Praksis for håndtering af gæstefag skal gendrøftes i båndet ultimo januar 2016.

Transkript

1 Møde d. 3. juni Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Deltagere: Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Mette Qvist Jensen (MQJ), Pia Behrens Gammelgaard (PBG), Sarah Barfoed (SB), Sissel Johansen (SRJ), Søren Anker Andersen (SAA), Birgit Andersen (BAN) Fraværende: Theresa Albøge Laursen (TAL), Thomas Nielsen (THNI), Solveig Sannem (SOS). 1. Godkendelse af dagsorden (5 min) Ingen tilføjelser. MAR deltog kun i den første time af mødet. 2. Opfølgningspunkter ( 15 min) Gæstefagsrammer og praksisbeskrivelse, v/saa Bilag: Revideret notat udsendt af SAA pr. 19. maj SAA har suppleret notatet med forslag til praksis. Omfanget af tilbagemeldinger fra gæstefaget (gæstefakultetet) til stamfaget (stamfakultetet), vedr. at der er sket indskrivning på en gæsteramme og at en eventuel forhåndsmerit derfor kan slettes, bliver stort, men der er ikke et godt alternativ til en sådan tilbagemelding. Den studerende kan ikke forventes at have et encitatment til selv at give denne information. Belastningen er størst hvor gæstefag krydser fakultetsgrænser. Båndmedlemmerne fremsender hver især oplysning til SAA om hvilken postkasse der skal anvendes til kommunikationen om gæstefagsstuderende. Den oprindelige ikke-medtællende ramme er stort set kun relevant for AUstuderende, der ikke er omfattet af Fremdriftsreformen. Alle gæstefag kommer fremadrettet på den medtællende ramme. SAA opdaterer notatet, herunder gennemskriver praksisbeskrivelsen. Praksis for håndtering af gæstefag skal gendrøftes i båndet ultimo januar Beliggenhed af 1. og 2. prøveforsøg når der er givet dispensation ved sygdom, mhp sikring af at det ikke er muligt for den studerende at afmelde sig 2. prø-

2 veforsøg, v/saa STADS optæller ikke eksamensforsøg fordelt på flere eksamensterminer, hvilket kunne være ønskeligt. Den på sidste båndmøde omtalte registrering af udsættelse af prøveforsøget ved sygdom til en eksamen løser ikke problematikken. En STADS-understøttelse kan først forventes i Afmelding kan ikke forhindres når der er tale om samme eksamensperiode. En work around kan være at sætte afmeldingsfrist på den enkelte EKA. Vi drøftede i forlængelse heraf om der enten som default kan sættes en afmeldingsfrist på eksamensudbuddet, så det ikke vil være muligt at afmelde en tilmelding via SB, eller alternativt at blankt i feltet til angivelse af SBafmeldingsfrist betyder, at der ikke kan ske afmelding via SB. Best practise på forhindring af afmelding bør drøftes med OH og når konsensus er opnået med båndet efterfølgende meldes ud via STADS&EDDI supporten. SAA drøfter med OH. Problemet vedrører efteråret 2015 og dermed næste semesters eksamener. Indberetning af AU-eksterne merit STÅ v/alle. Problematikken er ikke kun relateret til AU-eksterne meritter, men er en mere generel problematik. AU fortsætter - indtil nærmere foreligger den hidtidige registreringspraksis, jf referat fra båndmødet d. 20. maj Båndet stillede spørgsmål ved processeringen af emnet forud for drøftelsen i DKUNI, idet båndet ikke blev orienteret om den sagsfremstilling der lå til grund herfor. UVA/EKA-båndet stiller sig gerne til rådighed som rådgivende organ for Kristian Thorn. SAA tager en dialog herom med Gitte Stavad Andersen og Christian Koch Ramsing. Hvordan formidles info fra møderne i DKUNI? BAN undersøger med Signe Osbahr. STADS-samarbejdets spørgsmål vedr. administration af praktik respons + kontaktperson. Se mail pr. 19. maj 2015 samt sammenfatning af indkomne respons pr. 2. juni Ikke yderligere bemærkninger til sammenfatningen. UVA/EKA-båndet udpeger Vibeke Bille Jensen som kontaktperson for det videre arbejde med administration af praktik i STADS-samarbejdsregi. Hos Studiesystemer er det Ej- 2

