Rammeaftale. om ledsageordning for børn og voksne. mellem

Transkript

1 Rammeaftale om ledsageordning for børn og voksne mellem Frederiksberg Kommune Smallegade Frederiksberg CVR-nr.: (herefter benævnt Kommunen) og DUOS A/S Ellebjergvej 52, 2450 København SV CVR-nr.: (herefter benævnt Leverandøren)

2 1 Aftalegrundlag Aftaleperiode Aftalens omfang Generelle forpligtelser Priser Prisregulering Betaling og fakturering Bestilling og levering Misligholdelse Misligholdelsesbeføjelser Væsentlig misligholdelse Erstatningsansvar og forsikringer Tavshedspligt Databehandleraftale Leverandørens medarbejdere Etisk ansvar Arbejdsklausul Dialog om beskæftigelse Overdragelse af rettigheder og pligter Underleverandører Tvist, lovvalg og værneting Fuldmagt til aftaleændringer Underskrift Side 2 af 12

3 1 Aftalegrundlag Rammeaftalen er indgået på baggrund af et udbud i overensstemmelse med udbudsloven, lov nr af 15. december 2015, gennemført af Frederiksberg Kommune, Gentofte Kommune, Gladsaxe Kommune og Rudersdal Kommune i fællesskab, herefter Indkøbsfællesskabet. Der er indgået enslydende rammeaftaler mellem Leverandøren og hver enkelt kommune, dog således, at arbejdsklausulen er forskellig. Lyngby-Taarbæk Kommune har option på at tilslutte sig aftalen. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Denne rammeaftale 2. Spørgsmål og svar, samt rettelser og tilføjelser til udbudsmaterialet 3. Følgende aftalebilag 1. Kravspecifikation 2. Tilbudsliste 3. Databehandleraftale 4. Arbejdsklausul 4. Udbudsbetingelser af 8. marts Leverandørens endelige tilbud af 8. maj I tilfælde af uoverensstemmelse mellem dokumenterne i aftalegrundlaget har vilkår og oplysninger i dokumenter med højere prioritet forrang for vilkår og oplysninger i lavere prioriterede dokumenter. Eventuelle svar på spørgsmål, samt rettelser og tilføjelser vedrørende rammeaftalen, som ikke måtte være indarbejdet heri har dog forrang for vilkårene i rammeaftalen. Eventuelle ændringer og tilføjelser til aftalegrundlaget, der foretages efter underskrivelsen af rammeaftalen, har forrang for vilkår og oplysninger i det hidtidige aftalegrundlag, som tilsigtes ændret ved aftaletillægget. 2 Aftaleperiode Aftalen træder i kraft den 1. august 2018 og ophører uden varsel den 31. juli For Gladsaxe Kommune gælder det, at der først sker tiltrædelse til aftalen den 1. januar 2019, hvorefter Gladsaxe Kommune vil følge aftalen på identiske vilkår som de øvrige kommuner. Lyngby-Taarbæk og Rudersdal Kommune har mulighed for at tilslutte sig aftalen, med tre måneders varsel. Kommunen har option på forlængelse af aftalen i 2 gange 12 måneder på uændrede vilkår. Rammeaftalen udløber dermed senest den 31. juli Leverandøren skal senest 3 måneder før aftalens udløb have meddelelse herom, såfremt der gøres brug af optionen på forlængelse. Side 3 af 12

