Spørgsmål & Svar. Udbud af SMS-komponent 2013/S

Transkript

1 1 Spørgsmål & Svar Udbud af SMS-komponent 2013/S Ordregiver har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Er udbuddet åben for alle virksomheder på nuværende tidspunkt - eller er der krav om at de firmaer der på nuværende tidspunkt har haft en eller anden involvens i projektet - foresætter som TILBUDSGIVER? Alle der opfylder udbudsbetingelserne kan deltage. Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 2 Det fremgår af Kontraktens bilagsfortegnelse at bilag 15, Licensbetingelser for Standardprogrammel og Open Source Programmel samt krav til deponering er udgået. I Kontrakten er der mange steder henvist til bilag 15. Er det en fejl at Bilag 15 er udgået? Det er ikke en fejl at bilag 15 er udgået. Fejlagtigt indgår bilag 15 i kontraktoplægget. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 21. marts Spørgsmål vedr. Kontrakten pkt. 5.4: Afsnittet vedr. Kundens medvirken er udgået. Ordregiver bedes forklare hvordan dette skal tolkes. Det er Leverandørens langvarige erfaring, at det mest optimale resultat af et udviklingsprojekt opnås ved Kundens medvirken. Kundens medvirken er i øvrigt fortsat forudsat flere steder i Kontrakten, f.eks. i forbindelse med afklaringsfasen og aftestning. Det skal tolkes således at samarbejdet mellem leverandør og ordregiver defineres og beskrives i bilag 12 vedr. samarbejdsorganisation mellem de to parter. Ordregiver deltager i de faser af projektet som er forudsætning for opgavens udførelse. Der vil tilgå en rettelse til kontrakten hurtigst muligt, hvor kunden forpligter sig en medvirken. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 21. marts I forbindelse med ovenstående udbud, har Det vil være tilstrækkeligt at vedlægge

2 2 vi et spørgsmål vedrørende den efterspurgte Solvenserklæring i Tilbudsbilag 2 pkt. 2. Vi vil gerne vide hvordan Region Syddanmark ønsker en sådan Solvenserklæring udformet, da vi umiddelbart vurderer at det ligger tæt på pkt. A i Tro- og love erklæringen i udbudsbilag 3. Vil det være dækkende at vedlægge seneste revisorpåtegnede årsregnskab? regnskab fra seneste regnskabsår og således også seneste revisorpåtegnede årsregnskab. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 21. marts 2013 Bilag 3: Kravspecifikation og Løsningsbeskrivelse indeholder en option på at SMS-komponenten skal gøre SMSstatus tilgængelig for bookingsystemerne. I afsnit 5.9, Use Case 9, står der flg.: Trin 4: SMS-komponenten lagrer oplysninger på alle send-status og sender dette til REGIS Trin 5: Bookingsystemet modtager oplysninger fra REGIS vedr. send-status Leverandøren skal beskrive og give tilbud på, hvad det koster at etablere en service, hvor SMS komponenten kan sende/skubbe statusmeddelelser tilbage til bookingsystemer. Der findes pt. ikke en service på hverken REGIS eller regionens bookingsystemer, men det skal antages at interfacet indholdsmæssigt vil være det samme som servicen opsalgstatussms(). 5 I afsnit 7: Non Funktionelle Krav, er der listet to krav vedr. de integrationer som SMSkomponenten skal udstille via REGIS: Krav : Beskrivelse af opretsmsbesked(), opdatersmsbesked() og sletsmsbesked() services. Krav : Beskrivelse af opslagstatussms(). De to krav lægger op til at bookingsystemerne kontakter SMSkomponenten via REGIS, når der skal sendes SMS-beskeder, eller hentes status om beskederne. Jeg kan ikke se et krav der beskriver en service som SMSkomponenten skal kalde, for at sende SMSstatus den anden vej. Use Case 5.9 lægger op til, at SMSkomponenten skal skubbe SMS-status ud til booking systemerne via REGIS, og ikke at bookingsystemerne henter SMS-status fra SMS-komponenten. Er det korrekt forstået? I så fald, findes der en beskrivelse af den service på REGIS som SMS-komponenten skal kalde for at sende SMS-status til bookingsystemerne?

