Det Nye Universitetshospital De sidste 50 meter d S i d e

Transkript

1 Det Nye Universitetshospital De sidste 50 meter d S ide

2 Afdelingslogistik Vedr.: De sidste 50 meter brugerinvolvering Dato: Udarbejdet af: Henrik Praetorius Indhold Indledning Formål og procesbeskrivelse Definition af leveringsformer Skabe med briksystem Sampak/ procedurevogn Vogne med højt vareflow Hensynet til hygiejnekrav Brugernes behov for leveringsformer Akutcentret Intensiv Standard sengeafsnit OP/ Perioperativt afsnit Ambulatorium Endoskopi Laboratorierne Sammenfatning/ emner med behov for afklaring Bilag S ide

3 Indledning Dette delprojekt om de sidste 50 meter skal ses i forlængelse af den analyse, der er foretaget med en kvantitativ vurdering af kapaciteten af truck-transporten med vogne internt på DNU (jf. notat om vogntransport af ). Hensigten med delprojektet de sidste 50 meter' er at belyse afdelingslogistik i forbindelse med levering af varer, medicin, linned mv., som kan have betydning for disponeringen af varemodtagelsen (Delprojekt Vareforsyning Byg). Nærværende rapport indledes med en beskrivelse af formål og procesbeskrivelse, herefter defineres tre leveringsformer og brugernes input til leveringsformer gennemgås. Endelig opsummeres brugernes behov for leveringsformer, som har betydning for disponeringen af varemodtagelsen samt emner med behov for afklaring. Begrebet de sidste 50 meter skal forstås som flowet fra det sted, varen leveres med det manuelle transportsystem, til varen er på den dedikerede plads i afsnittet (markeret som lokal transportsløjfe). Stor transportsløjfe plan 4 Lille transportsløjfe plan 4 til plan 1-8 Lokal transportsløjfe afdeling Intern transportsløjfe varemodt. og sterilcentral Sterilcentral plan 1 Tunnel Transportsløjfer på DNU Logistik trace plan Formål og procesbeskrivelse Opgavens formål er at vurdere varelogistikken for de sidste 50 meter' på en række kliniske områder. Forskellige leveringsformer er vurderet i samarbejde med brugerne og set i forhold til konceptet Just-In- Time at de rette varer er til stede på rette lokalitet til rette tidspunkt. Varemodtagelse Affaldscentral Til sengeafsnit plan 5-8 Til sengeafsnit plan 5-8 Til sengeafsnit plan 5-8 Til sengeafsnit plan 5-8 L&L AS 1112_128.1.TB 3 S ide

4 Håndtering af varer i klinikken, herunder leveringsformen, har stor betydning for de fremtidige arbejdsgange i klinikken, og samtidig har leveringsformen også stor betydning for resten af logistikkæden. Hvis klinikken efterspørger sampak, skal det planlægges, hvor sampakken skal foregå. Brugerne er blevet opfordret til at komme med input til, hvordan leveringsformen fremadrettet kan understøtte de kliniske funktioner på det kommende DNU, således at beslutningen om en bestemt leveringsform understøtter effektive arbejdsgange. I efteråret 2011 har der således været gennemført en brugerproces om afdelingslogistik for de sidste 50 meter med fokus på Akutcentret, Intensiv, Standard sengeafsnit, OP/ Perioperativt afsnit, Ambulatorium og Endoskopi. Sterilcentral Afdelinger omfattet af notat vedr. de sidste 50 meter Afdelinger Tunnel Logistiktracé plan 4 Varemodtagelse + Affaldscentral Ambulatorium Sengeafsnit Akutcenteret Endoskopi Intensiv OP Peri.OP L&L AS 1112_142.1.TB 4 S ide

