Miljøudvalget Sag nr. 70, bilag /aot

Transkript

1 Miljøudvalget Sag nr. 70, bilag /aot Notat om kontraktvilkår i forbindelse med udbud af renovation Byrådet besluttede på møde , punkt nr. 144, at den nuværende kontrakt med HCS A/S ikke forlænges, og at indsamlingen udbydes igen pr. 1. april Byrådet besluttede endvidere, at forvaltningen udarbejder nye udbuds- og kontraktdokumenter, der tager højde for erfaringer fra nuværende kontraktperiode. Som led i udarbejdelsen af udbudsmaterialet har Miljøudvalget besluttet at drøfte og tager stilling til en række centrale elementer i at sikre stabil drift, som for eksempel tildelingskriterier, arbejdsmiljøforhold, kontraktperiode mv. Forvaltningen har efterfølgende set på, hvordan erfaringerne fra nuværende kontraktperiode kan indarbejdes i kontrakten så kommunens styring af indsamlingen styrkes, der skabes mere stabil drift, hvordan gener ved eventuelle arbejdsnedlæggelser kan give kommunen øgede handle-muligheder, og så mulighederne for fortolkning af kontrakten mindskes. Det er væsentligt at fremhæve, at uanset hvor god en kontrakt er så vil der være mulighed for at en entreprenør ikke overholder kontrakten, at kontraktens fortolkes forskelligt af parterne eller at der er områder eller situationer som burde være tydeligere beskrevet. Det indgår som led i den daglige drift, at forvaltningen afsætter ressourcer til at sikre, at kontrakten overholdes. Overholdelse af kontrakten sikres dog bedst ved at etablere et godt samarbejde med entreprenøren, der bygger på gensidig tillid. Forvaltningen finder ikke grund til at ændre grundlæggende i den nuværende opbygning af kontrakten, da den efter forvaltningens vurdering indeholder de elementer, som en kontrakt skal indeholde samt er opbygget på en måde der gør den anvendelig i hverdagen. Forvaltningen har arbejdet med kontraktens opbygning gennem flere udbud, og har derfor et indgående kendskab til opbygning og ordlyd. I det følgende gennemgås de væsentligste områder i kontrakten, hvor forvaltningen mener der bør ske ændringer. Hvor det er relevant vil forvaltningen anbefale ny tekst eller præciseringer, som efterfølgende vil blive indarbejdet i kontrakten sammen med mindre redaktionelle justeringer. Kontrakten vil sammen med det øvrige udbudsmateriale, blive forelagt Miljøudvalget i sin fulde form. Forvaltningen vurderer, at nogle af de foreslåede ændringer kan få indflydelse på den pris en entreprenør vil tage for at løse opgaven. Når der tages stilling til ændring af kontrakten er det vigtigt at have for øje, at indsamlingen skal udformes så borgerne sikres en ordning af en god kvalitet, herunder høj forsyningssikkerhed, samtidig med, at de administrative ressourcer og prisen for indsamlingen holdes på et rimeligt niveau. For ordninger på affaldsområdet gælder samme grundlæggende princip som på andre områder, at Byrådet skal sikre den bedst mulige udnyttelse af ressourcerne (bedst og billigst). Ændringer i vilkår, kontraktens afsnit 6 Det er usikkert om formulering omkring, at entreprenøren skal kunne tåle ændringer i ydelse på op til 25%, kan have indflydelse på entreprenørens tilbud. Forvaltningen J. nr P16 1

2 anbefaler dog, at grænsen fastholdes, da vi i den kommende kontraktperiode kan få behov for at gennemføre ændringer. I forhold til at sikre, at kontrakten omfatter indsamling af grønt affald kan vi overveje at udarbejde en option. En option skal dog være så præcist beskrevet, at en entreprenør kan afgive en pris på indsamlingen. Det er forvaltningens vurdering, at vi ikke på nuværende tidspunkt er i stand til at beskrive ordningen, eksempelvis med hensyn til biler, tømningsfrekvens, indsamlingsmateriel, behandlingsanlæg der skal benyttes mv. Hvis entreprenøren skal afgive