Lundgaard Konsulenterne bistår ved rekruttering af 2 ledere til Koncernområdet; Vækst og Bæredygtighed i Holbæk Kommune. Ledere for; Driftsbestillerenheden og til; Byg, Vej og Trafik Denne job- og personprofil indeholder følgende afsnit: Indhold Vilkårene... 2 1. Indledning og baggrund for stillingen... 2 2. Ansættelsesvilkår... 3 3. Holbæk Kommune rammerne for stillingen... 3 4. Koncernområdet: Vækst og Bæredygtighed:... 5 5. Drifts-bestillerenheden:... 6 6. Byg, Vej og Trafik:... 7 Forventningerne... 8 7. Afdelingslederenes baggrund og bagage... 8 Ansættelsen... 10 8. Ansøgers vurdering af arbejdspladsen... 10 9. Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne... 11 10. Tidsplan for ansættelsen... 11 11. Efter ansættelsen... 12 www.lundgaard-konsulenterne.dk
Vilkårene 1. Indledning og baggrund for stillingen Den 1. januar 2015 sætter Byrådet i Holbæk Kommune en fuldstændig ny ramme om den administrative organisation. P.t. den mest gennemgribende kommunale organisationsomlægning i Danmark. Under overskriften; Holbæk i Fællesskab, indrettes organisationen - konsekvent efter kerneopgaven og de processer der skaber mest værdi for borgere og virksomheder. På Koncernområdet Vækst- og Bæredygtighed er hele organisationen bygget op forfra, for at kunne tilgodese de behov den nye tænkning fordrer. En af de vigtigste måder det skal ske på er ved, at der dedikeres medarbejderressourcer til at screene de henvendelser der kommer ind fra borgere og virksomheder, så der tages hånd om koordination og service fra det øjeblik behovet opstår. Håndteringen af det tværgående er simpelthen en grundsten i organisationens nye opbygning. De fleste ledere i den nye organisation er rekrutteret internt, men der er brug for ledere til de 2 nye enheder: Byg, Vej og Trafik samt Drifts-bestiller-enheden. Det er lederstillinger giver den ambitiøse en platform, hvor man kan få ledelsesredskaberne i spil i Danmarks p.t. mest progressivt opbyggede kommunale organisationsstruktur og det kunne blive begyndelsen på en god kommunal lederkarriere med afsæt i en offentlig og/eller privat leder/projektledererfaring. Og det er ikke bare tomme ord. Man har på koncernområdet skabt nogle flotte karrierer, der blandt andet har medført, at 4 ud af 5 ledere i koncernområdets ledergruppe er begyndt som menige medarbejdere, men har fået muligheden for at bevise sig på stadigt større ansvarsområder. Talentet og engagementet belønnes. Det er vigtigt at understrege, at ansøgernes interesse for at være en del af det nye skal kobles med en ærlig interesse for at få det nye til at fungere det er nemlig først nu arbejdet begynder. Når man skal arbejde med så markante organisationsomlægninger som der er tale om her, skal man nemlig ærligt have lysten til at gå i maskinrummet sammen med chefer, kolleger og medarbejdere. Vi har 2 pladser ledige i rådhuset ved fjorden. Det kunne blive dig der satte dig på én af dem. side 2
2. Ansættelsesvilkår Ansættelse sker på overenskomstvilkår og den samlede løn forventes at ligge omkring 520.000 kr. + pension. 3. Holbæk Kommune rammerne for stillingen Holbæk Kommune er med 69.000 indbyggere en af Sjællands store kommuner, naturskønt beliggende i bunden af Isefjorden. Kommunen har fået placeret sig flot i de undersøgelser der er pejlemærker for samepillet imellem kommune og det lokale erhvervsliv. Kommunen var således årets højdespringer i DI-undersøgelsen og gik fra en 53.plads i 2013 til en 13. plads i 2014. I Dansk Byggeris undersøgelse af Erhvervs- og Byggevenlighed gik det endnu bedre, idet kommunen i 2014 endte på en flot 3.plads. Den politiske organisation Den politiske organisation består af Byrådet, Økonomiudvalget samt udvalgene for: Børn Arbejdsmarkedet Klima og Miljø Kultur og Fritid Voksne Derudover er det nedsat projektudvalgene( 74); Vækst samt Demokratieksperimentariet. Administrativ organisation: Som nævnt indledningsvist overgår kommunen 1. januar til en radikalt anderledes måde at organisere