3 3 Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 4. april Spørgsmål vedr. Kontrakten pkt , afs. 2 og 3. Boden udgør 1,5 % af leverancevederlaget pr. påbegyndt Arbejdsdag. Den samlede bod for forsinkelse vedrørende en Leverance kan ikke overstige 15% af leverancevederlaget. Bod for forsinkelse er meget høj i forhold til branchestandard. Vil Ordregiver ændre bodssatsen til branchestandard, f.eks. til 0,25 % pr. påbegyndt Arbejdsdag, maksimalt 10 % af leverancevederlaget, som anført i K01? Bodsbestemmelserne opretholdes som beskrevet i kontrakten. Som beskrevet i afsnit er bodsbestemmelserne sammenkoblet med milepælene i Bilag 1: Såfremt en af de i Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. anførte frister for bodsbelagt milepælsplanen overskrides betaler Leverandøren en bod. Milepælene er overtagelsesprøve, driftsprøve eller øvrige bodsfrister overskrides, betaler Leverandøren en bod for hver påbegyndt Arbejdsdag, som den aftalte frist overskrides. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 10. april I vedligeholdelseskontraktens kap står: Kunden kan ved Meddelelse opsige Vedligeholdelsesaftalen helt eller delvist med et varsel på 6 måneder til den første i en måned, dog tidligst til udløb ét år efter Overtagelsesdagen. Ved Kundens opsigelse af Vedligeholdelsesaftalen til hel eller delvis ophør tidligere end 4 år efter Vedligeholdelsesaftalens indgåelse, er Leverandøren berettiget til udtrædelsesvederlag, som opgjort efter bilag 12. Ad 1: Det skal forstås sådan, at dele af vedligeholdelsen kan ophør ved opsigelse. Eks. hvis dele af ydelsen ikke skal bruges mere, eller det ikke giver mening at bruge mere. Ad 2: Bilag 12 afsnit : Kan uddybe, hvordan delvis ophør skal forstås? 2: bedes endvidere oplyse, hvor i Bilag 12 tilbudsgiver skal angive udtrædelsesvederlag.

4 4 Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 19. april ) Af spørgsmål/svar nr. 2 fremgår at bilag 15 udgår. Bilag 15 anvendes til at angive licensbetingelser for standardprogrammel. Hvis den tilbudte løsning baserer sig på standardprogrammel har leverandøren brug for at kunne angive de tilknyttede licensbetingelser. Vil udbudsgiver venligst anvise hvor tilbudsgiver kan anføre disse licensbetingelser. 2) I kontrakten henvises flere steder til bilag 15, især i afsnit 23. Hvis bilag 15 udgår, finder vi at henvisningerne til bilag 15 er af meningsforstyrrende karakter og vi vil derfor bede udbudsgiver om at fremsende en revideret kontrakt hvor henvisningerne er tilrettet for at give et mere præcist grundlag for det fremtidige samarbejde. I Bilag 12 er der mulighed for at indføje licensudgifter, under pkt. 13. I forbindelse med den endelige kontraktindgåelse, vil udbudsgiver revidere kontrakten i forhold til kommentarer vedr. bilag 15. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 19. april Udbudsbilag 2, 2. Oplysninger om virksomhedens økonomiske og finansielle kapacitet Det vil være tilstrækkeligt at vedlægge regnskab fra seneste regnskabsår og således også seneste revisorpåtegnede årsregnskab. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 19. april Vil Regionen acceptere en besvarelse i form af vedlagte CV'er for så vidt angår den del af spørgsmålet der vedrører medarbejdernes uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer? Regionen ønsker en oplistning af antallet af medarbejdere og disses kvalifikationer. CV erne er dokumentationen for eksisterende medarbejderes kvalifikationer. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 23. april Kontrakt punkt 5.6, 2. afsnit Da den sagkyndiges afgørelse kan få store konsekvenser, bør Parterne ikke være afskåret fra at indbringe den sagkyndiges afgørelse for voldgift. Vil Kunden ændre kontrakten således, at den sagkyndiges afgørelse kan indbringes for voldgift af Nej Se begrundelsen i besvarelsen af spørgsmålet omkring punkt 27.2 nederst i spørgsmål 10

