REFERAT. Møde den: 19. juni, kl Bygning SNUK-båndmøde

Transkript

1 Møde den: 19. juni, kl Bygning SNUK-båndmøde REFERAT Deltagere: Klaus Tolstrup Petersen (KTP), Sissel Rendrup Johansen (SRJ), Bente Mattson (BM), Theresa Albøge Laursen (TAL), Merethe Haugaard (MH) og Tina Andreasen Bjerrum (TAB). Inge Molt Jepsen deltog på vegne af Merethe Haugaard. Afbud: Jacob Buch (JB) og Merethe Haugaard (MH) Gæster: Louise Hauptmann fra Driftsekretariatet, Lone Urbak fra Optag og Kim Nørskov fra Studiesystemer. 1. Godkendelse af dagsorden Ingen tilføjelser. 2. Drøftelsespunkter 2.1 Diverse emner til drøftelse vedr. Fremdriftsreformen v/louise Hauptmann. Lone Urbak deltog ved de to første punkter. Afskaffelse af supplering, herunder afskaffelse af tompladsordning. Louise berettede, at afskaffelse af supplering har et større omfang end først antaget, hvilket AU og øvrige universiteter er blevet opmærksomme på via styrelsens brev til CBS. I den forbindelse er Danske Universiteter i gang med at udforme en indsigelse til Styrelsen for Videregående Uddannelse. Umiddelbart skønnes det ikke, at der bliver ændret på fortolkningen af de nye regler. Dato: 30. juni 2014 Sagsnr.: Ref: TAB Side 1/6 Hvordan tompladsordningen som middel til opkvalificering til optagelse på en kandidatuddannelse konkret skal udfases kommer på mødet i Uddannelsesbåndet onsdag den 25. juni, hvor prodekaner orienteres om problematikken. På dagens SNUK-båndmøde blev det drøftet hvordan vi håndterer de studerende, der allerede er i gang med tomplads, har fået tilsagn om tomplads eller har planer om at gøre brug af tomplads som middel til opkvalificering til optagelse på en kandidatuddannelse. Lone Urbak, Jette Loll Pedersen og Louise Hauptman har på forhånd drøftet, hvordan problemstillingen gribes an. De foreslår, at det nuværende optag køres videre som normalt, ligesom vinteroptaget køres normalt. Fra og med næste sommer vil de nye regler træde i kraft, dvs. at der kun vil blive lagt vægt på bachelorgraden, herunder også professionsbachelorer, i forbindelse med optagelse på en kandidatuddannelse. MVUer er undtaget herfra og vi kan fortsætte praksis her som normalt. De nye regler gælder i øvrigt både danske og udenlandske studerende. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Optag foreslår at alle, der har fået afslag på en kandidatuddannelse i år samt alle, der har fået forhåndsgodkendelse fra Optag og eller et hovedområde, informeres om de nye regler via et brev. I brevet skal der stå, at pr sommeroptaget 2015 vil der kun blive lagt vægt på bachelorgraden, bortset fra MVUer. Brevet sendes ud medio august. Derudover skal diverse hjemmesider, hvor der står noget specifikt om adgangskrav, opdateres med de nye regler, herunder studieguiden og diverse studieportaler. Udsendelse af brev samt opdatering af diverse hjemmesider afventer dog Uddannelsesbåndets behandling af problemstillingen samt endelig tilbagemelding fra styrelsen. Der opfordres i øvrigt til, at alle, herunder også de faglige miljøer, er tilbageholdende i forhold til de studerende, indtil problemstillingen er færdigbehandlet. Side 2/6 SNUK-båndet tilsluttede sig Optags forslag til håndtering af problemstillingen. Der blev spurgt til studieordninger og behov for opdatering heraf i forbindelse med de nye regler. Lone gav til kende, at studieordninger først skal opdateres til foråret, da de nye regler først vil gælde for næste sommeroptag. Der blev også spurgt til om man kan kræve, at ansøgere, der optages på baggrund af en MVU, også gennemfører en supplerende uddannelsesaktivitet på højest 15 ECTS-point efter optagelse på en kandidatuddannelse. Louise undersøger nærmere og vender tilbage. Lone informerede desuden om, at Optag pt har en standardformulering, som de sender ved spørgsmål til emnet sender ud til studerende, indtil der er taget endeligt stilling til håndtering af problematikken. Denne videresender hun til alle SNUK-båndets medlemmer til videre brug på hovedområderne. Merit ved studieskift - opfølgning. Standardbrev ved tvangsmerit. Louise havde ikke et forslag til standardbrev med, men havde overvejet indholdet og havde nogle spørgsmål til SNUK-båndet. I forhold til standardbrev ved godkendelse af merit blev det drøftet, hvorvidt der skal lægges op til, at den studerende kan klage. Det er jo normalt positivt at få en godkendelse på noget, man har søgt om, men det kan ved tvangsmerit tolkes anderledes af den studerende. Der var enighed om, at der ikke skal kunne klages, kun retlig. Der vedlægges derfor ikke klagevejledning. I forhold til standardbrev ved afslag på merit vil der blive givet en kort begrundelse og der vil blive vedlagt klagevejledning. Louise laver udkast til de to forskellige breve og sender disse til kommentering i SNUK-båndet.