sig på i den administrative organisation. Fra en relativt klassisk model med direktør- og fagområder, til en model med en smal direktion på 3 mand og 8 slagkraftige områder med afsæt i kernopgaverne, samt de processer der er de vigtige i mødet med borgere og virksomheder. Målsætningerne er: Vi sætter kerneopgaven i centrum og stiller skarpt på den værdi, vi skal skabe for og med borgere og virksomheder Medarbejderne er afgørende for, at vi løser den rigtige kerneopgave, og god ledelse er vigtigt for at medarbejderne kan lykkes. Vi styrker handlerummet hos de ledere, der er tættest på borgerne Vi skaber en enkel organisation og styrker fællesskab, netværk og kommunikation for at forbedre den måde, vi løser kerneopgaven på side 3
Et klassisk organisationsdiagram evner ikke at rumme essensen af den nye måde at tænke organisation på, og målsætningerne er derfor omsat således, når opgavefordelingen skal beskrives: Direktionen samt de 8 koncernchefer udgør koncernledelsen. side 4
4. Koncernområdet: Vækst og Bæredygtighed: De 2 stillinger som leder for Drift-bestiller samt for Byg, Vej og trafik hører ind under koncernområdet Vækst og Bæredygtighed med ca. 350 medarbejdere. Området dækker samtlige faglige felter på teknik og miljøområderne. Med afsæt i kerneopgaver og nøgleprocesser er der overordnet etableret 4 Indgange til området. Det er Kommunal Drift, Virksomhed, Borger samt Kommunalt Anlæg. Derudover er der etableret et tværgående sekretariat. Der er internt udpeget ledere på alle hovedområder undtagen på Virksomhed. Man kan visualisere organisationen således: Under ledelse af Koncernchef Kristian Nabe-Nielsen er der etableret en ledergruppe bestående af de 5 afdelingsledere for Kommunal Drift, Virksomhed, Borger, Kommunalt Anlæg samt for sekretariatet. Noget af det helt centrale i den nye organisation er samlingen af processtærke medarbejdere fra de faglige felter. Rent praktisk er der udtaget medarbejdere der på tværs af arbejdsområderne får til ansvar at screene henvendelsener fra borgere og virksomheder og at påtage sig tovholderfunktioner på de sager der er mere end monofaglige. Der vil være en væsentlig opgave i, at sikre arbejdsdelingen og koblingen imellem procesmedarbejderne og medarbejderne i de to enheder. Man er på uopdyrket land. Vi kan kun det her, hvis vi tør prøve det (citat fra kollega til den nye leder for virksomhed). side 5
Processen omkring udviklingen af de nye organisatoriske rammer har været relativt lukket. Det er sket af hensyn til de mange ledere og medarbejdere der er blevet påvirket af resultatet af en proces der også har haft som konsekvens at ledelseslagene er blevet smallere på alle niveauer. Ledelseskabalen er faldet på plads primo december måned 2014, men der er et naturligt efterslæb når det kommer til at skabe både opmærksomhed og ro omkring den nye organisation. Medarbejderne sidder med lige dele nysgerrighed og spænding, men også forsigtig tilbageholdenhed. Grundtankegangen køber mange ind på, men hvad nu når det rulles ud? Hvad bliver konsekvensen for mig? Det skal man som leder adressere og kommunikere stærkt omkring. Dette sker selvsagt i tæt samarbejde med de øvrige ledere på koncernområdet. Det gælder generelt, at man skal ville og prioritere det at være en del af et nyt sammenhængende koncernområde, hvor alle er nødt til at påtage sig et tværgående ledelsesansvar, hvis det samlede koncernområde skal få succes med den nye måde at organisere sig på. Visionen; Holbæk i Fælleskab forpligter også her. I den sammenhæng er der også en forventning om, at lederne aktivt leder opad i forhold til afdelingsledere såvel som til Koncernchef Kristian Nabe-Nielsen. Det gælder også når man bliver usikker eller når der begås fejl. Der betrædes nye stier i denne nye organisation og det understreger behovet for, at man lærer af egne, andres og organisationens fejl undervejs De 2 stillinger er blevet ledige på 2 forskellige uddramatiske måder. Driftsbestillerenheden er helt ny og der var ikke nogen oplagt intern lederprofil der matcher kravene her. Stillingen som leder af Byg, Vej og Trafik blev ledig da den udpegede leder for enheden fik arbejde i et privat frima primo 2015. 