J.nr.: 00-01-06-8-09 Dato: 15.06.2009 Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Referat Tid: Mandag, den 8. juni 2009 kl. 19.00 20.00 Sted: Main Room, Hotel de France, Schottenring 3, Wien Medlemmer: Peter Christensen Hans Peter Geil (afbud) Erwin Andresen Inger Donslund (afbud) Jørgen Elsted Hansen Poul Rosendahl Morten Kristensen Thyge Nielsen (afbud) Ole Jacobsen Øvrige: Direktør H. C. Bonde Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Dagsordenspunkter: 44/09 Orientering...79 45/09 Indtægtsanalyse januar - april 2009...79 46/09 Finansiering af Rejsekort...80 47/09 Salgsstrategi for salg af Rejsekort...82 48/09 Strategi for 4. udbud, Vejle og Fredericia bybusser...84 49/09 Revisionsberetning nr. 5 for Sydtrafik: Beretning for regnskabsåret 2008 Afsluttende revision...87 50/09 Takstniveau for institutionskort...88 78
44/09 Orientering J. nr. 00-01-06-8-09 Dato: 26. maj 2009 Orientering foretaget, endvidere blev der orienteret om, at Sønderborg Kommune har udsat indførelsen af gratis buskort til unge under uddannelse under 25 år til 2010. 45/09 Indtægtsanalyse januar - april 2009 J. nr. 50-02-01-1-09 Dato: 27. maj 2009 Indstilling Tages til efterretning Sagsresume Bestyrelsen har besluttet, at der månedligt skal ske en afrapportering af indtægter for trafikselskabet. Indtægterne for trafikselskabet fremgår af budgettets noteapparat noterne 1-10, hvoraf noterne 1-5 omfatter indtægter fra busdriften, Vestbanen, kortsalgssteder, skolekort og uddannelseskort. Disse indtægter udgør langt størstedelen af de samlede indtægter. I henhold til kontrakterne med vognmændene og kortsalgsstederne, skal der ske månedlig indberetning af indtægterne til trafikselskabet senest den 7. hverdag i måneden for vognmænd henholdsvis måneden efter for kortsalgssteder. Det betyder, at oversigt over indtægterne afrapporteres til bestyrelsen med en forskydning på 1 måned i henseende til placering af bestyrelsens møder. Afrapporteringen for januar til april måned viser, at der er indtægter på 67,0 mio. kr. for budgettets noter 1 til 5. Der er ikke foretaget nye budgetskøn, hvorfor budgetskøn fra budgetopfølgningen april 2009 er nyeste skøn. Her blev forventningerne til indtægterne note 1 til 5 nedjusteret med 2,9 mio. kr. Imidlertid ser det ud til, at indtægterne i busserne i note 1 skal nedjusteres yderligere, når flere måneders data er tilgængelig. 79
Lovgivningen Intet Økonomi Der er ikke foretaget nye budgetskøn. Seneste budgetskøn fra budgetopfølgningen april 2009 var på 268,6 mio. kr. for note 1 til 5 mens det oprindelige budget for note 1 til 5 var 271,6 mio. kr. Det må forventes at der skal ske yderligere nedjustering af forventningerne til indtægterne i note 1. Der afventes data for flere måneder før en sådan foretages. Seneste budgetskøn fra budgetopfølgning april 2009: Budgetopf. april 2009 Budget 2009 Ændring I 1.000 kr. Note 1 Busser -121.771-127.611 5.841 Note 2 Vestbanen -2.853-2.805-48 Note 3 Kortsalgssteder -75.047-76.600 1.553 Uddannelses- og SU Note 4 kort -41.291-39.773-1.518 Note 5 Skolekort -27.702-24.793-2.909 Taget til efterretning. 46/09 Finansiering af Rejsekort J. nr. 50-18-05-1-09 Dato: 28. maj 2009 Indstilling At der optages størst mulig lån til finansiering af Rejsekort og det tages til efterretning, at der er indsendt ansøgning til Indenrigs- og Socialministeriet om dispensation for bestemmelserne om deponering til at optage lån indenfor en låneramme på 86,1 mio. kr. svarende til 100 % finansiering af de samlede projektudgifter. At der overfor kommunerne og regionen anbefales en model for byrdefordeling af investeringsomkostninger, baseret på et vægtet gennemsnit at indtægter i busserne, antal køreplantimer og antal busser (model 5). At der ikke tages hensyn til, at kommunerne og amtet (nu Regionen) i det gamle Vejle Amts Trafikselskab tidligere har indbetalt bidrag til aktier og lånekapital i beregningen af de faste bidrag. 80
