Referat. Møde den: 27. januar 2015, kl Bygning SNUK-båndmøde

Transkript

1 Møde den: 27. januar 2015, kl Bygning SNUK-båndmøde Referat Deltagere: Klaus Tolstrup Petersen (KTP), Jacob Buch (JB), Sissel Rendrup Johansen (SRJ), og Tina Andreasen Bjerrum (TAB). Inge Molt Ipsen deltog på vegne af Merethe Haugaard (MH). Fraværende: Bente Mattson (BM), Theresa Albøge Laursen (TAL), Merethe Haugaard (MH) og Maia Jensen fra Optag. Gæster: Frederik Langkjær, Hanne Kargaard Thomsen og Louise Hauptmann fra Driftsekretariatet samt Lone Urbak fra Optag. Lykke Kjerrumgaard Jensen fra SNUK Arts deltog ved punkt Godkendelse af dagsorden Ingen tilføjelser. Dato: 3. februar 2015 Ref: TAB 2. Drøftelsespunkter Side 1/7 2.1 Institutionsakkreditering v/frederik Langkjær og Hanne Kargaard Thomsen Frederik Langkjær og Hanne Kargaard Thomsen deltog på mødet for at give en status og tage en indledende drøftelse af forårets aktiviteter inden for institutionsakkreditering. Indledningsvist fortalte Frederik, at der i løbet af foråret skal trækkes rapporter lokalt på fakulteterne, og det i den forbindelse må forventes, at udvalgte medarbejdere skal afsætte tid til dette. Hanne fortalte, at der med inddragelse af SNUK-medarbejdere er blevet udarbejdet et program, der kan generere standardrapporter. Dette vil blive stillet til rådighed den 1. april. Der er tale om en række excel-filer og word-skabeloner, som gøres tilgængelige på et fælles drev. Der vil blive stillet vejledninger samt oplæring til rådighed. Frederik tilføjede, at rapporterne skal udarbejdes lokalt på fakulteterne, da Driftsenheden ikke har ressource til det og vigtigst af alt, så kender medarbejderne på fakulteterne meget bedre indblik i de lokale data. Medarbejdere er dog altid velkomne til at kontakte projektgruppen for hjælp eller med spørgsmål. Desuden skal der hen over foråret ses på administrative arbejdsgange. Her forventes det også, at SNUK-medarbejdere skal inddrages i et vist omfang. I den forbindelse vil der være en række dialogmøder i forskellige fora med deltagelse af forskellige parter. Frederik arbejder i øjeblikket på et overblik over dokumenter. I den forbindelse foregår der et større detektivarbejde, hvor der givetvis vil blive behov for at inddrage SNUK-medarbejdere i forhold til at fremfinde referater mm. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 SNUK-båndet efterspurgte en samlet procesplan og en samlet kommunikationsplan. Frederik fortalte, at der vil blive udarbejdet en oversigt, så man kan følge status på projektet. Mht. kommunikation, så er denne primært foregået via uddannelsesrådgivere på fakulteterne. Men det er vigtigt, at gode kommunikationsgange sikres, så også SNUK-ledere generelt er informeret. Der vil også blive kigge på en plan for kommunikation snarest. Side 2/7 Afslutningsvist gav Frederik og Hanne udtryk for, at hvis SNUK-båndet har spørgsmål eller mangler noget, så skal de blot tage kontakt. Projektgruppen kommer også gerne ud på besøg efter behov. Der planlægges i øvrigt en besøgsrunde i foråret. Først og fremmest hos fakultetsledelserne og herefter hos institutterne. Der er også mulighed for tilsvarende arrangementer i administrationen. Det blev aftalt, at projektgruppen omkring Institutionsakkreditering deltager på SNUK-båndmøder cirka en gang i kvartalet og giver en status på projektet. 2.2 Afklaring af afslutningstidspunkt v/ktp På baggrund af en konkret sag på BSS blev det drøftet hvornår en studerende anses for at have afsluttet sin uddannelse, hvis det sidste resultat registreres på baggrund af en merit. Dette har stor betydning blandt andet på SU. Arts fortalte, at de betragter bedømmelsesdatoen som det tidspunkt, hvor uddannelsen er afsluttet. Hvis der ikke er en bedømmelsesdato på karakterudskriften, betragtes datoen på udskriften som bedømmelsesdato. SRJ fortalte desuden, at Mette Dremstrup sammen med Ole Bjerrum Lidegaard arbejder på et skriv om diverse problemstillinger i forhold til SU. Efter mødet tog SRJ kontakt til Mette Dremstrup, som melder, at de vil lægge op til at man registrerer så tæt som muligt på det virkelige beståelsestidspunkt. Dette af to hensyn. Dels for at overholde krav fra rigsrevisionen om at registrere korrekt og så virkelighedsnært som muligt. Dels af hensyn til de studerende, der har behov for at få det registreret så tidligt som muligt af to hensyn, dels aktivitetshensyn (for ikke at komme i konflikt med inaktivitetsreglerne) og dels af færdiggørelsesbonus hensyn for de studerende og AU. Jo længere tid de studerende er om at blive færdige, jo mindre færdiggørelsesbonus er der til begge parter.

