REFERAT. 2. Opfølgningspunkter (20 min) Møde d. 25. marts Videolink UVA/EKA båndmøde

Transkript

1 Møde d. 25. marts Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Deltagere: Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Mette Qvist Jensen (MQJ), Sarah Barfoed (SB), Sissel Johansen (SRJ), Søren Anker Andersen (SAA), Theresa Albøge Laursen (TAL), Thomas Nielsen (THNI) og Birgit Andersen (BAN) Gæster: Christian Koch Ramsing (CKR), Orla Hoppe (OH) Afbud: Pia Behrens Gammelgaard (PBG), Solveig Sannem (SOS) 1. Godkendelse af dagsorden (5 min) Ingen ændringer. Dato: 23. marts 2015 Ref: BAN Side 1/7 2. Opfølgningspunkter (20 min) Behov for at vise STADS-tælleren i SB, status v/alle (se punkt 2 i referat d. 11. marts 2015). Hvilke argumenter er der for og imod at få vist tælleren i SB? Vil tælleren være en hjælp for de studerende, og i hvilke situationer? Vil tælleren være til gene for den studerende, og i hvilke situationer? Vil tælleren afføde flere / færre henvendelser fra de studerende? BSS: Er stemt for ikke at få tælleren vist i SB. Vurderer at man for nærværende ikke er klædt godt nok på til at kunne besvare validt på spørgsmål fra de studerende vedr. tællerens oplysninger på den enkelte studerende, i det tempo spørgsmålene vil tilgå de studieadministrative medarbejdere. Vil gerne have tælleren vist i SB på sigt, idet den sikkert er et godt redskab for de studerende, men her-og-nu er der for stor administrativ usikkerhed generelt. HE: Er ikke interesseret i at få tælleren vist, idet HE overvejende opererer med obligatoriske fag / fastlagte studieforløb. HE forventer at slå tælleren til / fra under forløbet med undervisningstilmelding. Frygter at tælleren vil påvirke de adminitrative arbejdsgange unødigt. Tilslutter sig BSSs holdning, og vil måske anvende tælleren på sigt. ST: Har ikke et egentligt behov for tælleren, idet de studerende selv skal tilmelde sig til undervisning efter 1. år. Vælger tælleren fra, da den vil afføde mange spørgsmål fra de studerende.

2 ARTS: Der vil komme mange spørgsmål, men det vil der nok også uden tælleren slået til. ARTS anvender typisk en kombi af studerendes tilmelding / administrativ tilmelding. Har mange studerende med skæve studieforløb, som ikke umiddelbart har nemt ved at vurdere om deres tilmeldinger er valide. Ønsker tælleren vist på sigt. Beslutning på båndmødet: Tælleren tages ikke i anvendelse i den forestående tilmeldingsperiode, dvs. forsommeren 2015, grundet stor usikkerhed om tællerens værdi i den første periode, hvor mange studerende rammer skævt på tilmeldingskravet, samt tekniske problemer med tælleren, der ikke forventes løst før sensommeren. THNI bringer denne beslutning tilbage til Studiesystemer. Central / decentral håndtering af optag og udmeldelse af udvalgte grupper af studerende. Input omkring indberetningsaspekter fra Marianne T. Hansen (MTH), v/saa. Input fra uddannelsescheferne, v/alle (se punkt 2 i referat d. 11. marts 2015). Båndet drøftede på båndmødet d. 11. marts 2015 eventuel anvendelse af slutdato. SAA oplyste, at MTH ikke modsætter sig en sådan praksis, men gør opmærksom på, at det vil medføre opfølgende arbejde og ændrede arbejdsgange. Thomas Rathcke har tilsvarende gjort opmærksom på, at anvendelse af slutdato medfører tunge arbejdsgange, hvorfor EVU er gået væk fra denne praksis igen. Uddannelsescheferne arbejder med stillingtagen til central/decentral håndtering af optag og udmeldelse af udvalgte grupper af studerende, herunder arbejder med gennemskrivning af et tidligere notat herom. SRJ oplyste, at Optag deltog i gårsdagens SNUK-båndmøde om samme problematik. Det blev besluttet, at båndet afventer uddannelseschefernes behandling af emnet, og at det enkelte UVA/EKA-båndmedlem er i dialog med deres respektive uddannelseschef herom. Fristen for 2. runde af tilvalgsoptaget, info fra Lone Urbak (mail pr ). Ingen yderligere bemærkninger. Præcisering af reglerne for håndtering af praktikophold/projektorienterede studieforløb (mail pr ). Ingen yderligere bemærkninger. Opfølgning på punkter fra PWCs revisionsprotokollat (mail fra Marianne T. Hansen pr ). Ingen yderligere bemærkninger.

