AARHUS UNIVERSITET REFERAT. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt.

Transkript

1 Møde den: 14. januar Arts Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Til stede: Pia Behrens Gammelgaard (PBG), Sissel Johansen (SRJ), Solveig Sannem (SOS), Søren Anker Andersen (SAA) Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Helle S. Steffensen (HSS) Fraværende: Sarah Barfoed (SB), Theresa Albøge Laursen (TAL), 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Opfølgningspunkter Opfølgning på procedure for indhentning af resultater v/sb Punktet blev udsat til næste møde. Dato: 24. januar 2015 Ref: Hss Side 1/5 Gennemgang af UVA/EKA pipeline fra 2014 til 2015 v/hss se bilag 1 Følgende emner blev kort vendt med henblik på at skabe en backlog for båndets fremadrettede arbejde: Ide for systemunderstøttelse af UVA- udbud med holdoprettelse. Behandlingen af oplægget er lukket og overdraget til Thomas Nielsen. Indberetning af udenlandsk merit STÅ og meritdatoer v/md. Skal behandles senere i foråret. UVA/EKA båndets prioriteringsmodel. Behandlingen af denne afhænger af, hvordan reorganiseringen falder ud. Afklaring af behov for undervisningsportal v/srj. Er fortsat aktuel. Samarbejde mellem UVA/EKA og driftsenheden om STADS udvikling og implementering. Er forsat aktuelt. Behandlingen af denne afhænger af, hvordan reorganiseringen falder ud. Emnemanchet: 'Brug af kaldenavn og visning af prøveform på Selvbetjeningen v/mar. Er stadig aktuel Roller i STADS v/sos. Er stadig aktuelt. Må gerne igangsættes nu. Afklaring af særlige eksamensformer. HSS afklarer proces med Christian Koch Ramsing. Opsamling på Digital eksamens afklaringspunkter. HSS følger op. Implementeringsplan for afviste eksamensbesvarelse. Udestående er kun opdatering af indstilling, som skal lave. Ansvarlig er SB. Forberedelse af Kristian Thorns besøg i båndet. Afventer udfaldet af reorganisering. Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax:

2 Snitfalde mellem UVA/EKA og studiesystemstrategigruppen. Fortsat aktuel, men afventer kommissorium for gruppen. Besøg i båndet fra Institutionsakkrediteringsgruppen. Afventer IA gruppen. Fremdriftsreformen: Til behandling i 2015 er sagsfremstilling af Det indre uddannelsesmarked (gæstefag) efter Fremdriftsreformen. Behandlingen afventer Fremdriftsgruppen. Emnemanchetter ID 6. Dumpeudsøgning 3 gangsdumpere, prioritet lav, status igangsat ID 14Oprydning i gamle STADS jobs, ikke prioriteret, status igangsat. ID 16 Tilsynseksamener, prioritet middel, status igangsat ID 19 Overdragelse af studiekortsproduktion status ukendt ID 21 Fjernundervisning: Status ukendt ID 22: Dataintegration af Syllabus status ukendt. HSS og Thomas Nielsen følger op. Side 2/5 HSS laver skema til løbende behandling af sagerne. Ændring af ordførerskab v/hss Efter dagens møde overtager SAA ordførerskabet. Med gennemgang af UVA/EKA backlog er der et opdateret grundlag for mødepunkter og opgaver at tage fat på. Opfølgning på oplysning om prøver, der skal have tilknyttet valgmuligheden 'Deltager ikke' - jf. proceduren 'Tilmelding til obligatorisk omprøve' v/hss Christian Koch Ramsing har på vegne af fremdriftsgruppen bedt om en opsamling på, hvordan fakulteterne benytter sig af valgmuligheden Deltager ikke. Det blev aftalt, at HSS laver oplæg og sender rundt til godkendelse. Bemærk, at der skal være et kommentarfelt til hvert fakultet. 3. Drøftelsespunkter STADS: Kort orientering om planlagte nye funktioner i STADS samt indledende dialog om kobling af fremdriftsfunktioner med AU STADS (Orla Hoppe kommer på besøg) Orla Hoppe gav følgende status: STADS udviklingen står i et vadested pga. leverandørskifte. Fra 1.febuar er CGI er ikke leverandør mere. Efter 24 år bliver CGI udskriftet med KMD. Det betyder, at den sidste del af 2014 har været et færdiggørelses år for CGI, hvilket har betydet, at det sidste halve år har haft karakter af en overdragelsesforretning. Konkret betyder det, at de kommende versioner bliver mindre. Dvs. at 13.5 bliver mindre end først antaget og 14.0 (som bliver den første