3 vin Sachse og OH der deltager i arbejdet. 3. Drøftelsespunkter (60 min) Første evaluering af tilmeldingsperioden mhp. videreudvikling af STADS v/alle. Indhent gerne forud for mødet erfaringer og kritikpunkter fra jeres medarbejdere. NB: OH har behov for et samlet input fra UVA/EKA-båndet senest medio august SAA tilbød at opsamle og strukturere fejl, uhensigtsmæssigheder og ønsker til STADS. SAA opretter et dokument til denne opsamling. Input bedes indmeldt senest fredag d. 12. juni 2015, mhp en drøftelse på båndmødet d. 17. juni Opsamlingen fra båndet skal være OH i hænde i tilstrækkelig god tid inden der skal indmeldes ønsker til STADS-samarbejdet, således at båndet og OH også kan nå en dialog om og prioritering af puljen. SRJ oplyste at Emdrup endnu ikke har afsluttet arbejdet med efterbehandling af tilmeldinger hvorfor det er vanskeligt at evaluere på nuværende tidspunkt. Det er blevet observeret, at mails til studerende ikke kommer frem, og man vil i stedet sende et brev til kommende kandidatspecialestuderende om at specialet nu forestår. SAA oplyste at på ST er der 3200 studerende der har tilmeldt sig for lidt / for meget, heraf ca studerende der skal konkret efterbehandles. De åbenlyse inaktive bliver udmeldt. 300 måske inanktive studerende modtager brev med opfordring til at overveje at udmelde sig studerende fik et ekstra tidsrum på 5 dage (ons søn) til at tilmelde sig (der er i perioden modtaget ca. 700 tilmeldinger). Der er megen efteradministration for at få tilmeldingerne til at falde på plads, og der er blevet arbejdet intensivt med denne første behandlingsrunde. MQJ oplyste at på AR har der været en pulje af 8000 studerende der har tilmeldt sig for lidt. Der har været arbejdet via gruppering af typer af studerende med udeståender, så som specialestuderende, tilvalgsstuderende (220 studerende der skal have et tilvalg, men som ikke har søgt et tilvalg), etc. Håndtering via grupper øger fremdriften i sagsbehandlingen, men det er stadigt et stort og intensivt administrativt arbejde. Mailadressen har været forkert i STADS. Mange studerende får ikke videresendt til deres private mail, og vi oplever derfor, at vi ikke kan komme i kontakt med dem. Det er især et problem ift. de studerende, der ikke længere er på studiet. En studentermedhjælper har markeret hotmails mhp genudsendelse af mail med opfordring til udmeldelse. Det har været svært at komme i kontakt med potentielle stude- 3

4 rende der skal udmeldes. Efter fasen med opfølgning og behandling af ufuldstændige tilmeldinger vil MQJ udsende en mail til alle studerende om, at de nu kan tjekke deres tilmeldingsstatus på SB. Herved kan fasen med første administrative opfølgning koncentreres. De studerende reagerer hurtigt, når først de modtager feedback på deres tilmelding. HE kontakter de studerende pr. telefon fremfor en skriftlig henvendelse. Denne kommunikation giver en hurtigere 360 graders afklaring og dermed en hurtigere holdsætning / evt. udmeldelse. 1 2 min. pr. telefonisk opfølgning. SAA opretter et dokument på fællesdrevet O og alle bidrager med observationer til forbedringer i STADS-understøttelsen. Placering af reeksamener, afklaring af afmeldingsfrister samt placering af tilmeldingsperioder for 3. prøveforsøg. SRJ udarbejder diskussionsoplæg (jf. referat fra båndmøde d. 22. april 2015). SRJs oplæg blev drøftet. Orla Hoppe har bekræftet at det er muligt at placere 3. prøveforsøg i reeksamensterminen, se mail herom pr. 3. juni Hvorvidt det er et fakultetsanliggende eller en fælles praksis at anvende prøveregler på 14 dage i stedet for AUs generelle 7 dage undersøger Sissel hos UJS. Nyt dataudtræk som værktøj til forsinkelses- og inaktivitetsprocesserne lokalt. CKR kan ikke deltage i mødet, men eventuelle spørgsmål kan fremsendes/eftersendes til CKR. Bilag: Ny opgørelse til identificering af forsinkede og inaktive studerende Bilag: Sagsfremstilling studieaktivitet til møde den 16 december i Uddannelsesudvalget. Bilag: Forsinkelse inaktiviet maxstudietid Bilag: Draft af dataudtræk - Forsinkelse-Inaktivitet-Barometer Dataudtrækket har været grundigt drøftet i SNUK-båndet, herunder hvilke udtræk der er mulige. SNUK har indgivet tillægsønsker til udtrækket. Punktet er primært til UVA/EKA-båndets orientering. HE: Fakultetet har besluttet at hvis en studerende ikke er mødt op til eksamener i det seneste år, bliver den studerende udmeldt af universitetet. Denne 4

