SOLRØD KOMMUNE KONTRAKT BEFORDRING

Transkript

1 KONTRAKT BEFORDRING September 2017

2 INDHOLD A. INDLEDENDE BESTEMMELSER Baggrund og formål Aftalepartere Aftalegrundlag Aftaleperiode Ændringer Definitioner... 3 B. OPGAVENS UDFØRELSE Omfattet af opgaven Bestilling af befordring Løbende samarbejde Tavshedspligt Offentlige påbud Konsortium Underleverandør Overdragelse af Aftale... 5 C. KOMMUNENS BETALINGSFORPLIGTELSE Priser Fakturering Betaling... 6 D. MISLIGHOLDELSE Leverandørens misligholdelse Kommunens misligholdelse Erstatning Ophævelse Bod Force majeure... 8 E. ØVRIGE BESTEMMELSER Miljø Arbejdsmiljø Krav til køretøjer Krav til chauffør og andet personale Løn og ansættelsesforhold Forsikring Statistik Opsigelse Lovvalg Konfliktløsning F. UNDERSKRIFTER SIDE 1 AF 10 SIDER

3 A. INDLEDENDE BESTEMMELSER Baggrund og formål Nærværende kontrakt er indgået aftale om delaftale XX, efter afholdt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov 1564 af 15/12/2015). Formålet med kontrakten er at fastlægge Aftaleparternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med Leverandørens befordringskørsel i kommunen. Aftalepartere Aftaleparterne er: Solrød Kommune Solrød Center 1 Leverandørs navn Leverandørs adresse 2680 Solrød Strand Leverandørs postnummer Tlf.: Fax: CVR nr.: (Kommunen) Aftalegrundlag Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: Tlf.: Leverandørs telefonnummer Fax: Leverandørs faxnummer CVR nr.: Leverandørs CVR nr. (Leverandøren) 1) nærværende kontrakt, dateret den dag.måned ) bilag 1: kravspecifikation 3) bilag 2: kørelister 4) Leverandørens tilbud, dateret den dag.måned 2017 Såfremt der sker senere skriftlige ændringer i samarbejdet anses det ligeledes som en integreret del af Aftalen. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem Aftalens dokumenter, har dokumenterne indbyrdes forrang i henhold til ovenstående rækkefølge. Aftaleperiode Aftalen løber fra 1. april 2018 til 31. marts 2023 med mulighed for forlængelse i op til 2 x 1 år på uændrede vilkår. Overtagelse af ansvaret for kørselsordningen sker med virkning fra og med den 1. april Kommunen underretter Leverandøren senest 6 måneder før udløbsdatoen om, hvorvidt Kommunen ønsker at forlænge Aftalen. Såfremt Kommunen ikke underretter Leverandøren herom, ophører Aftalen på udløbsdatoen. Ændringer Der kan i aftaleperioden forventes at komme ændringer i omfanget og indholdet af opgaven som følge af ændring i antallet af brugere eller politiske prioriteringer/beslutninger, der lukker eller nedsætter antallet af brugere på en given delaftale. Der kan også forekomme daglige ændringer som følge af personlige forhold hos brugerne som f.eks. sygdom eller hospitalsindlæggelse. Antallet af kørsler kan også variere på grund af visitationsmængden, idet visitationer revurderes løbende og ophører, når brugeren eksempelvis selv kan varetage transporten. SIDE 2 AF 10 SIDER