5 5 begge parter? Kontrakt punkt 5.6, 7. afsnit Det findes meget vidtgående, at Leverandøren skal betale for en audit ved enhver forsinkelse af overtagelsesprøve, driftsprøve eller anden bodsbelagt milepæl, eller såfremt der foreligger fejl, der ville være hindrende for en overtagelse. Omkostningerne forbundet hermed vil ikke nødvendigvis stå i rimeligt forhold til forsinkelsen, og vil for Leverandøren være en ekstra økonomisk sanktion ved siden af bodsbetalingen. Vil Kunden derfor ændre kontrakten således, at der ikke kan kræves en særskilt audit ved forsinkelse eller fejl, eller som minimum tilføje, at en særskilt audit kun kan kræves ved væsentlig forsinkelse eller væsentlige fejl? Audit er meget vidtgående og byrdefuldt for begge parter, derfor vil audit normalt være noget der bliver bruger, når mange andre muligheder er utømt. Denne her bestemmelse står ikke alene, men skal læses i sammenhæng med andre bestemmelser bl.a. afsnit 18. Hvis ordregiver afskær sig selv muligheden for, at kunne kræve audit i forbindelse med forsinkelse mv., vil det betyde at ordregiver langt hurtigere komme i situationer, hvor voldgift eller domstolene er eneste mulighed. Sådanne tiltag mener ordregiver er mere vidtgående eller omkostningsfuldt for parterne. Væsentlig forsinkelse eller væsentlig fejl, vil være det samme som væsentlig misligholdelse. Når væsentlig misligholdelse kommer på tale, vil overvejelserne mere gå på ophævelse. Kontrakt punkt 17.8 Kunden bør uddybe og nærmere præcisere, hvilke præceptive love, der har betydning for løsning af opgaverne, herunder hvorvidt tilbudsgiver skal overholde anden lovgivning, end hvad man med rette kan forvente i forhold til den udbudte opgave. Det er de regler der ikke kan fraviges ved aftale. Dvs. myndighedsforskrifter og lovregler mv. Kontrakt punkt 20.1 Bod på 100 % af vedligeholdelses vederlaget synes at være meget højt. Vil Kunden overveje at nedsætte dette til: Dette punkt omhandler betingelserne for ophævelse ved misligholdelse. Ordregiver har svære ved at se hvor bod kommer ind i dette punkt. Den samlede bod for manglende servicemål kan maksimalt udgøre 20 % af det månedlige vedligeholdelsesvederlag pr. måned og 15 % af det årlige vedligeholdelsesvederlag pr. år. Kontrakt punkt 20.1 Leverandøren finder det rimeligt, at der gives en rimelig afhjælpningsfrist for både Ved misligholdelse kan en leverandør i falde bod. På det tidspunkt hvor bod når sit maksimum, skal der tages stilling til hvad

