REFERAT. Møde den: 27.januar 2014, kl Bygn SNUK

Transkript

1 Møde den: 27.januar 2014, kl Bygn SNUK REFERAT Deltagere: Klaus Tolstrup Petersen (KTP), Jacob Buch (JB), Sissel Rendrup Johansen (SRJ), Bente Mattson (BM), Merethe Haugaard (MH) og Tina Andreasen Bjerrum (TAB). Gæster: Lone Urbak og Christina Smedegaard Jensen fra Optag, Thomas R. Vestergaard og Kim Nørskov fra Studiesystemer. Afbud: Theresa Albøge Laursen (TAL) 1. Godkendelse af dagsorden MH foreslog et separat fast punkt vedr. fremdriftsreformen, hvilket der var tilslutning til. JB og TAB indsætter dette et passende sted i dagsorden fra og med næste SNUKbåndmøde. NB! I dette referat er nyt vedr. fremdriftsreformen indsat som punkt Drøftelsespunkter 2.1 Hvis-regel - emnemanchet v/srj SRJ forklarede behovet for at få udviklet en logik i STADS, der kan håndtere komplicerede overgangsstudieordninger, som pt ikke kan håndteres i STADS, men må håndholdes. Det blev vendt om fremdriftsreformen eventuelt har behov, der ikke kan dækkes af den nuværende STADS-logik, og om der er andre end IUP, der har behov for bedre systemunderstøttelse i forbindelse med overgangsstudieordninger. For nogle var det uklart præcist hvor udfordringen ligger. SRJ forklarede, at når en ny studieordning godkendes, lukkes den gamle studieordning. Herefter udbydes der kurser på den gamle ordning et år frem, dvs. at man ikke nødvendigvis kan færdiggøre sin uddannelse på den gamle ordning. Problemet opstår dog kun for studerende, der ikke består et hel semester og reelt set kommer bagud. Disse studerende taber herved point og muligvis også faglige kompetencer, da de ikke har fuldført et sammenhængende semester. Der var ønske om at forstå kompleksiteten yderligere førend at kunne træffe beslutning om at få udviklet en logik, der kan håndtere problematikken. Det blev aftalt, at Sissel fremsender en beskrivelse af problematikken og så tages emnet op igen til næste SNUK-båndmøde. Ligeledes samler KTP og Thomas R. Vestergaard op på, om der er behov for en udvidet logik i forhold til fremdriftsreformen og de igangværende studerende, som skal flyttes over til september Dato: 30. januar 2014 Sagsnr.: Ref: Side 1/6 Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Hvis det besluttes at udvikle en mere kompliceret logik i STADS, er SNUK-båndet interesseret i at vide, hvornår denne vil kunne implementeres. Thomas R. Vestergaard undersøger dette nærmere til næste SNUK-båndmøde. Side 2/6 2.2 Merit-blanketter MH berettede kort, at blanket-gruppen pt. arbejder med at få tilføjet gæstefag. Desuden arbejder de med forhåndsgodkendelse og endelig merit i datiden samt muligheden for at kunne søge flere elementer ad gangen. HE har ønske om at udvide blanketten med endnu flere felter og MH havde fremsendt et forslag herpå. På HE stiller det faglige miljø krav til, at den studerende selv tager stilling til om et fag ved en anden uddannelsesinstitution rent fagligt ækvivalerer det fag, der skal gives merit for. Det betyder, at det forventes, at den studerende forbereder sig grundigt ved søgning af forhåndsgodkendelse og merit. Derfor ønsker HE, at den studerende skal angive flere oplysninger ved søgning om forhåndsgodkendelse og merit end de nuværende blanketter lægger op til. En udvidelse af blanketterne vil også betyde mindre arbejde for SNUK-medarbejderne ved HE. På de øvrige hovedområder er det primært valgfag, som den studerende tager ved anden uddannelsesinstitution, og det forventes ikke, at den studerende selv vurderer, om eksempelvis læringsmål er opfyldt. Her er det typisk de faglige koordinatorer ved Forskning og Talent, der i i samarbejde med AU Studier vurderer ansøgning om forhåndsgodkendelse og merit. BM tilføjede, at ved ST har AU Studier og Forskning og Talent udarbejdet en database, hvor den studerende kan slå op hvad omregningsfaktor er på diverse uddannelser rundt omkring i verden. Denne database er baseret på merit givet til studerende, der tidligere har været på udenlandsophold. Det blev drøftet hvor vidt en studerende selv er i stand til at vurdere, om læringsmål er opfyldt, ligesom det blev drøftet, om en forhåndsgodkendelse automatisk udløser merit ved hjemkomst. Det blev slået fast, at hvis indholdet af det kursus hvortil der er søgt om forhåndsgodkendelse, er ændret siden ansøgningstidspunktet, så kan studienævnet kræve at se indholdet af det aktuelle kursus. Hvis det er ændret siden ansøgningstidspunktet, er forhåndsgodkendelsen ikke gældenden længere. Dermed ikke sagt, at det ikke kan udløse merit, men kurset vil blive revurderet. Det blev konkluderet, at HE har et andet behov end de øvrige hovedområder, og at det kan være nødvendigt, at der udarbejdes separate blanketter til HE. Det blev aftalt, at KTP samler behov sammen fra merit-gruppen, som pt er ved at undersøge hvilken betydning remdriftsreformen eventuelt har på blanketterne. Desuden vender SRJ efter ønske forslaget til udvidelse med udvalgte medarbejder. Punktet følges op på næste SNUK-båndmøde.