3 3. Opfølgningspunkter Side 3/7 3.2 Merit ved studieskift/startmerit v/ktp Lone Urbak deltog ved punktet. Maia Jensen deltog ikke pga. sygdom. Som opfølgning på forløbet i forbindelse med sommeroptaget 2014, ønskede SNUKbåndet at drøfte processen omkring sagsbehandling af startmerit med Lone Urbak og Maia Jensen. Da Maia Jensen var syg, blev der kun drøftet obligatorisk merit for kandidat og tilvalg. KTP fortalte, at SNUK-båndet gerne så en mulighed for at ansøgere kan vedhæfte kursusbeskrivelser. Lone svarede, at ansøgningsskemaet til kandidat og tilvalg er opbygget således, at ansøgeren skal svare på en række spørgsmål, hvortil der er knyttet en mulighed for at uploade dokumenter. Der ligger en tekst om obligatorisk startmerit på hjemmesiden for henholdsvis kandidat og tilvalg. Det blev aftalt, at Lone fremsender de nuværende tekster fra websiden, og alle overvejer til næste møde, om de ønsker noget tilføjet omkring dokumentation i forhold til kandidat- eller tilvalgsoptaget. SNUK giver en samlet tilbagemelding til Lone. Lone undersøger desuden, om der kan linkes fra ansøgningssystemet til siden om obligatorisk merit. I forhold til bacheloroptaget ønsker SNUK-båndet også en mulighed for at ansøgeren vedhæfter kursusbeskrivelser. Da Maia var fraværende, blev det aftalt, at Lone beder Maia kontakte SNUK-båndet med henblik på deltagelse i et kommende møde. Det blev også drøftet i hvilken form fakulteterne modtager meritansøgningerne fra Optag. Lone fortalte, at i forhold til tilvalg- og kandidatoptaget var det meningen, at ansøgninger skulle kunne tilgås digitalt, dvs. via ansøgningssystemet (DANS), fra og med vinteroptaget. Desværre er systemet ikke klart endnu, men det forventes, at ansøgningerne kan tilgås digitalt fra og med sommeroptaget for kandidat og tilvalg. JB bakker op omkring digitalisering, men gav udtryk for, at alle medarbejdere ved SNUK Arts indgår i sagsbehandlingsprocessen og at det kan være ressourcekrævende at sætte alle ind i brugen af ansøgningssystemet (DANS). Lone fortalte, at beslutningen om at digitalisere og derved gøre ansøgningerne om merit tilgængelige via ansøgningssystemet (DANS) var truffet af den forhenværende chefkreds i AU Studier. For kandidat- og tilvalgsansøgninger tjekker Optag den vedhæftede dokumentation. Optag rykker ansøger for dokumentation, hvis der ikke er uploadet dokumentation, eller hvis den uploadede dokumentation er indlysende forkert. Optag rykker to gange. Hvis der efterfølgende skal rykkes for (yderligere) dokumentation, foretages dette af fakulteterne. Der rykkes to gange inden sagen overgives til UJS, som viderebehandler den. Lone undersøger mulighederne for at gøre det tydeligt for SNUK, hvilke ansøgere der er rykket af Optag.