5. Drifts-bestillerenheden: Enheden er som nævnt ny og samler de medarbejdere der skal være driftstovholdere på de kommunale bygninger, veje, parker m.m. Det er kontraktholderfunktionerne, men også den løbende udvikling og overvågning af vedligeholdelsesplaner m.v. Udførerrollen vil være placeret i andre enheder som FM-Teknisk Service, FM-Vej og Park, hos private leverandører m.m. side 6
Der er i alt 18 medarbejdere i enheden der kommer til at sidde samlet på Rådhuset senest 1.april 2015. Lederen for Drifts-bestillerenheden referer til Afdelingsleder for Kommunal drift: Kristine Klæbel. Det er helt oplagt at en af de store ledelsesmæssige opgaver vil være at sikre at den nye organisation implementeres i bund. De synergier der ligger i kontraktholderfunktionerne på tværs af de faglige områder skal dyrkes og der er en forventning om at antallet og størrelsen på de gennemførte udbud, stiger betragteligt i omfang. Samtidigt vil der være en opmærksomhed omkring at sikre det løbende samarbejde på tværs af bestiller, udfører og myndighedsområderne, der netop i den nye organisation er skilt ad. Vejområdet er mest radikalt ændret idet anlæg, drift såvel som myndighed tidligere var samlet i samme enhed med adresse uden for rådhuset. Medarbejderne vil især på dette felt have behov for at der tages hånd om de usikkerheder, der opstår i de nye måde, at samarbejde på. Der vil også være et stort behov for at være ledelsesmæssigt over samarbejdet imellem de medarbejdere der er taget ud til proceskonsulenter på tværs af organisationen og drifts-bestillerenhedens medarbejdere. Det er noget med at udvikle samarbejdsfladerne efterhånden som fordel/ulemper i den nye struktur udkrystaliserer sig og i lederforum at sikre, at der træffes beslutninger når knasterne fylder for meget. Der vil ligeledes være et løbende, naturligt tæt samarbejde med Anlægs-bestillerfunktionen og et potentiale for her at sikre at der fremadrettet udvikles de rigtige samarbejdskonstallationer når gode anlæg skal følges af gode driftsaftaler. Noget der langt fra altid er lykkedes i den gamle organisation. Holbæk arbejder struktureret med integration af frivillige i udviklingen af serviceydelserne og det forventes at en kommende leder biddrager aktivt i udviklingen af denne tænkning. 6. Byg, Vej og Trafik: Enheden er sammensat af en stor del af de medarbejdere der var i den gamle enhed Byg, landzoneområdet der er kommet ind fra den tidligere Naturafdeling samt vej- og trafikområdet. Holbæk Kommunes 4 p-vagter er en del af enheden. side 7
Der er i alt 17 medarbejdere i enheden der sidder samlet på rådhuset. Lederen for Byg, Vej og Trafik referer til Afdelingsleder for Borger: Bo Runge-Dalager. På Borgerområdet er der i fordelingen af ressourcer imellem proces og de nedsatte enheder taget afsæt i den arbejdsdeling der i forvejen var etableret i byggeafdelingen, hvor frontoffice/backoffice var en veletableret arbejdsdeling imellem medarbejderne. Det betyder dog ikke, at der ikke skal være stor opmærksomhed om de erfaringer man gør sig når proceskonsulenterne rolle skal etableres i samarbejdet med de faglige enheder der er bare et solidt afsæt. Af samme årsag vil der internt i enheden være et kulturudviklingsarbejde imellem medarbejderne fra Byg og de medarbejdere der kommer andre steder fra i organisationen. De dygtige faglige erfaringer skal møde hinanden på en respektfuld måde. Som nævnt ovenfor er Vejområdet mest radikalt ændret i den nye organisation idet anlæg, drift såvel som myndighed tidligere var samlet i samme enhed med adresse uden for rådhuset. Medarbejderne vil især på dette felt have behov for at der tages hånd om de usikkerheder der opstår i de nye måder, at samarbejde på. Hensigten med at tage landzoneadministrationen med ind i