Økonomi Orientering om helårs Max Levig forsikring 5 10:30 10:35 Nyt dokument om budget- og

Transkript

1 Dagsorden for CISV Danmarks HB møde Tid: 10. marts :00-16:00 Sted: Kastrupgårdskolen Min Start Stop Formalia Valg af Dirigent, godkendelse af 5 10:00 10:05 dagsorden. Præsentationsrunde 10 10:05 10:15 Opsamling på GF 10 10:15 10:25 HB's forretningsorden Kort præsentation af gældende forretningsorden, samt plan for revidering af samme.(vedhæftet som bilag) 5 10:25 10:30 Økonomi Orientering om helårs Max Levig forsikring 5 10:30 10:35 Nyt dokument om budget- og 10 10:35 10:45 regnskabsopfølgning Orientering om nye procedurer for regnskabsopfølgning nationalt. Dokument eftersendes hvis det bliver færdigt inden mødet. Orientering om at der er sat kr til side på en konto til uforudsete udgifter 5 10:45 10:50 Handleplaner Kommunikationsudvalgets handleplan 40 10:50 11:30 En principiel diskussion mellem HB og kommunikationsudvalget om handleplan for kommunikation i CISV Danmark, jf. referat af sidste HB-møde. National aktivitetsplan 25 11:30 11:55 Med indlæg fra CFA-udvalget og JB udvalget mhp. at få placeret de sidste arrangementer. (Kommentar fra JB udvalget vedhæftet som bilag) International aktivitetsplan for :55 12:00 RM Børneattester vedhæft uddrag af september-referat Endelig beslutning vedr. indhentning af børneattester for køkkenstabe mv., jf. referat af HB-mødet september :00 12:10

2 (Uddrag vedhæftet som bilag) Udvalg og Taskforces Rejser Status på Udvalg og Taskforces 15 12:10 12:25 Opdaterede principper fra BB-udvalget Godkendelse af opdateret principdokument (vedhæftet som bilag) 5 12:25 12:30 PAUSE - FROKOST 30 12:30 13:00 Lokalforeninger Best Practice 30 13:00 13:30 Opdatering på sommerens aktiviteter 10 13:30 13:40 Oplæg fra Marianne Wamberg om LF er (bilag vedhæftet) 30 13:40 14:10 PAUSE - KAFFE 15 14:10 14:25 Internationalt Opdatering ift. transition team v/ Mette 15 14:25 14:40 Indkomne forslag Forslag om National TTT fra Simon Ellehammer (Bilag vedhæftet) 15 14:40 14:55 Strategi Human Rights i :55 15:25 Evt :25 16:00 Tilstede: Marianne og Zandra Wamberg (Vestsjælland), Poul-Erik Larsen (Roskilde), Mie Larsen (Roskilde), Alex Hendriksen (Aalborg), David Ellebye (Fyn), Lars Ellebye (Fyn), Mette Godsk (Århus), Nanna Svart (Århus), Bo Sørensen (afgået Landskasserer), Bettina Bröking (Nordsjælland), Claus Warmdahl (DL), Bitten Warmdahl (Hareskov-Værløse), Winnie Ramsing (Amager), Merle Toft Thejls (Amager), Emilie Hellesøe(DL), Mette Liebst (DL), Nanna Beiter (DL), Natascha Iermiin (DL), Jesper Lykking (DL). Referent: Anders Kristiansen

3 Asbjørn Loua og Simon Ellehammer sad med i mindre omfang, for at medvirke til hhv. punktet om national aktivitetsplan og punktet om KomUd. Valg af Dirigent, godkendelse af dagsorden Jesper bød velkommen, og opfordrede alle til at man melder sig til dirigentrollen. Jesper blev valgt som dirigent. Punktet om budget- og regnskabsopfølgning flyttes til næste møde, så den nye landskasserer kan komme med et oplæg. Det er væsentligt at det klart kan ses af dagsorden og bilag hvad der skal tages beslutning om. Derudover blev dagsordenen godkendt. Præsentationsrunde Hovedbestyrelsen holdt en kort runde med præsentation af navn og lokalforening eller position. Opsamling på GF To af HB s vedtægtsændringforslag faldt ved generalforsamlingen. Forslag 4 vedr. medlemskabstyper. Bitten og Claus undersøger i medlemssystemet hvilke konsekvenser den foreslåede ændring kan give ift. at udelukke personer under 16 år fra at have individuelt medlemskab. Der rapporteres på dette på HB-mødet i maj. Det bemærkes i denne forbindelse at de mange udmeldelser primo 2013 primært handler om datamigreringsfejl. Forslag 15 vedr. vedtægtsændringer. Generalforsamlingen lagde op til at der skal udvikles en gennemarbejdet forretningsorden til næste ordinære generalforsamling, hvor forslaget så evt. kan genbehandles. Der var i denne forbindelse flere fortalere for at det ikke skal være muligt at stille ændringsforslag til vedtægtsændringsforslag på generalforsamlingen. Processen for dette arbejde påbegyndes på HB-mødet i september.

