REFERAT. Møde den: 24. april, kl Bygning SNUK-båndmøde

Transkript

1 Møde den: 24. april, kl Bygning SNUK-båndmøde REFERAT Deltagere: Klaus Tolstrup Petersen (KTP), Jacob Buch (JB), Sissel Rendrup Johansen (SRJ), Bente Mattson (BM), Merethe Haugaard (MH) og Tina Andreasen Bjerrum (TAB). Afbud: Theresa Albøge Laursen (TAL) Gæster: Jette Loll Pedersen, Kim Nørskov og Thomas Vestergaard. 1. Godkendelse af dagsorden Der var flg. tilføjelser til dagsorden: SKJ vil gerne følge op på beslutninger vedr. Captia fra SNUK-båndmødet den 10. marts. BM har udarbejdet en fælles beskrivelse for verificeret kopi/dokumentation, som SNUK-båndet skal give input til og drøfte. Punktet blev ikke nået på dagens møde. Det blev aftalt, at BM fremsender beskrivelsen til TAB, som sætter det på dagsorden til næste møde. Dato: 06. maj 2014 Sagsnr.: Ref: Side 1/5 2. Drøftelsespunkter 2.1 Opgaveflyt v/jette Loll Pedersen Jette Loll Pedersen (JLP) deltog i mødet for at uddybe indstillingen vedr. opgaveflyt mellem Optag og studiecentrene. JLP fortalte indledningsvist, at hun sensommeren 2013 var blevet kontaktet af chefgruppen via Christian Koch Ramsing. Chefgruppen havde ønske om at drøfte hvorvidt nogle opgaver kunne være bedre placeret i AU Studier. Der var øjensynlig nogle omstændige arbejdsprocesser, som kunne forenkles. På den baggrund udarbejde JLP et oplæg, som blev sendt direkte i chefgruppen - og ikke i de administrative bånd - da henvendelsen kom fra chefgruppen. Oplægget blev sendt til chefgruppen efteråret 2013 og blev behandlet i marts Forud for behandling på chefgruppens møde, blev JLP bedt om at lave oplægget om til en decideret indstilling. Indstillingen går grundlæggende ud på at forsimple diverse arbejdsprocesser og sikre at arbejdsopgaver bliver løst af de bedst kvalificerede medarbejdere. Udmeldelse foretages i dag af Optag, men det foreslås, at denne opgave flyttes ud i studiecentrene, blandt andet fordi Optag til tider en flaskehals i forhold til udmeldelse. Ensartet sagsbehandling skal dog sikres og JLP forslår, at der nedsættes arbejdsgrupper, så bedst mulig håndtering af udmeldelse kan findes. Det er også nødvendigt i forhold til kvalitetssikring, fx institutionsakkreditering. Udmeldelse efter den studerendes eget ønske forbliver dog hos Optag. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Derudover foreslås det, at opgaven omkring indskrivning med henblik på at opnå en fuld grad samt midlertidig indskrivning flyttes fra studiecentrene til Optag. I forbindelse med Fremdriftsreformen, vil Optag fremadrettet have behov for at være informeret om dispensationer til midlertidig indskrivning, da en tilladelse til midlertidig indskrivning giver den studerende garanti for optagelse på den pågældende uddannelse. Der er nedsat en arbejdsgruppe i forbindelse med Fremdriftsreformen, som ser på midlertidig indskrivning. Denne arbejdsgruppe skal også tænke dette behov ind. JLP understregede over for SNUK-båndet, at der selvfølgelig generelt vil være tale om et samarbejde mellem Optag og studiecentrene omkring flere af arbejdsprocesserne og den konkrete sagsbehandling. Side 2/5 SNUK-båndet er samlet set enige i, at det er en god idé at lægge opgaven omkring udmeldelse ud i studiecentrene, ligesom opgaven omkring midlertidig indskrivning vil være fornuftigt placeret i Optag. Derudover tilføjede SNUK-båndet, at de ikke mener, der er behov for at nedsætte en arbejdsgruppe i forhold til at fastlægge arbejdsgangen for midlertidig indskrivning i forbindelse med opgaveskiftet. SNUK-båndet kan selv udarbejde en indstilling herfor. Ligeledes gav SNUK-båndet udtryk for, at arbejdsgruppen omkring midlertidig indskrivning (under Fremdriftsreformen) ikke som sådan ser på Optags behov for information omkring dispensationer, som nævnt ovenfor. Endeligt var der tvivl om de ressourcemæssige konsekvenser i forbindelse med opgaveskiftet, dvs. hvorvidt det giver flere eller færre opgaver for de enkelte afsnit. Her blev Fremdriftsreformen også nævnt som en faktor, der også vil spille ind på ressourcetrækket. Der var tvivl omkring indstillingens status. JB kunne oplyse ved mødets afslutning, at indstillingen faktisk er besluttet i chefgruppen. Dog er der ikke taget stilling til spørgsmålet vedr. ressourcer. 2.2 Fremlægning af kursusadministration Kim Nørskov (KN) og Thomas Vestergaard (THV) fremlagde indstillingen til SNUKbåndet omhandlende leverance 5.1 Kursusadministration i EDDI. KN gennemgik forløbet indtil nu, herunder diverse forbehold, samt hovedemnerne i leverancen. Det blev drøftet, hvorvidt det eventuelt giver mening at lave nye studieordninger hvert år, dvs. lave årgangsstudieordninger. Det vil være en stor opgave, men med visse fordele. Der blev kort vendt, om det giver mening at gennemføre nærværende leverance, hvis man overvejer at indføre årgangsstudieordninger på sigt. Der var enighed om, at det ikke er spildt arbejde at gennemføre nærværende leverance, i det tilfælde at man senere indfører årgangsstudieordninger. I forhold til tidsplan oplyste KN, at leverancen forventes lagt i produktion omkring uge Det nøjagtige tidspunkt kommer an på test-holdet og udviklerne.