6 6 overtagelsesprøven og driftsprøven, således at en ganske kort forsinkelse med driftsprøven ikke i sig selv kan medføre ophævelse af kontrakten. Vil Kunden derfor overveje at ændre bestemmelsen således, at der kan tidligst ske ophævelse, hvis enten overtagelsesprøven eller driftsprøven hver især er forsinket med 40 Arbejdsdage? De 40 Arbejdsdage er således ikke kumulerede. næste skridt skal være. Et af de midler ordregiver har, er væsentlig misligholdelse, hvor ophævelse af kontrakten indgår. Eftersom ophævelse af en kontrakt kan have vidtgående konsekvenser for begge parter, vil der inden da være forsøgt mange tiltag på at kommet tilbage på rette spor. Opregningen i punkt 20.1 er ikke udtømmende og hver eneste gang der opstår en sådan situation, vil det være nødvendig med en væsentlighedsvurdering. Ordregiver vil ikke ændre i bestemmelsen, da det vil betyde at der også skal ændres i mange andre bestemmelser bl.a. bodsbestemmelserne. Kontrakt punkt 20.1 Leverandøren finder det ikke rimeligt, at en forsinkelse med en enkelt selvstændigopgave kan medføre ophævelse af hele projektet, selvom projektet ikke i sig selv er misligholdt. Vil Kunden derfor overveje at ændre kontrkaten således, at forsinkelse med overtagelsesdagen for en selvstændig opgave ikke kan medføre ophævelse af hele kontrakten, men kun af aftalen om den selvstændige opgave? Kunden er berettiget til at begrænse ophævelsen til en del af Kontrakten jf. punkt 20.1, afsnit 2. Hvis en enkelt selvstændig opgave medfører ophævelse af kontrakten er det fordi der er sket en væsentlig misligholdelse. Ordregiver gør opmærksom på at punkt 20.1 skal læses i sammenhæng med punkt 20.2 Kontrakt punkt 21 Vil kunden i kontraktens punkt 21 tilføje en ansvarsbegrænsning for vedligehold og drift efter garantiperiodens udløb, således at erstatning og eventuel bod tilsammen dog begrænses til det årlige vederlag for henholdsvis support, vedligehold og drift. Ordregiver henviser til sammenhængetn mellem kontrakten og bilag 5 Kunden opfordres yderligere til at indsætte en selvstændig ansvarsbegrænsning pr. skadesbegivenhed på fx 30 % af leverancevederlaget. Ordregiver ser dette som vidtgående, da det vil kunne få enorme konsekvenser for ordregiver. Kontrakt punkt 21 Det fremgår af kontraktens punkt 5.3, at Modenhed ikke er en del af Kontrakten. Da Ordregiver er enig det har ingen værdi

7 7 der således ikke kan være tale om manglende opfyldelse af krav i punkt 5.3, opfordres kunden til at slette denne passus i punkt 21. Kontrakt punkt 21 Kunden opfordres til i punkt 21, at specificere indirekte tab yderlige, og tilføje "tabt avance" og "mistede besparelse" til oplistningen. Ordregiver finder ikke yderligere specifikation nødvendig. Kontrakt punkt 23 Kan kunden bekræfte, at de henvisninger der er i punkt 23 til bilag 15, retteligt skal være bilag 3? Kunden bør i så falde rette kontrakten til i overensstemmelse hermed. Af bilagsoversigten i kontrakten s. 6 ser det ud til, at der ikke skal være et bilag 15. Tilsvarende kunne henvisningen i kontraktens punkt 17.4, 2. afsnit tyde på, at licensbetingelserne skal være indeholdt i bilag 3. Det er korrekt at bilag 15 ikke er en del af kontrakten. Kontrakt punkt 27.2 Parterne bør ikke være afskåret fra at indbringe den sagkyndiges afgørelse for voldgift. Vil Kunden ændre Meningen med uvildig sagkyndig er, at uenigheder mellem parterne hurtigt kan blive afgjort. Hvis muligheden for inddragelse af uvildig sagkyndige i sådanne sager ikke er muligt, men der imod skal i gennem voldgift eller domstolene hver gang, vil der bruges meget unødigt tid. Punkt 27.2 uvildig sagkyndig bliver netop udmeldt af Det Danske Voldgiftsinstitut. Hvis en af parterne mod forventning ikke er enig i den sagkyndiges afgørelse er dansk rets almindelige principper gældende. Ordregiver ser ingen grund til at ændre afsnit Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 23. april Bilag 3 pkt 5.3 Usecase 3 Ved integration mod Regionens SOR komponent vha. webservice, ønskes det klargjort om dette helt fjerner Regionens behov for at kunne redigere og vedligeholde SOR data via SMS Det er nødvendigt at kan vedligeholde organisationsdata i SMS komponenten udover de data som SOR indeholder. Det skyldes at SOR ikke i alle tilfælde er tilstrækkeligt finkornet, men giver den overordnede organisationsstruktur for s sygehuse. Det skal bemærkes at dette er et konkurrencekrav.