3 3. Drøftelsespunkter (70 min) Fremdriftsreformen en præsentation af procesplan i forhold til ibrugtagning af den nye STADS-funktionalitet. Deltaglse fra Studiesystemer af Orla Hoppe samt Christian Koch Ramsing. Under dette punkt drøftes også: Konsekvenser af at aktivere F-reformaktiviteter på rammer, herunder afmeldingsproblematik (opfølgning på punkt 5 i referat d. 16. feb. 2015). Håndtering af afviste UV-tilmeldinger til KA-uddannelser for bachelorstuderende på sidste semester (opfølgning på punkt 6 i referat d. 11. marts 2015). På baggrund af udsendte bilag med procesplan for den tekniske implementering af F-reformen samt en supplerende beskrivelse til procesplanen drøftede båndet de forestående aktiviteter frem til start på undervisningstilmelding, foråret Dokumentation af systemunderstøttelsen udsendes fredag d. 27. marts 2015, dvs. inden påske. Bjarke Parner opretter datoer i SB, senest 1. april BSS kan fortsat anvende egne SB-datoer, blot de tilføjes samme afgrænsninger. Markering af rammer varetages centralt hos Studiesystemer. Studiesystemer vil snarest udsende en liste over rammer, der bliver markeret. Det enkelte båndmedlem/fakultet bedes herefter give feedback på, om der er flere/færre rammer, der ønskes markeret. Den nye såkaldte overløbsfunktionalitet i STADS er forsinket fra leverandøren, og forventes tidligst leveret pr. 29. maj Positivt overløb (overskydende gennemførte ECTS) følger med ved sammenregning af ECTS fremefter. Negativt overløb vil reelt ikke komme i anvendelse, idet der ved forventet underskud af ECTS skal foreligge en dispensation, som så vil tælle med i optællingen af ECTS. Der bliver planlagt en grundig test af funktionaliteten på udvalgte PROD-data, inden forventet ibrugtagning juli Afmeldingsproblematikker: Båndet drøftede hvorledes man vil modtage afmeldinger til S15 - pr. mail eller via blanketløsning (mit.au.dk)? Der eksisterer allerede en afmeldingsblanket, der givet kan opdateres og klargøres. OH vil undersøge om der kan indsættes info (tekst og link til mit.au.dk) i SB som hjælp til den studerende i forhold til afmelding. Afmeldingsproblematikken er udelukkende et indfasningsproblem for sommeren Afmelding til 3. prøveforsøg håndteres som vanligt i SB.

4 Afmeldingsproblematikken sættes atter på dagsorden til båndmødet d. 8. april ST og ARTS vurderer den foreliggende blanket. Håndtering af UV-tilmeldinger til KA-uddannelser: Alle undervisningstilmeldinger bliver afvist ved regeltjek, før indskrivning er foretaget i STADS. Det kunne være ønskværdigt med en kobling mellem kandidatansøgning og tilmelding til valgfrie elementer på kandidatuddannelsens første semester. Med en landsdækkende koordineret tilmelding til kandidatuddannelser kunne man givetvis få hurtigere indskrivning, men der er ikke opbakning fra andre universiteter. Problematikken med afviste UV-tilmeldinger til KAuddannelser er uændret fra tidligere, men er blot intensiveret grundet Fremdriftsreformen samt grundet Dimensionering. CKR oplyste, at Fremdriftsnetværket (også) har fokus på problematikken, men at der for indeværende ikke er spottet gode løsninger. Punktet Undervisningstilmelding for nye kandidatstuderende sættes på pipeline til senere drøftelse. CKR oplyste, at der senest tirsdag d. 31. marts 2015 på landsplan bliver taget stilling til udskydning af fristen for kandidatoptaget. CKR oplyste, at der vil blive foretaget en analyse af såkaldte tidligere UVtilmeldinger uden eksamensresultat. CKR opfordrede til, at fakulteterne benytter lejligheden for - via de to næste workshops - at tilegne sig viden om F-reform funktionaliteten. Tilmelding til workshops om Regisreringspraksis i STADS kan ske via STADS&EDDIsupporten. Det blev aftalt at OH + CKR atter deltager i båndmødet d. 22. april 2015 som opsamling efter workshops. Eventuelle spørgsmål til F-reformfunktionalitet kan efter d. 1. april 2015 som andre STADS-relaterede spørgsmål rettes til STADS&EDDI-supporten. Vidensdeling om til- og afmelding til 3. prøveforsøg v/mqj og SB. MQJ: Hvordan tilmelder de studerende sig til 3. prøveforsøg? Skal vi udbyde samtlige prøver på blanket ved reeksamensterminen, da der kan gå potentielle 3.-prøveforsøgspersoner rundt, der kunne ønske at tilmelde sig? AR forventes at foretrække en TYPO 3-blanketløsning, der udelukkende bruges ved til- og afmelding af 3. prøveforsøg. Selv om antallet af 3. prøveforsøg måske stiger, forventes det at kræve langt flere ressourcer at udbyde alle STADSblanketter til reeksamen. SB: Hvordan planlægger man at håndtere 3. prøveforsøgene på de forskellige hovedområder, hvad angår regler, muligheder, tidspunkter, frister og tekni-