3 2.3 Fastlæggelse af dagsorden til workshop om kompetencer/opgavefordeling og forslag til kursusindhold SNUK-båndet ønsker at workshoppen skal have omdrejningspunkt i to punkter: Hvordan er opgavefordelingen i de enkelte SNUK-afsnit, særligt i forhold til studienævnsbetjening Hvilke emner bør et kursus i studienævnsbetjening indeholde Workshoppen afholdes ikke torsdag den 6.februar som planlagt, da SRJ ikke kan deltage. TAB og SRJ koordinerer ny dato, hvor SRJ kan deltage fysisk i mødet i Aarhus. Side 3/6 3. Opfølgningspunkter 3.1 Emnemanchet om ændring af ECTS krav i forbindelse med optagelse på tilvalg v/lone Urbak fra Optag Lone berettede, at hun og TAB siden sidste møde havde vendt den videre behandling af ønsket om ændring af ECTS krav og dokumentationsfrist med Gitte Stavad Andersen. Konklusionen er at de faglige miljøer skal inddrages i diskussionen. I første omgang vil Gitte dog tage emnet op i Dialogforum. Samtidigt står det klart, at ændringen af ECTS-kravet og dokumentationsfristen ikke kan gennemføres inden det kommende tilvalgsoptag i foråret Det forventes, at det eventuelt kan blive implementeret ved næste tilvalgsoptag, dvs. foråret ST, som ikke blev hørt i sagen ved forrige SNUK-båndmøde, tilslutter sig forslaget med forbehold for at afklare det endeligt lokalt. Det blev aftalt, at Lone tager en snak med BM efterfølgende. SNUK-båndet udtrykte i denne sammenhæng ønske om at se den endelige emnemanchet, der kommer i dialogforum. Mht. ønsket om 2.runde optag, så vil Optag gennemføre dette allerede ved det kommende tilvalgsoptag. Ansøgningsfristen ved 2.runde vil være den 15.august. Herefter vil det deciderede 2. runde optag blive lukket, men en studerende kan altid søge studienævnet om dispensation til at søge optag på et tilvalg efter denne frist. Dette gælder også studerende, der ønsker at skifte tilvalg. Studienævnene skal være opmærksomme på, at de ikke giver dispensation til optagelse, men til at søge om optagelse, idet der f.eks. kan være kombinationsbegrænsninger, der gør, at en given studerende ikke kan optages på et tilvalg, selvom der måtte være ledige pladser. Det blev i øvrigt fremhævet, at de studerende fra og med 2015 på baggrund af fremdriftsreformen allerede vil være tilmeldt undervisning (30 ECTS point), når vi når frem til den 15.august. JB foreslog, at man i stedet holdfordeler den 15.augst. Udfordringen vil taget op igen, når det bliver aktuelt. I år er proceduren, at der umiddelbart efter ansøgningsfristens udløb den 15.april sendes lister ud til hovedområderne over antal ansøgere, og umiddelbart efter tilbagemelding herfra, vil 2.runde optaget blive åbnet for modtagelse af ansøgninger. Nærmere detaljer bliver meldt ud løbende fra Optag. Studieguide-redaktionen samt VEST-båndet informeres om 2.runde optaget via Lone og TAB.

