-registeret og kan ikke ændres i systemet. Bemærk, at har du navne- og adressebeskyttelse vil dit navn blive vist med * indtil der udfyldes kaldenavn. Din adresse vil være skjult. Oplysningerne med kan du selv udfylde, hvis du har lyst. De eneste oplysninger synlige for forældre og administratorer er dit navn. Hvis kaldenavn er udfyldt er det dette navn der vises i stedet. Mine timer Hvis institutuionen benytter Tabulex SFO Personale (Tjenestid for SFO medarbejdere) og der er åbnet for indberetning, har du adgang til din arbejdstid fra din profil, via Mine timer. Side 7 af 44
På Mine timer, har du et ugeoverblik og kan ved at holde musen over bjælken se den planlagte tid. Ønsker du at rette tiden, så skal du indtaste på den vagt, der skal rettes. Til højre dukker et billede op, hvor du kan trykke ret, rette og gemme. Når du har rettet og gemt en vagt, optræder den i institutionsdelen, hvor administrator kan godkende, afvise eller nulstille din ændring. Godkendte eller afviste ændringer vil du ikke kunne rette i. Du kan tilrette i nulstillede vagter og administrator kan godkende. Det blå plus giver mulighed for at oprette en ny vagt. F.eks. hvis du skal til møde (ØT, PT) efter din planlagte arbejdstid. Med de blå pile op og ned kan du bladre i ugerne, eller du kan benytte Vælg i den orange bjælke. Mine udskrifter Ugeskema: Arbejdstidskalender: Se hvad der er planlagt i den valgte uge for dig og dine kolleger (du skifter uge med datoen) Se din arbejdstid for en hel måned (du skifter måned med datoen) Tidsforbrugsoversigt: Se planlagt tid, faktisk tid og resttid Arbejdstidsfordeling: Puljestatus: Se dine arbejdstimer, puljer samt opgaver Se din puljestatus Side 8 af 44
Afdelingsvælgeren Afdelingsvælgeren finder du i venstre hjørne. Det valg du foretager i afdelingsvælgeren er afgørende for hvilke informationer du ser, når du benytter menuerne i programmet. Som standard ser man den afdeling man er tilknyttet som personale, men ved at trykke på vælgeren kan du skifte mellem afdelinger, ligesom du kan vælge at se alle afdelingerne samlet. I afdelingsvælgeren kan man derudover se, antal fremmødte på de enkelte afdelinger samt i de enkelte grupper, ved at folde ud på pilen ud for afdelingens navn. Check-in Under menupunktet Check-in kan du se alle børnene på den valgte afdeling samt deres registrering, i det øjeblik du klikker på Check-in. Check-in opdaterer ikke sig selv, så ønsker du at opdatere siden for at se forældrenes registrering via infotavlen, trykkes der på Check-in igen, når du er færdig med at registrere. Side 9 af 44
Farver og ikoner Farver og ikoner har stor betydning for anvendelsen af programmet og benyttes alle steder hvor barnets aftaler og status fremgår. Hvid betyder at barnet ikke er fremmødt endnu. Idet barnet ikke er meldt syg eller har fri, er der en forventning om at barnet kommer for dagen. Grå betyder at barnet er fraværende enten ved sygdom, fridag eller er gået hjem. Grøn betyder at barnet er tilstede på institutionen. Kombineret med forskellige ikoner og aftaler, kan man nemt se hvilket sted barnet er registreret til og barnets næste aftale. Som standart gælder følgende kombinationer af farver og ikoner på børnene: Farve/ Ikon Forklaring Brik Hvid linje med rødt kryds Ikke kommet. Ingen aftale/ hentes til lukketid Ikke kommet. Næste aftale er en henteaftale. Side 10 af 44
Ikke kommet. Næste aftale er en legeaftale. Hvid linje med rødt kryds og 2 stjerner ** Ikke kommet. Barn har navneog adressebeskyttelse og har ikke kaldenavn. Angiv kaldenavn via barnets profil. Hvid linje med sygekasseikon Ikke kommet. Var syg i går. Ingen aftale/ hentes til lukketid Hvid linje med bog-ikon I skole Grøn linje med hus-ikon Kommet. Ingen aftale/ hentes til lukketid. Kommet. Næste aftale er en gå hjem-aftale. Kommet. Næste aftale er en legeaftale. Kommet. Næste aftale er en spor/fritids aftale Kommet. Næste aftale er en selvbestemmer aftale Side 11 af 44
