NOTAT ØDC Økonomistyring 07-11- 1. bemærkninger - Økonomiudvalget 2018-21 Udvalgets ansvarsområder og opgaver Økonomiudvalget beskæftiger sig primært med styring af kommunens økonomi, personale samt administration og planlægning af Høje-Taastrup Kommunes samlede virksomhed. Økonomiudvalget beskæftiger sig også med borgerservice og drift af ejendomme. Derudover varetager Økonomiudvalget køb og salg af kommunens jord og bygninger. Udvalgets overordnede ansvar for de økonomiske forhold betyder, at udvalgets budget også dækker over blandt andet barselsfonden og kapacitetstilpasningspuljen. Det vil sige, at udvalget også har en rolle som omfordeler af tværgående fonde og puljer, og at dette er afspejlet i budgettets størrelse, som altid vil være væsentligt større end regnskabet, idet en del af Økonomiudvalgets budget fordeles til andre udvalgsområder i løbet af året. Økonomiudvalgets ansvarsområde omfatter en drifts- og anlægsmæssig del samt en finansiel del. I dette dokument rettes fokus på den driftsmæssige del, mens anlægsområdet og den finansielle del er beskrevet i andre budgetbemærkninger. Den driftsmæssige del er opdelt i 2 politikområder: Borgerservice og Administration Bygninger og arealer Borgerservice og administration Området omfatter udgifter til Høje-Taastrup Kommunes administration primært placeret på rådhuset. Administrationen udfører sagsbehandling i relation til borgerne og forskellige myndigheds og lovpligtige opgaver. Derudover servicerer administrationen Byrådet, Direktionen og kommunens decentrale institutioner og bidrager til den administrative og ledelsesmæssige styring af Høje-Taastrup Kommune. Endvidere afholdes hovedparten af kommunens IT-udgifter samt alle tjenestemandspensioner under dette område. Derudover omfatter området udgifter til Byrådet, udgifter til kommissioner, råd og nævn samt afholdelse af valg. Endelig omfatter området kommunens udgifter til redningsberedskab, som varetages af Østsjællands Beredskab (ØSB), hvortil kommunen betaler et bidrag. Beredskabsfællesskabet består af Køge, Vallensbæk, Ishøj, Roskilde, Stevns, Greve, Høje-Taastrup og Solrød Kommuner i fællesskab. Bygninger og Arealer Området omfatter udgifter til ejendomsdrift samt vedligeholdelse af alle Høje-Taastrup Kommunes ejendomme. Ejendomsdriften omfatter bl.a. rengøring, intern service på skoler og institutioner, energi, bygningsvedligeholdelse, forsikringer samt skatter og afgifter. Derudover servicerer administrationen bygningsbrugeren i forbindelse med ønsker til bygningsændringer, udbedringer og arbejdsmiljøproblemer i forhold til indeklima. På området arbejdes der med ejendomsstrategien kloge m 2. Ejendomsstrategien har til formål, at optimere kommunens ejendomsmasse. Sagsbehandler Doknr. Sagsnr. WibekeBa 187403/17 17/153
Økonomisk oversigt Tabel 1: Økonomisk oversigt for Økonomiudvalget Politikområder 2018 2019 2020 2021 Borgerservice og administration 445,4 442,5 445,9 440,7 444,8 Bygninger og arealer 143,6 143,0 142,2 142,2 141,6 I alt 589,0 585,5 588,1 582,9 586,4 Heraf Serviceudgifter 577,9 577,7 580,7 575,5 579,6 Overførsler 10,5 7,5 6,9 6,9 6,3 Tjenestemandspensioner, forsyning 0,6 0,3 0,6 0,6 0,6 Anm.: er angivet i -priser og budget 2018-21 er angivet i 2018-prisniveau. 2
