Opgave, tids- og procesplan for børn og familie.- opdateret

Transkript

1 Opgave, tids- og procesplan for børn og familie.- opdateret Værdier for det kommende arbejde Inddragelse Åbenhed Ærlighed Respekt Dialog lytte/se/forstå Vigtige fokusområder Få hjælp til at bearbejde det gamle Vigtigt at komme godt fra start - fokus på: Vi er i gang Fokus på at få løst kerneopgaven få god fremdrift i opgaverne Fokus på fremdrift ift. arbejdsmiljøproblematikken Højt kommunikations- og informationsniveau Fælles ansvar for at lykkes Værdierne afspejles i det daglige arbejde Mødestruktur (se også styringskæde) Mødehyppighed Styregruppemøder Se nedenfor (chefmøde og ledermøde) Efter behov Teamledermøder Ugentligt Personalemøder Efter behov men som udgangspunkt hver gang, indtil vi er på plads Direktionsmøder Marts, juni og december 2015 Udvalgsmøder (byråd) Efter behov Proces ifht arbejdsmiljøproblematik Tidsplan US v/ankerhus kulturanalyse m.v. - Kick off møde 17/ kl Interviews 6., 7 ; 9; 12., 13., 20., og 21. januar Analyse Januar 2015 v/ankerhus - Afrapportering til styregruppe 5. februar 2015 kl Personalemøde fremlæggelse af resultater 6. februar 2015 kl Kultur-seminar/Kick-off april 2015 Udarbejdelse af overordnet aktionsplan Opgaver/problemfelter 1. Oprydning og hvordan vil vi fremstå som afdeling / modtage borgerne - Maleplan og økonomi - Plan for oprydning datoer og logistik /hvem gør Herefter afsluttes forløbet med Ankerhus. Detailplan for maling og økonomi marts og april er i gangsat og det går som planlagt Er gennemført ultimo marts

2 hvad/afklaring med pedeller etc - Valg af farve til døre - Fremtidigt udtryk (hvilket udtryk skal afd. Have og hvad skal der til for at få det?. (hvor modtages borgeren og hvor sidder man til møde med borger). - Hvad er den røde tråd i afdelingen krav til kontorer (oprydning, udsmykning m.v.) - Oprydning i gamle papirsager krav til oprydning, tidsplan 2. Teamstruktur i familieafdelingen - Struktur (hvilke kriterier skal lægges til grund for teamstruktur fremadrettet herunder, hvad er målet/succekriterierne) - Ledelse (sammenhæng i afdelingen; funktion, rolle og opgaver som teamleder). Ledelsesudvikling. - Kompetencer (hvilke kompetencer er der i afdelingen og hvad mangler set i relation til ny teamstruktur + behov for jurist?) Lave plan for hvordan vi opnår de kompetencer vi mangler. - Hvordan tænker vi rekruttering fremover? Medarbejderprofil i afdelingen hvad har vi og hvad mangler vi (junior senior baseret på kompetencer) - Antal sager og ressourcer i teams/afdelingen (hvordan måler vi sagstyngde/kriterier og hvordan påvirker det fordelingen af sager/medarbejdere til teams blive mere skarp på, hvad en let/kompliceret sag er/hvad den tæller trafiklys eller pointsystem). - Teammøder: Hvad er formålet, hvordan sikre systematisk sparring på højt fagligt niveau, hvordan bruger vi tiden bedst i teamet og til hvad herunder sparring ith it, økonomi og administration - Skal der laves undervisning ifht it, økonomi og administration? hvad er behovet - Administration hvordan skal administrationen spille Er sket Der nedsættes ultimo april et lille udvalg, der skal se nærmere på det indretningsmæssige udtryk. Den fysiske placering af medarbejderne afventer beslutning om fremtidig organisering i afdelingen. 1-2 temadage v/ankerhus fælles ramme afvikles april med fokus på kultur og kerneopgaven Arbejdsgruppe ifht 1) plan for rekruttering 2) sagstyngde/trafiklys. Lone Beltoft sekretær for gruppen. Er ikke iværksat, da der ikke var opbakning i styregruppen/med for så vidt angår den del der handler om rekruttering. Den del der vedrører sagstyngde er nedsat, men afventer ny organisering Arbejdsgruppe ifht 1) Afdækning af kompetencer og fremadrettet plan 2) teammøder/faglighed samt 3) undervisningbehov ifht it, administration og økonomi. Lone Beltoft sekretær for gruppen. Er ikke iværksat da der ikke var opbakning i styregruppen/med. Ledelsessupervision- der er aftalt et afrundingsmøde mellem ledelsen og Ankerhus, hvorefter der planlægges lederudvikling fremadrettet, primo maj.