Grå linje med fodbold-ikon gået til sport/fritid (ude af huset) Grå linje med sygekasse-ikon Syg Grå linje med kalender-ikon Fri Grå linje med et pil ud-ikon Gået hjem Handlingsvælger Handlingsvælgeren er afgørende for hvad der sker med det næste barn du trykker på og det er derfor vigtigt at man altid er bevidst om hvilket valg der er foretaget i handlingsvælgeren, inden man begynder at trykke på børnenes brikker. Programmet er født med handlingerne; Kommet, Skole, Gået hjem og Ferie/Fri. De steder man kan registrere børnene til, under Kommet, er oprettet af programmets administrator. Side 12 af 44
Hvis du er kommer til at registrere en handling på et barn ved en fejl, kan du trykke på barnets brik igen og den tidligere registrering kommer tilbage. Du kan dog kun gøre dette med det samme og ikke hvis du har været væk fra Check in billedet. Check børn ind I handlingsvælgeren vælges Kommet. Tryk på barnets linje og barnet registreres kommet. Registrering af flere børn Alle børn kan samlet eller enkeltvis checkes ind/ud eller sendes til et sted. De steder du kan vælge, er oprettet af din administrator. Har du brug for at sende børn til et sted, skal du være opmærksom på at steder er knyttet til de enkelte afdelinger og du derfor skal vælge afdeling for at kunne vælge mellem afdelingens steder. Send alle i skole/ til sted: Vælg handlingen Skole. Tryk Udfør for gruppen/klassen og handlingen udføres for alle fremmødte børn i kolonnen. Børn fraværende enten ved sygdom, fridag eller er gået hjem, vil ikke blive påvirket. Meld alle børn kommet Vælg handlingen Kommet. Tryk Udfør for gruppen/klassen og handlingen udføres for alle ikke-fremmødte børn i kolonnen. Børn fraværende enten ved sygdom, fridag eller er gået hjem, vil ikke blive påvirket. Meld alle børn ferie/fri Vælg handlingen Ferie/Fri. Tryk Udfør for gruppen/ klassen og handlingen udføres for alle børn i kolonnen, der ikke er kommet. Send barn hjem I handlingsvælgeren vælges Gået hjem Tryk på barnets navn og barnet markeres som Gået hjem Meld barn syg Tryk på sygekasse-ikonet ud for barnets navn. Er barnet meld syg i dag, vil personalet i morgen, blive informeret om dette, med et sygekasse-ikon ud for barnets navn i menuen Check-In, Her og Nu samt i Find børn. Barnet kan stadig meldes kommet. Side 13 af 44
Se aftaler og/eller opret aftale for barn Tryk på aftale-ikonet ud for barnets navn Opret en ny aftale eller se mere information om dagens aftaler ved at trykke på aftale-ikonet ud for barnets navn. Dagens første aftale vises under barnets navn, selvom barnet ikke er ankommet endnu. Selvom det er muligt for personalet at oprette aftaler, anbefaler vi at i forældrene varetager oprettelse af aftaler for deres børn. Morgen SFO men fri efter skole? Et barn der ikke skal i SFO efter skole, skal have en fridag i programmet. Et barn der står anført til ferie/fri, kan godt registreres kommet i morgen-sfo uden at det påvirker at man kan se at barnet har fri efter skole. Det er dog vigtigt at barnets registreres til stedet Skole inden kl. 10. Hvis barnet om morgenen registreres gået hjem i sedet for i skole, vil forældre ikke kunne se at barnet er registreret i skole og eftermiddags-fridagen vil ikke blive registreret korrekt på barnets historik. Her og nu Her og nu viser dagens aftaler for fremmødte børn. Oversigten viser de førstkommende aftaler øverst og sorterer på klokkeslet. Du kan selv vælge hvor langt hen på dagen du har lyst til at se aftalerne for. Her & Nu ændrer sig i takt med at børnenes aftaler og de handlinger der udføres af personaler og af børn og forældre på infotavlen. Siden opdaterer sig selv hvert 3die minut. Bemærk at børn godt kan have flere aftaler på en dag og derfor kan optræde flere gange på listen. På Her og nu, har du mulighed for at ændre hvor det enkelte barn er, ændre aftaletidspunktet og se yderligere information om aftalen, ved at klikke på den lille taleboble ud for aftalen. Ved at Side 14 af 44
