Dato: Sagsnr.: Godkendt dagsorden og referat for PPU-møde onsdag 14. januar 2015 kl

Transkript

1 Til Personalepolitisk Udvalg HR-afdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Ø Sagsbehandler: Jeanet Eugenia Klindoch Telefon: Dato: Sagsnr.: Godkendt dagsorden og referat for PPU-møde onsdag 14. januar 2015 kl Mødelokale: FRB7F F3-42. Videokonference Deltagere: Lis Carlsen, Henriette Frahm, Jens Kirk, Morten Lassen, Stig Taps, Thorkild Ærø, Kjeld Lanng og Jeanet Eugenia Klindoch. Lars Brodersen deltog under punkt 3 og 4, Susanne B. Hansen deltog under punkt 5. og Henrik H. Søndergaard deltog under punkt 5. og 6. Afbud: Ingen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra mødet 9. september 2014 (bilag 1) 3. Status på TR-aftale /Kjeld Lanng 7. januar har HR-afdelingen ved Kjeld Lanng og Lars Brodersen afholdt arbejdsmøde med tillidsrepræsentanterne i PPU. Møde med rektor og budget. 4. TR-aftale fra arbejdsmøde (bilag 2) / Henriette Frahm Drøftelse af oplæg til aftale om TR-struktur mm. 5. Lønpolitik (bilag 3) / Henrik Søndergaard og Kjeld Lanng Drøftelse af den nye lønpolitik og proces for det videre arbejde 6. Bibeskæftigelse / Henrik Søndergaard Orientering om arbejdet med nye regler for bibeskæftigelse 7. Forventet arbejdsplan for PPU i 2015 (Bilag 4) / Kjeld Lanng PPU s rolle i forbindelsen med ny AAU-strategi. Møderækken svarer den til de forventede og uforudsete opgaver i 2015? 8. Eventuelt Vedlagt: Bilag 1 Referat fra mødet Bilag 2 Oplæg til aftale om TR-struktur mm. Bilag 3 Lønpolitik behandlet på HSU-møde 8. december 2014 Bilag 4 Oversigt over aftaler under Personalepolitikken Næste 2 PPU-møder: 6. maj 2015 ekstraordinært PPU 23. marts Næste 2 HSU-møder: 28. januar 2015 og 20. maj Side 1 af 6

2 Referat 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt, men punkt 7. blev rykket til ekstraordinært møde 23. marts Godkendelse af referat fra mødet 9. september 2014 (bilag 1) Referat blev godkendt med følgende rettelser: Følgende slettes fra referatet side to: SBH mindede om, at man ikke kan udveksle timer, men kroner og ører, hvorfor her må være tale om en lønkompensation. Da der i udvalget er uenige i udsagnet. Hvor der i referatet henvises til et sted i aftalen ved hjælp af formuleringen: Ad punkt x tilføjes i nærværende og fremtidige referater ligeledes titlen på det punkt, der henvises til, af hensyn til læsevenligheden. 3. Status på TR-aftale /Kjeld Lanng 7. januar har HR-afdelingen ved Kjeld Lanng og Lars Brodersen afholdt arbejdsmøde med tillidsrepræsentanterne i PPU. Møde med rektor og budget. KL orienterede: Siden det ekstraordinære PPU-møde 9. september 2014 har der været arbejdet intenst på at udarbejde et udkast til en aftale. Arbejdsgruppen har været bestående af Kjeld Lanng, B-siden af PPU og HR-konsulent Lars Brodersen. Henriette har på vegne af B-siden sammenfattet et nyt udkast til en aftale på TR-området. Dette udkast er til PPU s samlede drøftelse under punkt 4. KL appellerer til en kreativ og fremadrettet dialog, så vi snart kan komme i mål med en aftale, som gavner samarbejdet på AAU og som er tilfredsstillende for begge parter. KL har sideløbende løbende haft drøftelser med rektoratet vedrørende afklaring af rektoratets holdning til og intention ift. en fælles aftale på TR-området. Der er fortsat en vilje i rektoratet til og ønske om at indgå en aftale, og man vil arbejde på at der kan sættes de fornødne midler af til formålet. Foreløbig er der afsat en sum penge i 2015-budgettet til implementering af en kommende aftale. 