At byrdefordelingsmodellerne med ovennævnte anbefaling sendes til høring i kommunerne med høringsfrist 28. august 2009. Sagsresume På bestyrelsesmødet den 29. januar 2009 blev det besluttet, at Sydtrafik fuldt ud tilslutter sig Rejsekortet. På baggrund af beslutningen skal der foretages investeringer, hvoraf der bl.a. skal indbetales yderligere aktie- og lånekapital. Sydtrafiks investering i Rejsekortet kan opdeles i 3 hovedblokke: 1. Køb af aktier i Rejsekortet A/S 2. Indskud af ansvarlig lånekapital i Rejseskortet A/S 3. Indkøb og installation af rejsekort udstyr til busser, kortsalgssteder m.m. Det samlede investeringsbehov for Sydtrafik er opgjort til 86,1 mio. kr. (prisniveau 2010). Sydtrafik har i brev af 19. maj søgt Indenrigs- og Socialministeriet om dispensation for bestemmelserne om deponering til at optage lån indenfor en låneramme på 86,1 mio. kr. svarende til 100 % finansiering af de samlede projektudgifter. I vedlagte notat fremgår forslag til finansieringsmodeller. Da der sandsynligvis ikke kan forventes 100 % lånefinansiering men kun 75 %, er der medtaget 2 finansieringsmodeller, en der tager udgangspunkt i 100 % lånefinansiering, og en hvor der er 25 % egenfinansiering og 75 % lånefinansiering. Der er udarbejdet 5 forskellige modeller for hvordan byrdefordelingen kan finde sted. Model 5. anbefales da den vurderes at give en rimelig byrdefordeling af investeringen i Rejsekortet. Modellen er således et udtryk for et gennemsnit af de valgte kriterier, hvor flere faktorer af betydning for økonomien tilknyttet rejsekortet tilgodeses, herunder også det forhold at alle forventes at drage fordel af et forventet øget antal passagerer som følge af indførelsen af rejsekortet. Tidsplan 8. juni 2009 Beslutning fra Bestyrelsesmødet den 6. juni 2009 fremsendes til høring. 28. august 2009 Høringsfrist 10. september 2009 Fordelingsmodel godkendes i bestyrelsen og indregnes i budget 2010. 24. september 2009 Fordelingsmodel godkendes i Repræsentantskabsmødet. Repræsentantskabet skal ifølge Sydtrafiks vedtægter 11. godkende bestyrelsens beslutning om den forholdsmæssige fordeling af de deltagende parters tilskud til selskabets finansiering. 81
Lovgivningen Se notat. Økonomi Se notat. Indstillingen tiltrådt dog således at der gives mulighed for, at kommunerne og regionen frit kan vælge at finansiere Rejsekortet ved en eengangsbetaling til endelig afregning. 47/09 Salgsstrategi for salg af Rejsekort J. nr. 50-02-14-2-09 Dato: 25. maj 2009 Indstilling At den centrale salgsstrategi tiltrædes og At der installeres rejsekortudstyr i alle busser, idet der dog undersøges muligheden for light-udstyr på mindre lokale ruter. Sagsresume Efter beslutningen om at indføre Rejsekort i hele Sydtrafiks område i slutningen af 2010/starten af 2011 er en af de første opgaver, at få fastlagt hvor mange installationer, der skal installeres i busser, på stationer og på kortsalgssteder. For at denne opgave kan løses er det nødvendigt, at der fastlægges en overordnet salgsstrategi dels for salg og optankning af Rejsekort dels for fortsat salg af 3. parts kort i pap/papirformat. Hertil kommer at en sådan strategi også skal indeholde en strategi for installation af Rejsekortudstyr i trafikselskabets busser/vestbanen. Salg af Rejsekort og 3. parts kort: Det notat, der er vedlagt, beskriver en central salgsstrategi, der består af 82
Salg og optankning via Internet (CWS = www. Rejsekort.dk) herunder optankning gennem betalingsaftaler Salg og optankning af Rejsekort og kundebetjening på centrale kortsalgssteder ((stationer og) større rutebilstationer) Brug af enkelte kommuners borgerservice Der bliver ikke mulighed for optankning af Rejsekort i busserne. Denne facilitet vil der dog kunne åbnes for, hvis behovet viser sig. Det vil betyde, at nuværende kortsalgssteder i kiosker o.l. bliver nedlagt. Der vil endvidere, som et andet hovedmål med indførelse af Rejsekortet, blive begrænsning i betaling med kontanter i busserne. I en overgangsperiode vil der tillige fortsat skulle ske salg af såkaldte 