4 Kommunen har ret til at opsige aftalen med 6 måneders varsel til den 1. i en måned, hvis der foreligger en saglig grund hertil. 3 Aftalens omfang Rammeaftalen omfatter Leverandørens levering af ledsageordning til Kommunen, jf. aftalegrundlaget. Leverandøren er forpligtet til at levere ledsagelse til borgere der er visiteret til dette. Kommunen er ikke forpligtiget til at bestille ydelser i et bestemt omfang i aftaleperioden. 4 Generelle forpligtelser I forbindelse med aftalens opstart er Leverandøren forpligtet til at deltage i et opstartsmøde omhandlende implementering af Rammeaftalen, efter nærmere aftale med Kommunen. Leverandøren er forpligtet til loyalt at samarbejde med Kommunen. Anvender Leverandøren underleverandører, skal Leverandøren sikre, at disse opfylder aftalen. Leverandøren skal ved sin opfyldelse af rammeaftalen overholde al relevant lovgivning og offentligretlige forskrifter og skal herunder sikre, at leverede ydelser opfylder gældende sikkerheds-, sundheds- og miljømæssige krav. Leverandøren er forpligtet til at oplyse Kommunen om eventuelle konsekvenser i forbindelse med ændringer i relevante gældende regler mv. Leverandøren skal fremsende relevante oplysninger til Kommunen på dennes forespørgsel. Relevante oplysninger udgør bl.a., men er ikke begrænset til, forbrugsstatistikker, oplysninger om forbrug hos de enkelte brugere og dokumentation til brug for Kommunens miljøvurdering. Leverandøren skal sikre, at klager vedrørende f.eks. manglende eller mangelfuld ledsagelse bliver meddelt til Kommunen og bliver håndteret på passende vis, f.eks. ved at besvarelse af klager sker inden for rimelig tid. 5 Priser Kommunen har valgt model: 1 Leverandørens priser for de af rammeaftalen omfattede ydelser er Timepris, Hverdage kl : 189 DKR. Timepris, Lørdage kl : 201 DKR. Side 4 af 12

5 Timepris, Søn- og helligdage kl : 218 DKR. Priserne er i danske kroner, ekskl. moms. Timepriserne omfatter alle de med leverancen forbundne direkte og indirekte omkostninger, herunder alle omkostninger til betjening ved bestilling af ledsageordning, aflønning af medarbejdere, forsikringer, lokaleomkostninger, opstart af forløb, herunder opstartsmøde, almindelig statusrapportering, intern undervisning og videreuddannelse af ledsagere, afgifter, gebyrer, kørsel mv. Der kan ikke i forbindelse med levering til Kommunen afregnes for andet end den tid, der er bestilt til ledsagelsen. I det omfang ikke andet fremgår af rammeaftalen, kravspecifikationen og tilbudslisten, udgør priserne leverandørens samlede vederlag i henhold til rammeaftalen, og leverandøren er derfor ikke berettiget til at opkræve kommunen/aftalens brugere yderligere beløb for opgaver forbundet med opfyldelse af rammeaftalen. Priserne er faste i aftalens løbetid, i det omfang ikke andet fremgår nedenfor eller af afsnit 6 om prisregulering. 6 Prisregulering Prisregulering for de omfattede ydelser kan finde sted én gang årligt den 1. august, første gang den 1. august Prisreguleringen må maksimalt udgøre til en procentsats svarende til det på reguleringstidspunktet gældende pris- og lønskøn fra KL for Øvrige tjenesteydelser, der dækker den periode, som reguleringen vedrører. Den første prisregulering kan dermed maksimalt svare til en procentsats svarende til KL s pris- og lønskøn for Øvrige tjenesteydelser for Prisreguleringen dokumenteres over for Tovholderkommunen, Frederiksberg Kommunes,indkøbsafdeling minimum 1 måned før ikrafttræden i et format, der er aftalt med indkøbsafdelingen. Ingen prisregulering kan iværksættes uden indkøbsafdelingens forudgående skriftlige godkendelse heraf. Hvis en omlægning af gældende danske skatter og afgifter uundgåeligt påvirker Leverandørens omkostninger i relation til aftalen i ikke-ubetydeligt omfang, ændres priserne for de påvirkede ydelser med den dokumenterede nettokonsekvens herved. 7 Betaling og fakturering Leverandørens betaling for leverede ydelser opkræves en gang månedligt. Side 5 af 12