4. TR-aftale fra arbejdsmøde (bilag 2) / Henriette Frahm Drøftelse af oplæg til aftale om TR-struktur mm. HF: indledte drøftelserne med følgende beskrivelse af, hvordan vedhæftede udkast er kommet i stand: Arbejdsgruppen har indledningsvist lagt det gamle aftaleudkast til side og startet på ny fra bunden med at drøfte og blive enige om, hvad en aftale på TR-området bør indeholde. Der er skrevet mangt og meget allerede, men vedlagte udkast er et forsøg på at sammenskrive de aspekter, som b-siden på nuværende tidspunkt er stort set enige om. Henriette lagde afslutningsvis op til at b-siden på mødet gerne vil høre, om a-siden også kan tilslutte sig det skrevne, og hvis ikke begrundelserne herfor. TR-strukturen var det der fyldte mest under dagsordenpunktet. TÆ indledte en drøftelse af følgende normsættende princip under Valg af repræsentation på side 2 i Bilag 2 Aftaleudkastet: - At det efterstræbes, at tillidsrepræsentanten repræsenterer den type af medarbejder, som vedkommende selv udgør. Det vil betyde, at med mindre andre hensyn gør sig gældende bør VIPmedarbejdere repræsenteres af en VIP-tillidsrepræsentant og TAP-medarbejdere bør repræsenteres af en TAP-tillidsrepræsentant. TÆ pointerer, at det ikke er praksis på SBi, hvor tillidsrepræsentanterne repræsenterer VIP og TAP, og det oplever TÆ som en fordel, da det i højere grad muliggør lønforhandling mm. der underbygger strategien på et givent område. TÆ mener derfor, at det er forkert at beskrive SBi s model som en undtagelse. B-siden anerkender, at SBi s nuværende praksis fungerer optimalt på SBi, men de har en formodning om, at det skyldes, at forskellen på en VIP ers arbejde og en TAP ers arbejde er mindre på SBi end det er på det øvri- Side 2 af 6

3 ge og størstedelen af universitetet. B-siden har et ønske om, at der i en aftale defineres en hovedregel, som man i særligt begrundede tilfælde kan afvige fra for at opnå den gennemskuelighed, som ønsket om en ny TRaftale bl.a. bygger på. LBR foreslog, at for at komme videre med dette punkt skal der nås enighed om, hvilken organisationsstruktur, der er den vigtigste: fagforeningstilhørsforhold, AAU's organisationsstruktur udtrykt ved linjeledelsesstrukturen eller jobtype (VIP TAP). LBR læser i det foreliggende aftaleudkast, at AAU's organisationsstruktur (linjeledelsen) er den primære struktur, som også TR-strukturen skal afspejle, hvilket er det, SBi har gjort. Men LBR tolker b-sidens fremlæggelse af sagen som primært baseret på fagforeningstilhørsforhold, sekundært jobtype (VIP-TAP) og først tertiært organisationsstrukturen. ML udtrykte, at det grundlæggende er et godt oplæg, da det bidrager til en klarhed, som ikke eksisterer på dette område på AAU i dag. ML efterspurgte dog et bilag med en visualisering (eller lignende) af TR-strukturen i den nuværende organisation, da aftaleprincipperne er lettere at forholde sig til og erklære sig enten enig eller uenig i på baggrund af en beskrivelse af aftaleprincippernes reelle konkrete betydning; Hvor mange TR er medfører denne model? hvilke medarbejdere repræsenterer de, og hvor i organisationen er de placeret? ML opfordrer til, at sproget i aftalen gøres mere konkret, så det er tydeligt, hvad der menes, og i hvilke tilfælde der kan gøres undtagelser. ML efterlyste også en beskrivelse af, hvem der kan tage beslutning om disse undtagelser. KL tilføjede at hovedområde-tr og forholdet til samt forskellen på fælles-tr skal defineres klart. ML spurgte til campusopdelingens betydning og pointerede her, at betegnelsen vandret eksempelvis er for uklar. B-siden forklarede, at