Referat bestyrelsesmøde i DGI Midtjylland torsdag 23. februar kl i Bording Hallen, Klochsvej 25, 7441 Bording

Transkript

1 DGI Midtjyllands bestyrelse o DGI Midtjyllands ledergruppe (direktør og afdelingsledere) Silkeborg 26. februar 2017 Referat bestyrelsesmøde i DGI Midtjylland torsdag 23. februar kl i Bording Hallen, Klochsvej 25, 7441 Bording Deltagere: Lars Engeborg, Daniel Andersen (mødeleder), Svend Hagelskjær, Frits Vistisen, Preben Sørensen, Inge Dinis, Erik Madsen, Jeppe Lysdahl, Kurt Søndergaard, Peter Sig Kristensen og Ole T. Sørensen (referent) Afbud: Jeppe Lysdahl Dagsorden: 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 9. januar Godkendelse af punkter behandlet elektronisk siden sidste møde 3. Godkendelse af dagsorden 4. Idrætspolitisk kommunikation DGI Midtjylland 5. Økonomi afslutning regnskab Økonomi budget DGI Midtjyllands årsmøde 27. april DGI s duelighed og Flashforward Kommunestrategi status og kort opfølgning 10. Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder fastsættelse af møder 1. halvår Emner til kommunikation 12. Åben for tilføjelser/eventuelt 13. Evaluering af mødet

2 Godkendelse af dagsorden og referat: 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 9. januar 2017 Tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer skal underskrive referat. Bestyrelsen skal endvidere underskrive ansøgning om kommunalt lokaletilskud. Referat fra 9. januar 2017 og ansøgning om kommunalt lokaletilskud underskrevet. 2. Godkendelse af punkter behandlet elektronisk siden sidste møde Ingen punkter behandlet elektronisk siden møde 9. januar. 3. Godkendelse af dagsorden Dagsorden tilføjet Deltagelse i Dansk Skoleidræts repræsentantskab under pkt. 10 Punkter til drøftelse: 4. Idrætspolitisk kommunikation DGI Midtjylland v/ Lars Bestyrelsen drøfter aktuelle og lokale idrætspolitiske emner herunder debatindlæg og artikler i lokale dagblade. Bestyrelsen drøftede blandt andet følgende emner: - Artikler i Herning Folkeblad og Ikast Avis ang. Bevæg dig for livet. DGI Midtjylland bør følge op som samarbejdspartner i visionsaftale. Sker i.f.m. færdiggørelse af visionsaftalen - Multicenter Silkeborg med eller uden svømmecenter Bestyrelsen blander sig som udgangspunkt ikke i prioritering/fordeling af nye faciliteter i en kommune. Frits mener dog der er brug for tidssvarende faciliteter til aktivitetsområder som f.eks. gymnastik mange steder ender byggerier fortsat som traditionelle 20x40 haller DGI Midtjylland kan være på banen når et lokalområde ønsker hjælp til en proces i.f.t. at afdække behov og forventninger til nye faciliteter - DGI Midtjylland involveret i udarbejdelse af ny idrætspolitik i Viborg Kommune - idrætspolitik. - Aulum Fritidscenter indvier multihal og udvidet motionscenter 11. marts (Preben deltager) - Inge nævnte flere tiltag i Ikast-Brande Kommune herunder Vision Vestergade, Ejstrupholm og Engesvang de to sidste projekter er DGI Faciliteter involveret i Side 2

3 - Retssagen vedr. efterlønssagen i Sunds Foreningsfitness er berammet til efteråret. DGI s formand Søren Møller har holdt møde med beskæftigelsesministeren om sagen. Ankestyrelsens afgørelse i sagen har foreløbig haft negative konsekvenser for andre efterlønneres involvering i frivilligt arbejde. 5. Økonomi afslutning regnskab 2016 v/ Svend og Peter 1. udkast til Årsrapport for DGI Midtjylland viser et forventet overskud på ca , hvilket er bedre end budgetteret. Det er et meget tilfredsstillende forventet resultat, som særligt bunder i tre forhold: - Bedre økonomistyringsredskaber i 2016 ift. tidligere har givet langt bedre forudsætninger for at følge økonomien - Stram økonomistyring har været dagsordenen, og hurtig handling er blevet iværksat, hvor der f.eks. er konstateret overskridelser af budgettet - Aktiviteterne har generelt set igen i 2016 været i stand til at levere bedre økonomi end budgetteret, samtidig med at aktivitetsniveauet har været generelt stigende Det forventede årsresultat betyder tæt på en firedobling af DGI Midtjyllands egenkapital fra kr til kr Økonomiudvalget indstiller: - at bestyrelsen drøfter og kommenterer årsregnskabet herunder ledelsesberetningen at bestyrelsen godkender budgettilpasninger for 2016 i.f.m. årsafslutningen primært vedrørende anderledes kontering i DGI regnskab af indtægter ved frikøb og salg af personaletimer. - At bestyrelsen skal drøfte hvordan DGI Midtjylland i højere grad synliggør forbrug af personaletimer i.f.t. den værdi det skaber for events. Synliggørelsen skal bruges overfor kommuner og andre samarbejdspartnere. Emnet drøftes yderligere på bestyrelsesmøde 18. april. Bilag: Regnskab udkast Budget 2016 budgettilpasninger Peter indledte punktet med udgangspunkt i ledelsesberetningen. Bredt set stigning i indtægter på mange aktivitetsområder samt Motorvejsløb 2016 i Silkeborg. Derudover omtalte Peter de væsentligste afvigelser. Egenkapitalen har nu rundet 1 mill. kr. svarende til 3-4 % af omsætningen Svend udtrykte stor tilfredshed med årsresultatet og anerkendte Peter, Ole og den øvrige administration for godt og vedholdende arbejde. Derudover godt arbejde i alle udvalg aktiviteterne leverer mere end budgetteret. Side 3

