KONTROLINSTRUKS DEL D

Transkript

1 KONTROLINSTRUKS DEL D Journalnummer: Dato: 16. marts 2018 Kontrol af aktioner hos medlemmer ANVENDES VED KONTROL I 2018 AF DRIFTSPROGRAM 2017 AF PO ENS OVERHOLDELSE AF BESTEMMELSERNE I EU S MARKEDSFØRINGSPROJEKTER FOR FRUGT OG GRØNT HOS ANERKENDTE PRODUCENTORGANISATIONER Side 1/32

2 Indholdsfortegnelse Kontrol af aktioner hos medlemmer... 1 KONTROLINSTRUKS DEL D... 3 Kontrol af aktioner hos medlemmer... 3 SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER... 6 RÅDGIVGNINGS AFTALER NYTTEDYR, FÆLDER OG FEROMONER Bilag I Krav til faktura Krav til betalingsdokumentation Eksempel på en korrekt faktura Eksempel på korrekt kontoudtog BILAG 2 - REGISTRERING AF MISTANKE OM SVIG Information- og underskriftsblad til tilskudsmodtager Oplysninger om medlem af producentorganisation for producenter af frugt og grøntsager Side 2/32

3 KONTROLINSTRUKS DEL D Kontrol af aktioner hos medlemmer OVERHOLDELSE AF BESTEMMELSERNE I EU S MARKEDSFØRINGSPROJEKTER FOR FRUGT OG GRØNT HOS ANERKENDTE PRODUCENTORGANISATIONER Anvendes ved kontrol på stedet af gennemførte aktioner hos medlemmer af producentorganisationer til kontrol af overholdelse af bestemmelserne i EU s markedsordning for frugt og grønt hos godkendte producentorganisationer. Kontrol af driftsprogrammet: Ved behandlingen af de støtteansøgninger, udfører LBST stikprøvevis kontrol på stedet hos producentorganisationerne for at fastslå, at betingelserne for at udbetale støtten er overholdt for det pågældende år. Kontrollen omfatter bl.a. : - kontrol af, hvad driftsfonden er anvendt til i det pågældende år, herunder hvilke udgifter der er anmeldt i anmodninger om forskud eller delvis betaling. - bidragene til driftsfonden og de afholdte udgifter dokumenteret ved hjælp af regnskabsbilag eller andre dokumenter. LBSTs kontrol på stedet af driftsprogrammernes foranstaltninger sigter navnlig mod at efterprøve; a) Gennemførelsen af de aktioner, der er omfattet af driftsprogrammet 1. b) At gennemførelsen eller den påtænkte gennemførelse af aktionerne er i overensstemmelse med den anvendelse, der er beskrevet i det godkendte driftsprogram 2. c) At de afholdte udgifter kan dokumenteres ved hjælp af regnskabsbilag eller andre dokumenter 3, og - Kontrollen skal omfatte et kontrolbesøg på stedet for den pågældende aktion eller, hvis aktionen er immateriel, et kontrolbesøg hos initiativtageren, medmindre der foreligger usædvanlige omstændigheder. I forbindelse med aktioner på individuelle bedrifter omfattet af den årlige kontrol, er det særlig vigtigt, at der aflægges mindst ét kontrolbesøg for at undersøge, om aktionerne er gennemført 4. - Medlemsstaterne kan dog beslutte at undlade at aflægge besøg, når det drejer sig om mindre aktioner, eller hvis der efter deres opfattelse er ringe risiko for, at betingelserne for at modtage støtte ikke er opfyldt, eller at aktionen ikke er gennemført i virkeligheden. Denne beslutning og begrundelsen herfor skal registreres 5. - Kontrollen på stedet omfatter alle de forpligtelser, som producentorganisationen eller dens medlemmer har, og som det er muligt at kontrollere på tidspunktet for kontrolbesøget 6. - Kun kontrol, der opfylder alle kravene i denne artikel, kan betragtes som en del af den årlige kontrol 7. Kontrolgrundlag 1 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra a 2 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra b 3 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra d 4 KFO 543/2011, art. 107, stk. 3 5 KFO 543/2011, art. 107, stk. 3, andet afsnit 6 KFO 543/2011, art. 107, stk. 4 7 KFO 543/2011, art. 107, stk. 5 Side 3/32

