1. Godkendelse af dagsorden Mødet blev kortet ned til 1½ time, og enkelte punkter er derfor skubbet til næste møde.

Transkript

1 Møde den: 17. februar 2014, kl Bygn SNUK Referat Deltagere: Klaus Tolstrup Petersen (KTP), Jacob Buch (JB), Sissel Rendrup Johansen (SRJ), Bente Mattson (BM), Theresa Albøge Laursen (TAL) og Tina Andreasen Bjerrum (TAB), og Thomas Vestergaard og Kim Nørskov fra Driftsenheden. Afbud: Merethe Haugaard (MH) 1. Godkendelse af dagsorden Mødet blev kortet ned til 1½ time, og enkelte punkter er derfor skubbet til næste møde. 2. Drøftelsespunkter Dato: 20. februar 2014 Sagsnr.: Ref: TAB Side 1/6 2.1 Drøftelse af SLA for studienævnsbetjening Punktet skubbes til næste møde. Alle forbereder sig til denne indledende diskussion, som fortsættes til workshoppen mandag den 10.marts. 2.2 Tidsforbrug i forbindelse med EDDI-arbejdsgruppen SNUK-båndet diskuterede hvorvidt alle medlemmer af båndet kan tilslutte sig EDDIteamets estimat på tidsforbrug for SNUK-medarbejdere i Der var generel tilslutning til estimatet. Arbejdet med EDDI er højt prioriteret og SNUK-båndets medlemmer ønsker at bidrage hertil. I forhold til timestyring gav ingen udtryk for at have behov herfor. I stedet opfordrede SNUK-båndets medlemmer hinanden til at give deltagende medarbejdere besked om selv at sige til, hvis der bliver trukket for meget på dem i EDDI-arbejdsgruppen. SNUK-båndet gav denne tilbagemelding mundtligt til Kim Nørskov senere på mødet, hvor han deltog ved et andet punkt. 2.3 Visning/gennemgang af emnelisten for UVA/EKA og SNUK i sharepoint Punktet skubbes til næste møde. 3. Opfølgningspunkter 3.1 Hvis-regel - emnemanchet v/srj Pt er det udelukkende DPU, som har behov for en løsning til håndtering af komplicerede overgangsstudieordninger, men der kan være andre der får samme behov, særligt i forbindelse med fremdriftsreformen. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 SNUK-båndet ønsker at få belyst problemstillingen for herefter at kunne beslutte hvorvidt en løsning ønskes udviklet. Prioriteringen er middel/høj, og en indledende analyse ønskes udført i løbet af foråret. TAB bringer ønsket videre til Driftsledelsen i Driftsenheden. Side 2/6 3.2 Merit-blanketter KTP har fremsendt et notat som er en opsamling på merit-gruppens arbejde i forholdt til merit-blanketter. I oplægget arbejdes med fire blanketter/formularer: en blanket til godkendelse af udenlandsophold (forslag fremsendt af KTP) en blanket til forhåndsgodkendelse af enkelte fag (med udgangspunkt i den nuværende elektroniske blanket) en blanket til ansøgning om almindelig merit (således at vi adskiller ansøgning om merit og ansøgning om forhåndsgodkendelse/forhåndsmerit) en formular, hvor de studerende kan indsende dokumentation for at forhåndsgodkendte elementer er bestået Dette vil betyde en opdeling af den eksisterende blanket. KTP nævnte også, at merit-gruppen ikke har forholdt sig til gæstefag, da blanketgruppen pt arbejder med dette. SNUK-båndets medlemmer havde ikke haft mulighed for at kigge på det fremsendte notat og forslag til blanket (til godkendelse af udenlandsophold) inden mødet, så det blev besluttet at sætte det på som opfølgningspunkt ved næste møde. KTP tilføjede, at notatet har været i høring hos Mette Brandenborg fra IC (Internationalt Center, AU Forskning og Talent). KTP har i øvrigt aftalt med blanketgruppen ved Jens Gerner-Smidt, at alt fra meritgruppen først går til SNUK-båndet og herefter videresendes til blanketgruppen. Sidstnævnte vil løbende være i dialog med Thomas Vestergaard fra Driftsenheden, som er kontaktpunkt til AU IT. I forhold til HEs forslag om udvidelse af merit-blanketten generelt, så gav SRJ udtryk for, at DPU gerne vil udvide med sted og vejleder. Det blev besluttet at lade HE se notatet og forslag til blanket (som nævnt tidligere) og herefter vurdere, om HE fortsat har behov for differentierede blanketter (for hvert enkelt hovedområde) 4. Til orientering 4.1 Det tværgående bånd for uddannelse. Se punkt 5. Fremdriftsreformen. 4.2 Dialogforum - næste møde er den 26. marts. 4.3 UVA/EKA båndet BM spurgte til status på emnemanchetten "AU Forskning & Talent ophører med at indskrive Ph.d.-studerende i STADS". Ejvin Sachse har beskrevet praksis for ST og BSS, hvor man anvender kandidataktiviteter initieret af en Ph.d. Ejvin har konklude-