en indsamlingspris ud fra en ordning, som ikke er præcist beskrevet vil prisen naturligt afspejle en usikkerhed og må dermed formodes at være temmelig høj. Det er forvaltningens vurdering, at det ikke vil være hensigtsmæssigt at udarbejde en option på indsamling af grønt affald men at der eventuelt tages højde for dette i forbindelse med kontraktlængde, se nedenfor. For at fremtidssikre kontrakten foreslår forvaltningen endvidere, at der indarbejdes tekst, der tager højde for ændret lovgivning. Forvaltningen anbefaler, at teksten i afsnit 6 kommer til at lyde som følger: Gladsaxe Kommune er berettiget til at kræve ændringer i ydelserne, herunder eksempelvis ændringer i indsamlingsfrekvens, afhentningsområde og beholdersystemer, idet det forudsættes, at eventuelle ændringer i systemerne ingen eller kun ringe indflydelse vil få for valget af biler og materiel, der benyttes i entreprisen. Ændringer som følge af lovkrav eller ændret offentlig regulering skal dog ske i overensstemmelse med eventuelle frister i den pågældende lov eller offentlige regulering. Der kan løbende ske ændringer i til- og afmeldinger. Iværksættelsen af en ønsket ændring skal ske på det af Gladsaxe Kommune fastsatte tidspunkt. Entreprenøren er forpligtet til at gennemføre en ønsket ændring, medmindre entreprenøren kan dokumentere, at ændringen medfører væsentlig ulempe for entreprenøren. Økonomiske konsekvenser, der følger af kommunens ønske om ændringer, forøgelse eller formindskelse af entreprenørens samlede ydelser set i forhold til det oprindelige udgangspunkt, fastsættes i overensstemmelse med enhedspriserne i kontraktbilag 2. Beregningen af ændringen vedrørende dagrenovation er det i tilbudslisten anførte omfang. Såfremt der ikke findes en anvendelig pris i kontraktbilag 2, aftales prisen mellem parterne. Såfremt et af Gladsaxe Kommune fremsat ændringsønske pris- eller omfangsmæssigt ændrer entreprenørens samlede ydelser med mere end 25 % i forhold til det oprindelige udgangspunkt jf. ovenfor -, er entreprenøren dog berettiget til at nægte at gennemføre ændringen, medmindre der ydes en rimelig kompensation herfor. Gladsaxe Kommune er dog til enhver tid berettiget til at iværksætte kampagner, forsøgsordninger m.m., der ændrer mængden af affald, fordelingen af indsamlingsmateriel på typer m.m. Ændrede regler eller bestemmelser fra anden myndighed (fx ny lovgivning) kan være så store, at de udløser udbudspligt for kommunen. I så fald har entreprenøren intet krav mod kommunen, selv om udbud finder sted før kontraktperiodens udløb, og kontrakten således helt eller delvist ophører før det i kontrakten aftalte tidspunkt. Ophør af kontrakten som følge af ændringer, der udløser udbudspligt for kommunen skal så vidt det er muligt blive varslet minimum 6 måneder før ophør. Ingen ændring i indsamlingen og transporten må af entreprenøren iværksættes, før Gladsaxe Kommune har samtykket deri. J. nr P16 2

3 Bestemmelserne omkring de 6 måneders varsel skal dog koordineres med Miljøudvalgets beslutning omkring kontraktlængde og evt. opsigelsesfrister i afsnit 22. Personale, kontraktens afsnit 11 I dette afsnit indeholder kontrakten en række bestemmelser om virksomhedsoverdragelse. Baggrunden for krav om virksomhedsoverdragelse er, at Byrådet i forbindelse med det seneste udbud besluttede på møde , punkt nr. 226, at reglerne i virksomhedsoverdragelsesloven skulle gælde ved kommunens udbud af indsamling af affald. For at kunne stille krav om virksomhedsoverdragelse i forbindelse med et udbud skal det præcist fremgå af udbudsmaterialet, hvilke medarbejdere der er tale om samt hvilke vilkår de er ansat på. Her er det væsentligt at fremhæve, at fra det tidspunkt udbudsmaterialet fremsendes til entreprenøren til