1. Godkendelse af dagsorden SOS ønskede, at der kom et punkt på dagsorden ved nye regulativer for censorafregning. Punktet behandles under punkt 6.

Transkript

1 Møde den: 5. november Arts Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Til stede: Sarah Barfoed (SB), Sissel Johansen (SRJ), Solveig Sannem (SOS), Søren Anker Andersen (SAA), Helle S. Steffensen (HSS) Fraværende: Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Theresa Albøge Laursen (TAL), 1. Godkendelse af dagsorden SOS ønskede, at der kom et punkt på dagsorden ved nye regulativer for censorafregning. Punktet behandles under punkt Opfølgningspunkter Fælles mødedage: HSS orienterede om, at alle bånd tilslutter sig at indføre fælles mødedag for VEST; UVA/EKA og SNUK. Koordinatorerne vil forsøge at planlægge møderne på onsdage efter jul. Da det bliver en massiv mødedag for SRJ, var der enighed om, at møderne godt kunne placeres over to dage, således at en dag indeholde VEST og SNUK eller UVA/EKA møde og en dag indeholdt enten SNUK eller UVA/EKA møde. Dette ville gøre, at møderne var mere samlet, så der bliver bedre mulighed for at holde møder afsnitslederne imellem lokalt. Dato: 14. november 2014 Ref: Hss Side 1/7 Vedr. organisationsændringen: Der var en kort dialog om den igangværende omorganisering. UVA/EKA udtrykte en fælles bekymring om, at det er svært at få øje på, hvor der i reorganiseringsprocessen tages hånd om afklaring af samarbejdet mellem fællesadministrationen og de administrative centre. UVA/EKA er meget interesseret i at få igangsat en dialog om, hvilke opgavebehov og samarbejdsrelationer den nye organisering har for at sikre den bedste opgavevaretagelse. Alle var enige om, at pt skete der ikke så meget på fakulteterne. Det har længe været et ønske i UVA/EKA, at få afsnitsleder af Studiesystemer knyttet tættere til UVA/EKA. For at sikre, at der bygges ordentlig bro mellem fællesadministration og de administrative centre, besluttede UVA/EKA at foreslå, at Thomas Nielsen bliver fast medlem af gruppen så hurtigt så muligt. SB udarbejder som ordfører af båndet en mail, der sendes til Kristian Thorn og Christian Koch Ramsing med forespørgsel, om dette kan realiseres. Det blev aftalt at UVA/EKA-lederne orienterer SNUK og VEST på eget fakultet om tiltaget. Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax:

2 3. Drøftelsespunkter Digital Eksamens afklaringspunkter om prøveformer, regler for navngivning af prøver og tilmeldinger v/hss (se bilag 1) Der blev truffet følgende beslutninger vedr. digital eksamen: Ad 1) Prøveformer: Prøveformen Ukendt ønskes ikke med over i DE. Vedr. regel 1 Uden tilsyn trumfer uden aflevering. Delprøver håndteres ikke i DE. Håndteringen sker på én EKA dvs. der skal oprettes en prøve for den del der er en skriftlig aflevering på. SB bemærkede, at vi skal tænke på navngivning: Skriftlige + mundtlig. DE skal hente det overliggende navn det er prøveformsnavnet, som er afgørende, DE skal hentes fra den kombinerede valgmulighed. Side 2/7 Spørgsmål/ønsker til DE projektet fra UVA/EKA: Hvis det er en kombineret prøve, skal det stå, hvordan de enkelte prøveelementer vægter. Informationer er gemt på prøven, hvis det er kombinerede prøver. Prøver, der ikke er færdigbedømt, skal arkiveres. Det er vigtigt, at der laves en proces for, hvad der sker med opgaver, hvor en eksamen ikke er færdig. Vedr. regel 2 Stedprøver trumfer uden tilsyn. Dette er ok, men hvor mange er der af sådanne prøver. Bjarke Parner skal lave et bud på dette. Ad 2) Regler for navngivning af prøver: Navngivning af prøver: UVA/EKA ønsker, at det er det lange EKA og UVA navn, der trækkes. Før den endelige beslutning træffes, ønsker UVA/EKA at se nogle eksempler på dette. Hvis EKA og UVA navn er identisk, ønsker UVA/EKA at navnet kun vises en gang. Når studerende angiver opgavetitel, skal den så skydes tilbage i STADS sammen med resultatet?: Ja, det skal den for specialer og BA projekter. Der skal angives opgavetitel på dansk og engelsk. Bemærk: Under Besvarelsesinformation i DE bør der kunne indsættes en obligatorisk titel på dansk og engelsk, hvor det fremgår, at disse titler sendes til STADS og bruges på beviset. Ad 3) Tilmeldinger: Hvilke tilmeldinger skal med over? UVA/EKA mener, at det er ok, at det er tilmeldinger med status Godkendt, der skal med over i DE. UVA/EKA ønsker svar på, hvad der sker, hvis en studerende bliver afmeldt prøven, men den studerende allerede har afleveret en besvarelse. Gemmes denne i DE selvom tilmeldingen ikke er der mere? HSS følger op. Hvad sker der med tilmeldinger for udsættelse?