3 ret, at begge praksisser er fornuftige og velfungerende, og der derfor ikke er nogen grund til at ændre herpå. I forbindelse med Fremdriftsreformen skal der muligvis kigges på håndteringen af Ph.d. studerende. Dette er videregivet til Birgit Andersen og gruppen omkring fremdrift. I forbindelse med afslutning af emnemanchetten er det i Driftsenheden blev drøftet hvornår en emnemanchet kan anses som afsluttet og hvad det medfører. Det er blevet besluttet at vende dette i både UVA/EKA-båndet og SNUK-båndet. Dette punkt føjes til SNUK-båndets pipeline. Side 3/6 UVA/EKA-båndet arbejder på en indstilling omkring afviste eksamensbesvarelser, som alle UVA/EKA-medlemmerne har drøftet med deres SNUK kollega. Koordinationsudvalget vedr. ledelsesinformation har haft indstillingen til drøftelse og de mener, at den udvidede indstilling bedst opfylder behovene for den løbende ledelsesinformation. UVA/EKA-båndet drøftede mandag den 17.februar tilbagemeldingen fra Koordinationsudvalget og besluttede at acceptere deres behov. Indstillingen med flere registreringsmuligheder rettes nu til af Sarah Barfoed MacIntyre, hvorefter Helle Stolzenbach Steffensen sørger for at den kommer videre til chefgruppen. TAB sender den endelige indstilling til SNUK-båndet, så snart den foreligger. 4.4 VEST båndet BM spurgte til information fra SU i forhold til fremdriftsreform. Umiddelbart har de øvrige medlemmer ikke behov for særskilt information omkring SU. TAB vender med Birgit Andersen om der eventuelt er behov for at afholde et arrangement omkring SU og fremdriftsreformen for en bredere skare. Hvis ikke, kontakter BM selv Mads Ask Andersen og arrangerer et møde. Næste møde i VEST-båndet er den 19.februar. 4.5 Nyt fra UJS Intet nyt 4.6 Nyt fra EDDI-teamet Kim Nørskov og Thomas Vestergaard fra EDDI-teamet i Driftsenheden deltog ved dette punkt. Kim berettede, at første møde med arbejdsgruppen foregår i uge 9 og vil omhandle kursusadministration, herunder synkronisering af valgmuligheder, forudsætningsaktiviteter, hvad er generisk på et kursus og hvad er specifik, kopiering af udbud og at kunne gemme udbud til STADS. I den sammenhæng skal der også sendes ønsker til STADS-samarbejdet og der skal koordineres med LMS. KTP spurgte til status på kopiering af udbud. Kim fortalte, at AU IT har fået skitse på tre forskellige løsninger, som de pt kigger på og estimerer. Kim fremhævede derudover, at der i arbejdsgruppen blandt enkelte var usikkerhed omkring arbejdsgruppens mandat og hvilken retning EDDI-projektet har.

4 Skal arbejdsgrupperne fokusere på at forsøge at finde frem til forslag til fælles løsninger, som kan indstilles til beslutning i SNUK-båndet eller skal arbejdsgrupperne i højere grad forsøge at sikre den nuværende praksis på de enkelte hovedområder, så eventuelt håndholdelse i STADS kan fortsætte og rummes i EDDI. SNUK-båndet var generelt enige om, at der skal arbejdes mod fælles løsninger. Men det kan ikke udelukkes, at der i særlige tilfælde er behov for hovedområde-specifikke løsninger. Det understreges dog, at der skal være gode faglige begrundelser for at lave individuelle løsninger. Kim tilføjede, at når der laves individuelle løsninger, vil det være projektet mål, at de laves sådan, at alle vil kunne tage dem i brug, hvis de ønsker. Nuværende praksis/work-arounds med Kørekort 3 får et kritisk eftersyn. Det skal vurderes, hvorvidt der er gode, faglige begrundelser for at fortsætte med workarounds eller om EDDIs funktionalitet skal udvides til at kunne håndtere arbejdsgangen eller om praksis skal lægges om. Kim tilføjede, at der også ligger en opgave i at formidle hvad EDDI kan, og hvad der ligger til grund for begrænsninger og udformning af funktioner. Mht. arbejdsgruppens mandat, så har gruppen ikke et beslutningsmandat, medlemmerne komme med viden fra hver deres hovedområder. Beslutningsmandatet ligger i SNUK-båndet, samt kommende styregruppe og det er projektlederens ansvar at fremlægge løsninger og indhente mandat i SNUK-båndet til at få udviklet løsningerne. SNUK-båndets har ansvaret for at afklare og stå inde for løsningers og evt. begrænsningers effekt i forhold til de studienævn, som de betjener. Side 4/6 På baggrund af ovenstående, redigerer Kim afsnittet om videns- og brugergruppens formål i PIDen og rundsender denne til SNUK-båndets medlemmer. 5. Fremdriftsreformen - nyt punkt! Flg. information blev udsendt den 7.februar af Birgit Andersen, Driftsenheden. Møde i Det Tværgående Bånd for Uddannelse d. 31. januar 2014 Fremdrift var på dagsordenen. Uddannelsesbåndet godkendte med få ændringer det fremsendte notat vedr. klynge 1 til videresendelse til Universitetsledelsen med henblik på drøftelse på møde d. 5. februar Klynge 2 og 3 var også på dagsordenen - behandlingen af disse blev udsat til næste båndmøde d. 17. februar Møde i Universitetsledelsen d. 5. februar Klynge 1 var på dagsordenen med emnerne (indstillingerne i parentes): 1. Studieinaktivitet og maksimale studietider (Studerende, der er mere end 12 måneder forsinket i forhold til den normerede studietid identificeres, og tilbydes vejledning efter reglerne om vejledning af frafaldstruede studerende. Det gældende regelsæt om ophør af indskrivning revideres, og det foreslås, at indskrivningen bringes til ophør for studerende der slet ikke har været studieaktive i en sammenhængende periode på 1 år. + Det besluttes, at der i studieordningerne indføres en bestemmelse om, at fristen for at afslutte uddannelsen er normeret