5 beslutning har været drøftet i studielederforum. ST har fået godkendt mulighed for at udmelde studerende der ikke ved studiestart har udarbejdet en kandidatkontrakt. SAA rundsender denne afgørelse i båndet. Opdatering af det overordnede studieadministrative årshjul Fælles Frister, v/alle. Bilag: Seneste udgave af årshjulet Fælles Frister (kan også ses på wikien). Det overordnede studieadministrative årshjul Fælles Frister bør måske videreføres i et andet format, hvilket er en lidt større opgave. I denne ombæring vil båndet derfor koncentrere sig om behovet (tidspunkter) for modtagelse af lister fra Optag. Der er overordnet behov for oplysninger umiddelbart efter tilmeldingsperioden (maj + september). Hos ST tilmelder man kun studerende det første studieår (bachelor). LU skal kende de studieadministrative frister herunder de frister der er relateret til SNUK og VEST. SAA opretter et dokument hvor båndet bedes indskrive ønsker om levering af oplysninger fra Optag om ansøgere til tilvalg, sidefag og kandidatuddannelser. Dato for indskrivning på betingede rammer, v/saa En status på dialog med Lone Urbak. LU har et ønske om at påbegynde arbejdet med indskrivning på betingede rammer lidt tidligere end hidtil, i år fra d. 13. juli, hvor det tidligere har været fra d. 15. juli. Derfor har Optag været i gang med at undersøge, om der registreres mange resultater i dagene umiddelbart op til d. 15. hvis der registeres mange resultater i disse dage, hvor resultaterne betyder at bacheloruddannelser afsluttes, vil det muligvis ikke kunne svare sig at starte tidligere med de betingede indskrivninger. LU har endvidere bedt båndet om at vurdere, om man i år er bekendt med, at der vil være særligt mange resultatregistreringer i dagene juli 2015 det er UVA/EKA-båndet ikke bekendt med. SAA videreformidler dette til LU. 4. Orientering fra (5 min) 5

6 Studiesystemer Herunder fortløbende orientering om udmøntning af Studiesystemers organisering v/thni. Digital Eksamen. Uddannelsesudvalget SNUK-båndet VEST-båndet UJS 5. Eventuelt (5 min) STADS-fejl: Det har været muligt for studerende med en åben studentersag med tilmeldingshindring markeret at undervisningstilmelde sig via den nye tilmeldingsoversigt. Se mail udsendt pr. 27. maj Fejlen er rettet med servicevinduet d. 3. juni Mandag den 15. juni kl udbydes et kursus omhandlende tilmelding til obligatorisk omprøve. På kurset vil den nye funktion i STADS, som er udviklet til understøttelse af Fremdriftsreformen vedr. tilmelding til det obligatoriske andet prøveforsøg for studerende, som ikke har bestået første forsøg, blive gennemgået. Husk at tilmelde jer eller jeres relevante medarbejdere. Næste ordinære møde: Onsdag d. 17. juni Pipeline til båndmøde d. 17. juni 2015 (5 min) Udmeldelsespraksis herunder status på flytning af opgaveansvar for udmeldinger henholdsvis midlertidige indskrivninger v/saa 6