1. Godkendelse af dagsorden Under eventuelt vil HSS kort drøfte møder efter sommerferien. Dagsordenen blev derefter godkendt.

Transkript

1 Møde den: 2. juni Arts Videolink UVA/EKA båndmøde REFERAT Til stede: Mette Dremstrup (MD), Sarah B. MacIntyre (SBM), Sissel Johansen (SRJ), Søren Anker Andersen (SAA), Mariann Holmslykke (MAR), Helle S. Steffensen (HSS) Fraværende: Solveig Sannem (SOS), Theresa Albøge Laursen (TAL) Gæster: Marianne Toftegaard Hansen, Hans Sommer, Christin Jensen. 1. Godkendelse af dagsorden Under eventuelt vil HSS kort drøfte møder efter sommerferien. Dagsordenen blev derefter godkendt. 2. Opfølgningspunkter - Emnemanchet: Betinget indskrivning til UVA/EKA v/lone Urbak SAA har ønsket en tidligere dato. Det kan evt. give problemer i forhold til kommunikation til de studerende. HSS følger op med Lone Urbak, hvad status er for emnemanchetten. Dato: 2. juni 2014 Ref: Hss Side 1/6 - Afklaring af behov for ugentligt udsendt lister med studerende, der har en åben, ordinær ramme, der af STADS er fortolket som bestået v/saa Thomas Nielsen har fået opgaven overdraget, og der vil blive indkaldt til møde. - SU-stop ved overgang fra bachelor til kandidat. Tastedatoen i STADS v/christin Jensen Bilag 1 Som opfølgning på dialog fra sidste møde deltog Christin Jensen fra UJS, som repræsentant for Louise Hauptmann. UJS anbefaler UVA/EKA at tage hensyn til de studerende, som har fulgt deres studieprogram, men som bliver færdige i maj måned ved at registrere deres resultat i juni, således at de studerende ikke mister deres SU i juli og august måned. UJS mener, at dette typisk er studerende, som rejser til udlandet i sidste semester på BA, og som har søgt om forhåndsgodkendelse. UVA/EKA gør opmærksom på, at det også rammer studerende, der afslutter med prøver på AU. Det gælder f.eks. studerende, som afslutter deres BA projekt med et mundtligt forsvar. Hvis der er store hold, kan det være svært at få alle igennem i juni måned og derfor startes eksamen i maj. UVA/EKA er enige i, at det kræver manuelle processer at imødekomme UJS s ønske, men at det vil være en tung administrativ opgave at løse. Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax:

2 UVA/EKA anbefaler i stedet, at AU finder ud af, hvad de andre universiteter gør, og at AU får et overblik over hvor mange studerende, der kan blive ramt. Konklusionen er, at UVA/EKA er enige om, at der ikke bør laves en procedure. De anbefaler, at de studerende, som rammes, klager til styrelsen, hvis de mister deres SU hen over sommeren. Side 2/6 3. Drøftelsespunkter Drøftelse af betydning af ændring af dato for STÅ indberetning V/ Marianne Toftegaard Hansen (Bilag 2) Dato for indberetning af STÅ er ændret til 1. sep. Alle universiteter har gjort indsigelser mod dette, men det er ikke til at ændre. Dato for indberetning af færdiggørelsesbonus er endnu ikke afklaret, men man forventer, at datoen bliver sat til 1. oktober. Marianne forventer, at vi ved mere om dette i august. På mødet blev det drøftet, hvornår hovedområderne vil lave STÅ kontroller. Der var enighed om, at alle ville gøre det først i juli eller først august måned. Der er ingen hovedområder, der vil gå i gang med at lave stikprøver nu. Beslutning: Det blev besluttet, at Marianne laver et træk til kontrol til hovedområderne primo juli og primo august. Hovedområderne kan så selv besluttet, hvornår de vil lave deres kontrol. Marianne Toftegaard Hansen vil endvidere revidere den vejledning, der er for STÅ kontrol, så den er opdateret med de nyeste muligheder. SBM sender sine vejledninger til Marianne. De reviderede vejledninger skal lægges på UVA/EKA fællesdrev. SBM kommenterede, at der kan mangle lidt vejledninger, men det følger hun op på. Øvrige kommentarer vedr. STÅ: - Vedr. den økonomiske balance og udenlandske meritstå. Når man har tastet en forhåndsmerit kan man lade forhåndsgodkendelsesdatoen stå. Marianne har brug også brug for registreringsdatoen for den endelige merit. Den dato skal registreres. - Ny funktionalitet i STADS: Tilmeldte med resultatudestående dette er en oversigt, man kan trække, som giver mulighed for at se, om man har nogle studerende der hænger. Vejledningen bliver opdateret med denne mulighed. Bemærk: UVA/EKA orienterer deres SNUK om det, der er drøftet på mødet. Stormøde angående STÅ (Bilag 3,) Der blev sidste år holdt et fællesmøde mellem økonomi og AU studier i forbindelse med indberetning af STÅ. Det er et møde, hvor UVA/EKA og controllere lærer hinanden at kende. Det skaber gode forudsætning for at hjælpe hinanden med