5 studietid + 1 år på bachelorniveau og normeret studietid + 1 år på kandidatniveau beregnet fra den studerendes påbegyndelse af den enkelte uddannelse. Bestemmelsen indføres for alle nye studerende ved studiestart 2014 og for alle nuværende studerende i 2015 efter overgangsordninger, der udarbejdes og fastsættes på hovedområdeniveau.) Side 5/6 2. Delegation (Den gældende standardforretningsorden for studienævn revideres ved at tilføje hjemmel til delegation til administrationen. + Rektors delegationsskrivelse opdateres, så det fremgår, at studienævnet kun træffer afgørelse i dispensationssager med et uddannelsesfagligt indhold. Samtidig præciseres det, at dispensationssager, som alene vedrører ordensregler og ikke uddannelsesfaglige problemstillinger afgøres i ledelsesstrengen.) 3. Bedre merit ved studieophold/mobilitetsvinduer (Det besluttes, at alle uddannelser enten på bachelor- eller kandidatniveau skal indeholde mulighed for, at den studerende kan rejse ud eller opnå meritfag fra andre institutioner. Mobilitetsvinduet skal være fuldt meritgivende og må ikke være studietidsforlængende. + Studienævnene opfordres til at vurdere om nuværende studieordninger indeholder uhensigtsmæssigheder i forhold til den studerendes mulighed for at aflægge 30 ECTS ved en anden institution samt vurdere mulighederne i studieordningerne for at imødekomme eventuelle suppleringsbehov). Det blev besluttet at emne 2 og 3 kan sendes til drøftelse og kommentering på HO, hos relevante studenterorganisationer samt hos AU-Forum for Uddannelse. Dette bliver første udsendelse af flere hen over den kommende tid. Inden udsendelsen skal der blandt andet produceres en hjemmeside, hvor der kan søges yderligere information om Studiefremdriftsreformen. Målet er at udsendelse kan ske i løbet af uge 8. Vedr. emne 1 om studieinaktivitet og maksimale studietider - skal det drøftes endnu engang i Universitetsledelsen. De første meldinger går på, at der skal udarbejdes notater med forskellige scenarier bl.a. i forhold til, hvorledes de ønskede tiltag spiller sammen i forskellige studieforløb, forslag til overgangsordninger for allerede indskrevne studerende samt beregninger i forhold til de forskellige tiltag i henhold til studietidsmodellen. Møde i Det Tværgående Bånd for Uddannelse d. 17. februar 2014 Blandt andet fremdrift er på dagsordenen. Klynge 2: Arbejde igangsat i studienævnene efter sidste minimøde i uddannelsesbåndet status på HO erne Klynge 3: Indledende drøftelse af, hvorvidt der på HO erne er ønsker om studiestartsprøver og suppleringsforløb.

6 Se i øvrigt den fremsendte dagsorden. Side 6/6 SNUK-båndet gav udtryk for at det obligatoriske mobilitetsvindue kan være en udfordring for udvalgte to-årige uddannelser, idet den studerende ikke vil kunne opnå det ønskede faglige niveau, hvis der rejses ud. Dette gælder eksempelvis de pædagogiske uddannelser på DPU, hvor studerende optages på baggrund af en professionsbachelor. Ligeledes findes der pt en kandidatuddannelse på BSS, hvor der ikke må rejses ud af ovennævnte grund. 6. Pipeline Drøftelse af SLA for studienævnsbetjening Merit-blanketter - forslag fra merit-gruppen drøftes Institutionsakkreditering v/maria-christina Sørensen Visning/gennemgang af emnelisten for UVA/EKA og SNUK i sharepoint 7. Eventuelt 8. Næste møde Næste møde er onsdag den 26.februar, kl