UDBUDSBETINGELSER. for. Indkøb af pavilloner

UDBUDSBETINGELSER for Indkøb af pavilloner

2 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Hjemmeværnskommandoen Overgaden oven Vandet 62B 1415 København K Hjemmeside: www.hjv.dk Kontaktperson: John Nielsen E-mail adresse: HJK-KOM-RF2@mil.dk 2. INDLEDNING Beskrivelsen nedenfor i dette punkt 2 er tænkt som en indledende hjælp til tilbudsgiver i forhold til at læse og forstå nærværende udbudsmateriale. Denne udbudsforretning vedrører et udbud gennemført af Hjemmeværnskommandoen, der skal resultere i indkøb af pavilloner bestående af teltstativer, teltduge, transporttasker samt pløkker og barduner. Det er i høj grad Hjemmeværnskommandoens underafdelinger, der kommer til at bruge nedenstående materiel. Brugerne vil således være frivilligt personel og materiellet skal benyttes på markeder, messer, ved byfester, sportsarrangementer, på gader samt andre steder, hvor mange mennesker samles. Det stiller krav til materiellet og betyder, at: Pavillonerne som et hele skal være enkle at bruge Materiellet hurtigt skal kunne genfremskaffes, når det er nedslidt Materiellet skal være let at transportere, opstille og nedtage samt vedligeholde Materiellet skal kunne holde til udendørs såvel som indendørs brug igennem lang tid. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i tilbudsloven og er offentliggjort på www.udbud.dk og på ordregives hjemmeside: http://www.hjv.dk/presse/euudbud/sider/hjemmev%c3%a6rnetsaktuelleudbud.aspx Til brug for udarbejdelsen af tilbud har tilbudsgiverne modtaget det i punkt 3 nævnte udbudsmateriale. 3. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Det samlede udbudsmateriale består udover den på www.udbud.dk offentliggjorte annonceringsskrivelse af:

3 Nærværende udbudsbetingelser Udkast til rammeaftale om indkøb af pavilloner Udkast til bilag 1-3 med underbilag Udkast til en tro og love-erklæring om gæld til det offentlige, som kan anvendes. I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til det modtagne materiale, herunder til udkastet til rammeaftale og bilag. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem denne introduktion og de øvrige dele af udbudsmaterialet, herunder de vejledende afsnit i de enkelte bilag til rammeaftalen, har de øvrige dele af udbudsmaterialet forrang. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemførelse af udbudsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af rammeaftalen, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. Udkastet til rammeaftale indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem kontraktparterne i rammeaftalens løbetid. De detaljerede krav til ydelsen findes i bilag 1 (Kravspecifikation). Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiverne særligt være opmærksom på, at der ikke må tages forbehold over for rammeaftalens bestemmelser, jf. punkt 6. Bilag 1-3 med underbilag bliver efter udbuddets afslutning en del af rammeaftalen og skal således kunne håndhæves over for den leverandør, som ordregiver indgår kontrakt med. Udkast til en tro og love-erklæring kan tilbudsgiveren benytte i forbindelse med afgivelse af erklæring om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for tilbudsafgivelsen har forfalden gæld til det offentlige, jf. punkt 4.3. Punkt 9 i nærværende udbudsbetingelser indeholder anvisninger og anbefalinger til udformningen og dispositionen af tilbuddene. Der kan i øvrigt henvises til tjeklisten i punkt 14, som er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud.

4 4. EGNETHEDSVURDERING Tilbudsgivernes generelle egnethed til at udføre den udbudte rammeaftale vurderes på baggrund af tilbudsgivernes oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet, jf. punkt 4.1.1, i relation til opfyldelsen af det angivne mindstekrav. I egnethedsvurderingen indgår endvidere tilbudsgivers oplysninger om gæld til det offentlige, jf. pkt. 4.3. Vurdering sker i henhold til lov nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger. 4.1 Dokumentation og mindstekrav vedrørende egnethed 4.1.1 Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, jf. annonceringen: 1) Oplysninger om tilbudsgivers egenkapital de seneste tre disponible regnskabsår. Ved sammenslutninger af leverandører (f.eks. et konsortium) skal oplysninger gives for hver enkelt deltager. Som mindstekrav kræves det, at virksomheden dokumenterer en positiv egenkapital i hvert af de seneste tre disponible regnskabsår. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) skal dette krav være opfyldt af alle leverandørerne tilsammen.

5 4.2 Underleverandører eller andre enheder Såfremt en tilbudsgiver i relation til vurderingen af økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af rammeaftalen, f.eks. ved at fremlægge erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. 4.3 Erklæring om gæld til det offentlige Tilbudsgiveren skal underskrive og vedlægge erklæring på tro og love (evt. i form af en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har forfalden gæld til det offentlige. Udenlandske ansøgere, som benytter en i forhold til serviceattester fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen lignende attest fra deres hjemland, skal samtidig fremsende en tro og love-erklæring vedrørende deres forpligtelser i Danmark. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive denne erklæring. På hjemmesiden angivet i punkt 1 kan tilbudsgiveren hente en formular, som kan benyttes ved afgivelsen af denne erklæring. 5. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund, hvor procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen: 1) Kvalitet (60 %) idet der lægges vægt på følgende parametre: o Hvor enkelt materiellet er at bruge, dvs. i hvilket omfang tilbudsgivers løsninger tager hensyn til, at Hjemmeværnets frivillige hurtigt skal kunne opstille og pakke materiellet sammen.