6 Opkrævning skal ske via elektronisk faktura, der opfylder kravene i bekendtgørelse nr. 206 af 11. marts 2011 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder, og i det format, Kommunen forlanger. Betalingsbetingelsen er 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura. Rentelovens regler er gældende. Den elektroniske faktura skal sendes til det ved bestillingen oplyste EAN-nummer. Fakturaen skal som minimum indeholde: - Udstedelsesdato - Fakturanummer - Bestillings-/ordrenummer med tilføjelse af teksten Ledsageordning samt. F.eks. 97 eller 45 - Leverandørens CVR. nr. - Leverandørens navn og adresse samt Kommunens navn og adresse - Angivelse af antallet af den leverede timer, og på hvilke tidspunkt af ugen det ligger. - Momsgrundlaget, gældende momssats, og det momsbeløb, der skal betales - Borgerens navn og CPR nr. Kommunen er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. Leverandøren kan ikke i forbindelse med den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse. 8 Bestilling og levering Frister vedr. bestilling og levering fremgår af bilag 1, Kravspecifikation. 9 Misligholdelse Ved misligholdelse har Kommunen beføjelser i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler. Misligholdelse foreligger, hvis Leverandøren ikke opfylder Rammeaftalen i overensstemmelse med aftalegrundlaget, medmindre den rette kontraktopfyldelse konkret er hindret af Kommunens forhold og/eller force majeure. Leverandørens misligholdelse kan eksempelvis foreligge, ved: Ledsagerens forsinkelse i forbindelse med bestilt ledsagelse, aftalte møder mv. Forsinket eller manglende fremsendelse af forbrugsrapporter jf. kravspecifikationen Leverandørens manglende levering af ydelser, herunder at Leverandøren ikke har ledig ledsagerkapacitet Side 6 af 12

7 Leverandørens udskiftning af ledsager undervejs i et forløb uden godkendelse af kommune og borger Mangelfulde ydelser, f.eks. i form af manglende kendskab til serviceloven eller sociallovgivningen, kommunale forhold samt manglende opfyldelse af krav, jf. kravspecifikationen mv. Fejlagtig fakturering, herunder fejl- og overfakturering Der foreligger derudover en mangelfuld ydelse i tilfælde, hvor det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i Rammeaftalen anførte krav, de aftaler, der er indgået i forbindelse med ledsageforløb, eller hvis det leverede ikke svarer til, hvad Kommunen med rette kunne forvente af ledsageforløbet. Misligholder Leverandøren Rammeaftalen, eller må Leverandøren forudse, at misligholdelse vil indtræde, skal Leverandøren straks give Kommunen meddelelse herom. Tilsvarende gælder, hvis en af Leverandørens ledsagere må forudse misligholdelsen, f.eks. forsinkelse. I et sådant tilfælde skal det sikres, at borgeren orienteres om forsinkelsen. Kommunen kan kræve, at Leverandøren oplyser årsagen til misligholdelsen, herunder hvad der gøres for at bringe misligholdelsen til ophør, hvornår det forventes, at misligholdelsen kan være afhjulpet, og hvad der vil blive gjort for at hindre tilsvarende misligholdelse i at indtræde igen på et senere tidspunkt i aftaleperioden. Leverandøren skal herefter på baggrund af Kommunens anvisninger sikre, at den rette kontraktopfyldelse sker inden for den angivne tidsramme eller en af Kommunen fastsat, rimelig frist. Må Leverandøren tilsvarende forudse risiko for, at Rammeaftalen ikke bliver opfyldt korrekt som følge af Kommunens eller tredjemands forhold, skal Leverandøren gøre Kommunen opmærksom på risikoen og de mulige konsekvenser. 9.1 Misligholdelsesbeføjelser Ved Leverandørens misligholdelse af Rammeaftalen kan Kommunen gøre brug af misligholdelsesbeføjelser i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler. Det gøres generelt gældende, at Leverandøren afholder alle udgifter i forbindelse med sin afhjælpning af sin misligholdelse, og at Leverandøren ikke må opkræve betaling for ikke-leverede ydelser. Eventuelle erstatningskrav kan modregnes i Leverandørens aktuelle eller fremtidige krav på betaling i henhold til Rammeaftalen, hvis andet ikke konkret aftales. Leverandøren hæfter for misligholdelse, der skyldes en underleverandør, i samme omfang som misligholdelse, der skyldes Leverandørens egne forhold, og Kommunens beføjelser afhænger derfor ikke af, hvem eller hvad der har forårsaget misligholdelsen. Består Leverandørens misligholdelse i en overfakturering af Kommunen, har Kommunen ubetinget krav på tilbagebetaling af det for meget betalte for hele Rammeaftalens løbetid. Leverandøren skal medvirke til afklaring af omfanget af Kommunens overbetaling og kan blive pålagt at dokumentere overholdelsen af Rammeaftalens pris-, betalings- og faktureringsvilkår, hvis det konstateres, at overfakturering er sket på tre eller flere fakturaer. Indtil Kommunens tilbagebetalingskrav er fastlagt, kan Kommunen sætte sin betaling af fakturaer i bero, i det omfang det måtte skønnes nødvendigt for at sikre en effektiv betaling via modregning. Side 7 af 12