3 arbejdet, når man har mødt hinanden, ligesom mødet skaber forståelse for hinandens opgaver og udfordringer. Det er et godt møde, som skaber meget værdi. Der planlagt møde igen i juni. Side 3/6 Emnemanchet: Eksamenstilsyn v/hans Sommer Hans Sommer gav en status på arbejdet. Det kan inddele i 4 delopgaver: - Ensretning af hjælpemidler - VIP erne rolle ved stedprøve - Pult informationer hvilke informationer får de studerende - En fælles hjemmeside hvor alle regler kan stå. Den samlede emnemanchet er blevet igangsat ved et møde med UJS, Christian Koch Ramsing og Gitte Stavad. På det indledende møde blev det klart, at ændringer af regler ikke kunne laves om til sommereksamen, så ændringer af regler vil først kunne træde i kræft til vintereksamen. Emnemanchetten dækker et stort område og derfor forventes den først at være færdig og implementeret i forbindelse med vintereksamen. Vedr. opgaven om Pult informationer Der har været nedsat en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra IHA, HIH og Emdrup. Gruppen har taget udgangspunkt i informationer fra Lone Svenson. Gruppen havde følgende emner, som blev drøftet med UVA/EKA: - Musikafspillere: Her er ikke ens regler. Det drejer sig om muligheden for at høre musik via head set. Det kan give mulighed for at snyde, så gruppen indstiller til, at det skal forbydes. UVA/EKA s indstilling: Når man har dispensation, skal man have lov at bruge dem. UVA/EKA støtter indstillingen. - Mobiltelefoni: Der er ikke enighed om, hvor mobiltelefoner skal placeres under eksamen på AU. UJS anbefaler, at den skal være placeret i en taske, der skal være placeret ved stolen, og tasken skal være lukket. UVA/EKA s indstilling: Det skal stå eksplicit, at tasken ikke må åbnes under eksamen. Eksamenstilsynet skal have lokalet klar i god tid, så den studerende har god mulighed for at pakke sine ting ud. MD bemærkede, at hvis mobiltelefonen er et hjælpemiddel, er det ok at have den fremme under eksamen. Under disse forudsætninger støtter UVA/EKA indstillingen. - Hvad konstituerer, at en eksamen er slut? Hvornår skal de studerende være færdige med at udfylde alle ting? UVA/EKA s indstilling: Der er enighed om hård tid. Dvs. at hvis eksamen slutter kl. 12 skal alt være færdigt og udfyldt kl. 12.

4 Hans bemærkede, at dette ikke gælder digitale eksamener BSS har egne regler for deres digitale eksamen. UVA/EKA lagde op til, at man allerede nu bør lave regler, der dækker digitale eksamener. Hans tager dette med tilbage til arbejdsgruppen. - Gennemslagspapir. Dette har ikke været brugt på HIH, men HIH er gået med til bruge dette i en overgangsfasen. Tilslutning fra UVA/EKA. - Eksamensremsen: Der kan være tilføjelser fra de faglige miljøer, som er specifik for den enkelte eksamen. UVA/EKA kunne tilslutte sig denne. - Hjælpemiddelsliste Der skal laves et oplæg til en kvalificeret liste over anvendte hjælpemidler på AU på tværs af hovedområder. Formålet med dette er fremadrettet at klæde de faglige miljøer bedre på ift. identificering og udvælgelse af tilladte eksamenshjælpemidler, samt at sikre kontinuitet i hjælpemidlernes anvendelse. Status: Alle hjælpemidler er umiddelbart identificeret, men selve listen kan grundet generel travlhed ift. eksamen først afleveres i den færdige form ultimo juli. Side 4/6 Udestående opgaver: Hans redegjorde for, at der er to udestående opgaver: - Vip ens rolle i forbindelse med eksamens afvikling. VIP skal være tilgængelige den første time. Det håndhæves ikke altid, og VIP en er ikke selv understøttende for denne proces. UVA/EKA mente, at der bør laves en undersøgelse af, hvor problemet med dette er, og at man så bør gribe fat i problemet lokalt. - Hjemmesiden. Der er ikke taget hul på denne opgave endnu. Den kommer i efteråret. UVA/EKA takkede for orienteringen og ser frem til at de nye tiltag bliver implementeret. 4. Orientering fra (5 min) - Det tværgående bånd for uddannelse: Der var møde d. 27. maj. Der er endnu ingen tilbagemelding fra dette møde. - SNUK-båndet: Mødereferat fra 19. maj er udsendt til orientering. - VEST-båndet: Mødereferat fra 20. maj er udsendt til orientering. - UJS - Driftsenheden - - Andre?