5 ske løsninger i STADS. Der var en drøftelse af den nuværende frist på 7 dage for rettidig afmelding til 3. prøveforsøg. Der er argumenter for og imod forlængelse af den nuværende frist. Målsætningen er fortsat at give størst mulig støtte til at studerende gennemfører deres uddannelse på kortest mulig tid, under hensyn til de faglige ressourcer, der indgår i eksamensforberedelserne. Det blev aftalt, at alle hovedområder overvejer fordele og ulemper, herunder muligheden for at have lokale afmeldingsfrister inden for en fælles ramme, og at spørgsmålet tages op igen i forbindelse med revideringen af AUs prøveregler. Brugerroller i STADS: Ønske om flere funktioner indlagt i UVA/EKA-rollen, behov for at mindske udbredelsen af stort kørekort, opfyldelse af revisionskrav. Se de 4 bilag med nyopdaterede beskrivelser af brugerrollerne i STADS, udarbejdet af Tina A. Bjerrum. Forespørgsel hos uddannelsescheferne om overvejelser/tiltag, v/alle. Det blev besluttet, at MQJ er tovholder på arbejdet med at revidere UVA/EKA-rollen. Vibeke Bille Jensen deltager i arbejdet, og MQJ medtager input fra SRJ. Studiesystemer tilknytter Bjarke Parner (dataforvalter) til at deltage i arbejdet. UVA/EKA-rollen ønskes bla. tilføjet flere batchjob. Beskrivelse af brugerrollerne i Delsystemer sendes til båndet. Der bør endvidere arbejdes med opslagsrollen, som bør revideres under inddragelse af institutsekretærer (BSS). Eksamensbevis på engelsk v/mar (Alle bedes undersøge i eget bagland). Har vi kendskab til uddannelser på AU, hvor studieordningen er oversat til engelsk, men hvor der ikke er blevet udsendt et engelsk eksamensbevis? Jf. mail fra MAR pr. 20. marts Engelsk studieordning -> engelsk bevis. Dansk studieordning -> dansk bevis. Man kan læse på AUs hjemmeside, at man skal henvende sig, hvis man ikke har fået et engelsk eksamensbevis. Men, der udleveres ikke oversættelser af danske beviser, hvis beviset stammer fra en studieordning, der ikke foreligger på engelsk, undtagen for ASE. AU bør ikke skrive, at man skal rette henvendelse, hvis der mangler det engelske bevis, da det er en fejlinformation. MAR orienterer Christin Jensen om, at denne info bør fjernes, jf. ovenstående. 4. Orientering fra (10 min)

6 Studiesystemer Seneste status på udmøntning af Studiesystemers organisering v/thni Digital Eksamen Se status i bilaget Tidsplan og aktiviteter_pilot sommeren 2015_ARTS samt i bilaget DE stedprøver. Uddannelsesudvalget Intet nyt. SNUK-båndet Ordinært SNUK-møde d. 8. april 2015 er aflyst grundet påsken. VEST-båndet Intet nyt. UJS Intet nyt. 5. Fremdriftsreformen (0 min) Se under punkt Eventuelt (5 min) Det nye Internationale bånd er blevet etableret: Laura Hammerschmidt, BSS internationaliseringsmedarbejder NN, HE Kirsten Wisborg som observatør (internationaliseringsopgaver) Marianne Aarø-Hansen, ST funktionschef det tidligere AU Forskning og Talent (men organisering ikke fastlagt på ST endnu) Steen Weisner, ART funktionschef for internationalisering og PhD Ulla Gjørling funktionschef, International Uddannelse Næste ordinære møde: Onsdag d. 8. april 2015, primært om F-reformens implementering herunder en drøftelse af Studiesystemers beskrivelse af STADSsystemunderstøttelsen af F-reformen. Orla Hoppe og Christian Koch Ramsing bookes til at deltage i første time af båndmødet. Opgavepuljen 2015 for UVA/EKA-båndet er blevet opdateret, se Excel-ark på fællesdrevet i mappen UVAEKA Dagsorden og referat. Status og seneste statuskommentarer på den enkelte opgave fremgår. Løste opgaver er flyttet i

7 bunden af listen. Opgaver der er i gang eller ligger i pipeline er placeret øverst. Tilgang af nye opgaver til drøftelse i båndet placeres fortløbende her. Samtidigt har jeg pakket tidligere båndmøder ned i en ny mappe på fællesdrevet Båndmøder for at fremme overskueligheden. 7. Pipeline (5 min) Fortløbende orientering om udmøntning af Studiesystemers organisering v/thni. Anvendelse af valgmuligheden deltager ikke ved tilmelding til obligatorisk omprøve, set i relation til sommereksamen Drøftes på båndmøde d. 22. april 2015? Implementeringsplan for afviste eksamensbesvarelser, jf. opgavens beskrivelse på båndets opgaveliste (se vedlagt). Drøftes på båndmøde d. 22. april 2015