4 Bestyrelsen drøftede om prisen for det store overskud har været at foreninger har betalt for meget for ydelser. Den generelle holdning er at resultatet er et udtryk for at mange aktiviteter og arrangementer genererer en gradvist bedre økonomisk dækning i.f.t. udgifterne. Aktivitetsniveau stigende flere arrangementer og flere deltagere på de enkelte arrangementer giver bedre økonomi og det skal der holdes fast i. Peter nævnte at DGI Midtjylland får et forholdsvis stort afkast af Tipsmidlerne sammenlignet med andre landsdelsforeninger. Svend omtalte beregninger udarbejdet af praktikant Camillas beregninger i.f.t. forbrug af ressourcer på forskellige aktiviteter. Bestyrelsen godkendte budgettilpasninger for regnskabsåret 2016 med tilbagevirkende kraft. Forventning om at det er på plads i.f.t. regnskab Økonomi budget 2017 v/ Svend og Peter Økonomiudvalget har på møde 20. februar behandlet budget 2017 med henblik på: - Den nye kontering af personaleindtægter se pkt. 5 - Ny budget- og regnskabsopstilling - Konsekvensrettelser som følge af regnskab 2016 mødevirksomhed, afskrivninger, administrations- og ejendomsomkostninger - Reelle lønniveauer på de enkelte personaleposter i.st.f. gennemsnitlige omkostninger - Der er ikke ændret i.f.t. aktiviteternes budgetter bortset fra tennis i.f.m. frikøbsaftale DGI Vestjylland da de er udarbejdet i slutningen af 2016 ud fra forventninger til årsresultater for Økonomiudvalget indstiller at bestyrelsen godkender budgettilpasninger med et fortsat samlet budgetteret årsresultat på Bestyrelsen godkendte budgetændringer i budget 2017 med afsæt i ovenstående herunder konsekvensrettelser på fællesposter med afsæt i regnskab Årsresultatet for 2017 budgetteret til DGI Midtjyllands årsmøde 27. april 2017 v/ Inge og Ole Bestyrelsen skal drøfte og komme med evt. forslag til det foreløbige program. Lars giver en kort orientering om arbejdet med at finde kandidat til bestyrelsen. Lars omtalte en kandidat fra Herning Kommune som har vist interesse. Ole holder møde med kandidaten i næste uge. Bilag: Udkast til program årsmøde Bestyrelsen godkendte oplægget som Inge og Ole arbejder videre med. Side 4