5 2. Definition af leveringsformer I kortlægningen af fremtidige leveringsformer har der har været drøftet tre leveringsformer med brugergrupperne i efteråret 2011: Skabe med briksystem Sampak/ procedurevogn Vogne med højt vareflow. De tre leveringsformer defineres på følgende måde: Skabe med briksystem Briksystem er et system, som sikrer, at varebestilling effektueres før sidste vare er brugt. Det vil være ønskeligt med et IT-understøttet briksystem på DNU, så det automatisk registreres, når varerne svinder og nye skal bestilles og leveres. Sampak/ procedurevogn Arbejdsvisionen på DNU er, at der skabes rationelle arbejdsgange, og at klinikernes arbejde skal lettes, så de primært laver klinisk arbejde. Sampak understøtter arbejdsvisionen, hvor der pakkes næsten færdige kasser/ bakker, som indeholder det meste af det, der skal bruges til en given procedure. I dag modtager nogle afdelinger standardpakker fra industrien, og andre varer sampakker personalet selv. I og med, at depotkapaciteten i de enkelte afsnit bliver mindre i DNU i forhold til, hvad afdelingerne råder over i dag, stiller det større krav til at modtage færdigpakkede varer/ sampak. Vogne med højt vareflow I dag er vogne oftest dedikeret til én varegruppe, mens der fremover kunne være vogne, som indeholder fx både linned, bleer, patienttøj og forbrugsvarer, som leveres til afsnittet. Dette pga. at der ikke er meget depotplads til rådighed i afsnittene på DNU. Med vogne med højt vareflow forstås, at det er vogne, som leveres dagligt eller flere gange dagligt alt afhængig af behovet for leveringshyppighed. 2.1 Hensynet til hygiejnekrav Der skal tages hensyn til hygiejnekrav i forbindelse med håndtering af sterilvarer, rene varer og urene varer. Man skal fx undgå håndtering af en sampak flere gange, da produkter i en pakke, som har været åbnet én gang inde på en stue ikke direkte kan bruges igen. For at undgå spild er det mest hensigtsmæssigt, at de produkter, som enten er personalespecifikke (fx handsker i forskellige størrelser) eller patientspecifikke (fx katetre i forskellige størrelser), ikke sampakkes. Der skal også tages hensyn til, at sterilvarer ikke må håndteres direkte sammen med linned og forbrugsvarer. Der skal således være procedurer for håndtering og levering af varer og sterilvarer. Endelig er det vigtigt med et dokumentations- og sporbarhedssystem for sterilvarer (jf. DS ). 5 S ide

6 3. Brugernes behov for leveringsformer Nedenfor følger en kort beskrivelse af de behov for leveringsformer, som brugerne har oplyst på brugermøderne i efteråret Akutcentret I dag modtages varer fra apotek, fra vaskeri og via varemodtagelsen. Brugerne i Akutcentret har behov for et automatiseret briksystem med døgnleverancer. Døgnleverancer for Just-In-Time konceptet er vigtigt. Der er behov for, at akutstuerne løbende fyldes op. Netop fordi det er akutte patienter, som personalet ikke kender på forhånd, skal alle de produkter, man kan forvente at få brug for, være tilgængelige på stuen. Det skal planlægges, hvem, hvordan og hvornår stuerne fyldes op af hensyn til aktiviteten for at undgå for meget trafik inde på selve stuen. I traumestuerne vil det være optimalt med gennemstiksskabe, hvor vareforbruget registreres automatiseret via et briksystem. Vedr. sampak er tendensen, at flere og flere produkter sampakkes, og at der bruges flere og flere engangsprodukter. I dag modtages sampak fra industrien, men personalet pakker også selv (fx lumbalpunkturbakken). Oversigt over depot til forbrugsvarer - Akutcenteret Plan 2 Rent depot Medicinrum Depot Vognniche, forbrug Vognniche, skaderum Vognniche, venteareal L&L AS 1112_140.4.TB 6 S ide

7 Vogne med højt vareflow er mest relevant i visitationssengestuerne på plan 3. Der er ikke hyldeplads i disse stuer, og det vil være hensigtsmæssigt med en vogn med de produkter, man kan forvente at få brug for, dvs. en vogn med både linned og forbrugsvarer. Oversigt over depot til forbrugsvarer - Visitationsafsnit Plan 3 Rent depot Medicinrum Skabe Vognniche, forbrug Vognniche, linned Affaldsrum L&L AS 1112_140.5.TB 3.2 Intensiv Intensiv modtager i dag varer fra både apotek, vaskeri og via varemodtagelsen. Brugerne har udtrykt ønske om, at der til skabene i forrummet ind til intensivstuen benyttes et automatiseret (brik-)system. Da intensivpatienter er akut/kritisk syge patienter, skal alle de produkter, man kan forvente at få brug for, være tilgængelige og fyldes op løbende. Brugerne foretrækker skabe frem for en vogn i forrum. Det blev nævnt, at varer til brug for anlæggelse af venflon og forbindinger kunne placeres i skabe i forrum. Væsker kan med fordel også placeres i forrum på væskevogn. Væskevognen køres ikke ind på stuen, men personalet skal have let adgang til at hente væsker. Intensiv har nogle procedurebakker, som personalet i dag selv pakker i rent depot. Til 12 patienter pakkes ca. 10 CVK bakker (centralt venekateter) dagligt og bakkerne fyldes løbende op. Det ville være 7 S ide