overdragelsen sker, går der ca. et år. Når kontrakten træder i kraft 1. april 2013 kan der således være sket en del udskiftning af medarbejdere. Det er forvaltningen opfattelse, at det er normal praksis i branchen, at en eventuel ny entreprenør ønsker at overtage en del af de medarbejdere, der tidligere har været beskæftiget med entreprisen i det pågældende område. Disse medarbejdere vil være attraktive for den nye entreprenør, da de har erfaring med ordningerne og har lokalkendskab. Det er ikke en udbredt praksis, at kommunerne stiller krav om virksomhedsoverdragelse i forbindelse med udbud på renovationsområdet når der er tale om entrepriser der i forvejen udføres af en privat entreprenør. Forvaltningen anbefaler, at vilkår om virksomhedsoverdragelse udgår af kontraktens afsnit 11. Underentreprenører, kontraktens afsnit 13 Det er normal praksis, at entreprenører benytter underleverandører. For at sikre at kontrakten overholdes foreslår forvaltningen, at vi præciserer, at kontraktens bestemmelser gælder for underleverandører, og at det er entreprenørens ansvar, at kontrakten overholdes. Under konflikterne i den nuværende kontraktperiode fik forvaltningen kendskab til, at der visse steder i renovationsbranchen kan være tradition for at entreprenører fastsætter bestemmelser, der hindrer underleverandører i at byde på kommende udbud. Det er naturligvis ikke i kommunens interesse, da vi er interesseret i at få alle store som små til at byde for at opnå det bedste tilbud. På baggrund af anbefaling fra SKAT om kontraktformuleringer, som tager sigte på at forebygge sort arbejde, anbefaler forvaltningen endvidere, at vi indsætter formulering, der tager højde for dette. Forvaltningen anbefaler, at teksten i afsnit 13 kommer til at lyde som følger: J. nr P16 3

4 Entreprenøren kan overlade dele af opgavens praktiske udførelse m.m. til udførelse af underentreprenør(er). Ønsker entreprenøren i kontraktperioden at udskifte underentreprenører, med firmaer som kommunen ikke har kendskab til ved kontraktindgåelsestidspunktet, kan dette først ske efter skriftlig samtykke fra kommunens side. Status på anvendelse af underentreprenører forelægges på driftsmøder med kommunen. Entreprenøren skal sikre, at underleverandøren fremlægger registreringsbeviser der viser, at underleverandøren er registreret hos SKAT efter momsloven og kildeskatteloven. Leverandørens skal endvidere sikre sig, at underleverandøren fremlægger serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, der højst er 6 måneder gammel, eller kan fremlægge dokumentation, der indeholder tilsvarende oplysninger. Entreprenørens kontraktretlige forpligtigelse kan ikke, uanset anvendelse af underentreprenører, overdrages til andre. Kontraktens bestemmelser gælder også for underentreprenører, og entreprenøren skal sikre, at underentreprenører opfylder samme krav og forpligtelser, som påhviler entreprenøren ifølge denne kontrakt. Kommunen kan til enhver tid afkræve entreprenøren dokumentation for at disse krav og forpligtelser er opfyldt. Entreprenøren må ikke fastsætte bestemmelser overfor underentreprenører, der stiller hindringer i vejen for at de kan byde på entrepriser for kommunen i forbindelse med kommende udbud. Misligholdelse af kontrakten, kontraktens afsnit 15 Erfaringen fra nuværende kontraktperiode er, at det skal formuleres klart i kontraktens bestemmelser, hvornår der er tale om misligholdelse af kontrakten. For at præcisere dette har forvaltningen indarbejdet en række eksempler på, hvornår der er tale om misligholdelse, eksempelvis manglende tømning og overholdelse af arbejdsmiljøkrav samt anvendelse af køretøjer med ringere miljøegenskaber. Eksemplerne er valgt ud fra, at der ofte her kan være diskussion om fortolkning