1.1 Politikområde Borgerservice og Administration Mål Nye rammer ny administration En effektiv administration er forudsætningen for at kunne levere velfærdsservices af høj kvalitet. Administration er ikke blot det, der foregår på rådhuset. Det handler om at skabe effektive administrative processer af høj kvalitet, både når det fx gælder bevilling af ydelser, planlægning af arbejdslister i hjemmeplejen og implementering af en fælles dialogplatform i folkeskolen. Det handler også om at sikre at ledere og medarbejdere i fællesskab implementerer de gode arbejdsgange og sørger for at fjerne eller forandre de arbejdsgange, der ikke skaber værdi for kerneopgaven. Hvis Høje-Taastrup Kommune skal være på forkant, så kræver det en solid indsats i de kommende år. I perioden 2015-2019 gennemføres et udviklingsprogram, der hedder Nye rammer ny administration. Programmet indeholder en række delprojekter, som på forskellig vis skal understøtte udviklingen af en effektiv administration. Det vedrører bl.a.: optimal anvendelse af it herunder velfærdsteknologi, selvbetjeningsløsninger mulighederne for stordrift god borgerkontakt og valg af de rigtige kommunikationskanaler med borgerne Sammenhængende og effektiv kommune En sammenhængende og effektiv kommune handler om måden vi styrker en helhedsorienteret tilgang til opgaveløsningen såvel internt som eksternt i relation til at levere sammenhængende og effektive borgerforløb. I digitaliseringsstrategien er der fokus på at implementere it, som understøtter sammenhængende og effektive borgerforløb. Dette skal ske ved at dels at fokusere på at få mere ud af den eksisterende it, dels ved at implementere it som understøtter udviklingen af de administrative arbejdsgange. Digitalisering skal bidrage til at effektivisere arbejdsprocesser samt understøtte en mere helhedsorienteret tilgang til opgaveløsningen og sagsbehandlingen i kommunen. På it- og digitaliseringsområdet er der fokus på følgende hovedtemaer: 1) Obligatoriske digitaliseringsinitiativer, hvor digitalisering skal udnyttes til at skabe bedre og mere effektive arbejdsgange 2) Mere effektiv anvendelse af eksisterende fagsystemer og 3) digital velfærd i bred forstand. Vækst Udviklingsstrategiens indsats om vækst understøttes af målsætningerne i vækstpolitikken, som skal revideres i 2018. Vækstpolitikken skal: - Sikre de bedste rammer for at etablere og drive virksomhed - Åbne nye strategiske samarbejder - Gøre kommunen endnu mere attraktiv at bosætte sig i Væsentlige udfordringer og aktuelle problemstillinger Sygefravær Byrådet vedtog i 2013 at fastsætte mål for reduktion i sygefraværet over en 4-årig periode, idet det samtidig blev besluttet, at der skulle ske en budgetreduktion. Dette har været administreret ved at centre og sektorer, som ved udløbet af et år havde et sygefravær over måltallet, fik en varig budgetreduktion i det efterfølgende budgetår. Denne ordning udløb med udgangen af. Det må konstateres, at ordningen ikke har haft den ønskede virkning, og sygefraværet er kun faldet med 0,4 dage i gennemsnit pr. medarbejder pr. år i perioden 1. januar 2013 til 30. september mod et mål om en reduktion på 1,2 dage i gennemsnit pr. medarbejder pr. år. Direktionen vil derfor også i de kommende år sætte mål for reduktion af sygefraværet, ligesom 3