4 Kommunen tager derfor forbehold for ændringer i kørselsomfanget, herunder antallet af brugere og midlertidige aflysninger af kørsel til en aftalt adresse samt varige ændringer, hvor brugere udmeldes, eller ruter nedlægges, Kommunen kan i den forbindelse ikke garantere en bestemt opgavetyngde, hvorfor Leverandøren ikke kan gøre krav af nogen art mod Kommunen. Sker der i Aftaleperioden ændringer, er Leverandøren forpligtet til at tilpasse serviceniveauet til de ændrede forhold. 6 Definitioner Ved Aftale forstås nærværende kontrakt med tilhørende bilag. Ved bruger forstås den person der befordres som led i den visiterede kørselsordning omfattet af udbuddet. Ved den rekvirerende institution forstås den institution, hvorfra og hvortil brugeren skal befordres f.eks. Uglegårdsskolen, Naturbørnehaven og Dagcenter/Daghjem. Ved Parterne forstås Kommunen og Leverandøren. En rekvirent kan både være en bruger eller en ansat i Kommunen. Ved køreliste forstås den liste, hvorved Kommunen bestiller befordring til brugerne. Ved køreplan forstås den kørselsrute, Leverandøren vil benytte til befordring af brugerne, og som Leverandøren er ansvarlig for at fastlægge under hensynstagen til de af Kommunen fastlagte serviceniveauer og kravene i det samlede udbudsmateriale. B. OPGAVENS UDFØRELSE 7 8 Omfattet af opgaven Opgaven omfatter kørsel af borgere i Solrød Kommune, der er visiteret til kørselsordningen. Leverandøren har ansvaret for hele driftsafviklingen, herunder udarbejdelse af konkrete køreplaner, i overensstemmelse Aftalen og lovgivningen. I det omfang Aftalen eller lovgivningen ikke giver tilstrækkelig vejledning, skal disse udføres fagmæssigt korrekt. Leverandørens generelle og delaftale-specifikke forpligtelser fremgår af kravspecifikation, bilag 1. Bestilling af befordring Leverandøren modtager bestilling af befordring ved Kommunens fremsendelse af kørelister og telefonisk henvendelse til Leverandøren, i det omfang det fremgår af kravspecifikation. Ændringer til fremsendte kørelister håndteres i henhold til de for den konkrete delaftale gældende regler, jf. kravspecifikationen. Til- og framelding til en konkret kørselsordning kan kun meddeles via den rekvirerende institution. Såfremt rekvirenten er brugeren eller dennes forældre/værge, er Leverandøren forpligtet til at orientere den rekvirerende institution herom, der derefter tager stilling til, hvorvidt til- eller frameldingen til den konkrete kørselsordning skal effektueres. SIDE 3 AF 10 SIDER

5 Løbende samarbejde For at sikre det gode samarbejde mellem Parterne udpeger Kommunen og Leverandøren hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til ydelserne omfattet af Aftalen. Leverandøren er forpligtet til løbende at deltage i samarbejds- og statusmøder. Begge Parter kan indkalde efter behov. Der vil ikke ske særskilt fakturering for Leverandørens deltagelse i møder i Aftaleperioden. Leverandøren er ved opstartsmøderne, jf. kravspecifikation afsnit 3.11 forpligtet til at deltage sammen med de faste chauffører og eventuelle faste afløsere. På opstartsmøderne vil rutiner og særlige behov hos den enkelte bruger blive drøftet, herunder udleveret relevante kontaktoplysninger i forhold til den enkelte bruger. Parterne er forpligtet til af egen drift at meddele hinanden om ethvert forhold, der måtte få indflydelse for Parternes forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt. Tavshedspligt Leverandøren er underlagt samme tavshedspligt som Kommunens ansatte vedrørende borgernes private forhold. Viden om borgernes personlige forhold er fortrolige og må ikke viderebringes til uvedkommende. Det påhviler Leverandøren at forpligte sine ansatte herunder eventuelle underleverandører til at overholde tavshedspligten, samt at disse har rene straffeattester. Tavshedspligten er også gældende efter aftalens ophør. Offentlige påbud Leverandøren er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud, som naturligt henhører under dette arbejdsområde. Overtrædelser af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse af Aftalen. Konsortium Såfremt Leverandøren er et konsortium, hæfter deltagerne i det indbyrdes forhold ubegrænset, solidarisk og direkte for opfyldelsen af Aftalen. Der skal angives en fælles befuldmægtiget som, med bindende virkning for konsortiet, kan indgå aftaler og forpligtelser. Underleverandør Ønsker Leverandøren at benytte underleverandører, kræver det Kommunens forudgående godkendelse. Kommunen kan ikke nægte godkendelse uden saglig grund. Leverandøren er til enhver tid og i alle forhold ansvarlig for opgavens udførelse og hæfter således ubegrænset og direkte for eventuelle underleverandørers manglende opfyldelse af deres forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt. Leverandøren er pligtig til at være helt orienteret om praktiske aftaler, som eventuelle underleverandører har lavet med institutionerne. Dette uanset omfanget af brugen af underleverandører. Udbyder vil i alle sammenhænge og ved tvister alene henvende sig til hovedleverandøren, som er den ansvarlige forhandlingspart for sådannes løsning. Udbyder forbeholder sig ret til at kunne afvise en underleverandør. SIDE 4 AF 10 SIDER