af kontrakten. Det er også præciseret, at Gladsaxe Kommune kan vælge at lade forhold der skyldes misligholdelse afhjælpe på entreprenørens regning. Af hensyn til at styrke kontrakten har forvaltningen desuden indbygget formulering der dækker en situation, hvor et selskab kræves opløst af Erhvervs- og selskabsstyrelsen. Forvaltningen anbefaler, at teksten i afsnit 15 kommer til at lyde som følger: Enhver tilsidesættelse af entreprenørens forpligtelser, det være sig overfor tredjemand eller Gladsaxe Kommune, og en hvilken som helst mangel, forsinkelse, garantikrænkelse mv., vil blive betragtet som misligholdelse. Gladsaxe Kommune kan hæve kontrakten, såfremt entreprenøren væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt. Ved væsentlig misligholdelse forstås eksempelvis: - Såfremt entreprenøren gentagne gange misligholder sine kontraktlige forpligtelser (fx gentagne manglende tømninger, gentagne udeladelser af at efterkomme anmodninger fra kommunen, gentagne manglende færdigkørsler af ruter, gentagne forsinkelser i tømninger mv.), og der efter påtale fra kommunens side ikke sker ændringer i entreprenørens adfærd. - Det udførte arbejde er af en væsentlig ringere kvalitet, end kommunen med rette kunne forvente: - Entreprenøren anvender køretøjer med ringere miljøegenskaber end krævet i kontrakten - Entreprenøren ikke efterkommer offentlige påbud o.lign. eller gentagne gange konstateres ikke at have overholdt lovgivningen eller offentlige tilladelser, herunder miljøgodkendelser, ved udførelse af kontaktydelserne - Entreprenøren erklæres konkurs eller under betalingsstandsning. I en sådan situation kan kontrakten ophæves uden varsel ved skriftlig meddelelse til boet eller likvidator. - Betaling af erstatning til kommunen eller tredje mand for eventuelle skader forårsaget af entreprenøren eller dennes underentreprenør ikke betales eller forsinkes væsentligt J. nr P16 4

5 - Entreprenøren undlader at udbedre fejl og mangler ved opgavens udførelse senest 5 dage efter, at disse er konstateret og meddelt entreprenøren - Manglende overholdelse af de i kontrakten beskrevne forpligtigelser i relation til arbejdsmiljø og politikker eller dokumentations- og rapporteringsforpligtigelse. Ovenstående liste over eksempler er ikke udtømmende. Foreligger der misligholdelse, skal entreprenøren uden ugrundet ophold meddele Gladsaxe Kommune dette. Entreprenøren skal tillige underrette Gladsaxe Kommune skriftligt om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad der agtes gjort for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder igen. Er entreprenøren et aktie- eller anpartsselskab, kan kommunen hæve kontrakten hvis selskabet kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Dette gælder dog ikke hvis entreprenøren inden 10 arbejdsdage eller efter skriftligt påkrav fra kommunen dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er til stede, eller hvis entreprenøren efter kommunens vurdering stiller fuldstændig økonomisk sikkerhed for kontraktens opfyldelse. Gladsaxe Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør og de skridt, der skal tages for at undgå misligholdelse fremover. De ovennævnte regler kan bringes i anvendelse samtidigt med krav om betaling af bod og om erstatning/forholdsmæssig afslag. Disse sanktioner udelukker ikke hinanden. I øvrigt er dansk rets almindelige regler om misligholdelse og erstatning i kontraktforhold gældende. Gladsaxe Kommune kan vælge at lade den eller de forhold der begrunder en misligholdelse afhjælpe for entreprenørens regning eller ved udbetaling af den stillede sikkerhed. Gladsaxe Kommune er i tilfælde af ophævelse af kontrakten, som skyldes entreprenørens væsentlige misligholdelse, berettiget til at lade tredjemand udføre