Gode råd om... Medarbejderes anvendelse af eget it-udstyr på arbejdspladsen

Transkript

1 Gode råd om... Medarbejderes anvendelse af eget it-udstyr på arbejdspladsen

2 INDHOLD 1. Indledning 3 2. Hvad er BYOD/Consumerization? 3 Fordele ved BYOD 4 Ulemper ved BYOD 4 3. Hvordan indretter virksomheden sin personalepolitik? 4 4. It-sikkerhed 6 5. Support 6 6. Skatteforhold 6 7. Forsikring 7 8. Mere information 7 Udgivet af Dansk Erhverv 1. udgave 1. oplag, november 2012

3 3 1. Indledning Mange medarbejdere i danske virksomheder forventer i stigende grad at kunne anvende deres eget it-udstyr på arbejdspladsen. Årsagerne kan være: rådighed. Som arbejdsgiver giver medarbejdernes anvendelse af eget it-udstyr dog visse udfordringer. Denne pjece er udarbejdet for at give et overblik over, hvad du som arbejdsgiver skal være særligt opmærksom på ved medarbejdernes anvendelse af eget it-udstyr. Dansk Erhverv tager ikke stilling til, hvilken personalepolitik din virksomhed skal 2. Hvad er BYOD/Consumerization? BYOD (Bring Your Own Device) eller Consumerization kært barn har mange navne. Udtrykkene dækker alle over en af tidens mest udbredte it-trends, der indebærer, at medarbejderne anvender deres eget it-udstyr på arbejdspladsen. Hvis ikke de it-redskaber, arbejdsgiveren stiller til rådighed, lever op til medarbejdernes forventninger, smartphones og tablets, og synes at det udstyr arbejdsgiveren stiller til rådighed er forældet. - Ønsker virksomheden derimod at undgå, at medarbejderne benytter deres eget itudstyr arbejdsmæssigt, er det vigtigt, at medarbejderne orienteres korrekt.

4 4 Det centrale er ikke hvilken af de to politikker, I vælger. Det centrale er snarere, at I har taget stilling. Det er nemlig vigtigt, at din virksomhed har gjort sig overvejelser Fordele ved BYOD dere. hos alle hvervgivere uden at spilde tid med at lære forskellige styresystemer mv. pladsen. It-udstyret kan eksempelvis åbne op for nye muligheder i forhold optimering af virksomhedens arbejdsprocesser. motiverede og produktive, fordi de kan arbejde med det udstyr, de foretrækker. det. Ulemper ved BYOD 3. Hvordan indretter virksomheden sin personalepolitik? delse af eget it-udstyr på arbejdspladsen. Såfremt virksomheden ikke forholder sig aktivt, er der risiko for, at der opstår usikkerhed om, hvad medarbejderne er berettigede til. Vælger virksomheden at forholde sig til de problemer, som medarbejdernes anven- heden kan tillade eller måske ligefrem tilskynde medarbejderne til at medbringe eget Accept af medarbejdernes eget it-udstyr Dansk Erhverv anbefaler, at virksomheden udarbejder retningslinjer for, i hvilket omfang medarbejderne må medbringe eget it-udstyr, og hvordan det skal anvendes sammen med arbejdsgiverens udstyr, herunder arbejdsgiverens netværk og printere.

5 5 for, herunder it-sikkerhed og softwarelicenser. udarbejdes i tæt samarbejde mellem virksomhedens it-afdeling, softwarelicensleve- Forbud/begrænsning vende eget it-udstyr på arbejdet eller til arbejdsmæssig brug. Dette vil normalt være begrundet i hensyn til virksomhedens it-sikkerhed, hensyn til ensartet brug af udstyr f.eks. i forhold til support, eller i hensyn til at fremstå ensartet over for kunderne. - sanktionerne for overtrædelse af forbuddet er. Overtræder medarbejderen virksomhedens regler om brug af it-udstyr, kan det med- sel, over skriftlig advarsel til opsigelse eller i grovere tilfælde bortvisning. Bortvisning vil dog normalt kun være berettiget i grove eller gentagne tilfælde af overtrædelse, ek- Ingen stillingtagen? Såfremt virksomhederne ikke forholder sig aktivt til problemstillingen, risikerer man, at der opstår usikkerhed om, hvorvidt medarbejderne må anvende eget it-udstyr på arbejdspladsen. Nogle medarbejdere vil måske anvende eget udstyr, mens andre vil sværere at sanktionere medarbejderes eventuelle overtrædelser af den eksisterende it-politik. Hvad er næste trin? it-udstyr, uanset om det er i form af forbud eller accept på visse betingelser, skal de Er der tale om, at virksomheden vælger at forbyde en adfærd, som tidligere var (stilti- sesvilkår, som derfor skal varsles med det individuelle opsigelsesvarsel.

6 6 at skulle varsle det med opsigelsesvarslet. Dansk Erhverv anbefaler dog, at medarbejderne gives et rimeligt varsel ledsaget af letforståelig kommunikation om, hvad der ligger i de nye regler, og hvad de betyder for den enkelte. ler om brug af it-udstyr normalt skulle diskuteres i dette forum. 4. It-sikkerhed Hvis din virksomhed tillader, at de ansatte bruger deres eget it-udstyr på arbejdsplad- helt styr på: it-afdeling bevarer kontrollen med data. 5. Support porteres. Det kan være svært for en mindre it-afdeling at have kendskab til mange forskellige it-produkter. Det kan evt. aftales, at medarbejdere, der bruger eget it-udstyr på arbejdspladsen, selv skal kunne supportere udstyret eller der kan betales for ekstern support (af arbejdsgiver eller den ansatte). 6. Skatteforhold Beskatning af fri telefon, computer og internet Medarbejdere beskattes af telefon, der stilles til rådighed af arbejdsgiver for privat Hvis en arbejdsgiver stiller en computer til rådighed for en medarbejder til brug for arbejdet, skal den private benyttelse heraf ikke beskattes.

7 7 En arbejdsgiverbetalt datakommunikationsforbindelse beskattes ikke, hvis medarbejderen via forbindelsen har adgang til arbejdsgiverens netværk. Medbringer medarbejderen selv sit udstyr på arbejdspladsen, vil det ikke have skattemæssige konsekvenser for medarbejderen, forudsat at arbejdsgiver hverken helt eller Lønomlægning såkaldt værnsregel mod etablering af de tidligere hjemme-pc-ordninger kombineret munikationsforbindelse. 7. Forsikring 8. Mere information Medlemmer af Dansk Erhverv kan få rådgivning om ansættelsesretlige emner eller personalepolitik i almindelighed på telefon eller på

8 Vækstgrundlaget for dansk økonomi udgøres i stadig stigende grad af virksomheder inden for handel, rådgivning, oplevelse, transport og service. Dansk Erhverv er sat i verden for at skabe optimale vilkår for netop disse virksomheder og brancher, som Danmark skal leve af i fremtiden. DANSK ERHVERV BØRSEN 1217 KØBENHAVN K T F INFO@DANSKERHVERV.DK DDA DANISH DESIGN ASSOCIATION BØRSEN 1217 KØBENHAVN K TELEFON INFO@DANISHDESIGNASSOCIATION.COM WWW. DANISHDESIGNASSOCIATION.COM DDA Danish Design Association