4 Louise gav en status på sager vedr. startmerit, som UJS har behandlet i efteråret Der var to sager fra IUP, hvor udfaldet af den ene var, at ansøgeren indsendte den påkrævede dokumentation, og udfaldet af den anden var en disciplinær sag. Desuden var der en sag fra statskundskab, hvor en ansøger ikke ønskede den tildelte merit. Sagen blev indsendt til Styrelsen fra Videregående Uddannelser. Der foreligger endnu ingen afgørelse. Side 4/7 3.3 Tilvalg v/lone Urbak Lone Urbak og Louise Hauptmann deltog ved dette punkt. Sænkelse af ECTS-kravet og flytning af dokumentationsfristen på BSS, HE og ST BSS har tilsluttet sig en sænkelse af kravet fra 90 til 60 ECTS point og flytning af dokumentationsfristen, dog med undtagelse af psykologi, som sænker fra 120 til 90 ECTS point. HE ønsker også at tilslutte sig. Det blev aftalt, at Inge beder MH sende Lone en skriftlig tilkendegivelse herpå. Desuden blev det aftalt, at Lone tager fat i BM for en afklaring på, hvor ST står i denne sag. Tilrettelæggelse af 2. runde optag På SNUK-båndmødet den 3. november 2014 tilsluttede SNUK-båndet sig model 2, dvs. et kortere 2. runde optag (dog længere end i 2014) med et efterfølgende restoptag. Arts var ikke til stede ved mødet i november, men Lone har efterfølgende talt med dem, og de tilslutter sig også model 2. Skift af tilvalg En gruppe uddannelsesledere på Arts har udtrykt bekymring for den mangelende mulighed for at skifte tilvalg for en specifik ansøgergruppe. Der er tale om dem, der er kommet ind på et tilvalg på et andet fakultet, men finder for store faglige udfordringer ved tilvalget på et andet fakultet og ønsker at vende tilbage til Arts. Det blev drøftet hvorvidt man kan lave særregler for tværfakultære tilvalg. Der var generelt ikke stemning for at skulle skelne administrativt mellem tværfakultære tilvalg og tilvalg inden for eget fakultet. Retningslinjerne på de øvrige uddannelser kan siges at være relativt stramme, så der skal tunge argumenter til at lempe på retningslinjerne for tilvalg. Det blev aftalt, at JB vender problemstillingen lokalt på Arts med relevante parter. Generelt var der enighed om, at de studerende skal vejledes bedre i forhold til valg af tilvalg, så der ikke opstår for mange situationer, hvor der vælges forkert. Studerende som ikke vælger et tilvalg Ultimo februar præsenteres Udvalget for Uddannelse for en indstilling om passive studerende samt studerende, der ikke vælger et tilvalg. Mødet i Udvalget for

5 Uddannelse ligger kalendermæssigt placeret efter Tilvalgsdagen. VEST-båndet drøfter på mødet den 27. januar, hvordan der skal vejledes i dette særlige tilfælde. Side 5/7 Lone fortalte, at hun, Louise Hauptmann, Michael Mejlgaard Udby og Christian Koch Ramsing, har drøftet og beskrevet hvordan diverse problemstillinger kan håndteres. Så snart Udvalget for Uddannelse har behandlet indstillingen, mødes disse igen og drøfter de næste skridt. I forhold til tilvalg generelt har Lone aftalt med Michael Mejlgaard Udby, at de sammen udformer en punktliste over hvad vejledere skal være opmærksomme på. SRJ havde i øvrigt medbragt spørgsmål fra Jesper Sølund fra VEST Arts. Han spurgte til, om alle studerende skal kontaktes inden den 15. marts, hvor der er frist for valg af tilvalg. Hertil svarede Lone, at det er op til det enkelte fakultet. Desuden spurgte Jesper til fristen i forbindelse med 2. runde optag på tilvalg. Forslaget går på den 15. juli, som Jesper mener, er for sent. Lone svarede, at datoen er fåreslået i forhold til erfaringer fra optaget på tilvalg forrige år (sommer 2014). Samtidigt er det nødvendigt at tage hensyn til, at de medarbejdere, der håndterer tilvalgsoptaget, også håndterer kandidatoptaget. Da kandidatoptaget følger nationale frister, må opgaver relateret til tilvalgsoptaget tilpasse sig hertil. Men Lone foreslog, at der i valg af dato måske skal tages højde for Arts' ferielukning. NB: Det er efter SNUKbåndmødet aftalt, at Lone, Jesper Sølund og JB mødes for at drøfte fristen. 3.4 Kandidatspecialer v/srj SRJ fortalte, at arbejdsgruppen omkring kandidatspecialer nu er blevet nedlagt, da den har fuldført sit opdrag. Der har været en dialog fakulteterne i mellem og der er opnået en fælles forståelse for problematikken. Overordnet set er gruppen kommet frem til, at tilmelding til specialet og indgåelse af specialekontrakt adskilles. Nu udestår at få afdækket hvordan specialemodulet bruges i dag og om det kan bruges fremadrettet, eller om der skal findes en anden løsning. SRJ arbejder i øjeblikket på en emnemanchet, som efterfølgende skal behandles i både UVA/EKA- og SNUK-båndet. 4. Til orientering 4.1 Udvalget for Uddannelse Næste møde er den 3. februar UVA/EKA båndet Punktet blev ikke nået. 4.3 VEST båndet Punktet blev ikke nået. 4.4 Nyt fra UJS Intet nyt.

