Møde i Fælles MED-udvalget Plan, Kultur og Teknik Tirsdag den 15. januar 2013 kl i mødelokale 2, Årre

Transkript

1 Dato Januar 2014 Dok.nr /13 Sagsnr. 13/960 Ref. kakk Møde i Fælles MED-udvalget Plan, Kultur og Teknik Tirsdag den 15. januar 2013 kl i mødelokale 2, Årre Deltagere: Bent Peter Larsen, Johannes Keld Madsen, Jørn Gasbjerg, Niels Eg Poulsen, Ivar Sande, Pia Koch Hauge, Jørn Bigum, Morten Kisbye, Kirstine Gottlieb, Jeanett Dam Afbud fra: Bjarne Fly, Brian Skytte Laursen Referent: Kathrine Kielgast Dagsorden Referat 1. Godkendelse af dagsorden/referat Dagsordener og referater sendes ud som Word dokumenter (kopier) og referatet fra sidst lægges ved når dagsordenen sendes. 2. Siden sidst Direktionens projektoversigt Bilag 1: /13 Jørn Gasbjerg: Man kunne godt indtænke nogle redskaber f.eks. Ipads som gør at vi ikke behøver at skrive så meget ud. Bent Peter undersøger nærmere. Jørn Gasbjerg: IT kører langsomt Lars Peter høres om der er en grund. Direktionens oversigt bibeholdes som fast punkt på dagsordenen. Erhvervspolitik - Lars Tanghøj og Mette Christensen med i en styregruppe. Det nye rådhus - Der blev udtrykt bekymring om en evt. fuld trådløs løsning Bent Peter: Der er taget højde for at en 100% trådløs løsning er for usikker der trækkes ledninger. Hjemmesiden Nyt Intraforum Pia: Sidder i gruppe som arbejder med hjemmesiden og ny opbygning ny organisering af weborganisation der lægger op til at vi bliver mere kvalitetsbevidste og får ensrettet teksterne mere. Der kommer et oplæg om den nye organisering. Bent Peter: Der er potentiale for udvikling på hjemmesiden. 3. Status på budget og regnskab Bent Peter: Vi er i gang med afslutning af 1/6

2 4. Orientering om evaluering af organisationsændringen regnskab for Vi venter med yderligere oplysninger til der er overblik. Vi er så småt i gang med budget De berørte MED-udvalg spørges og man holder øje med APV erne. En egentlig evaluering finder sted til sommer. Der opfordres til at man løbende giver en melding til chef/afdelingsleder såfremt noget kunne være relevant at få med i evalueringen. 5. Tilbagemelding fra lederkonferencen Her drøftes ledelsesmæssige forhold. Emnet var Leadership Pipeline der findes en bog om emnet som der er mulighed for at låne hos en leder. 6. Udbudssituationen i Drift Bent Peter: Udbud af materialet er ude nu - Drift afgiver kontrolbud. Johannes: Det fylder meget i Drift i øjeblikket. Jørn Gasbjerg: Bekymringen er hvis nogen dumper prisen for at komme ind på markedet. Bent Peter: Det er kun Øst og Vest der er i udbud Selvom Drift selv vinder udbuddet kommer der en del ændringer i Drift. 7. Oplæg om seniorpolitikken /ved Thorkild Sloth (Inviteret til kl ) 8. Oplæg om APV /ved Lis Bang Troelsen (Inviteret til kl ) Stor ros til den måde udbuddet er håndteret på fra Bent Peter. Johannes: Der venter et stort arbejde uanset hvordan det går. Thorkild udleverede en plan for udarbejdelse af seniorpolitik. Politiken får et nyt navn: Politik for seniorliv et navn som favner både de yngre og de ældre seniorer. Der satses på en del borgerinddragelse med interview af fokusgrupper. Sideløbende skal der udarbejdes en ny/revideret politik for handicapområdet. Den er på vej og er relevant i vores område i forhold til tilgængelighed. Kirstine: Hvornår er man senior? Thorkild: Der ligger ikke en skarp definition men måske der hvor man forlader arbejdsmarkedet. Johannes: Plejecentre er der indtænkt robotløsninger i plejecentrene? Thorkild: Det mest avancerede vi har er censorgulv i Ansager og Tistrup. Jørn Bigum: Er den måde vi har mulighed for at krydse af på i vore APV er i dag for ukonkret? Lis: Et ja/nej kan godt være lidt for kategorisk. 2/6