trykke på kolonneoverskriften HVOR, har du mulighed for at ændre handling for alle børn på en gang. Skift sted eller status Tryk på trekanten ud for barnets navn i Hvor-kolonnen, og skift sted og status på barn. Du kan f.eks. sende barnet til et sted f.eks. legepladsen, melde barn syg eller sende barn hjem Skift aftaletype og tidspunkt Ændre dagens aftale for barnet i Her og Nu. Tryk i kolonnen hvad ud for barnets navn og rediger barnets aftale, i boksen der dukker op. Du skal være opmærksom på følgende farver i oversigten: Grøn linje: Du skal ikke være opmærksom på aftalen endnu. Grøn/rød linje: Du skal være opmærksom på at barnets aftale er aktuel inden for den næste ½ time. Rød linje: Du skal være opmærksom på at barnets aftale er overskredet. Du skal være opmærksom på følgende ikoner i oversigten: Et ikon med 3 personer, betyder at barnet har en legeaftale. Ikonet vil være anført på begge børn. Barnet der skal med et andet barn hjem, vil desuden have et brev-ikon ud for aftalen, der fortæller hvem barnet skal hjem til. Huskeaftaler f.eks. medicin, lektier og husk vises med henholdsvis ikon med sygekasse, en bog og med en pære. Huskeaftaler skal bekræftes af personalet for at forsvinde fra Her og nu. Tryk på trekanten ud for barnets navn i kolonnen Hvor og bekræft aftalen. Bekræftelsen vises ikke for forældre. Aftaler for Medicin og Husk vises på infotavlen med et pære-ikon. Lektie-aftale vises med et bogikon. Kommentarer på disse 3 aftaletyper vises ikke på infotavlen.. Side 15 af 44
Et ikon med fodbold betyder at barnet skal sendes til Sport/fritid. Når barnet er sendt afsted, vil aftalen ofte være efterfulgt at en aftale der viser hvornår barnet forventes tilbage i SFO efter sport/fritid. (Dog kun hvis forældre har oprettet et komme retur-tidspunkt på aftalen) Barnet kan selv registrere sig til sport/fritid via infotavlen, dog tidligst 15 minutter før aftalens start. Sport/fritids-aftalen vil ikke blive vist i Her og nu, vist barnet er meldt kommet efter aftalens starttidspunkt. Et ikon med pil ud af en dør, er en normal gå hjem/hentes/selvbestemmer-aftale. Ud for gå hjemaftaler og selvbestemmer-aftaler kan der desuden være anført et ikon for et transportmiddel: bus, taxi, tog eller cykel, der fortæller hvordan barnet skal transportere sig hjem. En taleboble på en aftale er forælderens måde at give personalet ekstra information om aftalen, f.eks. hvem der henter barnet eller hvis barnet f.eks. skal huske gymnastikposen. Barnets moduler Benytter institutionen moduler vises barnets moduler til højre for barnets navn og er er markeret med en farve og et bogstav/tal. Ved at trykke eller kører mus over modulet, kan du se en beskrivelse af modulet. Det er administratoren der opretter og tildeler de enkelte moduler til et barn. Forældre ser ikke det tildelte modul, ligesom de ikke ser den tekst der er tilknyttet modulet. Hvis et modul er oprettet med tidstræk, vil forældre dog har mulighed for at følge med på resttid, fra forældersiden. Brug af modul med tidstræk Under Status på forælderens opslagstavle, kan forælderen følge med i ugens forbrug af modultid. Forældre ser ikke det tildelte modul, ligesom de ikke ser den tekst der er tilknyttet modulet. Modultid overskredet 01:14 i eksemplet, læses som 1 time og 14 minutter. Side 16 af 44
Barnet trækkes i modultid når barnet får følgende registrering i programmet: - Kommet - Gået til et sted - Gået til en aktivitet Barnet trækkes ikke i modultid når barnet har følgende registrering i programmet: - Skole - Sport/fritid - Gået hjem - Ikke ankommet Hvis et barn ved en fejl ikke bliver trykket hjem, stopper trækket i modultid ved institutionens lukketid. Hvis I kommer til at tildele flere moduler med ugentligt timeantal på et barn, er det kun det først registrerede time-modul der trækkes tid på. Det er muligt at ændre på barnets modul midt i en uge, uden at det ændrer på fremmøde sammentællingen for ugen. Det ændrer selvfølgelig på barnets resttid, som forældre ser. Tilføjes der et modul med ugentligt timeantal til barnet midt i en uge, kan programmet ikke regne bagud på tidligere forbrug. Under Lister Statistik Overtrædelse af tidsbegrænsede moduler, kan personalet trække en liste over de børn der overskrider de tildelte moduler. Hvis et barn både har modul med Tidsrum og Ugentligt timeantal, kan begge registreringer forekomme på samme liste. Bemærk at der kan forekomme ukorrekte registreringer på listen, hvis barnet skifter modultid i løbet af ugen Her og nu giver også adgang til barnets personlige profil, ved at klikke på et barns navn i oversigten. Dette vil vi komme tilbage til, i næste afsnit. Side 17 af 44