4 Det kommenteres desuden at det vil være positivt at få kigget på lokalforeningernes vedtægter, da flere af disse ikke er tidssvarende ift. de nationale. Da de fleste af vedtægtsændringsforslagene blev stemt igennem ved førstebehandlingen på den ordinære generalforsamling, kræver vores vedtægter at der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling mhp. at andenbehandle disse for at de kan blive endeligt vedtaget. Den ekstraordinære generalforsamling sættes til at ske ifm. HB-mødet i maj. HB's forretningsorden DL foreslår at vi genstarter processen med at behandle udkastet til en forretningsorden på googledocs, med mere klare deadlines, og mhp. at behandle et mere gennemarbejdet forslag på HBmødet i maj. Der opfordres til at deltage aktivt, og til også at skrive en kommentar hvis man har læst og er enig. Dette blev godkendt af HB. Der skal desuden sættes tid af på HB-mødet i maj til at diskutere forretningsordenen. Orientering om helårs Max Levig forsikring Søren Løland har undersøgt forsikring og indhentet et godt tilbud, og vi tegner nu en All-Risk Forsikring på nationalt plan der dækker alle de arrangementer vi har. Der kommer snarest en læsevenlig forklaring, med forslag til overdragelsesforretning der kan overholde den 72-timers regel der er tilknyttet forsikringen. Der opfordres desuden til altid at have klare lejekontrakter. Nyt dokument om budget- og regnskabsopfølgning Udskydes til næste måde. Forslag om at sætte kr til side på en konto til uforudsete udgifter Punktet blev omformuleret til et forslag. Vi har i år genereret et betydeligt overskud, hvilket ikke er formålet med foreningen. Dog har vi pt. en meget lav likviditet efter sommerens programmer er afholdt. Hvorfor det kunne være nyttigt at sætte en mindre opsparing til side, til at dække evt. uforudsete udgifter eller underskud. Det kommenteres dog at en egentlig opsparing kræver klare linier for hvad der kræves før at der må tages hul på den, hvilket kan være problematisk. Desuden giver hensættelser uklarhed i vores økonomi. Det er muligt at en bedre budgetopfølgning vil være en bedre løsning. Det foreslås også at man ser på at hæve kontingenterne. Der arbejdes videre på ideerne, men der laves ikke pt. nogen særlig opsparing.

5 Kommunikationsudvalgets handleplan Simon Ellehammer præsenterede Kommunikationsudvalgets handlingsplan, hvor der bliver lagt vægt på standardisering, forberedelse af PR og hjælp til de frivillige. Ift. standardisering vil KomUd arbejde på en bedre infofile, der skal samle alle de procedurer og beslutninger der ligger i CISV et centralt sted, på at få udliciteret CISV Butikken til tryk på tøj, og på at udvikle netværk og pressekit ift. PR. Derudover vil KomUd arbejde på bedre PR-materiale i form af net-videoer, plakater, pjecer, mv. Og endeligt arbejder KomUd på at forbedre hjemmesiden, og på at udarbejde guides til nye CISV ere. Hovedbestyrelsen kommenterede ift. oplægget med følgende: Der er stort behov for gode foldere ift. informationsmøder, og der ønskes at forslag til disse skal til kommentering hos lokalforeningerne, før de indkøbes. Ift. foldere blev det dog også bemærket at der ligger rimeligt mange på kontoret, man kan få tilsendt ved henvendelse. Der skal overvejes hvad vi brander os på, om det er på det fredsuddannende, eller på rejserne det er vigtigt at det ikke bliver for sprogskoleagtigt. Det er vigtigt for HB at vi får folk der køber ind på vores værdipolitik. Der var enighed om at starte med foldere om stab og om CISV generelt, og at vi senere kigger på de øvrige. Der efterlystes desuden andre materialer, der kan bruges til opslag på forældreintra, mv. HB opfordrer til at udvalget overvejer om det vil give mening at lave netvideoer til en målgrupper der hedder 11-årige drenge. Ift. arbejdstitlen CISV for dummies foreslås det at denne ændres i det endelige produkt. Udvalget modtager desuden gerne forslag til konkrete opgaver, og vil hjælpe efter bedste evne. Udvalget spurgte til slut om HB havde ideer til konkrete ideer eller opgaver. HB meldte ind med: - Man kunne forsøge CISV Journalisterne med inspiration i den måde Human Rights Educators køres på. - Kan man lave noget med CISV for drenge? - Kan KomUd lave en workshop med træning i at bruge plakatautomat, lave nyhedsbreve, mv.? Evt. i en nybegynder og en avanceret version. - Rekrutteringsmateriale ift. stabe ville være godt. Det blev desuden kommenteret at der forefindes en målgruppeanalyse et sted, som udvalget kan kigge på.

