Direktionen DAGSORDEN Møde nr. : 36 Sted : Rådhuset i Grenaa Dato : 1. december 2010 Start kl. : 09.00 Slut kl. : 12.15. Medlemmer Kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt (Formand) Økonomidirektør Eva Holm Iversen Børne- og ungedirektør Finn Byrialsen Kultur- og udviklingsdirektør Peter Hjulmand Nielsen Socialdirektør Kenneth Koed Nielsen Miljø- og teknikdirektør Anders Brinch Larsen Deltog x x x x x x Borgmester Jan Petersen deltager i behandling af punkt 1. Sekretær: Sekretariatschef Kim Bruun Nielsen Norddjurs Kommune
1. Gennemgang af dagsordener/beslutningsprotokoller... 1 2. Økonomi... 2 3. Budget 2011... 3 4. Tilslutning til Fælleskommunalt LedelsesInformationsSystem (FLIS)... 4 5. Digitalisering proces og printere... 7 6. Principper for stillingsskift mellem aftaleenheder... 9 7. Kommunikation... 11 8. Eventuelt... 12 Norddjurs Kommune
1. Gennemgang af dagsordener/beslutningsprotokoller Udvalgenes dagsordener gennemgås på direktionens møde forud for udvalgsmøderne, og beslutningsprotokollerne gennemgås på direktionsmødet umiddelbart efter udvalgsmødet. Gennemgangen foretages af den pågældende direktør. Gennemgang af beslutningsprotokol for: kommunalbestyrelsens møde den 30. november 2010 Gennemgang af dagsorden for: miljø- og teknikudvalgets møde den 6. december 2010 kultur- og udviklingsudvalgets møde den 6.december 2010 børne- og ungdomsudvalgets møde 7. december 2010 arbejdsmarkedsudvalgets møde den 8. december 2010 voksen - plejeudvalgets møde den 9. december 2010 Kommunaldirektøren indstiller, at de nævnte beslutningsprotokoller/dagsordener og sager gennemgås. Kommunaldirektøren gennemgik beslutninger fra kommunalbestyrelsens møde den 30. november 2010. De respektive direktører gennemgik dagsordener for ovennævnte udvalgsmøder. 1
2. Økonomi Kommunalbestyrelsen vedtog i møde den 8. oktober 2009 kommunens budget for budgetåret 2010 og de vejledende budgetter for budgetoverslagsårene 2011-2013. Med henblik på at sikre, at det vedtagne budgets forudsætninger løbende iagttages og med henblik på at følge budgetudviklingen, optages der på dagsordenen for direktionens møder et fast punkt omhandlende kommunens økonomi. Kommunaldirektøren indstiller punktet til drøftelse. Drøftet. 2
3. Budget 2011 Kommunalbestyrelsen vedtog på møde den 14. oktober 2010 kommunens budget for 2011-2014. Der er til tidligere direktionsmøder udsendt oversigt som viser de reduktioner, udvidelser, tekniske korrektioner og reguleringer som følge af mængdeudviklinger der er indeholdt i budget 2011-2014. Direktionen har besluttet at der udarbejdes en plan for udmøntningen af budget 2011. Kommunaldirektøren indstiller at handleplan for udmøntning af budget 2011 drøftes. Handleplan drøftet, og den genoptages på direktionens næste møde. 3
4. Tilslutning til Fælleskommunalt LedelsesInformationsSystem (FLIS) KL s bestyrelse har besluttet, at der er behov for at udvikle et Fælleskommunalt LedelsesInformationsSystem (herefter kaldet FLIS), og i denne anledning er KOMBIT og KL i samarbejde med et større antal kommuner gået sammen om at udvikle et fælles system til ledelsesinformation og dokumentation i alle kommuner. Begrundelserne for udviklingen af FLIS er bl.a.: Kommunerne i højere grad bør sætte sig i spidsen for udviklingen af redskaber, som skaber gennemsigtighed i den kommunale opgaveløsning. Staten udvikler i stigende grad redskaber, hvor de, på kommunernes vegne, definerer den lokale dokumentation rettet mod såvel borgerne som den lokale styring. Risikoen herved er bl.a. at redskaberne i for høj grad udvikles med udgangspunkt i statslige styringsønsker og ikke med udgangspunkt i kommunernes behov. Kommunerne har i forbindelse med anskaffelsen af lokale ledelsesinformationssystemer oplevet udfordringer med at få adgang til data fra egne administrative systemer. Principielt ejer den enkelte kommune sine data, men disse er ikke umiddelbart tilgængelige i en form, som uden større omkostninger kan viderebearbejdes og videreformidles som ledelsesinformation. FLIS-projektet skal reducere disse omkostninger og gøre kommunen teknisk uafhængig af, om man har den ene eller anden leverandør af det administrative fagsystem. I FLIS-projektet forhandler KOMBIT dataleveranceaftalerne for landets kommuner. Dataindhentes direkte fra fagsystemerne og kan genbruges til andre formål. FLIS-projektet skaber et mere effektivt og validt benchmarkingssystem til kommunerne. Mange nøgletalssammenligninger er i dag enten baseret på tal fra nationale statistiksystemer, der ofte offentliggøres med betydelig tidsforskydning ift. indberetningstidspunktet, eller lokalt producerede nøgletal i nøgletalsklubber, som fordrer mange ressourcer uden fornøden systemunderstøtning. 4