8 ønskeligt, at disse færdigpakkede bakker scannes, så behovet for nye bakker registreres automatisk, og at der kan leveres nye bakker hurtigt over hele døgnet. Intensivvognen/ standardvognen bliver i dag fyldt op af personalet og indgår i afdelingens eget kredsløb, hvor flergangsprodukter vaskes i skyllerum på intensivafsnittet. Brugerne foreslog, at varer med højt flow, dvs. højfrekvente varer såsom usterile handsker, kanyler, sprøjter, spritwaps, IV-sæt mv. leveres dagligt og uden om briksystemet, da Intensiv erfaringsmæssigt for disse varer kender/kan skønne det daglige forbrug. Udfordringen bliver, hvor i afsnittet disse højfrekvente varer leveres samt håndtering af et flow fra levering i afsnittet til distribution på sengestuerne/ forrummene, da der er begrænset depotplads. I dag fylder personalet selv skabene op på intensivstuerne med bl.a. handsker, væsker og slanger. Alle tre leveringsformer (skabe med briksystem, sampak, vogne med højt flow) passer ind på Intensiv. Oversigt over depot til forbrugsvarer - Intensiv Rent depot Forrum Medicinrum L&L AS 1112_140.1.TB 8 S ide

9 3.3 Standard sengeafsnit Sengeafsnit modtager i dag varer fra både apotek, vaskeri og via varemodtagelsen. Brugerne mente, at væsker generelt bør placeres i medicinrummet, men at væskerne med fordel kan placeres i dedikerede skabe/vogne i de yderste depotnicher i hver sengeenhed. I dag er der væskeskabe på afdelingerne, som fyldes op 2 gange om ugen. Sampak vil være muligt, særligt til anlæggelse af katetre og sonder og for sårpleje, dog foreligger der fortsat en udfordring i, at der ved anlæggelsen af katetre skal være et udvalg af slanger med forskellige størrelser, som ikke kan sampakkes af hensyn til spild. Brugerne nævnte Hvidovre Hospital som et eksempel på, hvordan forbrugsartikler kan placeres i et sengeafsnit, hvor den enkelte varekategori er placeret i et enkelt skab, så personalet ikke skal lede i mere end et skab for at finde den artikel, der skal bruges. Der er behov for leverance af lagner, pudebetræk, underbukser, undertrøjer, vaskeklude og bleer til patienterne hver dag. Generelt anvendes sengelinned, patienttøj, bleer og vaskeklude oftest sammen, og det vil derfor være hensigtsmæssigt, at de også placeres samme sted. I dag pakker personalet selv bleer med det øvrige linned. Det vil ikke være muligt at opmagasinere bleer i skabe i patientbadet, da der er krav om, at skabene tømmes efter hver udskrivning. Det samme gør sig gældende for skabene i sengestuerne, med mindre der er en anordning på skabene, som forhindrer andre end personalet i at tilgå skabene. Det vil være en fordel, hvis der kunne blive leveret linned og bleer i samme vogn, som placeres i niche i hver sengegruppe (rødt felt). Oversigt over depotfaciliteter for st. sengeafsnit Rent depot Medicinrum Udstyrsdepot niche, forbrugsat./linned L&L AS 1112_140.6.TB 9 S ide