6 National aktivitetsplan CFA og JB Træningsweekend skal placeres, derfor er CFA-udvalget og JB inviteret til at præsentere dem. CFA v/ Asbjørn Loua præsenterede CFA som program, og hvorfor det er vigtigt. Det handler om mulighed for gensyn og for at holde aktivitet i CISV hele året rundt. Det er desuden et arrangement med 10 års historik. Det er desuden en god træning for ledere, JCs, og kan også være det for lokalforeninger, der skal afholde større arrangementer året efter. Hovedbestyrelsen meldte ud at det ville være nemmere at hjælpe, hvis udvalget selv kan finde nogen til at være den/de ansvarlige for køkkenet og det praktiske under arrangementet. Der er ofte flere ledere på CFA end der er behov for, så man kan måske sende nogle i køkkenet. Det kan desuden også være en ide at få deltagerne til at hjælpe med det praktiske i et eller andet omfang. Hareskov-Værløse vil gerne tage det overordnede med booking af skole, og med at finde frivillige til køkkenet, hvis udvalget står for ansvaret under arrangementet. Dette kræver dog at det er muligt at finde en skole. JB træningsweekend v/ NJRsne Ideen bag ÅJBT blev præsenteret, og JB hjælper meget gerne til med det praktiske. Det blev diskuteret, hvorvidt det var muligt at lægge det ifm. et andet arrangement. JB deltager dog også i de fleste andre arrangementer, hvorfor dette ikke er praktiskt. JB opfordres til at overveje om der er noget det er muligt at kombinere med, da det er dyrt at have så mange weekender med relativt lavt deltagerantal. Det foreslås at den ligges i efteråret, da der er mange andre weekender i foråret. ÅJBT har max ca. 50 deltager, og skal helst ligge i september/oktober. CISV Fyn vil gerne se på om de kan tage den i samarbejde med CISV Århus og JB teamet. Da ÅJBT er i den nationale aktivitetsplan, så tildeles også aktivitets- og transporttilskud. Der opfordres desuden til at der altid søges transportgodtgørelse fra kommunen, før regningen sendes til CISV Danmark. Winnie Ramsing vil lave et oplæg til næste HB-møde om dette. I maj skal den nationale aktivitetsplan for 2014 fastlægges, hvorfor lokalforeningerne opfordres til at afklare hvad de kan påtage sig i 2014 inden næste HB-møde. Nanna vil sørge for at indhente datoer på alle arrangementerne, og udsende snarest muligt. Det foreslås desuden at UWX og ICUW1 lægges i marts, da konfirmationssæsonen er i april og maj. International aktivitetsplan for 2014