Det vil være muligt for den enkelte kommune i FLIS at nedbryde nøgletallene til institutionsniveau, således at de kan bruges i kommunens egen ledelsesinformation. De frie kontoplandele vil blive indbygget i FLIS, så data fx kan nedbrydes til de enheder, som er aktuelle for den enkelte kommune. Nøgletallene i FLIS vil blive opdateret månedligt. Det betyder, at der er adgang til data betydelig hurtigere, end der typisk er mulighed for i dag. De månedsvise opdateringer er nødvendige for at FLIS-data kan bruges til ledelsesinformation internt i kommunen. FLIS henter data direkte fra fagsystemerne med FLIS-standardiserede snit-flader. Kommunerne binder sig derfor ikke til at bruge én given leverandør for at få data i FLIS. Med FLIS kan kommunerne benchmarke sig på tværs af kommuner og in-ternt i kommunen. Der er mulighed for at sammenligne sig med tal for hele landet, regioner, flere kommuner og enkeltkommuner. Det er endvidere muligt at sammenligne sig med de mest sammenlignelige kommuner, dvs. de kommuner der har mest ensartede rammevilkår. Mest sammenlignelige kommuner udvælges på baggrund af en statistisk model. Decentral ledelse kræver information, og derfor bør man i arbejdet med ledelsesinformation bringe de rette informationer ud til alle ledelsesniveauer i organisationen. De rette data skal altså ud til de rette centrale og decentrale ledere mhp., at de kan træffe de rigtige beslutninger på det rette tidspunkt. Derfor udvikles FLIS på en sådan måde, så den enkelte kommune har mulighed for at udvikle og automatisk udsende skræddersyede rapporter til en given målgruppe med en fast frekvens. Muligheden for rapportgenerering og distribution indgår som et tilvalg i FLIS. Nogle kommuner, der allerede har et ledelsesinformationssystem, vil ikke have behov for rapporteringsdelen, da FLISdata kan anvendes i det lokale ledelsesinformations-system../. Se vedlagte bilag for yderligere informationer om FLIS og eksempler på rapporter fra systemet. 5
FLIS-projektet (version 1) bliver kun udviklet, hvis der foreligger en bindende tilslutning fra kommunerne svarende til mindst 70 % af befolkningen. Prisen for deltagelse i FLIS afhænger af antallet af deltagende kommuner (deres andel af den samlede befolkningsunderlag). Bindende tilslutning skal fremsendes senest den 5. januar 2011. FLIS-projektet forventes herefter implementeret i første kvartal 2012. Ved bindende tilmelding forpligter Norddjurs Kommune sig til følgende betaling i 2012: FLIS Databasen - Éngangsindskud kr. 50.000 Licens pr. fagområde (folkeskole, børn og unge, voksne handicappede, ældreomsorg tværgående data) pr. indbygger pr. år (skøn 38.000) o for 5 områder i 2012 ved 70 % tilslutning kr. 270.000 o (for 5 områder i 2012 ved 100 % tilslutning kr. 192.000) FLIS Databasen - Éngangsindskud kr. 50.000 FLIS præsentationslag o Ved tilmelding af 40 % af landets kommuner kr. 112.610 o (Ved tilmelding af 70 % af landets kommuner kr. 65.585)) Kommunaldirektøren indstiller sagen til drøftelse. Sagen udsat. 6
5. Digitalisering proces og printere Digitalisering og anvendelsen af ny teknologi er en central vej til at sikre en bedre ressourceudnyttelse i den offentlige sektor og frigøre ressourcer til udvikling af den borgernære service. Regeringen, KL og Danske Regioner har en fælles målsætning om, at så mange borgere som muligt benytter digital kommunikation med det offentlige. Samtidig skal mulighederne for at gøre udvalgte opgaver fuldt digitale undersøges, således at ansøgninger og indberetninger som udgangspunkt sker digitalt. Norddjurs Kommune har tilsluttet sig den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. I forbindelse med budget 2011-2014 blev det besluttet at der skal gennemføres besparelser i Norddjurs Kommune ved at digitalisere arbejdsgange og processer i organisationen. Som en del af budget 2011-2014 blev det aftalt at der skulle gennemføres en række digitaliseringstiltag i Norddjurs Kommune. Effekten af disse digitaliseringstiltag skal sikre en nedbringelse af budgettet med henholdsvis 1,5 mio. kr. i 2012, 3 mio. kr. i 2013 og 4 mio. kr. i 2014. Der blev ikke indlagt en besparelse i budget for 2011, idet gevinsten ved de første digitaliseringstiltag skal investeres