6 14 Overdragelse af Aftale Leverandørens forpligtigelser og rettigheder i henhold til denne kontrakt kan ikke uden forudgående skriftlig aftale med Kommunen overlades til udførelse af anden / andre leverandører. Overtrædelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse jf. 18. C. KOMMUNENS BETALINGSFORPLIGTELSE Priser Leverandørens tilbudte priser er faste i et år, regnet fra Aftaleperiodens start den 1. april Priserne er eksklusiv moms og inklusiv samtlige omkostninger såsom køretid, kilometerpenge og ophold, medmindre andet er eksplicit aftalt forud for afholdelse af udgifterne. Priserne reguleres én gang årligt den 1. april. Første regulering er 1. april Reguleringen foretages efter udviklingen i Trafikselskaberne i Danmarks omkostningsindeks. Omkostningsindekset offentliggøres månedligt på: Prisreguleringen sker på Leverandørens foranledning senest 1. februar ved meddelelse af korrekt indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Ved et fald i dette indeks skal priserne reduceres tilsvarende. Prisstigninger kan alene foretages fremadrettet. Såfremt Kommunen udnytter optionen vil priserne endvidere blive reguleret på samme vilkår. Parterne er berettiget og forpligtet til at regulere priserne, hvis omkostningsudviklingen på grund af ny lovgivning afviger væsentligt. Fakturering Leverandøren fremsender ved hver måneds afslutning en elektronisk faktura til den rekvirerende institution anviste modtager med angivelse af det skyldige beløb, ordrenumre samt eventuelle andre referencer, som er nødvendige for Kommunen for en effektiv fakturabehandling. Faktura skal senest være kommunen i hænde den efterfølgende måned. Dog skal faktura for december kørslen være kommunen i hænde senest den 10. januar. Leverandørens faktura skal indeholde følgende oplysninger: Fakturadato (udstedelsesdato) Fakturanummer Leverandørens CVR nr. EAN nummer på den enhed hos Kommunen, som skal modtage fakturaer for den enkelte kørsel Kommunens ordre/rekvisitionsnummer Rekvirent Faktura beløb Kommunen betaler ikke gebyr eller anden form for godtgørelse i forbindelse med Leverandørens fremsendelse af elektroniske fakturaer. SIDE 5 AF 10 SIDER