Find børn Under Find børn kan du vælge at se på en bestemt gruppe af børn uanset om de er fremmødte. Bortset fra at oversigten er sorteret alfabetisk og ikke efter aftaletidspunkt, er mulighederne de samme i Find Børn som i Her og Nu. Barnets informationer Hvis du klikker på et barns navn, får du mulighed for at se mere om det enkelte barn: Barnets stamkort, aftaler, ferie/fri-meldinger, aktiviteter, arrangementer, kontakter og forældrenes tjenester. Funktionerne vil blive beskrevet i det nedenstående. Bortset fra Stamkort, hvor personalet ser flere oplysninger om forælder og søskende end de enkelte forældre gør, er disse sider identiske med hvad forældrene ser når de er logget ind. Stamkort Side 18 af 44
Under Stamkort kan du se personoplysninger på det enkelte barn og barnets forældre. Her kan du uploade et billede af barnet og du og dine kollegaer kan skrive interne bemærkninger. Har barn eller forældre navne- og adressebeskyttelse vi de være anført med * * i navn og kan tildeles kaldenavn. Det er kun personalet der kan tildele børn kaldenavn. Forældre og børn med navne- og adressebeskyttelse vil som standard ikke være vist på lister i programmet. Forældrenes bemærkningsfelter udfylder de selv, hvis de har nogle oplysninger om deres barn, der er vigtige at notere. Det er også her du ser de tilladelser som forældrene har taget stilling til via forældremodulet. Kan du ikke se barnets cpr. nummer, skal du kontakte din administrator, der kan give dig adgang til dette. Aftaler Under Aftaler kan du se en oversigt over hvilke aftaler barnet har. Du har også mulighed for at oprette en ny aftale eller redigere i en allerede eksisterende aftale. Klik på Opret ny aftale eller rediger og udfyld felterne efter behov. Side 19 af 44
Ferie/fri Under Ferie/fri kan du se, forældrenes tilbagemelding på institutionens ferieperioder samt se barnets ferie- eller fridage der ligger uden for institutionens ferieperioder. Du har også mulighed for at ferietilmelde og oprette ferie/fridage, hvis forældrene ikke har gjort det. Ferieperioderne er oprettet af institutionens administrator. Bemærk, at de forældre der ikke har svaret på deres børns ferie, automatisk adviseres på e-mail 7 dage og 1 dag før svarfrist. Aktiviteter Under Aktiviteter kan du se en oversigt over institutionens aktiviteter samt hvilke aktiviteter barnet er tilmeldt. Side 20 af 44
Arrangementer Har institutionen oprettet et arrangement, vil du kunne se forældrenes besvarelse her. Kontakter Her kan du se, hvilke kontakter der er tilknyttet det enkelte barn. Som udgangspunkt er det forældre med forældremyndighed på barnet. Du har også selv mulighed for at oprette kontakter. Det kunne f.eks. være plejeforældre, bedsteforældre eller en nabo. Klik på Ny kontakt og udfyld de relevante felter for den pågældende kontakt. Opret webadgang til plejeforældre og forældre uden myndighed (husk at indhente tilladelse fra myndighedshaver) Under punktet Kontaktpersoner oprettes ny kontakt med webadgang Side 21 af 44
Den nye kontaktperson vil modtage en E-mail fra IST og skal logge ind i programmet med NemID. Kære En person har anmodet om at du bliver oprettet som bruger/kontaktperson i Tabulex. For at bekræfte dette, skal du logge ind med nem-id på Ved at logge på bekræfter du at vi må indhente dine kontaktoplysninger (navn, adresse) fra folkeregistret. Med venlig hilsen xxx Biologiske- ikke-samboende forældre med forældremyndighed vises på stamkort. Vær opmærksom på om biologiske forældre skal figurere på legelister. Hvis ikke, skal flueben fjernes under punktet Vis denne forælder på legelister Ikke-samboende forældre kan ikke se kontaktoplysninger og adresser på børn og plejeforældre direkte ved at være logget ind på barnet. De kan dog godt se oplysningerne hvis barn og plejeforældre vises på legeliste. Som standard vises kontaktpersoner med webadgang på legelisterne. Vær opmærksom på om barn og/ eller plejeforældre skal vises på legelisterne og hvad der skal vises. Side 22 af 44