4 Kontrollen gennemføres på baggrund af det kontrolgrundlag Projekttilskud udarbejder. Kontrolgrundlaget består af følgende: - PO ens kontonummer - Driftsfondens kontonummer - Kontoudtog fra driftsfonden - Årets KN koder - Tilskudsprocent (aktionsbeskrivelsen bilag J) investeringer inkl. faktura og betalingsoplysninger - En liste over de gamle investeringer inkl. deres afskrivningsperiode - Avler-skema der viser hvem der er udtaget til kontrol og for hvad - Der er behov for alle bilag enten udsorteret og ind på kontrolsagerne, eller alle ligger i ét stort skema (men det skal være let at finde de enkelte bilag) - Udfyldte kontrolrapporter Varsling Kontrollen på stedet kan varsles på forhånd, når blot formålet med kontrollen ikke bringes i fare. Varslet begrænses til det absolut korteste tidsrum 8. Hvis det er muligt, foretages der kontrol på stedet i henhold til denne forordning, samtidig med at der foretages anden kontrol, som kræves i henhold til EU-reglerne om landbrugsstøtte 9. Kontrolrapporten For hver kontrol på stedet udarbejdes en kontrolrapport for at gøre det muligt at efterprøve de nærmere enkeltheder i forbindelse med den foretagne kontrol. Rapporten skal bl.a. oplysninger om 10 : a) Den kontrollerede støtteordning og ansøgning 11. b) De tilstedeværende personer 12. c) De kontrollerede aktioner, foranstaltninger og dokumenter 13 d) Kontrolresultaterne 14. Modtageren får mulighed for at underskrive rapporten for at bekræfte sin tilstedeværelse ved kontrollen og tilføje bemærkninger. Konstateres der uregelmæssigheder, skal du sende en kopi af kontrolrapporten til PO en 15. Du skal også sende et høringsbrev til PO en, med kopi til avleren. Alle kontrollerede bilag skal registreres på bilagsfortegnelsen og med entydig beskrivelse, således at en udefrakommende person nemt kan sætte sig ind i bilaget, problematikken eller løsningen. Der kan bruges skærmdumps, hvis dette letter bevisbyrden. Der kan vedhæftes filer i form af Excel ark eller andet, men kontrolrapporten er først færdig, når alle bilag er noteret på bilagsfortegnelsen, og det er muligt for en udefrakommende at genskabe det resultat, som du har konstateret ved kontrolbesøget. 8 KFO 543/2011, art. 103, stk. 3 9 KFO 543/2011, art. 103, stk KFO 543/2011, art. 103, stk KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, a 12 KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, b 13 KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, c 14 KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, d 15 KFO 543/2011, art. 103, stk. 2 Side 4/32

5 Kontrolrapporten skal underbygges af bilag, men det er i høj grad vigtigt at forklare, hvad de enkelte bilag beskriver, og hvad der kan læses af de enkelte bilag. Henvis i rapporten til relevante bilag og notér gerne på bilagene og skriv, hvad der ses, og hvordan bilaget evt. kan linkes sammen med andre bilag. Som udgangspunkt skal ethvert bilag have en henvisning og forklaring i bemærkningsfeltet. Bemærkningsfeltet skal i høj grad benyttes, særligt hvis producentorganisationen har en anden opfattelse af spørgsmålet end Landbrugsstyrelsens tolkning. Du kan som kontrollør komme ud for, at du hverken kan svare JA eller NEJ til et spørgsmål du skal dog tage stilling til spørgsmålet, og så må du forklare i bemærkningsfeltet, hvorfor du har svaret JA eller NEJ. Der findes spørgsmål, hvor du som kontrollør skal anføre et tal eller anden form for reference, og i visse tilfælde beskrive det som producentorganisationen forklarer, eller det du ser. Der kan ligeledes være tale om, at du skal beskrive en fremgangsmåde for, hvorledes du kommer frem til en bestemt værdi eller konklusion. Du skal ikke konkludere, hvilken endelig afgørelse, der skal træffes som følge af eventuel manglende overholdelse af regelgrundlaget, men kun observere og nedskrive/forklare det du ser eller hører fra PO en/medlemmet og meget gerne understøtte din forklaring af et/flere bilag. Det er vigtigt at skrive så forklarende som muligt, så Projekttilskud Team Markedsordning andre kontrollører, producentorganisationen, udenforstående personer, etc. har mulighed for, at kunne genskabe præcis de samme forhold og øjebliksbillede ved et senere kontrolbesøg. Det skal også være muligt for Projekttilskud Team Markedsordning at genskabe øjebliksbilledet, og efterfølgende kunne reagere over for producentorganisationen. I relation til nedenstående summering af kontrolresultaterne for alle kontrollerede aktiviteter, så kan en kontrolrapport ikke være OK, såfremt der har været anledning til bemærkninger. Side 5/32