6 o Hvor let materiellet er at transportere og opbevare, dvs. i hvilket omfang tilbudsgivers løsninger letter brugerne i forbindelse med opbevaring og transport. o Hvor stabilt materiellet er over for vind, dvs. i hvilket omfang tilbudsgivers løsninger sikrer stabilitet ved vind. o Hvor længe materiellet kan holde, dvs. længde og omfang af leverandørens garanti. o Hvilken kvalitet stof fremtræder med, dvs. at vævningen af teltdugen er kraftig, at der ikke sker afsmitning af teltdugens farve, og i hvilket omfang teltdugen er farvefast ved vask samt mod lys. o Hvilken kvalitet det grafiske tryk fremtræder med, dvs. i hvilket omfang logoerne for de forskellige værnsgrene er tydelige og identificerbare. 2) Pris (40 %) Tilbudsgiver skal til brug for prisevalueringen udfylde bilag 2 (Priser), idet der lægges vægt på, at prisen er så lav som muligt. Prisevalueringen sker på baggrund af den samlede vægtede tilbudspris. 6. FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV 6.1 Grundlæggende elementer og mindstekrav Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav. Ved et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås en fravigelse, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt denne tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Udkast til rammeaftale samt bilag 2 (Priser) er i sin helhed mindstekrav. I bilag 1 (Kravspecifikation) er det specifikt angivet, når der er tale om mindstekrav. Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige.

7 I tilfælde af usikkerhed af, om et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 8. Spørgsmål skal i givet fald udformes således, at de så vidt muligt alene refererer til det punkt i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, og derved kun i absolut nødvendige tilfælde redegør for forbeholdets konkrete indhold. Denne foranstaltning skyldes hensynet til det udbudsretlige forhandlingsforbud. 6.2 Behandling af forbehold Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer, tilbudsgiver vil erstatte. Herudover bedes tilbudsgiver anføre de enkelte forbehold i en separat oversigt, som bør indeholde alle tilbudsgivers forbehold og gerne med en begrundelse for hvert forbehold. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem tilbudsgivers forbehold som beskrevet i tilbuddet og tilbudsgivers forbehold i den separate oversigt, har førstnævnte forrang. 7. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiveren har i overensstemmelse med det i annonceringen anførte ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 9 om udformningen af tilbud. 8. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL Tilbudsgiverne kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål). Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, gerne pr. e-mail til kontaktpersonen, jf. punkt 1. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på hjemmesiden angivet i punkt 1. Spørgsmål, der modtages senest fredag den 11. april 2014 vil under alle omstændigheder blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud.

8 Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. 9. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING Tilbud skal være på dansk. Specifikationer eller andet baggrundsmateriale om det tilbudte materiel kan være på engelsk. Tilbud bør indeholde en samlet gengivelse af tilbudsgiverens eventuelle forbehold, konsekvenserne af disse, samt hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer, tilbudsgiver vil erstatte, jf. herved punkt 6, samt angivelse af, hvilke dele af tilbuddet, der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt, jf. punkt 13. Bilag 2 og 3 skal udfyldes af tilbudsgiver i overensstemmelse med vejledningerne i bilagene og skal sammen med stofprøverne indleveres sammen med tilbudsgivers tilbud. For tjekliste til tilbuddets indhold i øvrigt henvises til punkt 14, idet det dog alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive et komplet tilbud. Tilbud skal sendes eller indleveres til Hjemmeværnskommandoen, att. John Nielsen, jf. punkt 1. Tilbud ses gerne afleveret i to (2) papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Udstillingsmateriel Hjemmeværnet - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form, gerne på USB-stik. Tilbud kan ikke indsendes pr. mail. 10. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Sidste frist for modtagelse af tilbud er fredag den 25. april 2014, kl. 12 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning.

9 Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 11. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 10. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. 12. FORHANDLINGSFORBUD Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, som der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at rammeaftalen i prin-

10 cippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiverne. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Tjeklisten i punkt 14 er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud. 13. FORTROLIGHED Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er uberettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i ordregivers udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 14. TJEKLISTE Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud.

11 Fremsendelsesbrev hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet. Oversigt over eventuelle forbehold og med begrundelser for disse og angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt. Bilag 2 i udfyldt/færdiggjort stand. Bilag 3 i udfyldt/færdiggjort stand. Stofprøver af hhv. teltfrise og teltside for alle 4 designs vedlagt, jf. bilag 3. Opfyldelse af alle mindstekrav. Dateret og underskreven erklæring som omhandlet i punkt 4.3. Dokumentation for egnethed som omhandlet i punkt 4.1. Dokumentation for nødvendige ressourcer som omhandlet i punkt 4.2 (hvis relevant). Tilbudsmaterialet i det i punkt 9 angivne antal eksemplarer og elektronisk form. Korrekt adressering og mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 9. Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 10. 15. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Dato, Klokkeslæt Aktivitet Fredag 11. april 2014 Vejledende spørgsmålsfrist, jf. punkt 8. Fredag 25. april 2014, kl. 12 Tilbudsfrist. Onsdag 7. maj 2014 Forventet ordretildeling. Torsdag 8. maj 2014 Forventet kontraktindgåelse.