3 Udsættelse registreres først efter eksamen, så disse skal ikke med over i DE. UVA/EKA snakkede om, at der måske skal ændres praksis, således at udsættelse ikke bruges længere. Side 3/7 Ad 4) Ansatte VIP skal have en grace periode i DE på et år efter sidste bedømmelse. Det hænger sammen med, at VIP skal have adgang til deres notater i op til et år efter eksamen. TAP sættes til ophør ved fratrædelse. Ad 5) Studerende Hvor længe skal studerende kunne tilgå DE? DE skal ikke fungere som den studerendes sted for opbevaring af besvarelser. Det er den studerende egen pligt at få arkiveret opgaverne personligt til senere brug. Det blev besluttet, at anbefale at der skal gælde de samme regler DE som for BlackBoard. HSS undersøger, hvad reglen er her. AD 6) Ekstern censor UVA/EKA mener, at der skal være samme praksis som i dag, idet løsningen understøtter den nuværende praksis hvor eksterne censorer oprettes i E STADS. Dvs. at der ikke skal slettes eksterne censorer. AD 7) DE terminologi UVA/EKA konkluderede at der ikke er nogen på Arts, ST og HE, som bruger STADS eksamensgrupper i dag. Der findes alle nedenstående scenarier, men de vil skulle sættes op af TAP i DE og kan ikke meningsfuldt overføres via datastrøm: - Obligatorisk aflevering i gruppe - Frivillighed ift. om man vil aflevere i gruppe eller individuelt AD 8) STADS perioder Når vi arbejder med terminer starter de d. 1. feb. og 1. sep. Dog skal det bemærkes, at vi har vintereksaminer som foregår i august før undervisningsstart, så terminerne måske bør begynde 1. august og 1. januar, hvis det betyder, at de styrer, hvornår en prøve kan afvikles. Hvis de ikke styrer det er 1. feb. og 1. sept. meget mere retvisende. DE projektet tager dette til efterretning. UVA/beder Bjarke Parner om at kommer med et oplæg til de øvrige stillede spørgsmål. MCQ eksamener Disse eksamener fylder meget på nogle fakulteter, og derfor er det vigtig at være opmærksom på at få denne prøveform understøttet i løsningen. DE projektet tager dette med i det videre arbejde.