5 8. DGI s duelighed og Flashforward 2022 one year later v/ Lars og Ole På DGI s landsledelsesmøde marts, hvor Lars og Ole deltager vil DGI s duelighed i relation til arbejdet med bl.a. Bevæg dig for livet og fremtidige idrætspolitiske scenarier og organiseringer komme på dagsordenen. Punktet skal endvidere ses som en fortsat og udvidet drøftelse af pkt. 5 fra bestyrelsesmøde 9. januar (se referat fra mødet) Bestyrelsen skal med afsæt i bilag fra HB-møder og lederseminar og DGI Midtjyllands eget Flashforward 2022 drøfte: - Hvad er DGI Midtjyllands bestyrelses vurdering af DGI s duelighed? - På hvilke områder har DGI og DGI Midtjylland udviklet sig i retning af visionerne i Flashforward På hvilke områder har DGI og DGI Midtjylland i helt andre retninger end Flashforward 2022? - Hvad er de vigtigste opmærksomheder og markeringer fra DGI Midtjyllands bestyrelse som Lars og Ole skal tage med til LL-mødet marts? Lars indledte punktet og udtrykte tilfredshed med at bestyrelsen løbende drøfter hvordan DGI og DGI Midtjylland udvikler sig med afsæt bestyrelsens arbejde i efteråret 2015 med Flashforward 2022 DGI Midtjylland. Forberedelse til LLmødet marts god anledning til at genoptage drøftelser med afsæt i DGI s duelighed. Vigtigt at vi løbende forholder os til hvad yderste led foreninger, idrætsudøvere og andre samarbejdspartnere har brug for. Afsæt i rundsendt bilag om DGI s duelighed i.f.t. bl.a. samarbejde med DIF og specialforbund i visionsaftaler i Bevæg dig for livet De enkelte bestyrelsesmedlemmer kommenterede på oplægget med bl.a. følgende opmærksomheder: - Er vi sikre på vi er gået over broen med DIF eller på vej ud på broen kan ikke helt genkende virkeligheden i SM s video - Hvad er det idrætsudøverne vil have evidens? Er vi så ens som der bliver skitseret i SM s oplæg? - Dansk Skoleidræt som eksempel har vi samme udkigspost? - Enig med SM er kommet over broen, som er faldet sammen vigtigt at forholde sig kritisk til visionsaftaler hvilke af dem virker og gør virkelig gavn? Hvilke skal evt. styrkes eller droppes? - Lederseminar drøftelse af om vi har samme værdier som DIF? Er det kulturen som er forskellig - tre lag i samarbejdet værdier, kultur og det operationelle plan? Kulturer der støder mod hinanden badminton klar til at bryde barrierrer ned - Demokrati og involvering vigtigt at alle kan være med til at bestemme noget floor-shop-management Side 5

6 - Kan DIF hurtigt springe tilbage over broen igen? - Hvad skal der til for at vi kan løfte de store opgaver lokalt? Vi kører i sæbekassebiler, mens landsplan kører i BMW svag organisation der ikke kan agere samlet og gøre noget i et geografisk område der står stille og stagnerer - Opbakning til en ledelsesmodel med en hovedbestyrelse bestående af formand, næstformand valgt på DGI s årsmøde og f.eks. 5 landsdelsformænd udpeget af og blandt de 14 landsdelsformænd - bedste løsning p.t. for at binde tingene sammen - vi skal turde tage teten i DGI Midtjylland og turde sætte dagsorden en anden vinkel end brok over topstyring - Ikke lave samme opbygning som DIF vigtigt med repræsentation decentralt - Behov for større sammenkædning helhedstænkning i.st.f. dem og os forsigtig med levebrødspolitikere - Er alle landsdelsformænd stærke nok til at løfte opgaven? Er vi helt klar til det? Er vi nok klar til udvikling? Visionen var en nødvendighed og samarbejdet med DIF - Foreninger rundt i landet får vidt forskellige ydelser og tilbud f.eks. landsdele der arbejder med kun 5-6 prioriterede idrætter DGI er meget forskellig set nedefra der mangler tæskehold i DGI hvilken struktur fordrer bedst mulig duelighed i hele DGI? - Mere ensretning nødvendig tæskehold? Kunne linket være at landsdelsformændene kommer tættere på den øverste og samlede ledelse? Vil det ændre nok? - Hvis organisation skal flytte sig skal der ske noget drastisk der skal være nogen - revisionen der skal påpege når der ikke sker nok på et område - Vigtigt at fordele opgaver i hele landet ressourceoptimering i øvrige idrætter interessant oplæg til model med decentral ledelse af idrætterne - Behov for revision af landsdelsforeningernes strukturer hvilke ønsker og behov har foreningerne? tæskehold til omorganisering af LDF - Vigtigt med LDF hvis ikke overgive al magt til DIF/Brøndby decentral struktur vigtig for at sikre udbredelse - meget lidt udskiftning i landsdelsbestyrelser/landdelsformænd repræsentativ demokrati fungerer ikke optimalt - Hvad er der af muligheder for at gøre noget ved noget i DGI som ikke virker f.eks. udbytte/omsætning i.f.t. tildelte Tipsmidler mellem 1,5 og 2,6 kr. pr. tipskrone - Det decentrale og disciplin er vigtig måden aftaler bliver lavet på er vigtig hylde det decentrale og forskellighed samtidig med vi holder fast i ordentlighed og stiller krav det er det der er drivkraften - Hvad kan vi hente af inspiration i efterskoleverdenen? her er et tilsyn - Kan det løses ved at direktørerne ansættes af Vingsted? Sikre ensartethed i ledelsesniveauet? Skal LDF være ansættende myndigheder? Opsamling Lars Det tager vi med til LL-møde marts DGI s decentrale organisering gør og kan/skal gøre - en afgørende forskel i samarbejdet med DIF. Den decentrale organisering er drivkraften i arbejdet. Samtidig skal vi sikre ordentlighed og disciplin i.f.t. at sikre ensartede ydelser Side 6