entreprisen for entreprenørens regning, indtil arbejdet kan genudbydes, dog maksimalt i 9 måneder. Entreprenøren kan efter forudgående varsel hæve kontrakten, såfremt Gladsaxe Kommune misligholder sine forpligtelser væsentligt i henhold til nærværende kontrakt. Force majeure, kontraktens afsnit 17 Forvaltningen anbefaler, at kommunen fortsat har en bestemmelse om force majeure, da der ellers er risiko for at der vil være entreprenører, der vil undlade at byde på opgaven, da den vil være forbundet med stor økonomisk risiko eller der vil være entreprenører, der vil afgive en væsentlig højere pris. Erfaringen fra konflikterne i den nuværende kontraktperiode er dog, at bestemmelserne omkring force majeure skal præciseres. For at finde frem til den rette formulering af force majeure, der styrker kommunens handlekraft i en eventuel ny konfliktperiode, har forvaltningen gennemgået en række kontrakter fra de omkringliggende kommuner. Det er væsentligt at gøre opmærksom på, at skærpet bestemmelser omkring force majeure kan få indflydelse på den pris der afgives. I den nuværende kontrakt er kommunen berettiget til at ophæve kontrakten hvis en force majeure situation varer mere end 30 sammenhængende arbejdsdage. Denne definition betyder i praksis, at en konflikt kan strække sig over en længere periode J. nr P16 5

6 uden at kontrakten kan opsiges, hvilket kan undgås i et nyt udbud ved fx at lægge et loft over det samlede antal strejkedage i en given periode. Forvaltningen anbefaler, at det fastsættes, at såfremt force majeure situationen fortsætter i mere end 2 uger (14 kalenderdage), kan kommunen opsige kontrakten eller alternativt indføre en suspensionsperiode. Denne formulering svarer til den formulering som Herlev Kommune har i den nuværende kontrakt for indsamling af dagrenovation. Det er præciseret, at arbejdskonflikter er omfattet af force majeure begrebet men at der er forskel på generelle landsdækkende konflikter og lokale. Lokale arbejdskonflikter er omfattet med mindre der inden for enhver løbende periode på 6 kalendermåneder konstateres 3 eller flere arbejdskonflikter uanset varigheden af disse. Fra og med 3 arbejdskonflikt vil arbejdskonflikter uanset længde ikke være force majeure begrundede. Det er forvaltningens vurdering, at denne formulering betyder, at kommunen står stærkere i en eventuel konfliktsituation samt at gentagne lokale konflikter som skyldes utilfredse medarbejdere hos en entreprenør ikke vil være omfattet af force majeure. Forvaltningen anbefaler, at teksten i afsnit 17 kommer til at lyde som følger: Force majeure generelt Parterne kan påberåbe sig force majeure, der omfattes af dansk rets almindelige definition af force majeure efter principperne i købelovens 24. Uanset principperne i købelovens 24 anses såvel lovlige som ulovlige arbejdskonflikter (herunder strejker, arbejdsnedlæggelser, blokader m.v.) som force majeure, også selvom de alene rammer entreprenøren eller nogen for hvem entreprenøren bærer ansvaret. En arbejdskonflikt, der skyldes, at entreprenøren eller nogen, for hvem entreprenøren bærer ansvaret, ikke har efterkommet en afgørelse fra Arbejdsretten, en faglig voldgift eller anden retlig instans, anses dog ikke som force majeure. Hvis kontrakten ikke kan opfyldes som følge af force majeure, bærer hver part de tab, den pågældende part lider som følge deraf. Så snart det er muligt at genoptage arbejdet, er entreprenøren forpligtet til at indsamle/ afhente det affald, der ikke blev indsamlet/afhentet under force majeure perioden. Entreprenøren må selv bære eventuelle merudgifter i forbindelse hermed. Uanset ovenstående vil entreprenøren ved senere indsamling af det ophobede affald være berettiget til betaling for indsamling/afhentning