i iværksættelse af initiativer der kan understøtte udmøntningen af de budgetterede besparelser i årene 2012 2014, herunder en revidering af Norddjurs Kommunes hjemmeside wwww.norddjurs.dk, således at det er lettere for borgerne at betjene sig af de tilgængelige selvbetjeningsløsninger, da dette er en af de største kilder til besparelser via digitalisering. De tiltag som bl.a. skal gennemføres i 2011 er: Alle ansatte modtager lønsedler og andre dokumenter fra kommunen via e-boks Bedre printerudnyttelse (nedlæggelse af små printere) incl. central telefax-funktion Omlægning af hjemmeside, inkl. flere muligheder for selvbetjening Indscanning af post centralt Benyttelse af doc2mail skal undersøges nærmere Central telefonomstilling med maskinel betjening 7
Hovedudvalget har på sit møde d. 22. november 2010 udtalt at gennemførelse af elektroniske lønsedler er en god ide, som er en naturlig led i digitaliseringsprocessen. De elektroniske lønsedler iværksættes fra januar 2011. Næste skridt i gennemførelsen af digitaliseringstiltagene for 2011 er bedre printerudnyttelse og en central telefax-funktion i administrationen. Disse tiltag implementeres i forbindelse med en planlagt udskiftning af de nuværende printere / multifunktionsmaskiner. Den nye model af printere / kopimaskiner (multifunktionsmaskiner) har indbygget telefax-funktion som betyder, at alle telefax modtages i elektronisk format (som en mail). Samtidig med opsætning af de nye maskiner nedtages alle andre printermuligheder, idet samlingen af print på disse multifunktionsmaskiner er en af de vigtigste kilder til besparelsen via mindre papir- og tonerforbrug. Der arbejdes videre med de tiltag som skal finansiere den langsigtede digitaliseringsproces. Direktionen skal på mødet endvidere drøfte forslag til proces for digitaliseringsarbejdet, herunder de konkrete indsatsområder på direktørområderne. Kommunaldirektøren indstiller, at plan for printere/multifunktionsmaskiner, herunder placering og standardindstillinger drøftes. Sagen udsat. 8
6. Principper for stillingsskift mellem aftaleenheder Den 21. maj 2008 vedtog direktionen principperne for stillingsskift mellem aftaleenhederne. Principperne omhandler bl.a. beskæftigelses-, ansættelses- og jubilæumsanciennitet, fornyet prøvetid og beregning af feriepenge i forbindelse med stillingsskift mellem aftaleenheder. I principperne er der vedtaget følgende undtagelser: Der foretages ikke beregning/mellemregning i de tilfælde, hvor ansættelsen hos den afgivende aftaleenhed har været af 3 måneders varighed eller mindre. Ved overgang til stilling som elev under 25 år afgangsføres den ansatte, så der udskrives feriekort m.v. Økonomi- og lønafdelingen har modtaget en henvendelse fra Undervisningsafdelingen vedrørende principperne. I forbindelse med overførsel af personale og budgetmidler, fra en enhed til en anden, er der i henhold til principperne for stillingsskift mellem aftaleenhederne beregnet feriepenge som belaster den afgivende enhed budgetmæssigt. I det konkrete tilfælde er der tale om en overførsel af personale med tilhørende budgetmidler (nedlæggelse af stillinger) til en anden aftaleenhed (nyoprettelse af tilsvarende stillinger). I de nuværende regler tages der ikke højde for denne situation, og derfor foreslå Økonomi- og lønafdelingen, at der tilføjes en ny undtagelse til principper for stillingsskift mellem aftaleenheder. Der forslås følgende undtagelse: Der foretages ikke beregning/mellemregning i de tilfælde, hvor stillingen hos den afgivende aftaleenhed nedlægges og såvel personale som budget overføres til en anden aftaleenhed. Det er en forudsætning, at der sker overførsel til nyoprettede stillinger hos den modtagne af- 9
taleenhed (hvis overført personale erstatter vakant stilling(er), så skal der ske beregning/mellemregning af feriepenge)../. Principperne for stillingsskrift mellem aftaleenheder vedhæftes til orientering Kommunaldirektøren indstiller sagen til drøftelse. Sagen udsat. 10
7. Kommunikation Med henblik på at klarlægge om der på direktørområderne er emner til offentliggørelse dels ved udsendelse af pressemeddelelse e.l. eller indlæggelser på hjemmesiden foretages en drøftelse af, hvad der for tiden rører sig på de forskellige områder. Der er udsendt følgende pressemeddelelser siden sidst afholdte direktionsmøde. Dato Overskrift 26-11-2010: Vinder fundet i fotokonkurrence Kommunaldirektøren indstiller punktet til drøftelse. Til efterretning. 11
8. Eventuelt 12