Som foreslået i følg til nærværende dagsorden besluttede båndet at henlægge opfølgning på lynpejlingen for indeværende.

Transkript

1 Møde d. 21. oktober Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Deltagere: Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Mette Qvist Jensen (MQJ), Pia Behrens Gammelgaard (PBG), Sissel Johansen (SRJ), Søren Anker Andersen (SAA), Terkel Rørkjær Sigh (TRS), Thomas Nielsen (THNI), Birgit Andersen (BAN) Gæst: Kirstine Thaulund Eriksen, UJS Afbud: Solveig Sannem (SOS), Theresa Albøge Laursen (TAL), Jens Gerner- Smidt (JGS). 1. Godkendelse af dagsorden (5 min) Tilføjelser eller ændringer Som foreslået i følg til nærværende dagsorden besluttede båndet at henlægge opfølgning på lynpejlingen for indeværende. 2. Opfølgning på grønne handlingspunkter fra sidste referat (5 min) Sikring af at opgaver holdes i spil/ikke bliver glemt, v/ban Feedback fra Arts (både Emdrup og Aarhus) og ASE vedr. brugerroller mangler stadigt. Tina A. Bjerrum tager direkte kontakt til afsnitslederne når opgaven påbegyndes i nov Vedr. ikke ajourførte rammer - BSS ajourfører ikke rammer (EKAér) tilbage i tiden, da meritter i så fald falder af, beståede eksamener bliver ikkebeståede mv. Vibeke Bille Jensen hos BSS håndterer manuelt de få åbne rammer der skal ajourføres. MQJ stillede spørgsmål til håndtering af rammeajourføring af studerende der har rammer på mere end ét fakultet. I disse tilfælde kan det være nødvendigt at ajourføre en afbrudt eller afsluttet ramme på et andet fakultet, for at få regeltjekket tilmeldinger på en åben ramme. I så fald tjekkes det, at der ikke mistes ECTS under ajourføringen. Sker det, får det andet fakultet besked, så de kan genoprette. Båndet tilkendegav at man fortsat ønsker at følge op på åbne ikke-ajourførte rammer. Derfor er den planlagte månedlige rutine for udsendelse af en samlet oversigt over ikke ajourførte rammer stadigt en god ide. Første udsendelse fra Studiesystemers support sker primo december 2015.

2 Drøftelsen af beliggenhed af tidspunkt på dagen af STADS&EDDI servicevinduer skal atter drøftes i chefgruppen, grundet afklaringspunkter fremsendt fra Peter Herning, teamleder i STADS drifts teamet hos AU IT. 3. Opfølgningspunkter (15 min) 1. Overblik over udveksling af informationer mellem UVA/EKA og Optagelsen v/saa. SAA har sammenskrevet bidragene fra såvel UVA/EKA og fra Optagelsen i et fælles bilag Overblik over udveksling af informationer saa. SAA beriger med yderligere oplysninger samt vurderer om der kan luges ud i emnerne (dubletter). 2. Håndtering af administrative udmeldelser via SQL-træk, herunder om SQL-trækket kan/bør foretages centralt fra, v/trs Opgaven med SQL-træk er fulgt med SAA ved SAAs jobskift fra Optagelsen til ST. SQL-trækket danner baggrund for fakulteternes udmeldelser af studerende. Båndet ønsker opgaven overdraget til Studiesystemer, skønt der er såvel plusser som minusser ved at placere opgaven centralt. SAA udarbejder et udkast til overdragelse af opgaven, herunder skal båndet beslutte hvor ofte SQL-trækket skal foretages /udsendes. 4. Drøftelsespunkter (75 min) 1. Eksamenssnyd bortvisning genindskrivning, v/ujs Bilaget Emnemanchet om håndtering af eksamenssnyd samt notatet Eksamenssnyd - administrativ behandling. Kirstine Thaulund Eriksen fra UJS deltog i mødet for at give en orientering om praksis og procedurer på området. Når en sag om eksamenssnyd indberettes, oprettes der en studentersag i STADS af typen disciplinærsag, med enten Christin Jensen eller Kirstine Thaulund Eriksen anført som sagsbehandler. I STADS kan man således til enhver tid danne et overblik over igangværende eksamenssnydesager. Volumen af snydesager er ca. 200 pr. år, hovedparten fra BSS (affødt af at den digitale eksamensform tydeliggør potentielt eksamenssnyd). 2