4 Optag har også et ønske om at alle hovedområder bruger et simpelt snit ved beregning af det adgangsgivende gennemsnit på de enkelte tilvalg. Det er lettere at gennemskue for den studerende og er samtidig denne type gennemsnit, der bruges ved optag på flere kandidatuddannelser. På Arts og HE tilvalg bruges et vægtet snit. MH berettede, at dette var indført på baggrund af tidligere melding fra Optag. HE vil dog gerne overgå til at benytte et simpelt snit, men har behov for et notat til studienævn, som forklarer behovet for at ændre snit-typen. Lone informerede om, at der ikke vil blive presset på i forhold til at gennemføre ændringen af snit-type nu og her. I stedet er ønsket at få ensrettet snit-typen til efteråret, når hovedområderne melder ind til Optag hvilke tilvalg, man vil udbyde. Her indmeldes nemlig også adgangskrav. Side 4/6 Opsummeret, arbejdes der pt på at få forslaget om ændring af ECTS krav og dokumentationsfrist på dagsorden i dialogforum, og med forhåbentlig indførelse i Der gennemføres et regulært 2.runde tilvalgsoptag allerede i år, og ønsket vedr. ensretning af gennemsnitsberegning på centralfaget ved søgning på tilvalg med adgangsbegrænsning udsættes til efteråret. 4. Til orientering 4.1 Det tværgående bånd for uddannelse og AU forum for uddannelse Det tværgående bånd for uddannelse Torsdag 16. januar var der minimøde i Det tværgående bånd. Det blev besluttet, at igangsætte arbejdet med emnemanchet 2 Gennemgang af studieordning (+ tilhørende datapakke), dvs. at prodekaner har bedt studienævn gå i gang med opgaven. Der er sendt mail ud til hovedområderne d. 21. januar med skabelon og materialer til løsning af opgaven. Der udarbejdes dataark med oplysninger om blandt andet frafald, ECTS optjening, gennemsnitlige studietider etc. Mandag den 27. januar er der minimøde i Det tværgående bånd. Her behandles indstilling af klynge 1 til Uniled. Klynge 1 er tidssat til at kommer på Unileds møde onsdag den 5. februar. Fredag d. 31. januar er der ordinært møde i Det tværgående bånd, det handler ikke kun om fremdrift. Dagsorden fremsendes snarest til orientering. AU forum for uddannelse Der er møde i AU forum for uddannelse d. 20. februar, hvor studiefremdrift forventes at være på dagsordenen. 4.2 Dialogforum Næste mødedato er under fastlæggelse. 4.3 UVA/EKA båndet Punktet blev ikke nået.

5 4.4 VEST båndet Punktet blev ikke nået. Side 5/6 4.5 Nyt fra UJS Intet nyt. 4.6 Nyt fra EDDI-teamet (ved Kim Nørskov) Der er sket en del siden sidst. Pt. arbejdes der på planlægning, idet udvikling af funktionalitet til håndtering af delprøver er sat på pause. Ligeledes er udvikling af funktionalitet til konfiguration og vedligeholdelse af juridiske standardtekster udsat for ikke at lægge yderligere arbejdsbyrde på UJS lige nu. Udviklerne hos AU IT arbejder pt. med forbedring af logning af fejl, tekniske detaljer og fejlrettelser. KTP spurgte til, om der var tale om emnekrav. Kim har siden undersøgt dette. Funktionaliteten forventes at virke som det er nu, men bør testes på STADS testmiljøet Prodforretning. Kim kontakter KTP omkring det konkrete behov. BM spurgte til arbejdet med tilretning af juridiske tekster og standardtekster. Kim forklarede, at disse tilrettes løbende af UJS og Thomas R. Vestergaard. Fra uge 8-14 vil udviklerne arbejde med regler (i forhold til tidligere stillede krav), tilretning af brugerroller, og udvikling af kopiering af studieordning. Det blev drøftet hvornår SNUK-afsnittene har behov for at kunne kopiere studieordninger i forhold til eventuelt at opprioritere udvikling heraf. Som det pt er planlagt, vil funktionaliteten være klar ca. uge 17, dvs. ultimo april, og det forventes ikke at kunne fremrykkes. EDDI-teamet i AU Studier vil uge 6-14 påbegynde det indledende analysearbejde med fokusområdet brugervenlighed. Samtidigt i uge 8 opstarter arbejdet med kravsafklaring i forhold til kursusadministration, i samarbejde med den første arbejdsgruppe. I forhold til PIDen nævnte Kim, at der bliver tilføjet flg. til visionen: EDDI kan understøtte udvikling mod større ensretning af studieordninger på tvært af hovedområderne fjerne behovet for kørekort3 på hovedområderne Desuden tilføjede Kim, at der stadigvæk ikke er udpeget en endelig styregruppe, men chefgruppen arbejder på det. 4.7 Fremdriftsreform Fremdriftsreform Der arbejdes intensivt på mange fronter ift. Studiefremdriftsreformen. Der pågår bl.a. et arbejde med at beregne Studiefremdrift, herunder beregninger på gennemførselstider og effekter fra enkelte uddannelsers gennemførselstider ift. de samlede gennemførselstider på AU. Der bliver lavet analyser på kroner og øre. Det er et meget komplekse beregninger, og det er meget usikre tal/data der bruges i forhold til den økonomiske beregning. AU

6 har stillet en del spørgsmål til styrelsen og er inviteret til møde derovre for at få svar på spørgsmål og indvie styrelsen i hvorfor disse spørgsmål opstår. Kommunikation har lavet kommunikationsplaner for fremdriftsreformen. Planen dækker ansatte og kontakt til pressen. Vejledning laver målrettet kommunikation til AU studerende og studerende som kommer til AU. Onsdag den 29. januar er der stormøde for hele AU Studier om fremdriftsreformen d. 29. januar samme møde holdes i Emdrup d. 18. februar. Side 6/6 5. Pipeline Punktet blev ikke nået. 6. Eventuelt BM havde et punkt, som dog ikke blev nået. Punktet tages op ved næste SNUKbåndmøde. 8. Næste møde Næste møde er torsdag den 6. februar 2014, kl Tidspunkt og evt. dato forventes ændret, idet workshoppen (indeholdt i mødet) flyttes anden dag. Nærmere info følger.