3. parts kort (Udannelseskort, skolekort, efterlønskort med flere). Dette vil fortsat skulle ske gennem de centrale salgssteder som hovedkontoret i Vejen (uddannelseskort, SU kort, skolekort og erhvervskort), Vejle Busterminal og Esbjerg Rutebilstation (specielt efterlønskort). Disse korttyper vil ikke i første omgang kunne håndteres som Rejsekort, idet 3. part bl.a SU Styrelsen skal fastlægge brugen af Rejsekort contra kendte periodekort (udannelseskort). Rejsekort kan fås i 3 forskellige varianter Personligt kort (med eller uden billede) der kun kan anvendes af den person kortet er udstedt til Flexkort, som kan anvendes af flere personer, men som er registreret på person og Anonymt kort, som også kan benyttes af flere personer, men som ikke er registreret på person Der vil til de 3 korttyper være tilknyttet forskellige rabatmuligheder, med det personlige kort som den mest rabatterede rejsehjemmel og anonyme kort med ringe rabat. Når kortet er udleveret til brugeren kan kortet oplades, idet der altid skal være tilstrækkelig med penge på kortet, så en rejse kan fuldføres. Optankning af kortet kan ske som nævnt ovenfor og der vil kunne laves PBS aftaler om automatisk optankning. Sådanne aftaler indgås med trafikselskabet. Installation i busserne: Businstallationerne skal som udgangspunkt ske i alle busser for bl.a. at kunne udnytte Rejsekortet fuldt ud, men også for at sikre at der kan fås et fuldt datasæt til anvendelse i den økonomiske og rutemæssige planlægning. Der skal dog overvejes om det er hensigtsmæssigt, at installere det store udstyr i alle busser eller om der kan findes en light-løsning for busser med små indtægter. En sådan løsning er under drøftelse i Rejsekort regi. 83
Udeladelse af installation i visse lokale busser bør ses i sammenhæng med billetteringspolitikken og dermed, om der kan accepteres gratis kørsel i busser uden udstyr. Valget af strategi for salg og installation svarer til den besluttede strategi i NT og tilsvarende forventes fra Midttrafik, således at de jyske trafikselskaber vil fremstå ens over for kunderne. Økonomi I business casen, og som forudsætning for Budget 2010, er afsat ca. 60 mio. kr til indkøb af Rejsekort udstyr. Ud over finansiering af selve udstyret er der driftsomkostninger og indtægter ved distribution/salg af Rejsekort. Dels modtager trafikselskabet distributionshonorar for salg af Rejsekort, afhængig af hvilket korttyper der sælges, dels skal trafikselskabet betale en transaktionsafgift og en omsætningsafgift til Rejsekort A/S. Set under ét for Rejsekort vil afgifter og honorarer være af samme størrelsesorden. Disse afgifter og honorarer er indregnet i Sydtrafiks business case. Indstillingen tiltrådt. Der arbejdes hen imod en så enkel løsning som muligt. 48/09 Strategi for 4. udbud, Vejle og Fredericia bybusser J. nr. 70-06-2-09 Dato: 28. maj 2009 Indstilling At udbudsvilkår og kontrakt, herunder tildelingskriterierne, godkendes, idet de nedenfor beskrevne ændringer ift. 3. udbud indarbejdes i materialet. At sekretariatet færdiggør udbudsvilkår og kontrakt inklusiv bilag til bestyrelsens endelige godkendelse d. 13. august 2009. At udbudsprocessen igangsættes ifølge tidsplanen. 84
Sagsresume Pr. 26. juni 2010 udløber 2 kørselskontrakter: Fredericia bybusser: o Kontrakt med City Trafik indgået i 2002 o 12 driftsbusser o Ca. 42.800 køreplantimer pr. år o Årlig kontraktbetaling: 26 mio. kr. Vejle bybusser: o Kontrakt med Arriva indgået i 2002. o 21 driftsbusser o Ca. 62.500 køreplantimer pr. år o Årlig kontraktbetaling: Ca. 44 mio. kr. Fredericia bybusser Fredericia Kommune har indgået en partnerskabsaftale med Dong Energi, som bl.a. indebærer kørsel med gasbusser. Aftalen indebærer en række projekter, bl.a. udvinding af biogas fra Centralrenseanlægget til gasbusserne. Det er dog ikke i kommunen p.t. politisk afklaret, om man vil investere i gasbusser, som ud over en øget løbende driftsomkostning også indebærer investering i infrastruktur til gaspåfyldning af