TR-strukturen ikke skal følge geografien men organisationsstrukturen (linjeledelsen), der pt går på tværs af campusser, og at AMO-strukturen i højere grad skal tage højde for den geografiske opdeling af AAU. ML og LBR efterlyste definitioner af begreberne "vandret" og "lodret", som anvendes i aftaleudkastet. TÆ stillede b-siden et spørgsmål om, hvad b-siden forestiller sig mht. implementeringen af TR-aftalen; hvordan og hvornår forestiller b-siden sig, at det skal implementeres, og hvordan skal virkeligheden tilpasses de steder, hvor man har indrettet sig anderledes end aftalen beskriver? HF responderede, at det er en aftale, der bør anvendes bl.a. i forbindelse med genvalg, og at det i øvrigt er forhold, som det vil tage tid at få implementeret. HF opremsede en række forhold, som b-siden ønsker, skal indgå, men som der pt ikke er opnået tilstrækkelig enighed om: Orlovsbestemmelser i forbindelse med TR s ansøgning om orlov, bestemmelser vedrørende suppleanter, rejsegodtgørelser mm. Konklusion: Aftaleudkastet er ikke færdigt, idet der fortsat er væsentlige forhold, hvorom a- og b-side endnu ikke er enige. A-siden tager teten på at komme videre med udkastet frem mod et ekstraordinært PPU- møde i slutningen af marts. Det bør indarbejdes i aftalen, hvorledes aftalen vil kunne understøtte AAU-strategien. B-siden udarbejder et udkast til et bilag med en beskrivelse af, hvad aftalen betyder i praksis; hvor mange TR og FTR vil der være på baggrund af denne aftale, og hvilke medarbejdere repræsenterer som den nuværende organisation ser ud. Side 3 af 6

4 5. Lønpolitik (bilag 3) / Henrik H. Søndergaard og Kjeld Lanng Drøftelse af den nye lønpolitik og proces for det videre arbejde HHS introducerede drøftelserne: rektoratet har initieret udarbejdelsen af en fælles lønpolitik på TAP-området på baggrund af en analyse af løndannelsen på for TAP ere på AAU foretaget af HR-afdelingen. Analysen er beskrevet i bilag 3; Notat om lønstruktur ved AAU for personalekategorierne IT-medarbejdere og kontorfunktionærer samt AC-TAP samt sammenligning af løn ved AAU og øvrige universiteter for personalekategorierne IT-medarbejdere og kontorfunktionærer. Her fremgår det, at der er behov for klare rammer for løndannelsen på TAP-området. Der er pt ingen beslutninger vedrørende udarbejdelse af en lønpolitik på VIP-området, men det kan blive aktuelt senere. Konklusionen på det foregående HSU-møde er ikke entydig, men PPU er blevet bedt om at se på lønpolitikken og komme med en indstilling vedrørende indhold af lønpolitik samt en procesplan for det videre arbejde i form af udarbejdelse og forhandling af nye lokalaftaler med afsæt i en ny overordnet lønpolitik. Det er rektoratets intention, at politikken skal sætte en ramme for de lokale lønforhandlinger med udgangspunkt i de gode processer, der allerede praktiseres mange steder. Intentionen er at bevare et lokalt råderum med klare og meningsfulde rammer for den lokale ledelse, medarbejdere og universitetets TR er. KL afsluttede orienteringen: Først ved at drage en parallel til det under punkt 4 på mødet drøftede aftaleudkast på TR-området; Med denne lønpolitik skal det understreges, at også løndannelsen skal støtte op om universitetets strategi. Herefter pointerede han vigtigheden af en transparent løndannelsesproces, som et vigtigt led i sikring af, at løndannelse gennem NYløn motiverer medarbejderne. En uigennemsigtig proces kan virke demotiverende på nogle medarbejdere. Drøftelserne: Medlemmerne af PPU har svært ved at genkende, hvad de oplever som et dystert billede af