Tjenester Under Tjenester kan du se, hvilke tjenester forældrene benytter i forbindelse med at modtage SMS fra institutionen. Det er kun forældre der kan redigere disse felter, når de er logget ind på forældremodulet. Hvem er hvor Under Hvem er hvor kan du se antallet af børn de forskellige steder på afdelingen. Ved at klikke på f.eks. stedet Legepladsen kan du se hvilke børn, der er på legepladsen. De steder I vil benytte, oprettes under menupunktet Planlægning. Side 23 af 44
Kommunikation Under menupunktet Kommunikation er der 4 måder du kan kommunikere med forældrene på. Disse kan med fordel kombineres. Disse funktioner vil blive beskrevet i det nedenstående. Beskeder Gå til menupunktet Kommunikation Beskeder Opret besked til enkelte modtagere Tryk Opret besked og vælg modtagere ved at klikke i Til-feltet eller ved at klikke i Vælg modtagere fra liste Sæt flueben ud for de modtager du ønsker Side 24 af 44
Husk at udfylde emne og besked indhold inden du trykker send. Vedhæft evt. dokument ved at trykke Vælg fil og finde dit dokument på din computer. For at alle skal kunne læse dokumentet, anbefales det at konvertere til.pdf inden dokumentet vedhæftes. Opret besked til mange/alle modtagere Tryk Opret besked og vælg modtagere ved at klikke i Vælg modtagere fra liste Klik på Marker alle på listen Husk at udfylde emne og beskedindhold inden du trykker send. Vedhæft evt. dokument ved at trykke Vælg fil og finde dit dokument på din computer. For at alle skal kunne læse dokumentet anbefales det at konvertere til.pdf inden dokumentet vedhæftes. Beskeder vises i forældremodulet under menupunktet Beskeder og forældre adviseres om ny besked på deres e-mail, med mindre de har slået denne funktion fra eller ikke har indsat en e- mailadresse på deres barns stamkort. Vigtigt: Når du har sendt beskeden, kan du ikke fortryde og du kan ikke slette beskeden. Side 25 af 44
Hvis du ofte skriver beskeder til samme gruppe af forælde, kan I med fordel oprette et forum. I oversigten vises alle institutionens samtaler, hvem der har sendt den seneste besked i samtalen, hvem der har oprettet den oprindelige besked og hvilke deltagere samtalen har. Du kan se hele samtalen ved at klikke på samtalen Bemærk, at alle personaler med adgang til programmet kan se beskederne også selvom de er tilknyttet en anden afdeling. SMS Du kan skrive en sms til én eller flere forældre, hvis de har anført deres mobilnummer i programmet. Men vær opmærksom på at institutionen skal betale for de afsendte sms er. Der betales for hver modtager af den enkelte sms. Information Under Information kan du oprette to forskellige nyheder. En note med et simpelt indhold eller en nyhed med flere informationer og funktioner. Du kan også uploade et eller flere dokumenter, som ikke er vedhæftet en nyhed. Side 26 af 44
Klik Opret nyhed og vælg hvilken nyhed du vil skrive Notits En notits er en lille note med max. 100 tegn. Du kan i Til og Fra-feltet vælge, hvornår notitsen skal vises på opslagstavlen og hvornår den skal fjerne sig selv igen. Husk at vælge hvem der skal modtage notitsen. Notitsen vises også på infotavlen, men kun hos de forældre der er sat til at modtage nyheden. Side 27 af 44
Nyhed En nyhed er et opslag med flere muligheder, idet du kan vedhæfte både billeder og dokumenter, indsætte link og lign. Husk at vælge modtager på nyheden. Alle nyhederne vises også på touchmodulet men kun hos de forældre der er sat til at modtage nyheden. Billeder Under Billeder kan du oprette billedgallerier, som vises hos forældre. Side 28 af 44
Klik på Opret nyt galleri. Angiv en overskrift og klik på Vælg billeder. Vælg de de billeder, du vil have med i dit billedgalleri og rotér dine billeder så de vender korrekt. Til slut vælger du hvem der skal kunne se galleriet. Vær opmærksom på at få talt med forældre om håndtering af billeder, blandt andet på sociale medier. Side 29 af 44
Opslagstavle Under menupunktet Opslagstavle kan du se de informationer der vises hos forældre og på infotavlen. Du kan se hvilke notitser (gul post-it) og nyheder der er oprettet under Information. Du kan også se det nyeste uploadede billedgalleri og du kan se hvem der har fødselsdag. Er der aktiviteter, arrangementer eller f.eks. ferieperioder og lukkedage, kan du se disse i kalenderen. Planlægning Under Planlægning kan du vælge at oprettet Børneaktiviteter, Familiearrangementer, Begivenheder og Steder. Disse funktioner vil blive beskrevet i det nedenstående. Side 30 af 44
