Status omkring gæstefagsrammer v/saa SAAs skema for anvendelse af gæstefagsrammer, inkl. endelig praksisafklaring.

Transkript

1 Møde d. 6. maj Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Deltagere: Mariann Holmslykke (MAR), Mette Dremstrup (MD), Pia Behrens Gammelgaard (PBG), Sarah Barfoed (SB), Sissel Johansen (SRJ), Søren Anker Andersen (SAA), Thomas Nielsen (THNI), Birgit Andersen (BAN) Gæster: Lone Urbak (LU), Christian Koch Ramsing (CKR) Fraværende: Mette Qvist Jensen (MQJ), Mariann Holmslykke (MAR), Theresa Albøge Laursen (TAL), Solveig Sannem (SOS). 1. Godkendelse af dagsorden (5 min) SAA orienterede om, at godkendelsesproceduren for båndreferater kan medføre divergenser i de indsendte feedback til referatet. I sådanne situationer vurderer ordfører og båndkoordinator i forening den endelige formulering. Ved feedback til referatet, anfør gerne en kort begrundelse for ændringsforslag. Dato: 13. maj 2015 Ref: BAN Side 1/5 2. Opfølgningspunkter ( 15 min) Status omkring gæstefagsrammer v/saa SAAs skema for anvendelse af gæstefagsrammer, inkl. endelig praksisafklaring. Formålet med SAAs skema er at sikre at praksis er tilrettelagt således at gæstefag bliver korrekt registreret i forhold til tilmeldingskravet. De største gæstefagsbevægelser forgår mellem AR og BSS vice versa, samt mellem Diplomingeniøruddannelserne og ST-uddannelserne i øvrigt. SAA udbygger notatet om gæstefagsrammer med en praksisbeskrivelse og rundesender notatet til feedback i båndet. 3. Drøftelsespunkter (60 min) Lister over ansøgere og optagne fra Optagelse v/lu Hvad er behovet for lister over ansøgere/optagne? Hvad kan Optagelse levere? Hvornår i processen skal det ske (faste leverancer)? Hvad skal man være særligt opmærksom på (f.eks. standardtekst ved eventuel kontakt til ansøger)? Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax:

2 Optagelse modtager efterhånden flere henvendelser fra studieadministrative medarbejdere om ønskede lister over ansøgere/optagne. Nærværende drøftelse vedrører ikke KOT-ansøgere, kun ansøgere til kandidat og tilvalgsfag. Side 2/5 Formålet med listerne er blandt andet at kunne tilmelde studerende korrekt og at kunne gruppere de studerende, der har søgt om optagelse på kandidatuddannelser og tilvalg, når vi tjekker studerendes tilmeldinger. LU vil gerne imødekomme disse administrative hensyn. Hvis listerne benyttes til f.eks. at kontakte ansøgere til kandidatuddannelser og tilvalg, er det meget vigtigt at sikre, at ansøgerne ikke misforstår henvendelserne i forhold til status for ansøgernes ansøgning. Dette ønsker LU at sikre ved at formulere standardformuleringer om forbehold i kommunikationen til de studerende, der har søgt om optagelse på kandidatuddannelse eller tilvalg. Udkommet af drøftelsen blev: - LU leverer lister over ansøgere til kandidat og tilvalg. Listerne indeholder cpr, navn og ansøgt førsteprioritet. - Listerne gemmes i en fælles mappe på O-drevet som kan tilgås af båndets medlemmer og relevante kolleger i Optagelse. - Data anvendes primært i forhold til UVA/EKAs administrative tilmeldingsprocedurer. Ønsker man at anvende data til at kontakte ansøgere, skal der anvendes en standardformulering, som LU laver. - Optagelse vil meget gerne involveres i kommunikation til ansøgerne, f.eks. ved at læse korrektur og/eller hjælpe med at formulere den konkrete information. Dette for at undgå situationer, hvor ansøger risikerer at tro, at han/hun er optaget, fordi han/hun f.eks. bliver bedt om at forholde sig til valgfag, klinikophold eller lignende. - UVA/EKA drøfter, om der er yderligere behov for lister, og hvordan kadencen ønskes fremadrettet. LU deltager i et møde herom hvis nødvendigt. LU leverer listerne hurtigst muligt og gerne først i uge 20. Erfaringer med anvendelse af listerne fra ansøgningsrunden foråret 2015 vil blive inddraget ved ansøgningsrunden i efteråret Erfaringsopsamling drøftes på et båndmøde efter sommerferien Foreløbige erfaringer fra tilmeldingsperioden v/alle + CKR (Elementer: Omfang og karakter af henvendelser fra studerende, erfaringer fra CBS tilmeldingsperiode, markering af rammer, vejledende tekster på STADS SB, tælleren, afmeldingsblanketten, etc). Orientering fra CKR: AU er i dialog med CBS om vidensdeling af erfaringer med forårets tilmelding til undervisning under F-refomens nye krav. CBS er dog nye på STADS, og har endnu ikke taget den nye F-reformfunktionalitet i STADS i anvendelse. Der er derfor ingen erfaringer at høste for indeværende.