8 8 Komponentens interface. Hvis visnings og/eller redigerings behov forefindes, bedes disse uddybes. Bilag 3 pkt 7 non funktionelle krav, Krav nr.: Det fremgår at tilbudsgiver skal Beskrive rettighedsstrukturen i systemet og hvordan rettigheder i systemet administreres, herunder systemets muligheder for at tildele, oprette eller fjerne rettigheder. Der er ingen usecases eller funktionelle krav der beskriver handlinger med flere bruger niveauer. Kunden ønsker beskrivelse af hvorledes Leverandøren i løsningen håndterer forskellige roller og rettighedsstyring i den forbindelse. Regionen bedes uddybe, hvilke bruger roller de ønsker, og hvilke rettigheder disse bør have i forhold til de funktionelle krav. Hvis der ønskes et bruger redigerings interface bedes dette beskrives i krav eller usecases. Bilag 3 pkt 5.9 og pkt 5.10 Begge usecases er navngivet usecase 9, men beskriver 2 forskellige usecases. Regionen ændrer navngivning til Use case 9 og Use case 10. For at kunne skelne mellem refereringerne til den korrekte usecase i løsningsbeskrivelsen, bedes Regionen ændre navngivningen til usecase 9 og 10 eller 9A og 9B. Udbudsbilag 2, 2. Oplysninger om virksomhedens økonomiske og finansielle kapacitet Det skal angives om Solvenserklæring er vedlagt. Det vil være tilstrækkeligt at vedlægge regnskab fra seneste regnskabsår og således også seneste revisorpåtegnede årsregnskab. Regionen bedes angive hvilke krav der er til Solvenserklæringens udformning og indhold, herunder om den skal udfærdiges af 3. mand. Udbudsbilag 2, 3.2 Oplysning om antal medarbejdere, deres uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer vedrørende Regionen ønsker en oplistning af antallet af medarbejdere og disses kvalifikationer.

9 9 udførelse af de udbudte tjenesteydelser. Vil Regionen acceptere en besvarelse i form af vedlagte CV'er for så vidt angår den del af spørgsmålet der vedrører medarbejdernes uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer? Bilag 4, Instruktion til tilbudsgiver. Det fremgår at "Tilbudsgiver skal udfylde nærværende bilag, samt indsætte bevarelsen i bilag 3A". CV erne er dokumentationen for eksisterende medarbejderes kvalifikationer. Regionen ønsker besvarelse i hhv. bilag 4 og 3A. Det er gældende for alle besvarelser i bilagene. Skal det forstås således at Regionen ønsker at både udfyldt bilag 4 og udfyldt bilag 3A indgår i tilbudsgivers besvarelse? Og kan Regionens svar overføres på de øvrige bilag der også besvares i bilag 3A? Bilag 3 pkt Krav til integration Angiver en række parametre: SKS/SOR EAN Sygehus Sygehusafdeling/afsnitenhed Ved integrering mod SOR registeret er det eneste SMS komponenten skal bruge SOR nummeret. De øvrige parametre er ikke relevante, da disse hentes fra registeret på afsendings tidspunktet for sms en. Hvad er hensigten med de øvrige parametre? SOR kan implementeres på forskellig vis og som det fremgår af kravspecifikationen skal leverandøren beskrive, hvordan SOR tænkes integreret. Det er korrekt, at SOR kan implementeres ved anvendelse af et SOR-ID, som det formodes at SOR nummeret refererer til. Derudover vil EAN, sygehus og sygehusafdeling/afsnit enhed overføres til SMS komponenten via bookingbeskeden. For at undgå misforståelser så er disse informationer yderst relevante ifm. SMS forsendelse og skal være en del af snitfladen og SMS komponenten. Bilag 3, krav Krav til integration Er det korrekt forstået at baseline metadataen indeholder et booking id, og at dette i kombination med system id udgør en unik nøgle? Det er ikke korrekt at Baseline indeholder et bookingid, men der vil indgå et bookingid i bookingbeskeden. Bilag 3 pkt Krav til integration Vi mener ikke at sms status entydigt kan defineres udfra cpr.nr. da en patient kan have flere bookinger. Vi opfatter at booking id kombineret med system id er den entydige nøgle og findes i forespørgsels Baseline metadata. Det er ikke korrekt at Baseline indeholder et bookingid, men der vil indgå et bookingid i bookingbeskeden. Baseline vil indeholde et SystemID