Børneaktiviteter Gå til menupunktet Planlægning Børneaktiviteter Opret ny aktivitet I første omgang skal du indtaste detaljer omkring aktiviteten: Overskrift, dato, start- og sluttid og evt. billede/ikon samt evt. beskrivelse. Hvis aktiviteten kun henvender sig til en enkelt grupper på en afdeling, kan det være en god idé at lave overskriften, så det fremgår hvilken gruppe aktiviteten gælder. Det bliver det mere overskueligt for forældrene, når de ser aktiviteten i ugekalenderen på info-skærmen. Hvis det er en aktivitet som f.eks. skal forgå hver onsdag, kan du oprette alle (eller i hvert fald flere) aktiviteter på én gang ved at vælge Ja i Gentagen aktivitet. Side 31 af 44
Dernæst skal du vælge slutdato, om den også skal være gældende i ferieperioder, samt på hvilken ugedag(e) den skal oprettes. Tag stilling om der skal være tilmelding: Vælges der Med tilmelding: Nej Er aktiviteten udelukkende et opslag med information i kalenderen på infotavle og hos forældre. Vælges der Med tilmelding Ja, skal forældre eller personale tilmelde børnene og der skal tages stilling til hvem der skal kunne tilmelde barnet: Tilmelding kan foretages af: Forældre og personale Både forældre og personale kan tilmelde børnene. Forældre kan tilmelde deres børn fra ugekalenderen og menupunktet Aktiviteter på forældrenes egen side. Aktiviteten vises på infotavlen. Personale (vises kun for tilmeldte børn): Det er kun personalet som kan tilmelde børnene, og det er kun forældre til tilmeldte børn som kan se aktiviteten i ugekalenderen. Aktiviteten vises ikke på infotavlen. Personale (men vises for forældre og børn) Det er kun personalet som kan tilmelde børnene, men også forældre til ikke tilmeldte børn kan se aktiviteten i ugekalenderen. Aktiviteten vises på infotavlen. Under personale kan du vælge, hvilke personaler som deltager i aktiviteten. Udfyld yderligere information om aktiviteten og tryk Gem og vælg deltagere Vælg hvilke børn, fra hvilke afdelinger og grupper, der kan blive tilmeldt. Du behøver dog ikke at udvælge børn. Hvis det er en aktivitet med tilmelding, kan du se yderligere tre muligheder under filteret: Side 32 af 44
Kan tilmelde sig: En liste der indeholder de børn som passer i filteret ovenfor og som kan tilmeldes af enten personalet eller barnets forældre. Er tilmeldt: En liste der indeholder de børn som er tilmeldt af enten personale eller barnets forældre. Kan ikke tilmelde sig: En liste der indeholder de børn, du som personale har valgt, ikke skal kunne tilmelde sig, selvom de passer i filteret. Du flytter børnene mellem listerne ved hjælp af de små knapper ud for deres navn. Tryk på Tryk på Tryk på for at flytte et barn til listen Er tilmeldt. for at flytte et barn til listen Kan ikke tilmelde sig. for at flytte et barn (tilbage) til listen Kan tilmelde sig. Side 33 af 44
Forælder overblik og tilmelding Når barnets forældre er logget ind, kan de i ugekalenderen på opslagstavlen se aktiviteterne. Hvis det er oprettet en aktivitet hvor det kun er personalet der kan tilmelde børn, skal ens barn være tilmeldt for at denne aktivitet vises hos forældre. Fjern barns tilmelding til aktiviteten Kun personalet kan afmelde et barn fra en børneaktivitet. Vælg menupunktet Planlægning, Børneaktiviteter. Find aktiviteten og tryk Deltagere Tryk på spørgsmålstegns-ikonet hvis du ønsker at afmelde barnet. Tryk på kryds ikonet, hvis du ønsker at afmelde barnet og ikke ønsker at barnet kan tilmelde sig. Infotavlen Når barnet er tilmeldt et hold, vil barnet have mulighed for at registrere sig til Stedet med aktivitetens navn via infotavlen. Børneaktiviteter er markeret blå på infotavlen. I menupunkterne Her og Nu og Find børn kan man under kolonnen Hvor sende børn til aktiviteterne, også selvom de ikke er tilmeldt og selvom der er sat max. antal på aktiviteten. Aktiviteten vil ikke justere op i antal deltagere under max. antal på selve aktiviteten og vil ikke fortælle dig at du er over det tilladte max. antal. Side 34 af 44