løndannelsen på TAP-området som det er beskrevet i vedlagte notat. Der er i udgangspunktet en intention om overholdelse af deadline ved lønforhandlingerne, men i nogle tilfælde er der et lokalt ønske om udsættelse af forhandlingerne grundet i særlige udfordringer som overstiger hensynet til den overordnede deadline. ML, HF og LC roser initiativet og ser frem til en politik, der kan fremme lighed og gennemskuelighed. JK gav udtryk for, at b-siden ikke har et ønske om en overordnet lønpolitik på VIP-området, og han advarede mod for stramme rammer, da virkeligheden på de forskellige dele af universitetet er meget forskellig. Forhandlingsrummet PPU bemærker, politikken efterlader et indtryk af, at det lokale forhandlingsrum skal indskrænkes til udpegning af et relevant tillæg på en klart defineret liste, hvilket ikke er i overensstemmelse med intentionen. PPU gav udtryk for et ønske om, at den lokale forhandlingsret ekspliciteres i politikken. På side 2 i sagsfremstillingen er der anført: Derfor forudsætter forslaget indgåelse af lønaftaler på det overordnede og/eller lokale niveau, der bygger på kendte lønstrukturer og faste løntillægsstørrelser samt kriterier og krav, der skal opfyldes for at komme i betragtning. Lønaftaler med faste størrelser koblet til faste begrundelser opleves som for stramme rammer. HF foreslog, at der udarbejdes en liste med eksempler på tillæg og dertilhørende vejledende minimumsbeløb ingen øvre grænse, frem for en udtømmende tjekliste. En udtømmende tjekliste oplever HF, som værende i modstrid med intentionerne bag NYLøn. LC nævnte, at der ifølge HK-overenskomsten allerede er satser, som bør implementeres i lønforhandlingerne frem for at udarbejde nye. Hun tilføjede, at detaljeringsniveauet og forhandlingsrummet.i overenskomsten er tilpas. KL: a-siden ønsker også et stort forhandlingsrum. AUA-aftalen låser eksempelvis i høj grad AC ernes lønforhandlingsmuligheder, er det hensigtsmæssigt i en NYLøn-struktur? ST fremførte følgende spørgsmål: Hvordan skal: væsentlige stillingsændringer såvel i en eksisterende stilling på eksempelvis s. 1forstås? ST var bekymret for, at denne formulering er for stram i forhold til muligheden Side 4 af 6

5 for at forhandle forskudt af de årlige lønforhandlinger. TÆ oplever det som et tænkt eksempel, da funktionstillæg forhandles også med tilbagevirkende kraft ved de årlige lønforhandlinger, de bliver ikke glemt. Lønforhandlinger skal de være bagudrettede eller fremadrettede? TÆ gjorde opmærksom på, at det for ham som leder er afgørende i en strategisk lønforhandling, om forhandlingen peger fremad eller er bagudrettet. TÆ mener derfor, at de årlige lønforhandlinger er placeret tidsmæssigt for tidligt på året. Opgørelser over diverse performancemål foreligger ikke på det angivne tidspunkt, hvilket besværliggør en reel strategisk lønforhandling. ST: stiller i tillæg hertil spørgsmål om lønsummen, der stilles til forhandling er bagudrettet til honorering af medarbejdere der har gjort godt eller tildeles med arbejdere man ønsker skal performe bedre? KL forklarede, at han ser kvalifikations- og funktionstillæg som værende fremadrettede til medarbejdere, der nu har visse kvalifikationer eller funktioner, som denne forventes at bruge/vatetage i fremadrette. Og engangsvederlag er per definition bagudrettet og ydes til medarbejdere, der har ydet et ekstraordinært godt stykke arbejde i den forgangne periode. HR oplever i højere grad, at problematikken ligger i, at man ikke i tilstrækkelig grad på nuværende tidspunkt bruger tillæggene strategisk med professionelle