4 Side 4/7 Emnemanchet fra MBJ om udsøgning af 3. gangs dumpere (bilag 2a -2c) Punktet blev ikke nået og er udsat til næste møde. Betingede indskrivninger og øvrige datoer i forbindelse med kandidatvinteroptaget 2014/2015 (se bilag 3) Som tidligere ønsker Optag at fastlægge tidspunktet for dokumentation af bestået adgangsgrundlag og dermed udløb af de betingede indskrivninger i dialog med UVA/EKA. Erfaringerne med de betingede indskrivninger fra vinteroptaget 2013/2014 var, set fra Optags side, gode. Optag har fået meget få tilbagemeldinger i forløbet. Lone fortæller, at processen kører rigtig godt, og hun oplyser at ca. 200 studerende ved sommeroptaget ikke nåede at blive færdige ud af de ca betingede indskrivninger, der blev lavet. Optag har sendt et afslagsbrev om, at de ikke er optaget. Det indstilles derfor fra Optag, at slutdatoen sættes nogenlunde samtidigt som ved vinteroptaget 2013/2014, dvs. omkring 13. marts Da ST har de første eksamener fastlægges datoen i forhold til ST s første eksamen. SAA kan fortælle at første eksamen er d. 18. marts. Det betyder at følgende besluttes: Der lukkes for betinget optag d. 12. marts. Ugen (5. marts) før sendes der lister ud til fakulteterne. Ovenstående plan følges med, mindre SAA vender tilbage efter at have sikre sig, at ovenstående stemmer overens med ST s behov. ST er vendt tilbage med et ønske om, at de betingede indskrivninger lukkes 14 dage før første eksamensdag efter Q3 undervisning, dvs. d. 5. marts, og at dette ønske skal diskuteres på næste UVAEKA møde. Optag er orienteret. Bemærk: HE ønsker heller ikke ved dette optag betingede indskrivninger. Lone gennemgik nedenstående frister for UVA/EKA Ansøgningsfrister: 15. september 2014 frist for ansøgere med udenlandsk adgangsgrundlag 1.november 2014 frist for ansøgere med dansk adgangsgrundlag Løbende og senest 15. januar 2015 frist for 2. runde (kun for ansøgere med dansk adgangsgrundlag) Bekræftelse af plads:

5 Bekræftelse af plads bliver lidt anderledes pga. dimensionering. Det er udsat, men det kommer indirekte på kandidatoptaget alligevel, da vi ikke må optage flere end i Alle skal følge disse datoer og bekræfte deres plads. 18. november 2014 frist for bekræftelse af plads for ansøgere med udenlandsk adgangsgrundlag 5. januar 2015 frist for bekræftelse af plads for ansøgere med dansk adgangsgrundlag, der har søgt i 1. runde 21. januar 2015 frist for bekræftelse af plads for ansøgere med dansk adgangsgrundlag, der har søgt i 2. runde Side 5/7 Indskrivning: 9. januar 2015 alle indskrivninger (ordinære eller betingede) er på plads for ansøgninger modtaget før jul 23. januar 2015 alle indskrivninger (ordinære eller betingede) er på plads for ansøgninger modtaget efter jul Ansøgninger bliver behandlet løbende. SB ønsker at få synliggjort, hvornår de studerende får breve. Hvis denne information kommer med ud, har fakulteterne et totalt overblik over optagelsesforløbet. Lone vil gerne imødekomme dette og sender disse informationer til UVA/EKA, når SAA endeligt har bekræftet datoen: Lone fortæller også, at de lovede initiativer vedr. beskrivelse af fælles processer og overblik og link til breve på hjemmesiden, som HE har ønsket, er sat lidt på hold pga. de store forandringer, optaget er under. Vedr. efterspørgsel efter samlet optag. UVA/EKA fortæller at Studieledere spørger til, hvornår de kan regne med at få tal for optaget, og derfor vil UVA/EKA gerne vide, hvornår de kan sige, hvad status er. Lone fortæller, at alt er i bevægelse indtil, optaget er helt færdigt. Det skyldes, at der er et svind i optaget i forhold til de optagelsestilbud, der bliver sendt ud. Ved sommeroptaget har det samlet på AU være et fald på minimum 22% fra dem, der får tilbud optagelse til dem, der optages. Indførelse af regel om, at alle skal bekræfte plads, vil give et bedre grundlag for planlægning. Det nuværende svind skyldes delvist, at man ikke laver det som en koordineret national fordeling af pladser, derfor kan den enkelte studerende få tilbud om optagelse fra flere universiteter. Optag anbefaler, at man starter med at lave en koordineret national fordeling af studiepladser som på KOT optaget, da det vil give et bedre grundlag for optaget. Bemærk: For Optags vedkommende vil vinteroptaget være et slags pilotprojekt for de kommende optag med dimensionering. Øvrig opfølgning fra Lone: Lone skyldte UVE/EKA en opfølgning på de tekniske aspekter af de betingede