10 3.4 OP/ Perioperativt afsnit Operation modtager i dag varer fra både apotek, vaskeri, sterilcentralen og via varemodtagelsen. Det vil være hensigtsmæssigt med et automatiseret (brik-)system for hhv. varer til rent depot og sterilt depot. Varer, som hører under rent depot, er linned, masker, usterile handsker dvs. varer modtaget fra varemodtagelsen og vaskeri. Sterile (engangs-)varer fra industrien placeres i dag også på rent depot. Operation modtager i dag tæpper, puder, lagner og håndklæder fra vaskeriet to gange ugentligt. Varer fra vaskeriet omplaceres fra vogne til skabe og kan med fordel styres over et automatisk (brik)system. Varer, som i dag placeres på sterilt depot, er udelukkende varer fra sterilcentral. Operation har således fast en transportsløjfe med sterilcentral, ved anvendelse af fremtidige procedurevogne til hver operation. I dag sampakker personalet selv bakker, hvor de plukker produkter leveret fra sterildepotet. Det vurderes også nødvendigt at skulle håndtere en del sterilvarer på samme måde fremover. Anæstesivognen pakkes af anæstesi-personalet, hvor apoteket leverer en kasse til vognen. Medicin lægges i øverste bakke på anæstesivognen, som er aflåst. Vare som ikke er en del af procedurevognen og som derfor opbevares i depot bør være i briksystem. Hygiejnekrav blev fremhævet, og der skal findes en løsning for håndtering af transportemballage. Oversigt over depot til forbrugsvarer - Operation Rent depot Depot, usterilt Depot, sterilt Medicinrum Udpakningsrum L&L AS 1112_140.2.TB 10 S ide

11 Der er ikke dimensioneret med forrum i perioperative afsnit, men vogne med linned og forbrugsvarer placeres i niche på gang. Brugerne vurderer funktionen og arealet til denne løsning tilstrækkeligt. Oversigt over depot til forbrugsvarer - Perioperativ Rent depot Depotvareniche Behandlingsrum Medicinrum Linnedniche L&L AS 1112_140.3.TB 3.5 Ambulatorium Ambulatoriet modtager i dag produkter fra både apotek, vaskeri og via varemodtagelsen. Håndtering af opbevaring af sterilvarer i ambulatoriet blev drøftet, da der ikke er dimensioneret med et sterildepot i ambulatoriet. Brugerne vurderer, at varer med højt flow bør styres via et automatiseret briksystem. Tendensen er, at flere og flere produkter sampakkes, og at der bruges flere og flere engangsprodukter. I dag modtager hæmatologien CVK-bakker (centralt venekateter) fra industrien, hvor personalet supplerer med handske og forklæde. Eftersom udviklingen går fra stationær til mere ambulant behandling bliver behovet for at modtage varer som sampak større i ambulatoriet. I dag modtages nogle procedurebakker som sampak fra industrien og andre sampakker personalet selv. 11 S ide

12 Brugerne vurderer, at vogne med varer kan opbevares i selve vognen placeret i niche på gang, eller at varerne overflyttes til skabe. Alle tre leveringsformer (skabe med briksystem, sampak, vogne med højt flow) passer ind i ambulatoriet. Oversigt over depotfaciliteter for standard ambulatorium Rent depot Medicinrum Udstyrsdepot niche, forbrugsat./linned L&L AS 1112_140.7.TB 3.6 Endoskopi Endoskopi modtager i dag varer fra både apotek, vaskeri, sterilcentral og via varemodtagelsen. Der vil være behov for et it-understøttet briksystem, også i gennemstiksskabene i endoskopien. Det vil være hensigtsmæssigt med standardbakker/ procedurebakker. Personalet pakker i dag selv standardbakker til gastroskopi og koloskopi. I dag bruger endoskopien nogle sterilvarer fra sterilcentralen. Brugerne vurderer, at hovedparten af sterilvarer i fremtiden vil være engangsprodukter. På endoskopistuerne er der også anæstesivogn/ procedurevogn, som skal fyldes op løbende. 12 S ide

13 Oversigt over depotfaciliteter for endoskopi Rent depot Vogne, forbrugsartikler Medicinrum Gennemstiksskabe Depot skopi L&L AS 1112_140.8.TB 3.7 Laboratorierne Der har været afholdt et enkelt møde med laboratorierne om modtagelsen af eksterne prøver, hovedsageligt prøver fra praksis. Det vurderes hensigtsmæssigt, at prøverne går gennem varemodtagelsen, hvor der er placeret en central postmodtagelse for DNU. Selve prøvemodtagelsen, dvs registreringen og håndteringen bør ske af laboratoriepersonale. Det vurderes mest praktisk, at prøverne transporteres fra varemodtagelsen i transportkasser med truck til prøvemodtagelsen i laboratorierne. Kun i mindre omfang forventes det relevant at benytte rørpost til transport af de eksterne prøver. 13 S ide