I menupunktet Hvem er Hvor, ses antal børn der er registreret til aktiviteten. Opslagstavlen på institutionens touchskærm På institutionens infotavle, ses de aktiviteter som henvender sig til børn på den afdeling som er aktiv i højre hjørne - også selvom opslaget kun henvender sig til en enkelt gruppe på den aktive afdeling. Der kan skiftes mellem afdelinger ved at klikke på knappen Skift afdeling i højre hjørne i billedet. Hvis det er valgt Hele institutionen i hjørnet, vises alle aktiviteter for alle afdelinger. Dog vises aktiviteter ikke når aktiviteten er oprettet med Vises kun for tilmeldte børn. Familiearrangementer Familiearrangementer dækker over en mulighed for at oprette et arrangement med et tilknyttet tilmeldingsskema, som institutionen selv opbygger. Oftest er funktionen blevet benyttet til f.eks. bedsteforælder-dag eller sommerfest. Opret arrangement For at oprette et nyt arrangement skal du vælge menupunktet Planlægning og trykke på menupunktet Familiearrangementer. Tryk på knappen Opret arrangement. Her indtaster du data om det arrangement, du vil oprette. Du kan vælge at angive en svarfrist og om der skal udsendes rykker for svar til de som forældre, som ikke har svaret, en dag og/eller en uge før svarfristen. Side 35 af 44
For at færdiggøre dit arrangement har du nu brug for at stille nogle spørgsmål til forældrene, som de kan svare på ved tilmelding. Når du designer dit arrangement, skal du være opmærksom på hvilke svar du har brug for, for at kunne planlægge dit arrangement. Har du brug for at vide hvor mange stole du skal have eller antallet af guf-poser der skal laves til børnene, kunne et par spørgsmål være: Hvor mange voksne kommer i? og Hvor mange børn kommer i? Vil du have at alle forældre svarer uanset om de kommer eller ej, kunne et spørgsmål være Deltager i, i arrangementet? og med svartypen Valgmuligheder samt de 2 muligheder Ja og Nej. Opret spørgsmål Du skal nu lave de spørgsmål, som forældrene skal besvare på tilmeldingsskemaet. Klik på knappen Tilføj spørgsmål for at lave et nyt spørgsmål. (Arrangementer kan også oprettes uden spørgsmål, så optræder det blot som en information i ugekalenderen uden tilmelding). Et spørgsmål består af et spørgsmål og en svartype. Side 36 af 44
Der er 4 forskellige svartyper: Tal: Valgmuligheder man kan kun vælge én: Flueben man kan sætte flueben ved flere: Tekst: Du kan altid slette et spørgsmål ved at trykke på det store røde kryds. Ved de svartyper hvor der er flere svarmuligheder, kan du tilføje lige så mange svarmuligheder du ønsker ved at trykke på knappen Tilføj svarmulighed. Du kan slette en enkelt svarmulighed ved at trykke på det lille røde kryds ud for svarmuligheden. Når du har beskrevet arrangementet og tilføjet de spørgsmål du ønsker, trykker du på Gem. Side 37 af 44
Advisering Når du gemmer et arrangement, spørger systemet, på vanlig vis, om du vil advisere forældrene. Hvis du vælger Ja sendes der en mail om arrangement på institutionen, til de forældre som har slået advisering til. Alle forældre modtager arrangementet på forældre-delen under menupunktet Arrangementer, uanset om de bliver adviseret på mail. Liste over arrangementer Du kan nu se dit arrangement i listen. Det er kun kommende arrangementer som kan ses. Hvis du ønsker at se tidligere arrangementer, kan du trykke på knappen Vis gamle arrangementer. I kolonnen Besvarelser kan du se, hvor mange familier du har sendt tilmeldingen til, hvor mange som har besvaret og hvor mange som mangler at besvare. Der sendes én tilmelding pr. barn. Forældre som bor adskilt har altså det samme tilmeldingsskema og må således samarbejde om at udfylde det. Du kan kun redigere I dit tilmeldingsskema, så længe der ikke er lavet nogen besvarelser. Har du brug for at se hvorledes arrangementet ser ud for en forælder, kan du gå ind via Find Børn, vælge et barn ved at trykke på barnets navn og gå ind under menupunktet Arrangementer. Tryk på Besvar for at se dit arrangement. Når du vil tilbage igen, trykkes der på Tilbage-knappen. Der må ikke trykkes Gem bevarelse idet du så vil svare på vegne af forældre. Side 38 af 44