3 som KMD leverer) også bliver en lille version. Indholdet i 13.5 vil stort set kun være optagelsesting samt mindre rettelser forventes at blive lagt på omkring 23. jan Til sommer kommer 14.0, datoen er endnu ukendt. I 14.0 forventes at komme fremdriftsfunktionalitet, som indeholder elementer til håndtering af studerende i overgangsfasen til at være omfattet af fremdriftsreformen. I den nye kontrakt indgået med KMD, er der en aftale om, at der inden for det første år skal udvikles første fase i omlægningen af delsystem rammer. Der laves et teknologi skift, hvilket vil sige, at der ikke til at ske så meget på brugergrænseflade samt udvikling af ny funktionalitet. Da rammeomlægningen skal laves inden for det 1 år, betyder det, at der ikke er så mange ressourcer til at lave andre udviklingsopgaver. Der kan presses myndighedskrav ind, men der bliver ikke meget anden nyudvikling. Side 3/5 UVA/EKA havde følgende spørgsmål: MAR: Har der i budbuddet været lagt op til ændrede arbejdsgange? Svar: Det har der ikke. Det handler mere om måden, man organiserer STADS samarbejdet på. Det har ikke været en del af processen. Orla fortæller, at AU arbejder med, hvordan vi får mere værdi ud af det vi investerer i STADS. I studiesystemstrategigruppen har det være et arbejde i gang med at prioritere, hvilke store projekter AU ønsker at prioritere de kommende år. Dette er ikke kommet videre til UVA/EKA. SB/MD tjekker op med båndenes repræsentanter. MAR: Har AU gjort sig nogle overvejelser om, hvad AU har tænkt sig at gøre i ventetiden? Kan vi få gjort noget ved vores interne processer? Svar: Det vil der være mere svar på efter, der er kommet udmeldinger omkring organiseringer i driftsenheden. Der er mange ting, som kan gøres bedre. UVA/EKA vil gerne være med til at komme med bud på denne del. Samlet UVA/EAK: Hvordan får vi gang i implementeringen af fremdriftsfunktionalitet? Svar: Der er lavet initiativ til møde, hvor det afklares, hvad det er der laves workshops omkring. Der er også et arbejde i gang med at få lavet beskrivelser af, hvordan vi tager funktionaliteten i brug. Der vil blive udarbejdet et baggrundsmateriale, som beskriver, hvordan AU s implementering af fremdriftsreformfunktionaliteten bliver, herunder hvilke implikationer og rammer det sætter for arbejdet. Det er planen at mødes nu for at få workshops i kalenderen. De kører i februar, marts og april med start efter vinterferien. Målgruppen for workshops relevante medarbejdere fra SNUK og UVA/EKA.

4 På workshops kan der dukke ting op, som ikke er afklaret. I disse tilfælde må det tages op og sendes videre. Side 4/5 SRJ efterlyser beskrivelse af, hvad det er tælleren i STADS gør. Svar: Orla sender til HSS, som sender videre. Den findes i flere varianter. Orla fortæller, at Fremdriftsgruppen udsender et katalog om alt, hvad der er lavet på fremdriftsreformen, som en del af materialet er der et mindre afsnit om systemunderstøttelse. Generelt er konklusionen, at der mangler en ordentlig dialog om implementering af funktionalitet efter nye releases. Der er enighed om, at det skal der gøres noget ved. Summer University: Hvad man kunne kalde Sommer Kurser (almindelige undervisningsudbud, fx valgfag der bliver udbudt i sommerperioden i stedet for i semesteret) v/srj Baggrunden for drøftelsen er, at UVA/EKA på et tidligere møde har konstateret, at Summer University hører til forårssemesteret, men SJR stiller spørgsmålstegn ved om dette uhensigtsmæssigt. SRJ har erfaret, at det ikke er væsentligt, hvilket semester det hører til, det kan være både i maj og november. Det er der enighed om i båndet. Diskussionen blev dermed lukket. Emnemanchet fra MBJ om udsøgning af 3. gangs dumpere (bilag 2a - 2c) UVA-EKA anbefaler følgende arbejdsgang, som benyttes på BSS: 3. gangs dumpere udsøges via Access delen af STADS til et Excel ark. Adresse kan medtages i trækket. Brevflet fra Excel. BSS Studier er gerne behjælpelig med opsætning af udsøgningsparametrene i Access. Emnemanchetten lukkes hermed. Forslag til ændringer i pultinformationer v/sb se bilag 3 SB havde følgende forslag til ændringer af tekst i pultinformationer: Oprindelig tekst: Hvis du skriver på gennemslagspapir skal dette være skilt ad og lagt i sidenummerorden i kuverter/omslag. (Det blå sæt må du beholde). Bilag påføres identifikation. Hvis du vælger at aflevere kladdepapir, skal du påføre det identifikation og sidenummer og herefter kontakte en eksamensvagt. Afleveret kladdepapir kan ikke forventes bedømt.

5 Forslået tekst: Når eksamen er slut, skal du være færdig med at udfylde og pakke de papirer, du vil aflevere til bedømmelse! Du skal lægge skriveredskaber fra dig øjeblikkeligt, når eksamen er slut Gennemslagspapir skal være skilt ad og lagt i sidenummerorden i kuverter/omslag (det blå sæt må du beholde) Bilag skal være påført identifikation Side 5/5 UVA/EKA tilsluttede sig ændringen, som dermed er vedtaget. Derudover var der enighed om, at der skal indføres en tekst, så den også dækker digital aflevering. Her skal der stå, at hvis man afleverer digitalt, skal opgaven være uploadet, når eksamen er slut. Efter endt eksamen må tastaturet ikke røres. Teksten skrives ind som et selvstændigt punkt eller flettes sammen med ovenstående. UVA/EKA mener, at eksamener skal håndteres ens. Hvis de faglige miljøer mener, at de studerende ikke har tid nok, må de arbejde med at forlænge eksamenstiden. 4. Fremdrift Orientering om kandidatspecialer v/srj Punktet blev ikke nået. Fastlæggelse af fælles procedurer: Hvordan samarbejder vi om at nå frem til de bedste procedurer for de opgaver, vi skal løse i STADS. Herunder også hvordan vi får formuleret, hvilke forventninger vi har til fællesadministrationen på det område v/sb Punktet blev ikke nået 6. Eventuelt HSS sender forslag til ændret mødeplan i forbindelse med vinterferien.