3 Der skal ikke tvangstilmeldes til reeksamen når en sag om muligt eksamenssnyd pågår. Tilmelding til reeksamen kan ske efter henvendelse fra den studerende. Genindskrivning efter en bortvisning skal foregå ved snarest mulig henvendelse fra den studerende, for blandt andet at gøre holdsætning muligt samt gøre tilmelding til valgfag muligt mv. Den studerende har ret til genindskrivning, men der foretages ikke en automatisk indskrivning. UJS holder et orienteringsmøde med de studieadministrative kontaktpersoner hos fakulteterne primo december UVA/EKA-båndet støtter på baggrund af nærværende orientering fra UJS op om implementeringen af procedurer for eksamenssnyd på fakulteterne. Se i øvrigt piecen Eksamenssnyd procedurer og sanktioner på Medarbejdere.au.dk. 2. Afmelding af eksamen i forbindelse med orlov, v/mar Bilag: Mail om baggrund for punktet fremsendt pr. 20. okt En drøftelse af hvorledes fakulteterne håndterer tællertjek og tilmelding i STADS for studerende, der får bevilget orlov. En studerende kan søge orlov via mit.au.dk. Orlovsanmodninger kommer ad hoc. Optagelsen afmelder den studerendes berørte eksamener i forbindelse med at orlov bevilges. Optagelsen oplyser ikke for indeværende til fakulteterne hvilke studerende, der bevilges orlov. Det har ikke hidtil været nødvendigt, da studerende tidligere selv skulle til- og afmelde sig kurser, men Fremdriftsreformen stiller krav om mere styr på hver enkelt studerende. Vil det være hensigtsmæssigt med direkte besked fra Optagelsen om studerende, der bevilges orlov? SAA foreslog at båndet indbyder Lone Urbak til på et båndmøde at orientere om orlovspraksis med specielt fokus på afmeldinger. PS: I STADS kan man udsøge og danne et overblik over studerende på orlov og på baggrund heraf nedskrive den studerendes tilmeldingskrav for den berørte periode. 3. Gentænkning af punktet Orientering fra vedr. punktet Studiesystemer, v/thni, v/mar. 3

4 THNI bekræftede, at der kan gives bedre orientering fra Studiesystemer under dette punkt - på hvert båndmøde. Opgavepuljen i Studiesystemer er stor, så det er vigtig med en forventningsafstemning. Oprindeligt relaterede punktet til Studiesystemers organisering. Fokus ændres fremover til samspillet mellem fakulteter og Studiesystemer. THNI oplyste at der er forskellig modenhed i systemsøjlerne, eksempelvis i forhold til dialogen med fakulteterne. Der arbejdes på forbedringer, hvor der fordres forbedringer. På områderne Bevisløsningen, STADS samt dataforvaltning går hovedparten af indsatsen med driftsog supportopgaver. Studiesystemer har dog også ansvar for flere ITsystemer, der enten ikke er sat i drift eller kun delvist er sat i drift, og der er derfor mange projekter i afdelingen, der er under udvikling herunder EDDI, Digital Eksamen, til dels LMS, Undervisningsevaluering samt foranalyse på et planlægningssystem, så der bruges også mange ressourcer på udvikling. Båndet tilkendegav at det gerne vil informeres bedre om eksempelvis: Hvor kommer nye tiltag fra, hvordan prioriteres de og hvad er rationalet bag det enkelte tiltag? Båndet problematiserede den manglende back-up af nøglepersoner, eksempelvis på bevisløsningen. Fakulteterne melder som aftalt problemer ind via Studiesystemers support. Båndet ønsker en fortløbende mulighed for information om status på opgavepuljen, herunder også info om når der ikke kommer til at ske noget på en opgave. THNI opfordrede til at info formidles fra medlemmerne i referencegrupper tilbage til eget fakultet. SRJ: Information fra Studiesystemer til båndet kan vinkles i forhold til hvor årshjulskritisk et emne/problem er. MAR: For at fakulteternes studieadministration kan performe tilstrækkeligt er det vigtigt at den fælles systemunderstøttelse via Studiesystemer er tilstrækkelig og kompetent. Studiesystemers support og forretningskonsulenter skal være tilgængelige, tilstrækkelige og kompetente ellers kommer fakulteternes studieadministration i problemer. Der ses således gerne flere ressourcer tilført den fælles systemstøtte, hvilket båndet vil adressere til uddannelseschefniveauet. TRS: Studiesystemers medarbejdere er velkomne på læringsbesøg hos 4