7 på højt niveau i hele landet på prioriterede idrætter og programområder. Herudover plads til enkelte lokalt prioriterede satsninger med afsæt i særlige lokale potentialer og kompetencer. For at sikre ovennævnte bør en HB-ledelsesmodel med årsmødevalgt formand og næstformand + 5 landsdelsformænd valgt af og blandt et repræsentantskab af de 14 landsdelsformænd seriøst overvejes. 9. Kommunestrategi status og opfølgning v/ Ole Bestyrelsen får en kort orientering om arbejdet med visionsaftalerne i Ikast- Brande og Skive Kommuner samt udarbejdelse af ny idrætspolitik i Viborg Kommune Ole orienterede om arbejdet med en ny idrætspolitik i Viborg Kommune med politisk og administrativ deltagelse i styregrupper - Lars og Daniel deltage i den politiske og Ole i administrative gruppe. Borger/foreningsmøde torsdag 2. marts. Udkast til idrætspolitik præsenteres af repræsentanter fra Viborg Kommune og Viborg Idrætsråd på bestyrelsesmøde 18. april. I Ikast-Brande Kommune er udvalgt målgrupper og arbejdet med at beskrive indsatsområder i kommune-visionsaftalen i en god proces. Aftale forventes underskrevet 1. maj Første indledende administrative møde er afholdt med Skive Kommune. Aftalefase forventes indledt 1. august og aftale klar 1. november Lars og Ole afholdt positivt møde med bestyrelsen for Herning Idrætsråd, hvor fælles tiltag i.f.t. Herning Kommune blev drøftet. Ole udtrykte ønske og behov for tilførsel af ressourcer til et systematisk og kontinuerligt kommunesamarbejde, når vi igen får mulighed for/mod til at investere det samme gælder på sundheds- og senioridrætsområdet. 10. Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder a) Bestyrelsen gennemgår mødeplanen og aftaler repræsentation ved diverse møder b) IMAMI 28. april Status tilmeldinger Inge og Ole Daniel og Sarah Svend og kone Viborg Kommunes gruppe vedr. idrætspolitik Indhold på aftenen drøftet Side 7

8 Evt. prioritering af tilbud til udvalgte samarbejdspartnere c) Punkter til dagsorden bestyrelsesmøde 18. april 2017 i Viborg: Bilag: Årshjul 2017 Mødeplan/årshjul blev gennemgået bestyrelsen aftalte repræsentation ved bl.a. kommende årsmøder i idrætsråd. Bestyrelsen drøftede invitationen til DGI s Verdensholdsopvisning i Silkeborg 28. april. Bestyrelsen aftalte følgende punkter til bestyrelsesmøde 18. april 2017 i Viborg - Præsentation Viborg Kommunes Idrætspolitik v/ Viborg Kommune og Viborg Idrætsråd - Visionsaftale Ikast-Brande Kommune - Planlægning årsmøde 27. april Lars orienterede om hans arbejdsmæssige situation, hvor han de næste 3-4 måneder er konstitueret skoleleder. Lars siger til når der er brug for aflastning til møder med eksterne samarbejdspartnere. Peter orienterede om underskrift af regnskab før 18. april. Kontoret sørger for repræsentation ved Dansk Skoleidræts årsmøde i Region Midtog Vestjylland 9. marts kl Emner til kommunikation Bestyrelsen skal beslutte om der er emner fra dagens møde som kræver intern og/eller ekstern kommunikation Ingen emner drøftet. Øvrige punkter: 12. Åben for tilføjelser/eventuelt Lars fortalte om et indlæg med kant på for medarbejdere i DGI Midtjylland om Frivilligstrategi. Brug for bestyrelsens opbakning til at udfordre udvalg på at arbejde med frivillighedsstrategien. Man har de frivillige man har fortjent udfordrede Lars i medarbejdergruppen. Side 8

9 Daniel orienterede om møde med kroketudvalget, hvor der på aktivitetsmøder er blevet valgt ny formand, Kern Christensen. Kern valgt ved kampvalg med en enkelt stemmes flertal. Daniel bød Kern velkommen som ny formand og drøftede aktivitetsmødets forløb herunder drøftelsen af øst-vest. Daniel pointerede vigtigheden af godt og respektfuldt samarbejde i udvalget. Daniel og Bjarne følger udvalgets fortsatte arbejde. Vigtigt med god intro af nye formænd/ledelsesgrupper står i frivillighedsstrategien. Kurt orienterede om muligheden for at få billetter til Forårsopvisninger i gymnastik. 13. Evaluering af mødet Mødelederen fik et par rosende ord med på vejen. Side 9