6 Forbeholdt kontrolløren Kontrolresultat Ja Nej Er det OK-kontrolrapport? (Sæt X) Hvis Nej, er høringssvar vedlagt? (Sæt X) Øvrige bemærkninger Angiv her øvrige bemærkninger til kontrollen SEKTION I: GENERELLE OPLYSNINGER OM KONTROL OG RESULTATER Udfyldes af Projekttilskud - Team Markedsordninger a.1 Tilskudsordning: Den ordning kontrollen omhandler a.2 Bekendtgørelse og forordning: Angiv nummer, dato og titel for den bekendtgørelse, som gælder for ordningen. Angiv link til bekendtgørelsen. a.3 Vejledning: Angiv den vejledning(er), som gælder forordningen. Angiv link til vejledning(er). a.4 Sagens journalnummer: Sagens journalnummer fremgår af kontrolgrundlag. a.5 Producentorganisation: Angiv producentorganisationens navn. a.6 Medlemmets navn: Medlemmets navn fremgår af kontrolmaterialet a.7 Medlemmets nummer Medlemmets nummer fremgår af kontrolmaterialet a.8 Medlemmets adresse: Medlemmets adresse fremgår af kontrolmaterialet a.9 Kontaktperson: Markedsordninger, Projekttilskud angiver i denne rubrik navnet på kontaktperson Side 6/32

7 a.10 Telefon: Markedsordninger, Projekttilskud angiver telefonnr. til kontaktperson. a.11 Markedsordninger, Projekttilskud angiver a.12 CVR/CPR nr.: Markedsordninger, Projekttilskud angiver CVR- nr. Oplysninger om driftsprogram Udfyldes af Projekttilskud - Team Markedsordninger b.1 Dato for godkendelse af driftsprogram i Landbrugsstyrelsen: Markedsordninger, Projekttilskud angiver dato for godkendelse i LBST. b.2 Periode for driftsprogram: Markedsordninger, Projekttilskud angiver dato for driftsprogramperioden b.3 Dato for godkendelse af driftsprogramåret?: Markedsordninger, Projekttilskud angiver dato for, hvornår godkendelse er opnået for driftsprogram. (herunder eventuelle godkendelser af ændringsanmodninger) Evt. bemærkninger til brug for kontrollen: Udfyldes af Projekttilskud Team Markedsordning, hvis der er særlige observationer kontrolløren skal være opmærksom på. Side 7/32

8 Kontrol af aktioner/investeringer 16 Udfyldes af Projekttilskud - Team Markedsordninger(aktions nr. samt evt. titel) Materiel Rådgivnings- og kontrolaftaler Fugtstyring Nyttedyr, fælder og feromoner Medlemmets referenceomsætning Kontrolmateriale (bilagsoversigt): Udfyldes af Projekttilskud - Team Markedsordninger Aktionsnummer og titel Beskrivelse af bilag Bilagsnummer/Captia dokument OK-rapport (Angiv JA eller NEJ) Bemærkninger (Angiv de specifikke punkter, der har givet anledning til bemærkning for hver enkelt aktion) Oplysninger om medlem under PO Varsling og tidspunkt for kontrolbesøget Udfyldes af kontrollør. 16 KFO 543/2011, art. 106, stk. 1, litra b Side 8/32