af de yderligere mængder i henhold til enhedspriserne jf. kontrakten, såfremt entreprenørens manglende opfyldelse af kontrakten skyldes forhold hos modtageanlæggene, som entreprenøren ikke har haft nogen indflydelse på. Rammes entreprenøren eller nogen, for hvem entreprenøren bærer ansvaret, af force majeure, er kommunen berettiget til at lade de opgaver, som påhviler entreprenøren, udføre af tredjemand i force majeure-perioden. Parterne kan kun påberåbe sig force majeure i det tidsrum, hvor force majeure situationen er gældende, og kun efter skriftlig meddelelse herom til den anden part, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv forhindrer dette. En part, der rammes af force majeure, har pligt til at træffe alle rimelige foranstaltninger med henblik på at bringe force majeure-årsagen til ophør eller overvinde konsekvenserne af force majeure. J. nr P16 6

7 Såfremt force majeure situationen fortsætter i mere end 2 uger (14 kalenderdage)og således har hindret entreprenøren i at opfylde sine forpligtigelser i kontrakten, kan kommunen opsige kontrakten til omgående ophør ved skriftlig meddelelse til entreprenøren uden, at nogen af parterne kan rejse krav mod hinanden som følge af ophøret. Kommunen kan også vælge at indgå aftale med en eller flere alternative entreprenører om indsamling og transport af affaldet i en af Gladsaxe nærmere angiven periode ( suspensionsperiode). I denne periode er entreprenøren frigjort for sine forpligtigelser. Senest 14 dage før suspensionsperiodens ophør skal entreprenøren overfor Gladsaxe Kommune på tilfredsstillende vis godtgøre at force majeure omstændighederne er bortfaldet eller overvundet. Gladsaxe Kommune kan forlænge suspensionsperioden eller hæve kontrakten ved suspensionsperiodens udløb. Entreprenøren er forpligtet til at følge kommunens nødberedskab eller andre foranstaltninger, som kommunen sætter i værk for at lette borgerne eller reducere af gene-virkningerne, herunder sikring af sundhedstilstanden. Det kommunale nødberedskab er nærmere beskrevet i kontraktbilag 1. Fra ophøret af en force majeure situation eller en suspensionsperiode genopstår parternes forpligtigelser overfor hinanden i overensstemmelse med kontrakten. Særligt om force majeure ved arbejdskonflikter Særligt for arbejdskonflikter, der forårsager manglende opfyldelse af kontrakten gælder: Arbejdskonflikter hos entreprenøren, der er begrundet i landsdækkende strejker eller generelle strejker i branchen (generelle arbejdskonflikter) udanset om disse er overenskomststridige eller ikke, vil i en periode på 2 uger (14 kalenderdage) fra arbejdsnedlæggelsens begyndelses første dag anses for at være force majeure begrunde, jf. ovenfor. Arbejdskonflikter, der isoleret udspringer af eller vedrører entreprenørens virksomhed (lokale arbejdskonflikter), vil i en periode på 2 uger (14 kalenderdage) fra arbejdsnedlæggelsens begyndelses første dag anses for at være force majeure begrundet (jf. ovenfor) med mindre der inden for enhver løbende periode på 6 kalendermåneder konstateres 3 eller flere arbejdskonflikter uanset varigheden af disse. Fra og med 3 arbejdskonflikt vil arbejdskonflikter uanset længde ikke være force majeure begrundede. Arbejdskonflikter af en varighed eller en hyppighed udover de nævnte grænser udgør væsentlig misligholdelse af kontrakten og giver Gladsaxe Kommune adgang til at anvende de i kontrakten fastsatte bestemmelser om misligholdelse Kontraktperiode, kontraktens afsnit 22 EU s udbudsregler indeholder ingen formulerede krav om kontrakters løbetid. Praksis viser, at kontraktens løbetid vurderes i forhold til den opgave, der skal løses. Det vil sige bl.a. behovet for afskrivning af investeringer. Hovedreglen er, at der skal udbydes