7 Samtidig med fremsendelsen af den elektroniske faktura skal Leverandøren sende fakturabilag med oplysninger om udført kørsel. Fakturabilaget skal indeholde følgende oplysninger: Dato for kørslen Antal kørte kilometer (såfremt der jf. kontrakten afregnes pr. km) Gældende betalingstakst Passagernes navne Kørsel med eller uden lift Om der har været behov for afhentning i hjemmet For betaling af eventuel ekstrakørsel skal Leverandøren fremsende en faktura månedsvis, opgjort pr. rekvirerende enhed, med konkrete bruger- og kørselsoplysninger. Prisen for ekstrakørsel afregnes ud fra den i kontrakten aftalte pris. Ved fejl i fakturaen skal der fremsendes en kreditnota på hele den fejlbehæftede faktura samtidig med, at der fremsendes en ny faktura. 17 Betaling Betaling forfalder 30 dage efter, at Leverandøren har fremsendt korrekt elektronisk faktura. D. MISLIGHOLDELSE Leverandørens misligholdelse Enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtelser i henhold Aftalen betragtes som misligholdelse. Følgende forhold anses altid, men ikke udelukkende, for væsentlig misligholdelse: Gentagende/vedvarende misligholdelse anses for værende væsentlig misligholdelse. Såfremt en eller flere ydelser omfattet af den konkrete anskaffelse ikke fuldt ud opfylder samtlige krav angivet i kravspecifikationen, og leverandøren ikke har afhjulpet manglerne indenfor den aftalte frist for afhjælpning. Tilsidesættelse af bestemmelserne i nærværende kontrakt og tilhørende kravspecifikation til Leverandørens medarbejdere og/eller køretøjer Ved manglende overholdelse af generelle myndighedskrav og lovgivning. Ved Leverandørens tilsidesættelse af bestemmelserne i nærværende kontrakt vedr. tavshedspligt og overdragelse af rettigheder/forpligtelser Ved Leverandørens konkurs, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord Ved leverandørens manglende opfyldelse af den forventede fleksibilitet, imødekommenhed og forståelse, i forbindelse med befordring af kommunens borgere. Væsentlig misligholdelse berettiger Kommunen til ophævelse af kontrakten uden varsel. Kommunens misligholdelse Såfremt Kommunen ikke betaler i rette tid, foreligger der misligholdelse fra Kommunens side. Medmindre Kommunens manglende opfyldelse af forpligtelser vedrører forhold hos Kommunen, som Leverandøren har været bekendt med, og har haft pligt til at informere Kommunen om, uden at dette er sket, eller skyldes force majeure, jf. 23. SIDE 6 AF 10 SIDER

8 20 21 Erstatning Parterne er erstatningsansvarlige efter dansk rets almindelig regler med de modifikationer og begrænsninger som følger af Aftalen. Leverandøren er ansvarlig for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med opfyldelse af Aftalen. Parterne er ikke erstatningsansvarlige for indirekte tab, med mindre tabet kan henføres til grov uagtsomhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende part. Erstatningskrav eller krav om godtgørelse i henhold til Aftalen skal fremsættes skriftligt over for den anden Part så hurtigt som muligt, efter at den forurettede Part er blevet opmærksom på forholdet. Ophævelse Aftalen kan ophæves med øjeblikkelig virkning, hvis der foreligger en væsentlig misligholdelse fra den anden Parts side. Kommunen kan ophæve Aftalen, hvis Leverandøren går konkurs, eller hvis Leverandøren, der driver en personlig enkeltmandsvirksomhed, afgår ved døden, og boet behandles som gældsfragåelsesbo. Parten kan ikke ophæve Aftalen, hvis den manglende opfyldelse skyldes dens egen forhold, eller forhold i øvrigt som denne i henhold til Aftalen bærer risikoen for samt i tilfælde af force majeure, jf. 23. Samarbejdet mellem Leverandøren og Kommunen er baseret på tillid. Et væsentligt parameter er, at leverandøren udviser fleksibilitet, imødekommenhed og forståelse, i forbindelse med befordring af kommunens borgere. Såfremt kommunen ikke oplever at leverandøren udviser den nødvendige fleksibilitet, imødekommenhed og forståelse, vil kommunen tage initiativ til en konstruktiv dialog med leverandøren, så der i fællesskab kan findes et passende niveau. Såfremt leverandøren fortsat ikke lever op til kommunens forventninger, har kommunen ret til at opsige kontrakten med 6 måneders varsel. 22 Bod I følgende tilfælde har Kommunen ret til i Leverandørens tilgodehavende - at modregne kr. pr. konstateret tilfælde: Kørestole eller borger/elev er ikke fastspændt forskriftsmæssigt under transporten. Manglende udførelse af kørsel (udeblivelse). Indsættelse af kørselsmateriel, som ikke er i overensstemmelse med kravspecifikations afsnit og Manglende anvendelse af den samme chauffør eller eventuelt fast afløser på de kørsler, hvor der er forudsat fast chauffør og det ikke kan tilskrives sygdom, kursus, ferie eller force majeure. I følgende tilfælde har Kommunen ret til i Leverandørens tilgodehavende - at modregne kr. pr. konstateret tilfælde: Fejl i km-opgørelsen for borgeren/eleven på fakturaen. SIDE 7 AF 10 SIDER