der vil blive iværksat tiltag, der forventes at kunne bidrage til en fortsat reduktion i sygefraværet. En attraktiv bosætningskommune Høje-Taastrup Kommune er en udviklingskommune med plads til både flere borgere og virksomheder. Over de senere år har kommunen gennem en ambitiøs vækst- og erhvervspolitik tiltrukket mere end 9.000 nye arbejdspladser og er kåret som hovedstadsregionens bedste erhvervskommune. I de kommende år skal kommunen tiltrække mange nye borgere, heraf ca. 8.000 alene til NærHeden. Der er imidlertid mange kommuner, som arbejder på at tiltrække ressourcestærke borgere. Der er derfor behov for en fokuseret indsats på at skabe opmærksomhed om Høje-Taastrup Kommune som en attraktiv bosætningskommune. Derfor gennemførtes i en omdømmeanalyse. Den forrige blev gennemført i slutningen af 2014. Gentagelsen af analysen skal bidrage til at kaste lys på, om omdømmet af kommunen flytter sig og hvor der skal sættes ind for at tiltrække og fastholde borgere og virksomheder. God borgerkontakt og helhed Kommunens samspil med borgerne flytter sig i disse år. Dette er ikke kun en tendens i Høje- Taastrup Kommune, men generelt i landet og på tværs af fagområder. Tendensen er, at borgerne ønsker at være med til at finde de konkrete løsninger i et samspil med kommunens medarbejdere. Kommunens medarbejdere skal altså i stigende grad se sig selv som facilitatorer og sparringspartnere frem for en klassisk myndighedsfunktion. Det gode møde mellem kommune og borger fordrer også, at Høje-Taastrup Kommune har fokus på at stille gode selvbetjeningsløsninger til rådighed, samt råd og vejledning om løsningerne til de borgere, som finder det vanskeligt at anvende de digitale platforme. I Høje-Taastrup Kommune er vi godt på vej, men der er et stykke før vi er i mål. For at understøtte denne forandring har Høje-Taastrup Kommune sat fokus på 6 principper for god borgerkontakt, som skal give retning for den videre udvikling af kommunens tilgang til borgerkontakt. Derudover afprøves nye samarbejdsmetoder på tværs af organisationen for at styrke det tværfaglige og helhedsorienterede samarbejde. Borgere med komplekse udfordringer kræver, at kommunen går nye veje for at finde gode løsninger og derudover er der behov for at gøre det mere gennemskueligt for borgeren, så der opleves en bedre sammenhæng på tværs af de ydelser borgeren modtager fra kommunen. Investeringer i ny digitalisering og kompetenceudvikling. Alle kommuner skal i forbindelse med bl.a. monopolbruddet investere i nye systemer og nye måder at organisere arbejdet på. Dette kræver, at den basale infrastrukturplatform er solid og opdateret. Høje-Taastrup Kommune har i 2016 og bl.a. arbejdet på udbygning og opdatering af it-infrastrukturen og har endvidere ultimo i gang sat implementering af Office 365. Opgraderingen af vores nuværende Office pakke og overgang til Office 365 giver mulighed for nye måder at arbejde på, særligt i relation til mere digitalt samarbejde på tværs og anvendelse af skype. I forlængelse af Office 365 implementering igangsættes ligeledes et projekt i relation til udfasning af vores nuværende telefonsystem frem mod en etablering af løsning, der umiddelbart kan overføres til det nye rådhus. Dette vil medføre, at der skal ske en opgradering af det nuværende telefonisystem over en periode, indtil det endeligt kan udfases. Udnyttelse af de digitale muligheder stiller store krav til medarbejdernes it-kompetencer i bred forstand både centralt i Økonomi- og digitaliseringscentret men også generelt i hele organisationen. Ligeledes er der brug for digital ledelse, så medarbejderne kan se hvor kommunen er på vej hen. Der skal være en overordnet rød tråd i vores investeringer i digitalisering, som hele tiden har kommunens sikre og forbedrede drift for øje. Digital ledelse starter på toplederniveau, så alle ledere og medarbejdere i organisationen kan se det gode eksempel til efterfølgelse, men digital ledelse skal udøves på alle ledelsesniveauer. Digital ledelse indebærer bl.a. at udforske nye muligheder og nye arbejdsmetoder, som baserer sig på udnyttelsen af ny teknologi, herunder robotteknologi, kunstig intelligens etc. 4