3 THV gennemgik herefter udvalgte emner. Synkronisering af valgmuligheder mellem prøver og kurser. Der vil her være en praksisændring, som dog mest berører ST og BSS. BSS har en tilføjelse til afsnittet vedr. Alternativer, som KN tilføjer til indstillingen. Generisk vs. udbud MH spurgte til hvorvidt der fortsat skal konsekvensrettes i fremtidige udbud. KN og THV svarede, at funktionaliteten har været på ønskelisten, men er ikke blevet prioriteret. Der vil fortsat skulle laves konsekvensrettelser. Dels i alle fremtidige udbud, fordi der ikke laves "udbred/kopiér ændring til alle udbud", dels i studieordningen, hvis der fx ændres i kvalifikationsbeskrivelsen. Redesign af søgelister og kursusside Der indføres en preview-knap, som viser hvordan et kursus ser ud i kursuskataloget. Redesignet blev præsenteret med udkast til skærmbilleder, og SNUK-båndet gav enkelte kommentarer hertil. Disse tager KN med i overvejelserne i arbejdet. Div. ønsker JB spurgte til, om der også kommer automatisk overførsel af litteraturliste fra dansk til engelsk. Dette bekræftede KN. JB tilføjede desuden, at i forhold til support og løsning af (periodiske) fejl, vil det være en fordel, at indføre flere fejlbeskeder o.lign. så både brugere og supportere bedre kan finde løsninger på fejl. KTP udtrykte ønske om at kunne søge på EKA i kursuskataloget. KN og THV noterede ønsket og undersøger mulighederne. System og teknisk arbejde KN orienterede om hvad emnet dækker over. KN indsætter en mere nøjagtig beskrivelse heraf ind i indstillingen. Side 3/5 Som led i implementeringen af leverance vil den færdigudviklede leverance blive præsenteret for Viden og brugergruppen. Desuden vil WIKIen blive opdateret. Det forventes, at medlemmerne af Viden og brugergruppen selv holder et oplæg for kolleger om leverancens indhold. Efter behov kan EDDI-teamet komme forbi de enkelte SNUK-afdelinger og hjælpe i gang. BM tilføjede, at ST muligvis gerne vil takke ja til tilbuddet, særligt idet de planlægger at færdiggøre kursuskataloget en måned tidligere end normalt. Endeligt spurgte KN SNUK-båndet, om de kan tilslutte sig, at leverancen er klar til udvikling, og lever op til det forventede af projektet. Dette blev bekræftet af de tilstedeværende medlemmer af SNUK-båndet. SNUK-båndet tilføjede dog, at de har andre ønsker til udviklingen af EDDI, som dog må komme på et andet tidspunkt i fremtiden.