9 Fakturering for kørsel, der ikke er udført eller fakturering for kørsel som er afmeldt rettidigt. Fakturering for kørsel i modstrid med bevillingen eller fakturering for borgere/elever uden bevilling. Aflevering af borgere/elever for sent i henhold til det med Kommunen aftalte afleveringstidspunkt. jf. i øvrigt kravspecifikations bestemmelser herom. Afhentning af borgere/elever for sent i henhold til det med Kommunen aftalte afhentningstidspunkt. jf. i øvrigt kravspecifikations bestemmelser herom. Pålæggelse af bod er ikke til hinder for, at det pågældende forhold i stedet kan medføre ophævelse af aftalen, såfremt der er tale om væsentlig misligholdelse. Pålæggelse af bod udelukker ikke, at det pågældende forhold samtidig indgår i vurderingen af, om aftalen skal ophæves f.eks. som følge af gentagende overtrædelser af aftalens bestemmelser. Kommunens opgjorde bodbeløb modregnes i næstkommende faktura. I tilfælde af at Leverandørens anvendelse af underleverandører, som ikke forudgående er skriftligt godkendt af Kommunen udløser en bod på kr. Boden forfalder til betaling med en betalingsfrist på 14 kalenderdage regnet fra dagen for Kommunens skriftlige henvendelse herom, alternativt kan Kommunen modregne boden i næstkommende faktura. Leverandørens anvendelse af underleverandør, som ikke forudgående er skriftligt godkendt af Kommunen vil tillige være at betragte som væsentlig misligholdelse fra Leverandørens side, og giver Kommunen adgang til hæve kontrakten. 23 Force majeure Force majeure reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom. Parterne kan kun påberåbe sig force majeure i det tidsrum, hvor force majeure situationen er gældende, og kun efter skriftlig meddelelse herom til den anden part. Parterne er berettiget til at annullere Aftalen, såfremt den anden part i en sammenhængende periode på 30 dage ikke kan opfylde sine forpligtelser grundet force majeure. E. ØVRIGE BESTEMMELSER Miljø De til opgaven allokerede køretøjer skal til enhver tid overholde gældende standarder, jf. kravspecifikation afsnit 3.5. Kommunen opfordrer Leverandøren til at begrænse miljøbelastningen i videst muligt omfang, herunder men ikke udelukkende, at benytte den korteste befordringsrute, at sikre samkørsel hvor dette måtte være relevant, samt at undgå at lade køretøjet holde i tomgang. Arbejdsmiljø Leverandøren skal overholde reglerne omkring arbejdsmiljø, herunder Arbejdsmiljøloven. Som ansvarlig for driften også ved eventuel anvendelse af underleverandører - er Leverandøren forpligtet til at sikre, at driften sker i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen og på en arbejdsmiljømæssig forsvarlig måde. Ved anmodning herom skal Leverandøren redegøre nærmere for, hvordan arbejdsmiljølovgivningen efterleves. Såfremt Leverandøren får et påbud fra Arbejdstilsynet, der vedrører levering af ydelser omfattet af nærværende kontrakt, skal Kommunen orienteres herom. SIDE 8 AF 10 SIDER