Datasikkerhed Medio maj 2018 træder den nye persondataforordning i kraft. Dette stiller store krav til Høje- Taastrup Kommune, som ejer og forvalter af data. Disse krav skal honoreres umiddelbart, da der er tale om en forordning, som har umiddelbar retskraft i Danmark. Høje-Taastrup kommune har gennem en årrække i mindre grad haft fokus på dette område. Outsourcing af it-drift til KMD og høj anvendelse af KMD systemer indebærer, at sikkerhed også er lagt ud til KMD. Monopolbruddet og den forøgede fokus på datasikkerhed stiller nye og større krav til kommunen og der er derfor behov for at kommunens fokus og indsats på dette område forøges væsentligt. Der skal både allokeres medarbejderressourcer og systemressourcer, idet der er behov for at systemunderstøttelse i monitoreringen af regeloverholdelsen og der vil være behov for at understøtte centrenes organisatoriske tilgang til sikkerhed. Økonomisk oversigt Tabel 2: Økonomisk oversigt for politikområde Borgerservice og administration Aktivitetsområde 2018 2019 2020 Politisk organisation 7,9 9,4 8,8 8,8 8,8 Valg mv. 1,5 0,0 3,4 0,0 1,5 Administrativ organisation 344,3 339,7 342,0 337,0 337,5 Naturbeskyttelse, Miljøbeskyttelse og byggesagsbehandling 9,7 9,6 9,2 8,9 8,9 Erhvervsudvikling, turisme og landdistrikter 2,0 1,9 1,9 1,9 1,9 Lønpuljer, Reservepulje og Effektiviseringskrav m.v. 76,0 76,8 75,6 79,1 81,2 Interne forsikringspuljer 4,0 5,0 5,0 5,0 5,0 I alt 445,4 442,5 445,9 440,7 444,8 Heraf 2021 Serviceudgifter 437,5 439,2 440,5 436,5 441,2 Overførsler 7,3 3,0 4,8 3,6 3,0 Tjenestemandspensioner, forsyning 0,6 0,3 0,6 0,6 0,6 Anm.: er angivet i -priser og budget 2018-21 er angivet i 2018-prisniveau. Lønpuljer, Reservepulje og Effektiviseringskrav m.v. Aktivitetsområdet består af forskellige puljer, der ikke kan fordeles ved budgettets vedtagelse. Puljerne omfatter blandt andet lønpuljer, barselsudligningspuljer og demografipuljer. Tabel 3: Lønpuljer, Reservepulje og Effektiviseringskrav m.v. Område 2018 2019 2020 2021 Tjenestemandspensioner 59,7 62,0 63,0 63,0 63,0 Barselsfond 11,7 13,7 13,7 13,7 13,7 Demografi 9,5 6,2 0,7 0,7 0,7 Investeringspuljer 5,0 2,6 9,5 13,4 15,6 Konkurrenceudsættelse -3,1-3,1-3,1-3,1-3,1 Indkøb -1,9-2,2-3,0-3,5-3,5 Effektivisering vedr. NyNy -4,6-1,6-4,6-4,5-4,5 Effektivisering vedr. Tværgående borgerforløb 0,8-0,4-0,8-1,2-1,2 Effektivisering vedr. administration 0,0-1,5-1,5-1,5-1,5 Effektivisering vedr. sygefravær -1,7 0,0 0,0 0,0 0,0 Tekniske budgetpuljer 0,6 1,2 1,7 2,1 2,1 I alt 76,0 76,8 75,6 79,1 81,2 5
2.1 Politikområde Bygninger og Arealer Mål De overordnede målsætninger på ejendomsområdet er fastsat i ejendomsstrategien, som er politisk besluttet. Det er ejendomsstrategiens opgave at omdanne kommunens ejendom til kloge m 2 og afvikle vedligeholdelsesefterslæbet. Opgaven består i løbende at ændre ejendomsmassen, så den honorerer det til enhver tid eksisterende ejendomsbehov og sikrer en optimal ejendomsøkonomi. Kommunens ejendom skal være kloge m 2. Det vil sige, at kommunens ejendom skal: - understøtte Høje-Taastrup Kommunes strategier