14 4. Sammenfatning/ emner med behov for afklaring Overordnet kan det konkluderes, at brugerne på tværs af afdelinger har behov for en kombination af alle tre leveringsformer (briksystem, sampak, vogne med højt flow) for at have/modtage varer Just-In-Time. Det er vigtigt, at varemodtagelsen disponeres således, at den kan være med til at understøtte leveringsformerne, specielt muligheden for sampak. Briksystem Alle brugerne udtrykte ønske om et automatiseret (brik-)system. For Akutcentret og Intensiv, som har akutte patienter, er der behov for en hurtig og løbende opfyldning af produkter i skabene på stuerne og i forrum, så alle (akut-)produkter/ varer/ væsker er tilgængelige på stuen døgnet rundt. Der er behov for etablering af et automatiseret briksystem med døgnleverancer. Generelt skal det afklares, hvordan flowet for varer via briksystem foregår i de enkelte afsnit, dvs. fra varen leveres i afsnit til den er på rette sted (skab, vogn, depot). Sampak Tendensen er generelt, at flere og flere produkter sampakkes, og at der bruges flere og flere engangsprodukter. I dag modtager nogle afdelinger standardpakker fra industrien, og andre varer sampakker personalet selv. I og med, at depotkapaciteten i de enkelte afsnit bliver mindre i DNU i forhold til, hvad afdelingerne råder over i dag, stiller det større krav til at modtage færdigpakkede varer/ sampak, da der ikke i de enkelte afsnit er depotplads til, at personalet selv kan sampakke. Det anbefales på den baggrund, at nogle varer sampakkes i varemodtagelsen og blive leveret færdigpakket til de enkelte afsnit. Hensynet til hygiejnekrav under sampak skal beskrives og håndteres i den nye varemodtagelse. For at reducere spild er det mest hensigtsmæssigt, at de produkter, som enten er personalespecifikke (fx handsker i forskellige størrelser) eller patientspecifikke (fx katetre i forskellige størrelser), ikke sampakkes, men at personalet tilfører de færdigpakkede bakker disse personale- og patientspecifikke artikler. Det skal afklares, i hvilket omfang varemodtagelsen disponeres til at sampakke, så varer kan leveres færdigpakkede til afsnit. Det skal afklares, hvor i afsnittene personalet selv sampakker de bakker, det er mest hensigtsmæssigt, de selv pakker, dette gælder bl.a. i Intensiv. Her er udfordringen, hvor personalet selv kan sampakke pga. begrænset depotplads. 14 S ide

15 Vogne med højt vareflow Brugerne udtrykte behov for at få leveret vogne til de enkelte afsnit, som er pakket med flere varegrupper fx både linned, bleer, patienttøj og forbrugsvarer, dette pga. at der ikke er meget depotplads til rådighed i afsnittene på DNU. I dag er der dedikerede vogne til de respektive varegrupper. Det skal afklares, i hvilket omfang varemodtagelsen kan pakke vogne med flere varegrupper til de enkelte afsnit, herunder hvor meget plads, der skal dimensioneres til dette under hensyn til, at hygiejnekrav også følges. Endvidere skal det afklares, i hvilke afsnit der er behov for, at vogne placeres i nicher og hvor varer omlastes til skab. 4.1 Den videre proces Det skal afklares i hvilket omfang, det vil være muligt at få leveret vare mv. som ønsket af de afdelinger der deltog i brugermøderne i efteråret For eksempel om der kan leveres en sampak-vogn til et sengeafsnit pakket med linned (fra vaskeriet) og bleer (fra lager). Der er andre eksempler på ønsket om sampak-procedurebakke med fx medicin (fra apotek) og forbrugsvare (fra lager). I begge eksempler skal det undersøges om en sådan sampak skal ske i varemodtagelsen, og dermed behov for rum/areal til denne funktion. Notatet forelægges de enkelte enheder (vaskeri, apotek, lager, sterilcentral m.fl.) på et møde til drøftelse af mulighederne for de tre af brugerne ønskede leveringsformer. 15 S ide

16 Bilag Input modtaget fra afdelingerne i forbindelse med brugerprocessen indsættes. 16 S ide