10 Krav til køretøjer Leverandøren er i kontraktperioden forpligtet til at opretholde en pulje af lovlige og fuldt funktionsdygtige køretøjer, der overholder kravene i nærværende Aftale, allokeret til levering af ydelser omfattet af Aftalen. Der henvises til kravspecifikationen afsnit 3.6 og 3.7. Krav til chauffør og andet personale Leverandøren er forpligtet til at sikre, at de chauffører der skal levere ydelser omfattet af nærværende Aftale, har gyldigt og dækkende kørekort, ren straffeattest og børneattest. Leverandørens mandskab der skal levere ydelser omfattet af nærværende Aftale, skal til enhver tid agere som repræsentanter for Kommunen. Dette indebærer bl.a. en forpligtelse for mandskabet til enhver tid at agere hjælpsomt og venligt overfor brugerne. Der henvises til kravspecifikationen afsnit 3.8. Såfremt en af Leverandørens chauffører giver anledning til alvorlig eller gentagen kritik, herunder alvorlige og berettigede klager fra brugere, kan Kommunen kræve den pågældende chauffør fjernet fra kørslen. Leverandøren er forpligtet til at sikre grundig oplæring af eventuelle nye chauffører, inden de sættes i selvstændig tjeneste for Kommunen, herunder men ikke udelukkende, oplæring i forhold til de til formålet allokerede køretøjer og kendskab til de for chaufføren relevant(e) rute(r). Løn og ansættelsesforhold Leverandøren indestår for, at denne ved opfyldelse af kontrakten til en hver tid overholder de internationale konventioner, som er tiltrådt af Danmark, herunder bl.a. følgende grundlæggende ILO-konventioner: Forbud mod tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Forbud mod diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Krav om mindstealder for ansættelse og forbud mod og afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Krav om organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Krav om overenskomstmæssig løn- og arbejdsvilkår (ILO-konvention 94) Krav om sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Det forudsættes endvidere, at Leverandøren respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s menneskerettighedserklæring og den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul vil til enhver tid blive betragtet som væsentlig misligholdelse. I Aftaleperioden skal Leverandøren til enhver tid imødekomme Kommunens anmodning om oplysninger vedrørende løn- og ansættelsesforhold for arbejdstagere. Forsikring Leverandøren er forpligtet til i Aftaleperioden at opretholde nødvendige forsikringer og tilladelser, herunder tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring. SIDE 9 AF 10 SIDER

11 Leverandøren forpligtet til at være dækket af lovmæssige og sædvanlige forsikringer, herunder lovpligtig arbejdsskadeforsikring samt erhvervs- og produktansvarsforsikring, der dækker Leverandørens ansvar for ydelser omfattet af Aftalen. Leverandøren er ansvarlig for, at borgerne er forsikrede under transporten. Dette gælder også i forhold til eventuel skade borgeren måtte forvolde på materiel eller chauffør. Leverandøren skal i Aftaleperioden til enhver tid på anmodning fra Kommunen dokumentere, at forsikringer er i kraft og overgive Kommunen kopi af forsikringsbetingelser samt kvittering for præmiens betaling Statistik Leverandøren er forpligtet til efter Kommunens anmodning at udarbejde og fremsende statistikmateriale. Der skal være oplysninger om de enkelte kørslers kørte kilometer, køretid, kørslens hovedpunkter, passagerers navn og eventuel samkørsel. Opsigelse Kontrakten er uopsigelig. Lovvalg Aftalen er underlagt og skal fortolkes i overensstemmelse med dansk ret. Konfliktløsning Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af Aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. I fald uoverensstemmelserne ikke kan afsluttes forligsmæssigt, afgøres denne ved voldgift i henhold til reglerne for behandling af voldgiftssager ved Det Dansk Voldgifts-institut. Parterne kan dog alternativt aftale, at uoverensstemmelserne skal afgøres ved de almindelige domstole med værneting i København. F. UNDERSKRIFTER Denne Aftale underskrives i to (2) identiske eksemplarer, hvoraf hver Part modtager ét. For Kommunen: For Leverandøren: Dato: / 2018 Dato: / 2018 SIDE 10 AF 10 SIDER