den nye enhed er at skabe de bedst mulige rammer om den helhedsorienterede og koordinerede indsats i de konkrete borger-sager der opstår. Der har i en længere periode været en trafiksikkerhedsplan undervejs. Det har ikke været uden knaster og opgaven med at få den roligt og sikkert i hus vil være en af den kommende leders løbende opgaver i det først års tid. Forventningerne 7. Afdelingslederenes baggrund og bagage Du skal kunne lide mennesker (citat Koncernchefen). Det vil være meget vigtigt for kommunen, at de der ansættes grundlæggende har dette kendetegn. Længden på ens ledelses-cv vil ikke være det afgørende i vurderingen af ansøgerne men det er de udviste resultater og vurderingen af ledelsespotentialet, der vil være det centrale. Afsættet kan være såvel linjeledelse som projektledelse. Man skal evne at sætte retning og følgeskab uden at fjerne det ansvar den enkelte medarbejder er udstyret med ansvar giver arbejdsglæde. side 8
Hvor faglig skal man være? Prøv os endelig af på denne, men vi tror det er en fordel at have et vist kendskab til de mekanismer, der driver de 2 ret så forskellige enheder. For drifts-bestillerenheden er det kontraktholderkompetencer og driftstænkning der vil være en fordel og for Byg, Vej og Trafik vil det være en vis forståelse for den service/myndighedstænkning der praktiseres i samarbejdet imellem en offentlig organisation og de borgere og virksomheder den servicerer. Der er rigtigt stærke faglige kræfter blandt medarbejdere så der er masser af viden - men det skal være muligt for de nye ledere, at kunne sætte sig ind i materien i de større enkeltsager. Det er en fordel at have arbejdet i det offentlige system, men for Driftsbestillerenhedens vegne betyder det mindre end for Byg, Vej og Trafik. I driftsbestillerenheden kunne man sagtens forestille sig, at de faglige erfaringer primært er indhentet i private virksomheder. Et godt fundament på området økonomistyring vil ligeledes være en særskilt fordel i denne stilling. Vi nævner indledningsvist at kommunen har været god til at skabe karrieremuligheder internt. Det betyder helt oplagt at vi også er åbne overfor ansøgere, der er på vej imod noget større og biddrager gerne til den karriereudvikling. Det er helt oplagt, at denne stilling vil give nogle uvurderlige erfaringer på CV et, der p.t. ikke kan fås andre steder i Danmark end i Holbæk Kommune. Det kan også være en del af ens vurdering af stillingens potentiale. Når det er sagt, bør man have et tidsmæssigt sigte der går ud over 3 år. Person-/lederprofil Ingen ansøgere kan det hele men ansættelsesudvalget vil derudover kigge efter: En der er god til at håndtere konflikter og kan træde i karakter. Tør tage ansvar og tør træffe beslutninger. Evnen til at skabe følgeskab blandt medarbejdere, der først er ved at lære den nye organisation at kende. Det at være en nærværende leder. Man kan ikke svæve over vandende men skal fysisk som mentalt opleves at være en del af medarbejderens hverdag. Stærke kommunikative kompetencer. Evnen til at skabe relationer i organisationen En teamplayer, der af hjertet tager medansvar for kommunens og koncernområdets samlede virke. side 9
En der er personlig robust, der ikke lader sig slå ud af vanskeligheder og kritik. Autoritet uden at have behov for magtdistance. Gerne suppleret med en god selvironisk distance. Ansættelsen 8. Ansøgers vurdering af arbejdspladsen Alle interesserede er velkomne til at kontakte os med spørgsmål om stillingen og en eventuel drøftelse af personlige kvalifikationer i forhold til stillingen. Alle henvendelser behandles fortroligt. Henvendelse kan rettes til: Direktør Jakob Lundgaard, Lundgaard Konsulenterne tlf. 4033 2414 og/eller Afdelingsleder for Kommunal Drift: Kristine Klæbel på tlf: 7236 7279 vedrørende stillingen som leder af Drifts-bestiller-enheden. Afdelingsleder for Borger; Bo Runge-Dalager på tlf: 7236 6307 vedrørende stillingen som leder af Byg, Vej og Trafik. Under de 2 samtalerunder, der indgår i ansættelsesproceduren, vil der kun i begrænset omfang være anledning for ansøgerne til at stille spørgsmål. De ansøgere, der går videre til sidste samtalerunde, opfordres i stedet til at aftale et møde med henholdsvis Kristine Klæbel (vedrørende stillingen som leder af Drifts-bestillerenheden) og Bo Runge-Dalager (vedrørende stillingen som leder af Byg, Vej og Trafik) for at få mulighed for at danne sig et personligt indtryk af arbejdspladsen og få svar på eventuelle spørgsmål inden sidste runde. På www.holbaek.dk kan findes yderligere relevante oplysninger om kommunen. side 10