busserne. For at få den fornødne tid til at undersøge og beslutte, hvilke ønsker kommunen har til den fremtidige bybusdrift, er det aftalt at udbyde nuværende bybusdrift med en kontraktlængde på 2 år, da det ifølge såvel Sydtrafiks interne jurist som eksterne advokat vil være i strid med udbudsreglerne at forlænge den opsagte kontrakt med City Trafik. Beslutningen forventes godkendt på møde i Fredericia Kommunes Teknisk Udvalg i starten af juni 2009. Ud over buskravene, der stilles i Sydtrafiks 3. udbud, ønsker kommunen, at busserne fortsat skal være forsynet med partikelfiltre, såfremt minimum Euro V normen ikke er opfyldt. For bybusser er den maksimalt tilladte alder 12 år. Grundet den korte kontraktperiode kræves ikke auditiv stoppestedsannoncering, hvorimod krav om Sydtrafiks busdesign fastholdes (gule bybusser). Vejle bybusser Cowi A/S har analyseret den kollektive trafik i kommunen herunder bybusdriften og fremkommet med en række oplæg til kørselsændringer, øget fremkommelighed, besparelser osv. Der træffes tidligst en beslutning på møde i Vejle Kommunes Teknisk Udvalg d. 2. juni 2009 om, hvilke ændringer, der ønskes gennemført. Det er ikke sandsynligt, at Sydtrafik i perioden frem til offentliggørelse af udbudsmateriale i august 2009 kan gennemføre det planlægningsarbejde, som ændringerne vil kunne afstedkomme. Derfor vil udbuddet som udgangspunkt indeholde den nuværende kørsel med mindre Vejle Kommune tilkendegiver, at kørselsomfanget skal indskrænkes eller øges væsentligt. Sydtrafik vil bestræbe sig på at få så mange ændringer som muligt med i udbudsmaterialet. 85
Kontraktudformningen giver mulighed for i kontraktperioden at ændre kørselsomfanget med op til 20 % uden kompensation til vognmanden. Større omlægninger af kørslen kan foretages i forbindelse med det årlige køreplanskifte. Vejle Kommune ønsker kontrakten udformet således, at kørselsomfanget kan øges mere end 20 %. Sekretariatet vil imidlertid ikke anbefale at afvige fra standardkontrakten på dette punkt, fordi det vurderes økonomisk mest hensigtsmæssigt at forhandle med vognmanden om en udvidelse ud over 20 % såfremt det bliver aktuelt. Sydtrafik har kontaktet Vejle Kommune, hvor kommunen er bedt om at komme med input til udbudsmaterialet, bl.a.: Krav til busser (fx maksimal alder, gennemsnitsalder, størrelse og miljøkrav) Kørselsomfang Kontraktlængde (Sydtrafik har som udgangspunkt en 8-årig kontrakt) Som udgangspunkt foreslås, at der som i Fredericia stilles krav om partikelfiltre såfremt Euro V normen ikke overholdes og en maksimal busalder på 12 år. Der ud over stilles krav om auditiv stoppestedsannoncering. Tildelingskriterier Vægtningen af tildelingskriterierne fra tidligere udbud foreslås uændret, det/de økonomisk(e) mest fordelagtige tilbud, hvor prisen udgør 75% og kvalitet udgør 25%. Kvalitetsdelen af tildelingskriterierne tilpasses til bybusser. Det giver eksempelvis ikke mening at vurdere afstanden til driftsledelse og nedbrudsreserve, når der for bybusser stilles krav om en maksimal afstand på 10 km. Til gengæld øges vægtningen af Euro V norm fra ±2 % til ±4 % og vægtningen af busalder fra ±1 % til ±2 % for hvert år gennemsnitsalderen afviger ift. 6 år. Udbudsmaterialet færdiggøres til godkendelse på Sydtrafiks bestyrelsesmøde d. 13. august 2009. Lovgivningen Udbuddet foretages i henhold til EU-lovgivningen (forsyningsdirektivet). Økonomi De økonomiske konsekvenser af udbuddet kendes ikke før udbudsforretningen er gennemført. Indstillingen tiltrådt. 86