6 4.5 Nyt fra EDDI-teamet Kim Nørskov deltog i mødet og gav en status på diverse emner. Side 6/7 Kursusadministration Leverancen af kursusadministration forventes udgivet i uge 8. Alt efter hvor mange fejl, der bliver fundet i accepttesten i uge 6 og 7, kan udgivelsen blive skubbet til ultimo uge 8. Det blev aftalt, at hvis dette giver fakulteterne udfordringer, så skal man give Kim besked snarest muligt. Accepttesten bliver i øvrigt udført af arbejdsgruppen. Det blev desuden aftalt, at det er arbejdsgruppen, der beslutter hvorvidt leverancen er god nok til at blive udgivet. Der bliver sendt en nyhed ud til brugerne via STADS & EDDI Supportens nyheder, hvori indholdet af leverancen vil være beskrevet. Hvorvidt der er behov for en præsentation for fakulteternes brugere, bliver arbejdsgruppen bedt om at tage stilling til. Foreløbig har BSS takket ja til et præsentation. Oplæg til retningslinjer for hvordan man skal udfylde felterne er blevet sendt rundt til arbejdsgruppen, som er blevet bedt om at kigge herpå. Retskrav På SNUK-båndmødet den 1. december 2014 besluttede SNUK-båndet, at det nuværende felt "Adgangskrav og forudsætninger" fint kan benyttes til information om retskrav, og at der ikke er behov for at oprette et separat felt hertil. Dette ud fra et synspunkt, at den eksisterende løsning for beskrivelse af retskrav er tilstrækkelig. Der foreligger dog en ønske fra tidligere om at udskille retskrav fra "Adgangskrav og forudsætninger" som forberedelse til en forbedring af eksamensbevisernes Diploma Supplement. Umiddelbart kræver det ikke en stor indsats at oprette et separat felt til retskrav i EDDI, men der vil i så fald blive en opgave for SNUK med at kopiere teksten om retskrav over i det nye felt. Det blev aftalt, at Kim samler op på emnet og rundsender en mail herom. Kursuskataloget IT har ansat en ny udvikler med god erfaring i Typo3. Dette betyder, at der til juni kan ske udvikling på kursuskataloget. Oprettelse af UVA og EKA udbud i STADS fra EDDI Der er blevet fundet nogle åbengrænseflade procedurer i STADS, som gør, at der kan oprettes UVA og EKA udbud i STADS fra EDDI. Ved lejlighed skal arbejdet med dette prioriteres. Grænsefladerne er mangelfulde, så der vil stadig være behov for en udvidelse. Kim arbejder i øjeblikket på at formulere krav, som kan blive prioriteret i STADS-samarbejdet.

7 4.6 Nyt fra SNUK-bånd koordinator/tab KTP/TAB informerede om, at Michael Mejlgaard Udby fra VEST BSS repræsenterer BSS i SNUK-båndet indtil der er fundet en ny leder af SNUK BSS. Side 7/7 5. Pipeline Ændringer af indberetningspraksis i forhold til udgående mobilitet v/jb Behandling af sagsfremstilling Det indre uddannelsesmarked (gæstefag) efter Fremdriftsreformen (2015) Håndtering af skæve studerende (løbende) Opfølgning på sharepoint 6. Eventuelt SRJ spurgte til beslutningerne omkring forhåndsmerit, som blev taget i samarbejde med Forskning og Talent (FT) i 2014 i forbindelse med ændrede ansøgningsfrister på udgående studentermobilitet. Ifølge den aftalte plan med FT skal studerende, som har modtaget plads i efterårssemestret, ansøge om forhåndsgodkendelse senest 1. februar, og senest den 1. april skal der forelægge en afgørelse fra studienævnet på ansøgningen om forhåndsgodkendelse. 7. Næste møde Tirsdag den 17. februar kl