9. Arbejdspladsens vurdering af ansøgerne Ansættelsesudvalget udvælger ansøgere til 1. samtalerunde og gennemfører herefter 1. og 2. samtalerunde. Ansættelsesudvalget vurderer ansøgerne ud fra de faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer, der er beskrevet her i jobprofilen. Ansættelsesudvalget har ansættelseskompetencen. Ansættelsesudvalget har efter sidste samtalerunde følgende grundlag for vurderingen af de sidste ca. 3 ansøgere: Den skriftlige ansøgning. Det personlige indtryk fra 1. samtalerunde. Et skriftligt resumé af en dialogtest hos en anden af Lundgaard Konsulenterne. Resuméet udarbejdes på baggrund af en dybtgående, struktureret samtale om ansøgerens faglige, ledelsesmæssige og personlige kompetencer. (Resuméet sendes også til ansøgeren, der får lejlighed til at kommentere det ved 2. samtalerunde). Et skriftligt resumé af ca. 3-4 referencer, som konsulenten indhenter telefonisk fra ansøgerens leder, kolleger og medarbejdere. Referencerne indhentes umiddelbart før anden samtalerunde og kun efter aftale med ansøgeren. (Referencerne er fortrolige og forelægges ikke ansøgeren). Det personlige indtryk fra 2. samtalerunde. Du kan læse mere om bl.a. dialogtesten og Lundgaard Konsulenternes etik i ansættelsessager på www.lundgaard-konsulenterne.dk 10. Tidsplan for ansættelsen I Lundgaard Konsulenternes sekretariat er det Mette Andersen, der er tovholder på ansættelsen. Mette Andersen kan træffes på tlf. 7542 4233 eller mail: mka@signatur.dk. Ansøgning sendes via det elektroniske stillingsmodul på Lundgaard Konsulenternes hjemmeside senest 16. februar 2015 klokken 8.00. Hvis man ønsker at søge begge stillinger, skal der uploades 2 ansøgninger med bilag. Lundgaard Konsulenternes sekretariat sender kvittering for modtagelsen af ansøgningen til den mailadresse, der angives i forbindelse med ansøgningen. Det forudsættes, at denne mailadresse kan anvendes til den fortrolige kommunikation mellem ansøger og sekretariat i resten af ansættelsesprocessen. side 11
Den 17. februar træffer ansættelsesudvalget beslutning om, hvem der indkaldes til 1. samtalerunde. De udvalgte ansøgere får besked inden kl. 14 samme dag. 1. samtalerunde til begge stillinger afvikles med op til 6 ansøgere pr. stilling den 18. februar i tidsrummet klokken 8.00 16.00 på Hotel Strandparken, Kalundborgvej 58 i Holbæk. Dialogtesten for de ansøgere, der går videre til 2. samtalerunde, afvikles for begge stillingers vedkommende den 19. februar på Scandic i Ringsted. Testen tager ca. 2½ timer. 2. samtalerunde afvikles med op til 3 ansøgere pr. stilling, ligeledes på Hotel Strandparken i Holbæk, således: Den 26. februar klokken 08.00 13.00: Stillingen som leder for Byg, Vej og trafik, Den 26. februar klokken 08.00 13.00: Stillingen som leder for Drifts-bestiller- enheden. 11. Efter ansættelsen For de ansøgere, der udvælges til stillingerne, tilbyder konsulenten en opfølgende samtale straks efter, at beslutningen om ansættelse er truffet. I samtalen vil der bl.a. blive lejlighed til sparring omkring, hvordan den nye leder kommer godt i gang med jobbet. 3-4 måneder efter de nye lederes tiltræden vender konsulenten tilbage og holder opfølgende samtaler med lederne og deres respektive chefer, Bo Runge-Dalager og Kristine Klæbel, for at evaluere, hvordan samspillet er kommet fra start. Januar 2014 Jakob Lundgaard, Konsulent på ansættelsessa side 12