8 9.2 Væsentlig misligholdelse Ved Leverandørens væsentlige misligholdelse kan Kommunen ophæve Rammeaftalen straks eller med et ud fra omstændighederne rimeligt varsel. Væsentlig misligholdelse foreligger, hvis Leverandørens manglende opfyldelse af Rammeaftalen har et sådant omfang og/eller en sådan karakter, at Leverandøren i kvalificeret grad ikke efterlever aftalen og et fortsat samarbejde i kvalificeret grad er uacceptabelt for Kommunen. Væsentlig misligholdelse anses bl.a. at foreligge, hvis Leverandøren inden for en periode på 12 måneder over for Kommunen mere end fem gange, misligholder kontrakten i form af en eller flere af de ovennævnte former for misligholdelse Leverandøren ikke efterlever bestemmelserne om etisk ansvar eller arbejdsklausulen i Rammeaftalen Leverandøren har optrådt illoyalt over for Kommunen, herunder hvis Leverandøren systematisk eller gentagne gange har overfaktureret Kommunen, medmindre det sandsynliggøres, at overfaktureringen var undskyldelig Leverandørens misligholdelse af Rammeaftalen og/eller øvrige adfærd giver Kommunen kvalificeret grundlag for at antage, at Leverandøren er fagligt eller økonomisk ude af stand til at opfylde Rammeaftalens kontraktmæssige forpligtelser Leverandøren begæres konkurs, indleder tvangsakkord, indgiver begæring om rekonstruktionsbehandling eller undergives anden form for insolvensbehandling eller likvidation, i det omfang Kommunens hæveadgang ikke er afskåret af præceptive regler. 10 Erstatningsansvar og forsikringer Leverandøren er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler, herunder regler for ansvar i kontrakt og eventuelle særlige regler, der måtte være gældende for Leverandørens virksomhed. Leverandøren hæfter for eventuelle underleverandører. Leverandøren skal i aftaleperioden være dækket af relevante forsikringer, herunder en erhvervsansvarsforsikring, der er tegnet på sædvanlige vilkår med sædvanlig dækning. Gyldig police eller anden dokumentation skal på forlangende forevises Kommunen. 11 Tavshedspligt Rammeaftalen er undergivet aktindsigt i henhold til forvaltningsloven og offentlighedslovens bestemmelser herom. Personale ved Leverandøren samt eventuelle underleverandører har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen. Tavshedspligten fortsætter efter aftalens udløb og efter den enkelte medarbejders fratrædelse af sin stilling hos Leverandøren eller eventuelle underleverandører. Side 8 af 12

9 12 Databehandleraftale Leverandøren er forpligtet til at overholde den indgåede databehandleraftale, jf. bilag Leverandørens medarbejdere Medarbejdere, som Leverandøren anvender til opfyldelse af rammeaftalen, herunder medarbejdere hos underleverandører, skal være fagligt velkvalificerede og have kendskab til og opfylde indholdet af rammeaftalen og det øvrige aftalegrundlag i det omfang, det er relevant for deres virke. Medarbejdere, herunder medarbejdere hos underleverandører, der som led i opfyldelsen af rammeaftalen har direkte kontakt med Kommunen/aftalens brugere, skal være servicemindede, udvise forståelse for Kommunens/brugernes situation og behov, og optræde på passende vis ved betjeningen af Kommunen. Hvis en sådan medarbejder tidligere er straffet, skal Leverandøren sikre, at forhold på medarbejderens straffeattest ( 11-attest) ikke er problematiske i forhold til de opgaver, som medarbejderen skal udføre over for Kommunen. Konkret i forhold til medarbejdere, der skal have fast kontakt til Kommunens institutioner, skal Leverandøren sikre, at der indhentes børneattest i overensstemmelse med lovgivningens regler herom. Medarbejdere, der ikke har en ren børneattest, må ikke komme på Kommunens institutioner. Kommunen kan kræve, at Leverandøren i forhold til den konkrete betjening af Kommunen/aftalens brugere udskifter medarbejdere, herunder medarbejdere hos underleverandører, som er genstand for alvorlig og/eller gentagen berettiget kritik. Der henvises endvidere til kravspecifikationens pkt. 3 vedr. generelle krav til ledsagere. 14 Etisk ansvar Leverandøren og eventuelle underleverandører skal respektere grundlæggende menneskerettigheder, herunder leve op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal efterleve de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt, herunder ILO konventioner om: - Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) - Diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) - Minimumsalder for ansættelse samt forbud mod og afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Side 9 af 12