9 Varslingsdato: Den dato PO en er blevet kontaktet for at blive gjort opmærksom på kontrolbesøget. Kontrol på stedet kan varsles under forudsætning af, at formålet med kontrollen ikke bringes i fare 17. For generelle retningslinjer vedrørende varsling henvises til Den generelle kontrolinstruks, 1. marts 2017, som findes på Landbrugsstyrelsens intranet (link: Dato for kontrolbesøg: Starttidspunkt for kontrolbesøg: Sluttidspunkt for kontrolbesøg: Den dato kontrolbesøget finder sted Det klokkeslæt kontrolbesøget starter på (ankomst hos medlemmet) Det klokkeslæt kontrolbesøget slutter på (afgang fra medlemmet) Deltagere i kontrolbesøget Udfyldes af kontrollør. Fra Fødevareministeriet: Deltager(e) fra medlem: Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra Fødevareministeriets side (Landbrugsstyrelsen) Navn/-e på den eller de personer der deltager i kontrolbesøget fra medlemmets side. Resultater af kontrol Udfyldes af kontrollør på baggrund af den gennemførte kontrol: JA NEJ Bemærkninger Er oplysninger på det fremsendte kontrolgrundlag i overensstemmelse med den forelagte dokumentation, og er aktionerne gennemført som beskrevet med evt. senere ændringer? Er alle faktiske udgifter tilskudsberettigede? Hvis Nej, angiv de punkter i rapporten, hvor der er uoverensstemmelser. Endvidere skriv her de eventuelle bemærkninger, som ikke fremgår af de øvrige punkter i kontrolrapporten. Hvis "Nej", angiv, hvilke udgifter der ikke er tilskudsberettigede, og henvis til relevant punkt i kontrolrapporten, hvor problemstillingen er dokumenteret nærmere. 17 KFO 543/2011, art. 103, stk. 3 Side 9/32

10 Kontrollør navn og dato Navn: Dato: Side 10/32

11 Kontrol af aktioner/investeringer hos medlemmerne Kontrollen af de enkelte aktioner skal dokumenteres og registreres således, at der ikke er tvivl om, at alle aktioner er kontrolleret. Hvis flere aktioner registreres i samme skema, skal de være tydeligt registreret og adskilt, så man overskue de enkelte dele. Nedenstående tabel udfyldes enkeltvis pr. aktion (under punktet punkter, der har givet anledning til bemærkninger ). Kontrol af dokumentation, faktura herunder betaling Formålet med kontrollen er at afgøre, hvorvidt de anmeldte udgifter er afholdt reelt, og at de reelt vedrører den eller de pågældende investeringer/aktioner: Denne del af kontrolrapporten udfyldes uanset typen af investering (som anført under pkt. A). Ved flere investeringer, kan de skrives under hinanden i felterne. Nr. Spørgsmål JA NEJ Bemærkninger c.1 Investeringens navn Beskriv investeringen med ord c.2 Kan medlemmet fremvise en faktura for investeringen? Du skal anmode om investeringens faktura. Medlemmet skal have en kopi af købsfakturaen. c.3 Er der indikationer på, at fakturaen ikke er troværdig? Er fakturaen troværdig kan du som kontrollør konstatere, hvorvidt fakturaen er korrekt du kan evt. ringe til leverandøren og undersøge hvorvidt fakturadato, kontonummer, fakturanummer, etc. stemmer overens med leverandørens oplysninger. Det skal sikres, at leverandøren modtager betalingen for investeringen og at medlemmet/producentorganisationen ikke har justeret fakturaen til at stemme overens med egne oplysninger eller andre konti. BEMÆRK: Bilag 1 giver et eksempel på en troværdig faktura. Side 11/32