3 9. Arbejdsmiljø /Lis Bang Troelsen fortæller kort om erfaringer fra hjemmeplejen med motion i arbejdstiden Inden vi går i gang er det vigtigt at vi overvejer hvilke svar vi gerne vil have ind. Hvis man spørger om ja/nej skal man som regel have en uddybning ude hos den enkelte. Det er vigtigt at tage en drøftelse i MED udvalgene af hvordan vi gerne vil have sat undersøgelsen op og hvad vi gerne vil have af tilbagemeldinger. APV er et termometer som måler hvordan det ser ud på arbejdspladsen. Man kan med fordel forberede medarbejderne på at APV en kommer. De spørgsmål der ligger i standarden nu skal revideres. Johannes: Hvordan øger man svarprocenten? Lis: Ved at forberede medarbejderne og gøre klart, at vi undersøgelsen skal bruges til noget konkret og det skal tages alvorligt det der svares. Morten: Er det muligt at sammenligne sin afdeling med andre afdelinger? Lis: Det skal aftale afdelingsvis hvis man ønsker at sammenligne. Hvis man vil sammenligne kan man med fordel bruge trivselsundersøgelsen. Morten: Opfordring til at der ligger mulighed for at sammenligne med andre i APV en. Lis: En sammenligning på den fysiske del er svær blandt andet på grund af varierende bygningsmasse. Lis opfordrer til opmærksomhed på nano området. Nano partikler bruges i mange produkter men vi ved at nogle - Carbon Nano Tubes - for eksempel er mere farlige end asbest. Det er ikke altid oplyst på sikkerhedsbladet. Lis: Projektet har ikke til hensigt at forøge træningstilstand hos den enkelte medarbejder men at styrke den enkeltes robusthed. Der er fokus på fællesskab og det har gjort at medarbejderne selv har taget initiativ til at motionere i deres fritid. Man får løn for at deltage. Det er nu drift og det betyder at tiden er tillagt i normeringen. Det har kunnet betale sig og sygefraværet er blevet meget lavt. 3/6

4 Øvelserne foregår uden redskaber og kan foregå hvor som helst. Jørn Gasbjerg: Har man tænkt at det skal udbredes til hele kommunen? Lis: Det skal komme nedefra Jørn Gasbjerg: Hvordan ser ledelsen på at folk laver ingenting? Bent Peter: Hvis der er argumenter og fornuft i det er det ikke noget vi vil afvise. Jørn Bigum: Der kører lidt elastikgymnastik i Driften og det er meningen at de får lov at bruge den tid det tager. Der har været Ergoterapeuter rundt på de forskellige arbejdspladser. Lis kommer gerne ud og vejleder. 10. Afrapportering APV Bent Peter: Vores APV er er ret forskellige vi har måttet tage højde for f.eks. flytning til det gamle rådhus. 11. Arbejdsmiljø oprettelse af netværksmøder på de enkelte direktørområder Bilag 2: /12 Der bliver taget seriøst fat i de problemer der er og det som kan løses. Morten: Hvis man har identificeret et problem som man ikke selv umiddelbart kan løse eks. indeklima hvad gør man så? Bent Peter: Man kontakter Plan og Byg som må komme med forslag til løsning. Jørn Gasbjerg: Husk først at tage fat i husets pedel det kan være noget lavpraktisk. Lis: Det er vigtigt at løfte det op hvis det ikke kan løses det skal synliggøres for Direktionen og politikkerne at der er tale om et problem Vil det give mening på vores område at oprette et netværk? Jørn Bigum: Det er meget svært da vi er så forskellige. Pia: Man kunne måske tænke det mere på tværs og ikke kun i vores eget direktørområde. Bent Peter: Vi er måske lidt for blandet en flok til at det giver mening hos os. Det kunne give mere mening med eks. Drift og skolepedeller. Lis: Det kan også være en styrke at man er forskellig. Det der er den store hurdel er at finde timer hos arbejdsmiljørepræsentanterne. 4/6