10 10 Kan Regionen bekræfte dette? Bilag 3 pkt Netværk "Systemet skal kunne operere fuldt ud på s eksisterende WAN, som beskrevet i Bilag 2, afsnit Netværk, under hensyn til Servicemål angivet i bilag 6." Bilag findes ikke. Regionen bekræfter der henvises til Kan Regionen bekræfte at der henvises til bilag 2.3.2? Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 23. april 2013 Pkt Standardformular. Det er ikke hensigtsmæssigt hvis kunden selv kan vælge hvordan fejl indrapporteres. Vil Ordregiver ændre teksten således at Kunden "skal" anvende det system der stilles til rådighed? Det er meningen, at det som leverandøren stiller til rådighed bliver brugt af ordregiver. 13 Pkt Beløbsmæssig maksimering Det er uklart, hvad ordregiver mener. Skal punktet forstås på følgende måde: "Leverandørens samlede erstatnings- og bodsansvar overfor Kunden er begrænset til leverandørens samlede vederlag under Vedligeholdelsesaftalen for det pågældende år? Kap. 16 Ophævelse pkt Der henviser i dette punkt til driftsaftalen. Hvilken driftaftale taler vi om? Der findes ikke nogen driftaftale i denne kontrakt. Det bilag er udgået. Nej det kan ikke stå alene, men skal læses i sammenhæng med kontrakten Det er korrekt at der ingen driftsaftale er, og der bedes ses bort fra dette. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 23. april 2013

11 11 14 Pkt , og Disse punkter bedes præciseret. Er det alle dage hele året, eller kun almindelige arbejdsdage, dvs. ikke weekend og helligdage? Det skal forståes som almindelige arbejdsdage. Pkt. 3.2 Det fremgår her at Leverandøren har det fulde ansvar for Drift. Det antages at dette er en fejl, da Driftsaftalen i Kontraktens bilag 7 er udgået, er dette korrekt? Det er korrekt forstået. Pkt 4.6 Er det rigtigt forstået at en sådan tredjemand er underlagt sædvanlige tavshedsforpligtelser og ikke må være en direkte konkurrent til Leverandøren? Tredjemand er altid underlagt tavshedspligt. Regionen vil inddrage støtte i forhold til opgavens indhold, og ikke vurdere på konkurrence forhold. Pkt. 7.1 Kan Ordregiver bekræfte at i pkt. 7.3 fremgår at det er Kundens 2. line support der indrapporterer fejl til Leverandøren, og i pkt. 7.7 at dette sker i Leverandørens supportsystem? Det er regionens 2. line/3.line support, som vil indberette fejl. Det er meningen, at det som leverandøren stiller til rådighed bliver brugt af ordregiver. Spørgsmål I spørgsmål 3 oplyser ordregiver, at der vil tilgå en rettelse til kontrakten hurtigst muligt. Er dette sket? I forbindelse med den endelige kontraktindgåelse, vil udbudsgiver revidere kontrakten i forhold til kommentarer vedr. bilag 15. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d. 23. april Hvordan er mulighederne er for regulering af priser inden for kontraktens løbetid? Der er ingen muligheder for prisregulering i kontraktens løbetid.

12 12