12 c.4 Er de afholdte udgifter i overensstemmelse med de underliggende regnskabsbilag. Herunder også i forhold til egenbetalingen? Det vil fremgå af kontrolgrundlaget hvilke krav der er til egenbetalingen (i %). Hvis der ikke er overensstemmelse, beskriv da uoverensstemmelsen. Er de afholdte udgifter, som PO en søger støtte til i overensstemmelse med de regnskabsbilag, som foreligger fra PO og hos medlemmet? Følgende skal kontrolleres: Dokumentation for opkrævning for betaling fra PO til medlem. Det kan være en form for faktura hvoraf det fremgår at et givent medlem erlægger et beløb svarende til den medfinansiering som investeringen kræver. Bogføringen/regnskabssystemet hos medlemmet samt medlemmets kontoudtog. Det skal kunne konstateres, at medlemmet har overført sin betaling til driftsfondens konto Tilstedeværelsen af en kopi af PO ens faktura fra leverandøren (således, at det fremgår, at medlemmet tydeligt er opmærksom på, hvad der er betalt for. Medlemmet skal have indbetalt sit individuelle bidrag til driftsfondens konto. Bidraget skal fremgå direkte af medlemmets kontoudtog, og beløbet skal stemme overens med det beløb, som figurerer i medlemmets regnskab. Du skal kontrollere, at medlemmet via sin konto har indbetalt et beløb Side 12/32

13 svarende til det som skema J (E) beskriver, at medlemmet skal indbetale der kan være tale om, at medlemmet skal indbetale 45 pct. eller 50 pct. driftsfondens konto. Du skal sikre, at der er indbetalt et reelt beløb via en transaktion til driftsfondens konto det må under ingen omstændigheder være indbetalt til producentorganisationens konto. c.5 Er udgiften/investeringen i overensstemmelse med faktura? Du skal kontrollere, at investeringen og fakturaen stemmer overens. Hvis der er tale om, at fakturaen lyder på et bestemt mærke med et bestemt antal hestekræfter eller modeltype, så skal den fysiske investering stemme overens. Fakturaen være udspecificeret i overensstemmelse med bilag I Hvis nej, angiv fakturanr., og beskriv forskel på investering og faktura, og vedlæg dokumentation og fotodokumentation. MATERIEL Udfyldes kun, hvis Projekttilskud - Team Markedsordninger har anmodet om kontrol af materiel, jf. pkt. A: Nr. Spørgsmål JA NEJ Bemærkninger c.8 Er aktionen placeret som oplyst af PO en 18? Du skal kontrollere, om aktionen er placeret som oplyst af producentorganisationen i forbindelse med gennemførelsen af aktionen, hvis aktionen er et fysisk aktiv. Hvis du som udgangspunkt skal kontrollere investeringen på producentorganisationens 18 KFO 543/2011, art. 60, stk. 6 Side 13/32

14 c.9 Fungerer aktionen/investeringen som den skal 19? c.10 Kan aktionen/investeringen identificeres via et stelnummer, eller på anden vis? bedrift, så skal den være placeret på den matrikel. Producentorganisationen oplyser overfor Landbrugsstyrelsen at investeringen er placeret på dette skal således kunne konstateres. Investeringen skal være let at identificere (se c.10 nedenfor). Investeringen kan være mærket med PO ens mærkat så det kan ses, at investeringen tilhører producentorganisationen, investeringen kan også være mærket på anden vis. Hvis nej, oplys adresse på placering for det fysiske aktiv. Hvis nej, angiv årsag til evt. manglende funktion. Er investeringen aktiv investeringen skal fungere og kunne startes op. Den skal have et formål den må fx ikke være pakket sammen og være placeret på en hylde i så fald har den ingen værdi og vil ikke være støtteberettiget, da den af den grund ikke er i overensstemmelse med projektbeskrivelsen, eller bidrager til at nå et mål, hvis den er pakket ned. Investeringen skal ligeledes kunne fungere, fx startes op. Er der krav om ledsageinvestering, skal dette også kontrolleres, da investering ellers ikke er støtteberettiget, f.eks. GPS til styring. En ledsageinvestering skal være påsat den investering, som den er påregnet. Kontrollér, at investeringen er registreret med et stelnummer. Undersøg maskinen og se, om der er et autoriseret stelnummer og registrer dette. Hvis det ikke er muligt at finde et stelnr., angiver kontrolløren dette. Investeringen 19 KFO 543/2011, art 107, stk. 1, litra b Side 14/32