omkring udvikling - være tidssvarende og fremtidssikrede til kommunens opgaver - være bedst og billigst at drifte - sikre og øge værdien af kommunens aktiver Med kommunens ejendom forstås hele kommunens ejendomsportefølje bygninger og arealer ejede og lejede. Herunder ejendomme der udlejes til eksempelvis selvejende institutioner eller boligformål. Ejendomsporteføljen omfatter ikke veje og stier og lign. Væsentlige udfordringer og aktuelle problemstillinger Vedligeholdelse af kommunes ejendomme Kommunens bygninger vedligeholdes løbende for at sikre, at ejendommene holdes i en fornuftig stand. Hertil udarbejdes der hvert år en plan for gennemførsel af vedligeholdelsesopgaver (drift) samt vurdering af renoveringsefterslæb (anlæg). Årsplanen har vist, at den afsatte vedligeholdelsesramme på ca. 34,3 mio. kr. i 2018 bidrager til at holde renoveringsefterslæbet i ro. Det er dog stadigvæk en udfordring, at årsplanen viser et samlet renoveringsefterslæb på i alt 243 mio. kr. For at få nedbragt dette, skal driftsrammen til bygningsvedligeholdelse eller puljen til renovering på anlægsrammen prioriteres. Tabel 1: Bygningssyn, anslået renoveringsefterslæb (Mio. kr.) 2018 2019 2020 2021 Renoveringsopgaver på skoler, daginstitutioner, fritids- og kulturcentre m.v. 157 34 41 11 Note: Der arbejdes med 4-årige planer. Der kan løbende opstå uforudsete skader på bygningerne. Økonomisk oversigt Tabel 2: Økonomisk oversigt for politikområde Bygninger og Arealer Aktivitetsområde 2018 2019 2020 2021 Administration 5,7 2,6 2,6 2,6 2,6 Teknisk Service 12,9 12,6 12,6 12,6 12,6 Ind- og udvendig vedligeholdelse, samt tekniske installationer 31,2 33,6 33,6 33,6 33,5 Energi (vand, varme, el) 30,4 30,6 29,6 29,6 29,2 Rengøring 44,7 44,8 44,7 44,7 44,8 Biler 4,6 4,9 4,9 4,9 4,9 Skatter og afgifter 3,0 2,9 3,1 3,1 3,1 Grundejerforening 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 6
Aktivitetsområde 2018 2019 2020 2021 Kantinerne 3,2 3,2 3,1 3,2 3,2 Forsikringer 3,9 4,0 4,0 4,0 3,9 Husleje -2,3-2,4-2,4-2,4-2,4 Vægter/risikostyring 3,4 3,5 3,5 3,5 3,5 Øvrige udgifter 2,6 2,7 2,7 2,7 2,7 I alt 143,6 143,0 142,2 142,2 141,6 Heraf Serviceudgifter 140,4 138,5 140,1 138,9 138,4 Overførsler 3,2 4,4 2,0 3,2 3,2 Anm.: er angivet i -priser og budget 2018-21 er angivet i 2018-prisniveau. Mængder og forudsætninger Tabel 3: Forbrugsmængder i 2016 Forbrugsmængder 2016 Fjernvarme (MwH) 24.199 EL (KwH) 8.922.308 Vand(M 3 ) 103.144 Kommunens samlede ejendomsmasse (M 2 ) 237.657 Mængder og forudsætninger i budget 2018-21 bygger på forbrugsmængder i 2016. De budgetmæssige forudsætninger for energiområdet er følgende: Fjernvarme (inkl. olie og naturgas) udtrykkes i MwH og mængden var i 2016 på 24.199 MwH. Prisen afhænger af typen herunder abonnement, afgifter m.m. og prisen er derfor ikke angivet. El udtrykkes i KwH og mængden var i 2016 på 8.922.308 KwH. Prisen afhænger af typen herunder abonnement, afgifter m.m., og derfor er prisen ikke angivet. Vand udtrykkes i m 3 og mængden var i 2016 var på 103.144 m 3. Prisen afhænger af typen herunder abonnement, afgifter m.m. og derfor er prisen ikke angivet. Det forudsættes, at mængderne vil være uændret i dog er der indikationer om, at enhedsprisen kan stige som følge af øgede afgifter på området. Kommunens samlede ejendomsmasse er den samlede bygningsmasse og anført som m 2. Dette er både børneinstitutioner, skoler, administrationsbygninger, ældreboliger, fritid og kultur m.m. 7