7 Planen blev rettet til mhp. at blive endeligt vedtaget i maj, hvor 2015 og skal afklares. Børneattester HB vedtog at børneattester for køkkenstabe o.l. indhentes ved at have en stak liggende på stedet (campen/weekenden), og her bede alle hjælpere om at udfylde som det første når de kommer. Herefter indsender lokalforeningen løbende. Ved værtsfamilier skal der dog indhentes på forhånd, på samme måde som ved stabe, ledere, JCs, mv. Det blev desuden vedtaget at børneattester skal fornyes hvert tredje år, eller hvis personen har været udmeldt i mellemtiden. Dog skal børneattesten gælde til medlemskabets ophør såfremt politiet kan garantere at CISV orienteres hvis der kommer forhold der gør børneattesten negativ på en person vi har indhentet børneattest på. Sekretæren bedes forespørge politiet om denne garanti kan gives. Status på Udvalg og Taskforces Bettina Bröking fra Youth Meeting udvalget informerer om at udvalget vil blive overleveret til Marianne Wamberg, såfremt dette kan godkendes af HB i september. Opdaterede principper fra BB-udvalget Det opdaterede dokument blev godkendt. Best Practice Fremover vil DL udpege 2-3 Lokalforeninger per HB-møde, der vil blive bedt om at fremlægge nogle Best Pratices. Lokalforeningerne kan her bytte indbyrdes, hvis de ønsker det. Dette for at tillade at man kan komme mere i dybden med konkrete ideer. Der blev denne gang holdt en runde med opdatering på hvordan de forskellige lokale generalforsamlinger er gået. Ift. Best Practice i den forbindelse blev fremhævet: - Amager: Det er positivt at have to på alle poster, for at tillade sparing, og sikre bedre kontinuitet. Det er også positivt at bruge Dropbox til at samle gode erfaringer og materialer til senere brug. - Vestsjælland: Det er givtigt og motiverende at have repræsentant(er) fra DL med. - Aalborg: Det kan give flere deltagere på generalforsamlingen at holde første delegationsmøde e.l. ifm. GF en. - Aarhus: Der laves i år forsøg med at dele formandens opgaver ud på tre mennesker, for at gøre rollen mindre tung.

8 - Nordsjælland: En føl-ordning, hvor man kan indgå delvist i bestyrelsen et stykke tid før man bliver valgt, fungerer godt. Jesper er desuden i gang med at udvikle nogle rollebeskrivelser for de forskellige poster. Der stilles desuden forslag om at man laver LF buddies, hvor lokalforeninger med meget erfaring hjælper dem med mindre erfaring. Hovedbestyrelsen ønsker en klargøring af hvilke mailinglister der findes, og hvem der står på dem. Opdatering på sommerens aktiviteter Roskilde mangler stab til deres Step Up, og opfordrer alle til at hjælpe med at finde folk. Deadline for at finde en funktionsdygtig stab er 29. marts. Der holdes som vanligt Tivoli-dag 3. onsdag i juli Bitten koordinerer billetter til dette. Oplæg fra Marianne Wamberg om LF er Oplægget blev diskuteret, og alle opfordres til at komme med ideer til hvad man kan gøre for at få flere (nye) frivillige ind. Opdatering ift. transition team v/ Mette Transition Team er det team der skal videreføre de organizational review beslutninger der blev taget på sidste AIM til noget mere konkret på dette års AIM, så detaljerne kan komme på plads. Mette redegjorde for historikken ift. organizational review. Der søges pt. mennesker til at udvikle og afholde den første Advisory Conference, man kan finde information om det på ressources, eller ved at skrive til Mette. Ansøgningsfrist for at være med er 25. marts. Der er desuden også pt. mulighed for at nominere folk til det nye Governing Board, alle kan nominere, og man kan også nominere sig selv. Man kan finde mere information på ressources, eller ved at skrive til Mette.

9 Forslag om National TTT fra Simon Ellehammer (IPT), Helene Kristensen (NUDD) og Anna Forrest (NUDD og IPT) HB er meget positive overfor ideen, og vil gerne forsøge at finde plads til den i 2014, hvis forslagsstillerne stadig er interesserede der. Og hvis de kan hjælpe med at stille med ansvarlige for køkken og det praktiske (jf. punktet om national aktivitetsplan). Man kan også overveje at lave det ifm. ICUW2 og UW0 i år. HB vil også gerne vide hvor mange trænere NUDD har, der skal bruge TTT-certificering her, mhp. at vide hvor mange andre der vil kunne få mulighed for at blive certificeret. Human Rights i 2013 Der opfordres til at bruge vores Human Rights Educators. Desuden blev det kommenteret at det vil være en god ide at være mere på forkant med næste års Content Area (Diversity). Natascha kommer med et oplæg til maj-mødet, og det foreslås at man gør noget ifm. stormødet. Evt. HB ønsker at tale om lederrekruttering på næste HB-møde, mhp. at gøre rekrutteringen mere struktureret og effektiv. Winnie Ramsing orienterede om at det går bedre med vores buddyland (Grønland). De har fået ny stor bestyrelse, og sender delegationer til både børneby og step up. Winnie og en juniortræner tager op og træner den nye bestyrelsen. Der opfordres til mere samarbejde på tværs af lokalforeningerne. Der er generel enighed om at man altid er velkommen til at bede andre bestyrelser om at sende ud blandt deres medlemmer, hvis man mangler hjælpere. Der blev desuden efterspurgt træning i det nye medlemssystem Bitten og Claus opfordrer til at man blot skriver til dem, så vil de gerne hjælpe.