5 12. Fraværsstatistik opdelt på afdelinger Bilag 3: 3337/ Sundhedspolitik Bilag 4 og 5: 3363/14 og 3364/ Orientering om forslag til revideret rygepolitik Høringsfrist den 6. januar 2014 ny behandling i Hoved MED og herefter godkendelse i Økonomiudvalget. Bilag 6: 3373/ Telefonkultur herunder den foretagne undersøgelse Bilag 7 og 8: /13, /13 Vi skal have undersøgt om der er stemning for det. Det kunne evt. være en del af uddannelsen som arbejdsmiljørepræsentant et netværksmøde. Bent Peter: Man kunne f.eks. vælge efter emner og ikke direktørområder. Ivar: Arbejdsplads kan også være kollegaer. I Plan og Byg kører forsøg med arbejde i små storrum teamlederne er flyttet sammen med medarbejderne. Kunne man lave en arbejdsgruppe som undersøger hvordan vi kan få en god start på Bytoften med storrumskontorer? Lis: Der er en gruppe som drøfter dette også i forhold til indretning af Bytoften der kigges også på nudging. Gruppen kan kontakte Ivar for at få erfaringer herfra. Kirstine: En god ide at indsamle erfaringer fra de som sidder i storrumskontorer i dag. Man kan måske bruge de enkelte MED udvalg til at opsamle erfaringer. En Cadeau til vores direktørområde som ligger godt, men i 2013 er hele Varde Kommunes sygefravær steget. Primært hos lærere og pædagoger - HR har lavet en plan for en indsats. Vi har 12 overordnede politikker hvor sundhedspolitikken er en del af det. Kirstine er i gang med en Fritids- idræts- og kulturpolitik. Der er desuden gang i en erhvervspolitik og Mette har en klimapolitik ude i høring i øjeblikket. Der har været et langt forløb omkring denne politik. Den har været til høring i de lokale MED. Direktionen har besluttet at der skal laves telefonmålinger løbende. Telefonservicen er ikke imponerende og det satser vi på at kunne rette op på med telefonkulturen for PKT området. Jeanett: Det handler meget om at omstillingen ikke yder en aktiv indsats. Hvordan går man 5/6

6 videre med det? Bent Peter: Vi skulle gerne tage vores telefoner selv og ikke nødvendigvis stille om til omstillingen. Jørn Gasbjerg: Det er vigtigt, at omstillingen harl en brugbar oversigt over hvilke personer der sidder med hvad. Ivar: Omstillingen har i dag en stikordsfortegnelse med angivelse af hvilke teams der kan svare. Måske skulle den opdateres og kvalitetssikres? Pia tjekker op! Kirstine: Man skal minimere omstillingsbrugen og stille om til en kollega. Men omstillingen er faktisk gode til at tage imod. Bent Peter: Hvis man ringer på hovednummeret har man 10 forskellige muligheder det er for mange. Det skal være nogle få store kategorier man har her. Det er en god ide at give omstillingen besked hvis man sender noget kontroversielt ud til mange. Johannes: Man kunne få den løsning at man bliver ringet op hvis man ikke kan komme igennem. Pia: Vi kan blive bedre til at informere på hjemmesiden for at minimere telefoniske henvendelser. Niels: I dag er der navne og telefonnumre på hjemmesiden det kan give mange unødige opkald til f.eks. den person som står øverst på sådan en liste. Punktet skal på igen når en ny undersøgelse har fundet sted. 16. Evt. Jørn Gasbjerg: Vi skal have sygefraværsstatistik for 2013 med når den foreligger. Møderække for 2014 ligger fast og er booket i de enkeltes kalendere. 6/6