Der afholdes møde med Fredericia Kommune med henblik på afklaring af kontraktløbetid og diesel/gas, herunder med mulighed for ren pris som valgkriterium. 49/09 Revisionsberetning nr. 5 for Sydtrafik: Beretning for regnskabsåret 2008 Afsluttende revision J. nr. 50-08-3-08 Dato: 27. maj 2008 Indstilling At revisionens beretning tages til efterretning, At administrationens bemærkninger tages til efterretning, At revisionsberetning og bestyrelsens afgørelse sammen med revideret regnskab fremsendes til tilsynsmyndigheden, Regionsrådet og kommunerne og At revisionens bemærkninger med Årsregnskabet forelægges Repræsentantskabet til orientering. Sagsresume Sydtrafiks revision BDO Kommunernes Revisionsafdeling har fremsendt beretning for året 2008 Afsluttende revision. Revisionsberetningen omfatter såvel løbende revision som afsluttende revision. Lovgivningen I henhold til vedtægten for Sydtrafik skal selskabets regnskab revideres af en af bestyrelsen valgt og af tilsynsmyndigheden godkendt sagkyndig revisor. Regnskabet revideres i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslov. Efter at revisionen har afgivet bemærkninger til årsregnskabet, træffer bestyrelsen afgørelse om revisionens bemærkninger og regnskabets godkendelse. Årsregnskabet med revisionens bemærkninger og bestyrelsens afgørelse herom sendes til tilsynsmyndigheden i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslov. Det reviderede årsregnskab tillige med revisionens bemærkninger hertil og bestyrelsens afgørelse herom fremsendes til Regionsrådet og kommunalbestyrelserne. Årsregnskabet med revisionens bemærkninger og bestyrelsens afgørelser herom skal af bestyrelsen forelægges for repræsentantskabet til orientering. 87
Økonomi Revisionens anbefalinger har ingen økonomiske konsekvenser. Indstillingen tiltrådt. 50/09 Takstniveau for institutionskort J. nr. 50-04-04-1-09 Dato: 25. marts 2009 Indstilling At Kolding Kommune meddeles, at taksterne for institutionskort fastholdes og nyvurderes i sammenhæng med indførelsen af Rejsekort. Sagsresume Kolding Kommune har med brev af 25. marts 2009 anmodet Sydtrafiks bestyrelse om at revurdere taksterne for institutionskort og nedsætte taksten til et niveau svarende omtrent til niveauet i det tidligere V.A.T. I det tidligere V.A.T. kunne Kolding Kommune købe institutionskort til kr. 99,- pr. barn pr. år, mens prisen p.t. er kr. 5.100,- pr. år for et kort til 24 børn, svarende til en pris på kr. 212,50 pr. barn pr. år. Institutionskort kan i dag anvendes i hele Sydtrafiks område, hvor de tidligere var begrænset til V.A.T.s område, men i praksis anvendes de mest på korte rejser. Imidlertid er institutionskort ikke alene et spørgsmål om pris, men det har også indflydelse på de byrdefordelingsmæssige nøgler, idet kortene indgår i ikke-fordelbare indtægter, og fordeles som indtægter uden for bussen. Fordelingsnøglen for indtægter udenfor bussen er en vægtet fordeling af samtlige indtægter, der ikke erlægges i selve bussen, f.eks. forskellige typer kort, kompensation fra staten m.m. Fordelingsnøglen er fremkommet ved brug af forskellige datakilder og kundeundersøgelser, men indeholder på trods heraf nogen usikkerhed, og for de enkelte korttyper en vis grad af skævvridninger, der dog skønnes at opveje hinanden. Eksempelvis er institutionskort i høj grad et bybusfænomen, mens f.eks. soldaterkort næsten udelukkende anvendes på regionalruter og i kasernebyer. Fordelingsnøglen til indtægter udenfor bussen kan revideres ved hver budgetlægning, når der på et konkret punkt foreligger ny viden, men p.t. er der ikke fastlagt et mønster for fordelingen af brug af institutionskort, hvorfor det anbefales at fastholde nugældende 88
fordelingsnøgle frem til indførelse af Rejsekortet, hvor data herfra kan anvendes til en mere præcis fordeling af disse indtægter. Lovgivningen Intet. Økonomi Indtægterne fra institutionskort fordeles efter samme fordelingsøgle som øvrige indtægter uden for bussen. I budget 2009 er fordelingerne 9,6 % til Kolding Kommune, 41,2 % til Regionen og 49,2 % til øvrige kommuner i alt. Der blev i 2008 udstedt institutionskort for kr. 751.600,-, hvilket med samme 2009-fordelingen vil tilføre Kolding Kommune kr. 72.154,-, ) Regionen kr. 309.659,- øvrige kommuner i alt kr. 369.787,-. Såfremt prisen på institutionskort nedsættes til f.eks. kr. 100,-, vil det reducere regionens indtægt til kr. 145.722,- og de øvrige kommuners til samlet kr. 174.017,-. Indstillingen tiltrådt. 89