3 Ansøgning om tvangsmerit Det blev drøftet hvorvidt de studerende skal søge tvangsmerit via blanketløsningen i mit.au.dk eller eksempelvis via mail. Ulempen ved at søge via mit.au.dk er, at udefrakommende studerende først har adgang til mit.au.dk og dermed de elektroniske blanketter efter de er blevet indskrevet. Dette kan være en udfordring, da nogle studerende først indskrives i august, og der på enkelte uddannelser kan være nogle fag på 1. semester, som den studerende eventuelt ikke skal tage. Dette kan have betydning eksempelvis på uddannelser, hvor der allerede fra 1. semester skal vælges blandt forskellige fag, og der i den sammenhæng kan være pladsbegrænsning. Dette gør sig eksempelvis gældende for statskundskab, økonomi og jura ved BSS. Der var enighed om, at de studerende fortsat skal søge merit via mit.au.dk. Lone laver udkast til brev, der sendes til alle, der er tilbudt optagelse eller betinget optagelse på nuværende tidspunkt. De øvrige får tilsendt brevet efterhånden som de tilbydes optagelse. De studerende indskrives løbende og i forhold til deadlines, der er meldt ud til UVA/EKA båndet tidligere i forbindelse med afklaring om betinget indskrivning. Når de studerende er indskrevet (ordinært eller betinget), kan de administrative centre løbende udsøge dem i de lister, de kan trække i STADS. Side 3/6 Afslutningsvist tilføjede Lone, at der desværre havde været noget sager, hvor studienævn havde givet dispensation til noget, som egentlig ligger under Optags kompetencer. Dette kan give nogle trælse sager. Derfor en lille reminder om, at det er vigtigt, at dispensationssager behandles det rette sted. Udkast til skriv om dispensationer / usædvanlige forhold. Videre proces. Louise fortalte indledningsvist, at dokumentet kun er et udkast, hvortil hun ønsker kommentarer. Hun understregede, at det vigtigste var, at det endelige dokument blev af en sådan karakter, at det var en hjælp til dem, der i sidste ende skal bruge det. Det skal ikke være noget, der er pålagt af administrationen, men skal ses som en hjælp til dem, der behandler dispensationssager. BM gav udtryk for, at det var velskrevet og ramte plet. Hun tilføjede, at det udtrykker præcist det, vi tænker, og er en enorm støtte. KTP og SRJ var enige. Der var generelt enighed om, at det ikke bar karakter af et udkast, men et færdigt skriv. SNUK-båndet drøftede hvorvidt dokumentet også kan udbygges til at dække ekstra eksamensforsøg, delegation og kandidatspecialer. Det blev konkluderet, at det kun skal dække dispensation for tilmeldingskravet, idet der er risiko for at dokumentet bliver for langt, hvis det skal dække flere områder, og derved mistes overblikket. Louise foreslog i øvrigt en uddybning af punktet (bullet på side 2) omkring udenlandsophold. Umiddelbart var der ikke tilslutning til at røre ved punktet. I stedet blev det foreslået, at eventuel uddybning kunne ske i selve teksten. Det blev også foreslået at tilføje, hvad der ikke giver dispensation, eksempelvis børnepasning,