6 indskrivninger. Udfordringerne er vendt med Ejvin Sachse. Situationen er sådan, at man godt kan sætte en regel på rammen, der gør, at de studerende ikke kan tilmelde sig eksamen, men det skaber et andet problem, idet den enkelte EKA kan være tilknyttet flere rammer. Det er derfor ikke en farbar løsning. Derudover er der et problem med at regelchecke undervisningstilmeldingerne, som er undersøgt sammen med CGI. Det viste sig, at fejlen ikke var, når det ikke fungerede, men derimod når det fungerede. Det er altså ikke meningen, at man skal kunne gøre det på den måde, AU ønsker. Side 6/7 Som et led i arbejdet med implementering af fremdriftsreformen, har der været nedsat en gruppe om overgang fra BA til KA. Den gruppe har drøftet, hvorvidt midlertidige indskrivninger kan erstatte betingede indskrivninger, men det var der ikke umiddelbart opbakning til. Gruppen har ikke diskuteret de tekniske aspekter i forbindelse med de betingede indskrivninger, som de ser ud nu. 4. Orientering fra - Udvalget for uddannelse møde d. 4. nov. Herunder orientering fra relevante punkter. Dimensionering proces og status Uddannelsesudvalget blev orienteret, om det arbejde der pt. pågår og de kommende processer ift. dimensioneringsarbejdet Fremdriftsreformen orlov, inaktivitet og maximale studietider Vedr. Orlov Uddannelsesudvalget har besluttet at fastholde principperne for AU s eksisterende regler for orlov for bachelor og kandidatstuderende. Muligheden for at få orlov som bachelor- eller kandidatstuderende på AU er den samme som hidtil, idet det dog tillige er blevet muligt for studerende på medicin- og tandlægestudiet at få orlov i forbindelse med forskningsåret. Det bemærkes, at orlovsreglerne medfører en skærpelse af muligheden for at søge og få orlov for de ingeniørstuderende, da det fremadrettet ikke vil være muligt at opnå orlov uden grund, hvilket de ingeniørstuderende tidligere har haft mulighed for. Dog vil det stadig være muligt af dispensere fra regelsættet, hvis universitetet vurderer, at der foreligger særlige omstændigheder. Det betyder, at universitetet fremover har ét samlet regelsæt for orlov, der gælder for alle universitetets studerende pr. 1. september Vedr. studieinaktivitet og maksimale studietider Uddannelsesudvalget gendrøftede ændringer af reglerne for studieinaktivitet samt evt. fastsættelse af maksimale studietider på uddannelserne. Der blev ikke truffet beslutning, og udvalget genoptager diskussionen på det kommende møde i Uddannelsesudvalget den 2. december.

7 Fremdriftsreformen Studieunderstøttende initiativer Det var primært Summer University, der blev drøftet. Det var umiddelbart uddannelsesudvalgets holdning, der ikke skal ændres på konceptet for Summer University. I stedet ønskes det, at der arbejdes på Fakulteterne med muligheden for at samle aktiviteter under et 3. semester.5. Side 7/7 5. Fremdriftsreformen Punktet blev ikke nået, HSS orienterede kort om, at Birgit Andersen arbejder på at udsende en statusmail forventeligt i denne uge. 6. Erfaringsudveksling/aktuelle spørgsmål til afklaring fra HO "Skæve studerende" - hvad gør man på de forskellige HO? Punktet blev ikke nået. Nyt regulativ for censorafregninger På ARTS har en censorformand henvendt sig vedr. et nyt regulativ for censorafregninger. Regulativet kommer fra ministeriet og giver fremover universiteterne opgaven at kontrollere, at censorer ikke får for mange timer pt. termin. På grund af tidsmangel blev det besluttet at taget punktet op på næste møde. 7. Eventuelt Intet at bemærke.