regelmæssigt. Tommelfingerreglen for kontraktlængde ved udbud i henhold til udbudsdirektivet er max. 4 år, og at der skal være saglige argumenter for en længere periode. På renovationsområdet er der tradition for lidt længere kontraktperioder, blandt andet på grund af store investeringer i materiel. Forvaltningen vurderer, at Gladsaxe Kommune kan argumentere for en kontraktlængde på op til 5 år, evt. med mulighed for forlængelse 1 2 år, bl.a. under hensyn til en rimelig afskrivningsperiode for det materiel, som skal anvendes i kontraktperioden. Hvis vi sætter kontraktlængden til en længere periode fx. 5-7 år kan vi komme på kant med reglerne i udbudsdirektivet om regelmæssige udbud. I forhold til at sikre, at der kan tages beslutning om indsamling af grønt affald er der flere muligheder. Vi kan i kontrakten beskrive: At kontrakten som udgangspunkt er eksempelvis 5 årig (med mulighed for 2x1 års forlængelse) men, at den kan opsiges med et års varsel, hvis der kommer J. nr P16 7

8 et statsligt krav om indsamling af grønt affald. Det er forvaltningens umiddelbare vurdering, at det ikke vil fordyre et tilbud væsentligt hvis kommunen lader en eventuel opsigelse være afhængig af statslig lovgivning. Entreprenørerne vil på lige fod med andre kunne vurdere - og have indsigt i - hvornår de tror, at krav om indsamling af grønt affald vil komme. At kontrakten som udgangspunkt er 5 årig (med mulighed for 2x1 års forlængelse) men at den kan opsiges med 1 års varsel, hvis der kommer et statsligt krav eller hvis Gladsaxe Byråd beslutter grøn indsamling. I forhold til at lade en eventuel opsigelse være afhængig af en kommunal beslutning (hvor der ikke er et statsligt krav), er det forvaltningens vurdering, at det kan være med til at fordyre et tilbud, da det vil være vanskeligere at vurdere for en entreprenør, hvorvidt kontrakten vil vare de 5 år eller blive opsagt undervejs. Det vil være forbundet med stor risiko at byde, da Byrådet til hver en tid kan opsige med 1 års varsel. At kontrakten er 3 årig (med mulighed for 2x1 års forlængelse). Dette vil give Byrådet mulighed for at tage stilling til, hvorvidt den grønne del af affaldet skal indsamles indenfor en overskuelig tidshorisont. Det er forvaltningen vurdering, at en kort kontrakt alt andet lige vil være dyrere end en lang kontrakt, pga. entreprenørens mulighed for afskrivning af investeringer fx i biler. En 3 årig dagrenovationskontrakt (med mulighed for 2x1 års forlængelse) kan dog vise sig at være et godt kompromis mellem frihed til at vælge indsamling af grønt affald og pris på indsamlingen. En mulighed for at sænke prisen på en kort kontrakt kan være at nedsætte kravet til de investeringer, der skal foretages, fx nedsætte kravet til bilerne. Biler vil i så fald kunne indgå i tildelingen og kommunen vil på denne måde kunne håbe på, at der en entreprenør, der vil tilbyder biler i en høj kvalitet til en konkurrencedygtig pris. En kort kontrakt vil også give mulighed for at kommunen hurtigere kan tilpasse sig den teknologiske udvikling - og eksempelvis stille krav om el-biler. Men en kort kontrakt vil også betyde, at forvaltningen oftere skal gennemføre udbud, hvilket er en ressourcekrævende opgave. Den nuværende kontrakt med HCS A/S løber i 5 år med mulighed for forlængelse i 2 x 1 år. Forvaltningen anbefaler, at Miljøudvalget tager stilling til hvor lang tid kontrakterne på henholdsvis dagrenovation, storskrald og haveaffald skal løbe. Såfremt Miljøudvalget ønsker at kunne beslutte indsamling af grønt affald indenfor en kort tidshorisont anbefaler forvaltningen en 3 årig dagrenovationskontrakt (med mulighed for 2x1 års forlængelse), da denne sandsynligvis vil være en hensigtsmæssig afvejning mellem frihed til ændringer og pris. J. nr P16 8