4 KN tilretter indstillingen og gensender den til alle SNUK-båndets medlemmer. Side 4/5 2.3 Delegation JB præsenterede notatet fra Arts vedr. studielederdispensationer. Notatet er tiltænkt som et inspirationspapir for de andre medlemmer. Forskellige situationer og aspekter af delegation i forhold til studienævn og studieleder blev drøftet. Overordnet set er praksis den samme på alle hovedområder, da den grunder i bekendtgørelsen, men der alligevel lokale forskelle. KTP oplyste, at BSS er i gang med at udarbejde en delegationsskrivelse i regi af hovedområdestudienævnet, som skal beskrive praksis i forskellige typer af dispensationssager. 2.4 Gennemgang af sharepoint Visning/gennemgang af emnelisten for UVA/EKA og SNUK i sharepoint Status på udvalgte emner Hvordan ønsker SNUK-båndet at sager lukkes/afsluttes, hvad skal der gøres med output? Punktet er udskudt til et senere møde. 3. Opfølgningspunkter Ingen punkter 4. Til orientering 4.1 Det tværgående bånd for uddannelse Der var møde tirsdag den 22. april. Flg. punkter var på dagsorden og blev drøftet: Fremdriftsreform (se mere under punkt 5. Fremdriftsreformen) Nye uddannelser, som er godkendte til videre behandling i Unilied inden fremsendelse til Styrelsen mhp. prækvalifikation: KA i Urban Studies og BA i fødevarer Status på nye uddannelser, der efter at have været sendt til prækvalifikation hos styrelsen har modtaget svar fra RUVU (Udvalg til Vurdering af Uddannelsers Relevans): 15 blev sendt ind, 8 er godkendte, 6 har fået afslag og 1 er sat på standby foreløbig 1. delrapport fra Kvalitetsudvalget, som kan ses her: Status på timetællingsprojektet 4.2 Dialogforum 4.3 UVA/EKA-båndet Seneste møde den 9. april blev aflyst. Næste møde er mandag den 28. april. 4.4 VEST-båndet

5 4.5 Nyt fra UJS 4.6 Nyt fra EDDI-teamet Side 5/5 5. Fremdriftsreformen Siden sidst: På mødet i Det Tværgående Bånd for Uddannelse den 22. april blev der drøftet studietidsaktivitet (inaktivitet og maksimale studietider). Man arbejder videre på næste møde i Det Tværgående Bånd for Uddannelse den 6. maj samt i AU Forum for Uddannelse. Universitetsledelsen har tiltrådt indstilling fra Det Tværgående Bånd for Uddannelse, der betyder, at studienævnene får mulighed for at delegere afgørelseskompetence til administrationen i rutinesager med en fast praksis. Universitetsledelsen har tiltrådt indstilling fra Det Tværgående Bånd for Uddannelse om, at det bør sikres, at der er mobilitetsvinduer i alle studieordninger med efterfølgende merit for 30 ECTS. Universitetsledelsen har besluttet principperne for model for fordeling af økonomiske konsekvenser for hovedområderne, hvis reduktionskravet om 4,7 måneder ikke nås. Projektgruppen under fremdriftsreformen deltager i SNUK-båndmødet mandag den 5.maj. I den sammenhæng ønsker SNUK-båndet at høre mere om hvilke beslutninger, der er taget, og hvad SNUK-båndet skal foretage sig. 6. Pipeline Besøg af projektgruppen omkring Fremdriftsreformen (5/5) Ændring af processen for håndtering af klager v/christin Jensen (5/5) Verificeret kopi/dokumentation - fælles beskrivelse v/bm (opfølgningspunkt 5/5) Indikator-modellen v/gitte Stavad Andersen og Hanne Kaargard Thomsen Emnemanchet vedr. gæstefag (fra blanketgruppen) Blanketløsningen - opsamling (august) 7. Eventuelt SKJ ønsker at følge op på beslutninger vedr. Captia fra SNUK-båndmødet den 10. marts. Det blev aftalt, at TAB tjekker op med Christin, og at SRJ samler op på tilbagemeldingerne fra medarbejderne. 8. Næste møde Næste møde er mandag den 5. maj, kl