10 - Organisationsfrihed og ret til kollektive overenskomster (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) - Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention 155) 15 Arbejdsklausul Leverandøren er forpligtet til at overholde arbejdsklausulerne i bilag Dialog om beskæftigelse Leverandøren skal bestræbe sig på at deltage i integration af udsatte grupper, eksempelvis længerevarende ledige, personer med anden etnisk baggrund end dansk og personer med nedsat arbejdsevne. Kommunen vil gerne være Leverandøren behjælpelig med at få overblik over de muligheder, erfaringer og værktøjer, som Kommunen stiller til rådighed for det private erhvervsliv i forbindelse med rekruttering af arbejdskraft, hjælp til fastholdelse af medarbejdere samt varetagelse af sociale hensyn. Leverandøren forpligtes derfor til at deltage i et dialogmøde med Kommunen. 17 Overdragelse af rettigheder og pligter Leverandøren må hverken helt eller delvist overdrage eller på anden måde overføre rettigheder og pligter i henhold til denne rammeaftale til tredjemand uden forudgående, skriftlig aftale med Kommunen. 18 Underleverandører Er Leverandørens tilbud baseret på en anden enheds uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af rammeaftalen, skal disse dele af rammeaftalen udføres af den pågældende enhed. Leverandøren er berettiget til at lade specifikke dele af rammeaftalen udføre i underleverance, i det omfang det fremgår af Leverandørens tilbud. Overgivelse af andre dele af rammeaftalen i underleverance og/eller benyttelse af andre underleverandører, må alene ske efter forudgående skriftlig aftale med Kommunen. Kommunen kan forlange, at Leverandøren udskifter en underleverandør, hvis det i rammeaftales løbetid konstateres, at underleverandøren befinder sig i en situation, der ville medføre udelukkelse i udbuddet. Side 10 af 12

11 19 Tvist, lovvalg og værneting Aftalen er undergivet dansk ret. Alle uoverensstemmelser og spørgsmål om forståelsen af rammeaftalen, herunder indhold, omfang, ophør, fortolkning, udfyldning eller opfyldelse, skal så vidt muligt søges løst i mindelighed. En eventuel nødvendig tvistløsning foregår ved de almindelige domstole, hvis ikke andet konkret aftales mellem parterne. Værnetinget er aftalt til Kommunens hjemting. Vedrører tvisten flere eller alle kommunerne i Indkøbsfællesskabet er der dog aftalt værneting for en samlet retssag ved hver af de involverede kommuners hjemting. 20 Fuldmagt til aftaleændringer Rammeaftalen kan ændres ved skriftlig aftale mellem Leverandøren og Frederiksberg Kommune, der på vegne af Kommunen kan godkende prisreguleringer, jf. afsnit 6, forlænge nærværende aftale og foretage ændringer eller tilrettelser i nærværende aftale. 21 Underskrift Rammeaftalen underskrives af Kommunen og Leverandøren. Frederiksberg, den København, den Adam Hey Afdelingschef, Udbud & Indkøb Jens Hornemann Adm. direktør Frederiksberg, den København, den Side 11 af 12

12 Flemming Nielsen Socialchef Sofus Rossing Ydelseschef På vegne af Kommunen På vegne af Leverandøren Side 12 af 12