5 5. Fremdriftsreform (5 min) Side 5/6 - Status fra Birgit Andersen Arbejdsgrupperne under Fremdriftsreformen har fået tilbudt et besøg af projektgruppen for Fremdriftsreformen. Det overordnede fokus for besøgene er at drøfte status på F-aktiviteter, herunder hvad udestår, hvor er der behov for hjælp. Mandag d var F-projektgruppen på sit første arbejdsgruppebesøg i den store gruppe for tilmelding. Øvrige besøg, der er planlagt, er: Tirsdag d Merit ved studieskift / Optagelsen v/jette Loll Pedersen, Lone Urbak og Maia Jensen Onsdag d SU og SPS v/ole Bjerrum Lidegaard, Flemming Berg og Mads Ask Andersen Torsdag d Merit ved studieophold + elektroniske blanketter v/klaus Tolstrup Petersen + gruppedeltagere Fredag d Fleksibilitet mellem bachelor og kandidat v/bente Mattsson + gruppedeltagere Nedenstående detailspørgsmål er udgangspunkt for dialog ved besøgene: Hvilke opgaver er i gang med hvilken status? Er der behov for konkret info/behov for konkret støtte - hvilken? Hvordan kommer vi videre/er der barrierer for det videre arbejde (fx behov for afklaring af proces, fortolkning) Hvad skal der prioriteres frem mod sommerferien? Hvem er ansvarlig for hvad og hvilke frister har vi? Eventuelle fortolkningsspørgsmål som vi skal tage med ind i fremdriftsnetværket? Implementering i STADS hvilke bestanddele og hvilken status / hvilke udfordringer? Etc. - HSS orienterede endvidere om, at emnemanchet ' Forretningsimplementering af Fremdriftsreformens tema 5: Bedre merit ved studieskift' er på som punkt på dagens SNUK møde. Afsnitsledere tager selv kontakt til eget SNUKmedlem for yderligere information. 6. Erfaringsudveksling/aktuelle spørgsmål til afklaring fra HO Der var ingen punkter til drøftelse. 7. Pipeline (5 min) Emnemanchet om eksamenstilsyn: Som opfølgning på drøftelsen om emnemanchetten snakkede UVA/EKA om, at det kunne være godt at starte på den fælles hjemmeside, da den kan bruges aktivt i implementeringen af ændringerne. I efteråret kan AU gøre opmærksom på

6 at studerende skal holde sig orienteret på siden, og siden kan efterfølgende bruges til ikrafttrædelsesdato for diverse tiltag. Dvs. når nye regler og procedure bliver lagt på hjemmesiden er de gældende. Side 6/6 8. Forslag til dagsorden for næste møde - Reorganisering på BSS v/mar - UVA/EKA prioriteringsmodel - Indikator-modellem v/gitte Stavad Andersen og Hanne Kaargard Thomsen (juni) HSS følger op med Gitte Stavad Andersen om det er relevant for UVA/EKA. Drøftelsespunkter til senere møder: - Seneste ansøgningsfrist i en optagelsestermin på kandidat fra UVA/EKAmøde d Prioriteringsmodel for emnemanchetter v/sbm - Implementeringsplan for Afviste eksamensbesvarelser v/sos - Undervisningsportal - hvad kunne relevant indhold 9. Eventuelt HSS vil gerne have nogle møder planlagt til efter sommerferien velvidende, at UVA/EKA evaluerer mødekadencen før sommerferien. Det blev besluttet, at UVA/EKA møder planlægges hver anden onsdag med start d. 13. august. HSS indkalder.