3 KU har en senere beliggende tilmeldingsperiode end AU. AAU har udtrykt, at de allerede anvender fuld F-reform systemunderstøttelse. Side 3/5 CKR oplyste i øvrigt: - Der arbejdes i STADS-samarbejdet på at skabe commitment fra institutionerne til de løsninger, der prioriteres til udvikling dvs. forpligtelse til implementering og ibrugtagning. - Der er fremsat forslag om, at der udarbejdes implementeringsplaner samtidig med prioriteringerne, så vi ved hvilke institutioner der står bag udviklingen og hvornår det tages i brug. - Der er fremsat ønske fra bla. AU s side om, at vi koordinerer implementeringerne på institutionerne bedre, så vi kan være fælles om at sikre bedre kvalitet i leverancerne (så det ikke altid er AU, der skal bakse med det, fordi vi er de første hver gang og finder fejlene når vi er i produktion). Institutionernes udnyttelsesgrad af STADS har tidligere været undersøgt, og vil blive genundersøgt. Studiesystemer arbejder intens med en hotfix i forhold til problemer med STADS SB, ligesom der er et ekstraordinært servicevindue under planlægning for udbedring af flere problemer relateret til den administrative opfølgning på tilmeldinger. Nærmere info herom bliver givet snarest fra STADS&EDDIsupporten direkte til de administrative bånd. STADS SB velkomstside tilføjes teksten: NB! Tilmeldingskravet gælder ikke for diplomingeniørstuderende. Et spørgsmål om tællerens optælling / adfærd ved studerende der kun mangler specialet afklares med OH (BAN). Funktionaliteten i STADS for den administrative opfølgning / sortering / håndtering af puljen af studerende der ikke opfylder tilmeldingskravet er tung. Det er vigtigt at opsamle erfaringer fra tilmeldingsrunden foråret 2015 mhp. forbedringskrav til STADS, såvel internt på AU som tværinstitutionelt, gerne i en direkte fysisk dialog. Der blev stillet spørgsmålstegn ved om alle i båndet har været inddraget i afklaringen omkring tekster på STADS SB. BAN tilbød fremadrettet at koordinere / være tovholder på sådanne afklaringsopgaver. 4. Orientering fra (5 min) Studiesystemer Herunder fortløbende orientering om udmøntning af Studiesystemers organisering v/thni. Digital Eksamen Der var en kort drøftelse af forskellige aspekter, herunder spørgmål til - status på DE pilotprojekterne

4 - status på DE PROD-miljøet som pilotprojekterne skal afvikles på - kan hele eksamensprocessen håndteres i Digital Eksamen - status på overtagelsesprøven - ledelsens forventninger til besparelse som følge af indførelse af DE - planlagte workshops til d maj 2015 for administrative medarbejdere - ønske om erfaringsdeling i båndet fra pilotprojekterne - afklaring hos BSS om wiseflow eller Digital Eksamen i fremtiden Side 4/5 Status på projekt Digital Eksamen v/projektleder Helle S. Steffensen er på dagsordenen til næste båndmøde d. 20. maj Uddannelsesudvalget SNUK-båndet Jacob Buch, AR fratræder med virkning pr. 1. juni Beliggenhed af 1. og 2. prøveforsøg, når der er givet dispensation ved sygdom, har været drøftet på båndmøde i SNUK. Det er ønskværdigt med én fælles beskrivelse af praksis, evt. i en NAV-seddel. SAA følger op på nærværende beliggenhedsproblematik. Se mere herom i SNUK-referat fra båndmøde d. 5. maj Beliggenhed af SU-aktivitetskontroller bør matche de tidspunkter hvor STADS er bedst muligt opdateret med resultater, således at færrest muligt studerende får deres SU uretmæssigt stoppet. Se mere herom i SNUK-referat fra båndmøde d. 5. maj VEST-båndet UJS 5. Fremdriftsreformen (15 min) Orientering om et nyt dataudtræk som værktøj til forsinkelses- og inaktivitetsprocesserne lokalt v/ckr Vejledende beskrivelse til dataudtrækket er under udarbejdelse, men når nok ikke at blive klart inden mødet. Punktet flyttes til båndmødet d. 3. juni Eventuelt (5 min)

5 Næste ordinære møde: Onsdag d. 20. maj Side 5/5 7. Pipeline til båndmøde d. 20. maj 2015 (5 min) Indberetning af udenlandsk merit STÅ v/md. MD har udarbejdet og udsendt diskussionsoplæg pr. 5. maj Status på projekt Digital Eksamen v/helle S. Steffensen herunder evt. gendrøftelse af - Implementeringsplan for afviste eksamensbesvarelser. - Valgmuligheden deltager ikke ved tilmelding til obligatorisk omprøve, set i relation til sommereksamen Pipeline til båndmøde d. 3. juni 2015 Orientering om et nyt dataudtræk som værktøj til forsinkelses- og inaktivitetsprocesserne lokalt v/ckr Bilag: Vejledende beskrivelse til dataudtrækket. Placering af reeksamener, afklaring af afmeldingsfrister samt placering af tilmeldingsperioder for 3. prøveforsøg. SRJ udarbejder diskussionsoplæg (jf. referat fra båndmøde d. 22. april 2015). Udmeldelsespraksis herunder status på flytning af opgaveansvar for udmeldinger henholdsvis midlertidige indskrivninger.