Besvarelse af forældre Forældrene kan både se arrangementet i ugekalenderen på opslagstavle, både på touch-skærmen og i forældre-delen. Når forældrene skal besvare tilmeldingsskemaet trykker de Besvar fra forælder-delen. Nu kan de udfylde tilmeldingsskemaet. Hvis der er angivet en svarfrist, er denne markeret med rødt og i kolonnen Besvaret af står der, hvem som sidst har gemt en besvarelse og en dato for besvarelsen. Bemærk, at de forældre der ikke har svaret på deres børns arrangement, automatisk adviseres på e-mail 7 dage og 1 dag før svarfrist. Lister Under Lister har du tre muligheder for at udtrække lister om dit arrangement. Manglende besvarelser Opsummering af besvarelser Og individuelle besvarelser Inden du trykker Hent skal du vælge hvilket arrangement, du vil udskrive en liste for. Side 39 af 44
Manglende besvarelser Listen viser de børn, vis forældre ikke har besvaret tilmeldingsskemaet til det valgte arrangement. Opsummering af besvarelser Listen opsummerer alle de besvarelser som forældrene har foretaget. Alt efter svartype opsummeres der på forskellig vis: Tal: Lægges sammen til en sum. Valgmuligheder: Ud for hver svarmulighed vises hvor mange som har svaret i antal og i procent af antal besvarelser Flueben: Tekst: Ud for hver svarmulighed vises antal svar og i procent af antal besvarelser For hvert barn, står svaret skrevet ud for barnets navn Side 40 af 44
Individuelle besvarelser Listen viser de forældre der ikke har besvaret arrangementet og resultatet på de forældre der har besvaret arrangementet Hvis du gerne vil se, hvad en enkelt familie har svaret, kan du finde deres besvarelse ved at klikke på menupunktet Find børn, klik på barnets navn og knappen Arrangementer. Ved at trykke Ret svar kan du se, det svar der er angivet og du kan også selv rette i det, hvis det er nødvendigt at hjælpe en forælder med at besvare tilmeldingen. Side 41 af 44
Begivenheder Under Begivenheder har du mulighed for at redigere i børnenes historik for dagen. F.eks. hvis du er kommet til at registrere et barn kommet ved en fejl eller skal efterjustere et tidspunkt. Sæt flueben ved det barn, du skal ændre registrering på. Herefter klikker du Rediger begivenheder og i det billede der nu vises kan du ændre tidspunktet for begivenheden eller komme-tidspunkt ved at overskrive i feltet for tidspunkt. Du kan fjerne begivenheden helt ved at trykke på det røde kryds. Steder Her kan du oprette steder, hvor børnene kan befinde sig, i og omkring institutionen. Her kan du også vælge om stedet skal være åbent eller lukket. Dette gøres på den lille hængelås. Side 42 af 44
Ved at benytte tidsskemaet kan du bestemme på hvilke tidspunkter børnene selv skal kunne krydse sig ud til stedet på infotavlen (touchskærmen). Lister Under Lister har du flere muligheder for forskellige statistikker og lister. Nødlister Hvis der skulle være problemer med at tilgå vores servere, har I adgang til børnenes stamdata og aftaler via en nødliste. Adressen til nødlisterne er udleveret til administrator ved opstart af programmet men kan også findes når man er logget ind. Det er vigtigt at man gemmer adressen til nødlisterne når programmet kører i normal drift, så man er klar hvis programmet går i nødtilstand. Adressen kan gemmes som en genvej eller favorit på en PC/tablet/telefon. Bemærk at nødlisterne kun kan benyttes når der er lange svartider fra Tabulex og derfor ikke kan testes eller benyttes når Tabulex Børn kører normal drift. Nødlisterne kan heller ikke benyttes hvis institutionen mister forbindelse til internettet. Adressen til nødlisterne kan ikke udleveres telefonisk eller via mail, idet adressen henviser til personhenførbare informationer. - Se separat vejledning til at gemme nødlistelink Side 43 af 44
Skjul Når man er i gang med noget i systemet, som ikke kommer uvedkommende ved, kan man vælge at klikke på skjul. Når man klikker på ikonet kommer dette billede frem. Når du er færdig med at skjule, kan du klikke på skjul-knappen igen eller trykke på et menupunkt. Så er du tilbage igen. Support Har du brug for hjælp, kan du kontakte Tabulex Dagtilbud support på telefon nr. 4676 1957. Vi har åben mandag-fredag kl. 8.00-17.00. Yderligere vejledninger finder du på www.ist.com Side 44 af 44