begrundelser for tildeling af tillæg, hvilket blandt andet kommer til udtryk ved at uddele funktionstillæg i tilfælde, hvor begrundelserne er opnåede kvalifikationer. HF tilkendegav, at hun også oplever denne tendens og hilser en opstramning på området velkommen. Forhandlingsret versus aftaleret Følgende formulering i nederste halvdel af side 2: Faglige organisationer, der ikke har aftaleret på det pågældende overenskomstområde, har alene ret til at forhandle lønnen, ikke indgå aftale, som skal ske med den aftaleberettigede faglige organisation. medførte en drøftelse af, hvordan begreberne aftaleret og forhandlingsret skal forstås. Det peger på et behov for at politikken gennemskrives således det tydeliggøres, hvad der menes særligt på det nuværende udkasts side 2, hvor begge begreber er i brug. Diverse TÆ bifalder, at punkt 8 i 2.6: 8. De tildelte tillæg og engangsvederlag iværksættes med juni lønnen og som hovedregel med virkning fra 1. april samme år. er formuleret som en hovedregel med en afvigelsesmulighed. ML adspurgte om 2.7 Honorering for ekstraordinær indsats og opnåede resultater er indenfor eller udenfor rammen? ML bryder sig ikke om formuleringen af: 2.8 Lønindplacering udover rammerne i AAU s lønaftaler og foreslår i stedet, at der står, at det er aftalebestemt, at rektor kan lave et loft. Proces: HHS responderede på kommentarerne til politikken, at politikken skal give mening for medarbejdere, ledere og TR er lokalt. Hvis politikken nuværende formuleringer læses for rigidt er der behov for en sproglig tilpasning. Herefter er der et antal lokalaftaler, som skal indgås med udgangspunkt i den overordnede politik. Konklusion Der arbejdes både på at få lønpolitikensprogligt gennemskrevet og udarbejdet procesplan for lokalaftaler til indstilling til HSU-mødet 20. maj HF og LC mødes med HR med henblik på gennemskrivning af politikken på samtlige af de på mødet drøftede punkter. HF og LC mødes med HR med henblik på at komme med udkast til procesplan for udarbejdelse og forhandling af lokalaftaler i efteråret. Side 5 af 6

6 Der er indlagt ekstraordinært PPU-møde 23. marts, hvor der er mulighed for at tage punktet op inden færdigbehandling på mødet 6. maj Bibeskæftigelse / Henrik Søndergaard Orientering om arbejdet med nye regler for bibeskæftigelse Som følge af Rigsrevisionens bemærkninger har direktionen vedtaget nye regler for bibeskæftigelse, der gælder fra 1. februar De nye regler indeholder blandt andet krav om registrering af anmeldelser af bibeskæftigelse, der udføres i privat regi. Desuden indføres en årlig indberetningspligt af bibeskæftigelse, der udføres i privat regi, samt bibeskæftigelse, der udføres som følge af ansættelsen på universitetet. De øgede krav til anmeldelse og indberetning omfatter VIP fra adjunktniveauet og over samt ledere på niveau 1, 2 og 3. Bemærkning fra PPU til orienteringen: det er stort arbejde at iværksætte for løse et lille problem, man kunne overveje at nøjes med at tale med sin leder om de konkrete tilfælde. 7. Forventet arbejdsplan for PPU i 2015 (Bilag 4) / Kjeld Lanng PPU s rolle i forbindelsen med ny AAU-strategi. Møderækken svarer den til de forventede og uforudsete opgaver i 2015? Punktet blev flyttet til næste møde. 8. Eventuelt Vedlagt: Bilag 1 Referat fra mødet Bilag 2 Oplæg til aftale om TR-struktur mm. Bilag 3 Lønpolitik behandlet på HSU-møde 8. december 2014 Bilag 4 Oversigt over aftaler under Personalepolitikken Næste 2 PPU-møder: 6. maj 2015 ekstraordinært PPU 23. marts Næste 2 HSU-møder: 28. januar 2015 og 20. maj Side 6 af 6