3 sammen med teams og i fht hvad? Ledelse af administration. - Plan for fysisk placering af nye teams/enheder i afdelingen særligt set i relation til borgermodtagelse og sikkerhedsproblematik - Kommunikations plan i relation til ny struktur (borgere, samarbejdspartnere eksternt og internt m.v.) 3. Mødet med borgeren den gode borgerbetjening - Information og kommunikation skriftligt mundtligt (breve, invitationer, afgørelse mv standarder) - Mødet/modtagelsen af borgeren - Inddragelse - Klare afgørelser og spilleregler - Sagsbehandlingstider - Evaluering - Det etiske værdier hvordan behandler vi borgeren og hvordan taler vi om og med borgeren spilleregler 4. Samarbejdspartnere / image og det gode samspil - Hvilket image ønsker vi og hvordan opnår vi det? - Hvem spiller vi sammen med og om hvad og hvad er vigtigt for det gode samarbejde - Hvad har vi selv brug for af vores samarbejdspartnere og hvordan opnår vi det? Der nedsættes en arbejdsgruppe, der skal arbejde med disse temaer. Det skal koordineres med forløbet med Task Force. Pkt opfølgning på disse temaer i Efteråret Den attraktive arbejdsplads - kultur - Hvordan ser den attraktive arbejdsplads ud og hvordan sikrer vi dette? - Hvordan ser den gode kollega ud og hvilken adfærd præger den gode kollega - Sprog/omgangstone - Sociale arrangementer og fællesskab hvordan skaber vi det/hvad er der behov for og hvornår - Faglige arrangementer hvad er der behov for, hvornår etc.

4 6. Antal sager og ressourcer i afdelingen - Se teamstruktur + - Hvordan sikrer vi at teamledelsen løbende har overblik over antal sager og tyngde i teams og at teams spiller sammen/hjælper hinanden så sager ikke glemmes/drukner - Hvad gør vi når der er sygdom/frafald/orlov - hvordan spiller vi sammen i afdelingen og hjælpe hinanden - Hvordan sikre overblik over klager og at de besvares rettidigt Opfølgning statusmøder August - september 2015 i relation til ny struktur v/afdelingsleder og teamledere. Fremlæggelse af plan på personalemøde. Der er udarbejdet en procedurebeskrivelse for besvarelse af klager. Der arbejdes på løbende statistik over antallet af klager. - Ankerhus 5. og 6. februar fremlæggelse og drøftelse af status + plan - Styregruppe - Hele afdelingen Opfølgning primo marts, medio maj, ultimo juni, august, oktober og december 2015 Igangsætning temamøde v/ankerhus Personalemøder 1 stop-op dag ultimo juni og 1 stop- op dag i december 2015 Implementeringsfase Evaluering/opfølgning - Intern opfølgning og evaluering - Arbejdstilsynet løbende tilbagemelding Sommer 2015 foråret 2016 løbende implementering December 2015 og sommer 2016 Inden jul 2015 Efter 24. februar gives arbejdstilsynet rapport fra ankerhus + denne tids-og procesplan.

5 - Direktion og udvalg (byråd?) Følger ovenstående plan Endelig afrapportering til direktion/udvalg/byråd Følger ovenstående plan Kommunikationsplan Interessenter - Politikere - Direktion - Med-system - Ledelse og medarbejdere i afdelingen - Arbejdstilsynet - Pressen Intern kommunikation - Mødestruktur - Sager til direktion og udvalg (byråd) - Alle dagsordener og referater fra styregruppen tilgængelige på et aftalt sted - Nyhedsbreve - Broen efter behov - Andet? Personaleblad logbog + andre løbende initiativer v/kommunikatonsafd. Personalemøde på hvert p-møde opsamling/igangsætning/implementering Udvalg orientering inden sommer og inden jul 2015 Ekstern kommunikation - Løbende dialog med arbejdstilsynet (fra start til slut + alle mellemregninger) - Presse obs på de positive historier Mailkorrespondance, december 2014 Besøg af arbejdstilsynet i marts 2015

6 Styringskæde. Styregruppe Deltagere Opgave Mødehyppighed Steinar E. Kristensen Overordnet styring 1 gang månedligt (Lars Dencker v/ankerhus) Stillingtagen til procesoplæg MED-udvalget (4-5 medlemmer Dialog om løbende proces navne på) Beslutning vedr. løsningstiltag Afdelingsleder Mette Koudal Stillingtagen til kommunikationsplan Børn og familiechef Ann Hermansen Afrapportering til direktion, udvalg/byråd arbejdstilsynet Personalemøder Deltagere Opgave Mødehyppighed Afdelingsleder Mette Koudal Hovedfokus i perioden: Status og dialog om Efter behov / en gang månedligt Børn og familiechef Ann arbejdsmiljøproblematikken? Hermansen Alle medarbejdere Hvad der i øvrigt er i fokus input fra medarbejdere og ledelse MED Deltagere Opgave Mødehyppighed Lokal MED Se oversigt over medlemmer Del af styregruppe + ordinære møder med vanligt indhold Kvartalsvist Sektor MED Se oversigt over medlemmer Vanlig dagsorden overordnede problemstillinger hele børn Kvartalsvist og familieområdet Teamledermøder Deltagere Opgave Mødehyppighed Mette Koudal Ledelse 1 x ugt. teamledere Fælles overblik over sager (antal og problematiske) Faglig sparring og rammesætning ifht retningslinier, procedurer, standarder, ny lovgivning Personale (kompetenceudvikling, faglige dage, personalemøder, sociale arrangementer m.v.) Status sygefravær, redskaber til måling af trivsel mv. Kommunikation budskaber Orienteringspunkter