4 som betragtes som orlov og ikke usædvanlige forhold. Der var dog ikke stemning for at inkludere alle forhold, men kun de usædvanlige. Louise udsender udkast til alle inden sommerferien, så alle medlemmer af SNUK-båndet og studienævn kan kommentere på dokumentet. Side 4/6 Forslag til to nye standardtekster i EDDI. Merit og fleksibilitet og til- og afmelding til fag og prøver. 1) merit og fleksibilitet Udkast godkendt. 2) til- og afmelding til fag og prøver Louise gav udtryk for, at hun var i tvivl om hvordan teksten skulle kunne dække både nye og eksisterende studerende. SNUK-båndet var enige om, at de ønsker en tekst, som henvender sig til begge grupper af studerende. Der skal stå i teksten, hvad der gælder for optagne før og efter Nye studerende skal have en ny tekst og de nuværende studerende skal have den eksisterende tekst. Alle tekster gennemgås i øvrigt i forhold til konsekvensrettelser. Der blev spurgt til hvornår teksterne lægges i EDDI og hvorvidt der skal genpubliceres. Thomas Vestergaard har opgaven med at lægge tekster ind i EDDI. Når han fører han dem ind, giver han besked. 3. Opfølgningspunkter 3.1 Opdatering af afgørelsesbreve til forhåndsgodkendelse v/mh og KTP Punktet flyttes til næste møde. Det blev aftalt med Louise Hauptman, at hun kigger bilagene igennem og kommenterer. 4. Til orientering 4.1 Det tværgående bånd for uddannelse Der er møde onsdag den 25. juni. Dagsorden fremsendes, når den foreligger. 4.2 Dialogforum 4.3 UVA/EKA båndet 4.4 VEST båndet 4.5 Nyt fra UJS 4.6 Nyt fra EDDI-teamet. Kim Nørskov deltog i mødet og gav en kort status. Kim henviste til mailen af 2. juni, hvor han giver status og udbeder svar på diverse spørgsmål. På mødet fortalte han indledningsvist, at leveranceplanen revideres løbende. Flere faktorer har spændt ben for overholdelse af udmeldte leverancedatoer, herunder udskiftning af resurser hos AU IT, fejl i EDDI under forårets arbejde med studieordninger mm.

5 Desuden viste Kim en graf fra et såkaldt sprint, dvs. et 3-ugers udviklingsforløb, hvor det er tydeligt, at estimaterne ikke nås. Der arbejdes i projektet med at bruges disse opfølgninger på estimater til at gøre estimater mere præcise og finde årsager. En af årsagerne har eksempelvis været, at den eksisterende kode ikke kan genbruges, og at der må kodes fra bunden. Et andet problem er manglende tid afsat til at rette fejl i testforløbet. Kim konkluderede, at vi skal være bedre til at lægge tilbageløb ind i estimaterne, så de bliver mere realistiske. Side 5/6 I forhold til arbejdet med regler på baggrund af krav udformet af Orla Hoppe og den tidligere EDDI arkitektgruppe, så er vi næsten i mål. Derudover nævnte Kim, at en del fejl i EDDI, herunder diverse fejl i foråret, ikke kan fanges ved manuel test. Derfor vil udviklerne gerne lave en indsats i forhold til automatisk test. Kim spurgte, om SNUK-båndet kan tilslutte sig, at der bruges tid herpå. Det blev der nikket til. Der har i øvrigt været en række fejl i forhold til aktivitetsgruppekoder. Thomas Vestergaard har testet forskellige situationer og identificeret problemets omfang. Næste skridt bliver at se på, hvordan problemet løses. Næste leverance fokuserer på Studieordningsadministration, hvortil der påbegyndes indsamling af ønsker umiddelbart efter sommerferien. Kim forventer at afholde en workshop i uge Derudover kunne Kim melde, at der fremadrettet vil være mere fokus på styregruppe og økonomi. Styregruppen skal på plads, og økonomi skal deles i drift og udvikling. Mere herom senere. SNUK-båndet tilkendegav, at de er meget tilfredse med arbejdet omkring EDDI, og har fuld tillid til projektet, uanset skrid i tidsplan osv. 5. Fremdriftsreformen MH orienterer om "studieordninger og fremdriftsreformen". Flyttes til næste møde. Nyt siden sidst 6. Pipeline Censorindberetninger v/ktp og SRJ (august) Captia - opfølgning (30/6 eller august) Indikator-modellem v/gitte Stavad Andersen og Hanne Kaargard Thomsen Emnemanchet vedr. gæstefag (fra blanketgruppen) Blanketløsningen - opsamling (august) Gennemgang af SNUK og UVA/EKA emnelisten i Sharepoint

6 7. Eventuelt Side 6/6 8. Næste møde Mandag den 30. juni, kl (sidste møde inden sommerferien).