5 fakulteterne. THNI tager en drøftelse i Studiesystemer om hvordan dialogen til UVA/EKA-båndet kan forbedres. 4. Tre gode grunde til at UVA/EKA-båndet eksisterer -> en drøftelse mhp. et revideret udkast til båndkommisorium, v/alle. Bilag: Båndkommisorium for UVA/EKA-båndet. Få evt. også insiration af de øvrige tværgående bånds kommissorier. SRJ arbejder såvel med SNUK-båndets som UVA/EKA-båndets kommissorium. Der blev foretaget en bordet rundt brain storm. SRJ samler disse input og indarbejder forslagene i et udkast til revideret båndkommissorium. 5. Identificering af konkrete punkter til drøftelse med Kristian Thorn på baggrund af udkast til revideret kommissorium, v/srj. Punktet udsættes og tages i sammenhæng med drøftelse af udkast til revideret båndkommissorium. Kristian Thorn kan først deltage i et tværgående båndmøde efter nytår Orientering fra (10 min) 1. Studiesystemer, v/thni Herunder fortløbende orientering om udmøntning af Studiesystemers organisering. Intet nyt. 2. SNUK-båndet, v/srj Der er aftalt faste frister for administrative indskrivninger 1. april samt 1. nov. Fristerne træder i kraft fra 1. april 2016, med henblik på administrativ indskrivning pr. 1. september Eventuelt (5 min) SAA og MQJ får besøg af revisionen d. 2. nov beliggende samtidigt med UVA/EKA-båndmødet. MQJ kommer kun den første time. 5

6 BSS oplever problemer med at få kompetencebeskrivelser for tilvalgsfag med på beviset. Hvad består problemet i? Eksisterer beskrivelserne rent faktisk og vedrører det gamle studieordninger? Hos BSS foretages udarbejdelse af kursusbeskrivelser samt oprettelse af kurser og prøver i EDDI to gange årligt Susanne Bunk har beskrevet praksis hos BSS. Disse beskrivelser medsendes referatet til inspiration. Datoer for båndmøder i foråret 2016 bør aftales på næste båndmøde og bookes. 7. Pipeline for båndmøder i efteråret 2015 (5 min) Besøg af Kristian Thorn i UVA/EKA-båndet. Konkrete drøftelsespunkter, eksempelvis båndets rådgivende rolle samt AUs kommandoveje herunder specifikt infoflow til/fra båndet. Dato skal aftales. Drøftelse af den videre praksis og systemunderstøttelse af specialer på AU forud for drøftelse i chefgruppen, v/ckr. Dato skal aftales. Gæst: CKR. Meritstatistik, v/mth. Meritstatistikken forventes udarbejdet hen over sommeren og offentliggjort i efteråret Inden offentliggørelse vil begge bånd blive hørt ift indhold. Tidlig vinter 2015/16. 6