15 kan evt. også identificeres på anden vis. Metoden beskrives i bemærkningsfeltet. c.12 Hvis investering er givet til økologisk produktion: Anvendes investeringen primært i forbindelse med den økologiske produktion 20? Sammenlign faktura med investering. Der kan være noteret et stelnummer på fakturaen, og det skal så stemme overens med det, der findes på investeringen Enkelte investeringer kan opnå et højere tilskud såfremt de kun anvendes til økologi. Undersøg, om producenten er registreret som økologisk avler. Foretag derefter en vurdering, om investeringen udelukkende kan anvendes til økologi? Hvis den kan anvendes til både konventionel og økologisk produktion skal det noteres i bemærkningsfeltet. Spørg producenten, om investeringen anvendes til konventionel drift også. Hvis producenten svarer ja, registreres kontrollen med et NEJ. c.13 Anvendes investeringen primært og mere end 50 pct. til de produkter som aktionen er godkendt i forhold til 21? [se evt. NS, s. 25] Er der risiko for, at investeringen anvendes til produkter som den ikke er godkendt til 22? Der kan være tale om at fx sorteringsmaskine står et sted, hvor den både kan anvendes til kartofler og gulerødder, der kan også være tale om, at en gaffeltruck anvendes både til flytning af løg og korn, der kan være tale om, at en marksprøjte anvendes både til korn/majs og samtidig selleriproduktion. Markplan skal indhentes. Der foretages en vurdering af fordelingen af konventionel og økologisk drift. HVIS vi konstaterer, at der er 20 RFO 1308/2013, art. 34, stk. 3, litra c 21 KFO 543/2011, art. 60, stk KFO 543/2011, art. 60, stk. 3 Side 15/32

16 mange konventionelle arealer mod økologiske, skal du spørge hvordan de undgår at anvende investeringen på konventionelle produkter. Dette beskrives i kommentarfeltet. Markplanen og vurderingen af fordelingen mellem konventionel og økologisk bedrift, lægges på sagen. c.14 Er logbogen udfyldt, hvis investeringen har været anvendt af andre medlemmer 23? KN liste skal fremgå som bilag til rapporten. De følgende spørgsmål drejer sig om kollektivitet. Forklaringen på spørgsmålene er samlet i denne boks. Investeringerne skal være kollektive så flest mulige medlemmer eller alle har en mulighed for at udnytte investeringen. Er det muligt for alle medlemmer at anvende investeringen hvilken strategi er valgt for netop denne investering. Har andre medlemmer anvendt investeringen? Der skal oprettes en logbog for investeringen [eventuelt elektronisk], der kan dog dispenseres herfra, jf. nedenstående regler. Kontrolløren kan anføre om der er tale om, at der er givet dispensation fra kravet om at føre logbog og om nedenstående alternative regler til opfyldelsen af kollektivitetskravet gør sig gældende eller alternativt om det rent praktisk ikke vil være muligt at stille den konkrete investering til rådighed for andre medlemmer. Hvis investeringen i øvrigt lever op til det af Landbrugsstyrelsen godkendte, men ikke opfylder disse krav til kollektivitet, skal dette bemærkes. Dette vil ikke nødvendigvis betyde, at der er tale om en ikke-ok rapport. Dette kræver dog, at forholdet kan forklares. 23 KFO 543/2011, art. 53, stk. 2 og art. 34, stk. 2, litra b Side 16/32

17 Vejledning om tilskud, Kollektive investeringer Hovedformålet med markedsordningen for frugt og grønt er, at udbuddet koncentreres gennem producentorganisationerne for at styrke producenternes markedsposition over for aftagerne. Producentorganisationerne skal koncentrere udbuddet og afsætningen af de af medlemmernes produkter, som producentorganisationerne er anerkendt for. Målet er, at producentorganisationens medlemmer står sammen som en kollektiv enhed. Investeringer skal derfor i høj grad være kollektive. For yderligere info og vejledning om emnet, men dog ikke lovfastsatte krav kan følgende afsnit gennemlæses: National Strategi, s, 32 [aktion 1.1, 2.2, ] For at godtgøre kravet om udlån af investeringer eller i relation til investeringernes anvendelse, så kan PO erne anvende en logbog for investeringerne. Ved starten af hvert kalenderår, registreres det i logbogen, hvor maskinen er placeret, hvem der anvender den, samt alle produkter den anvendes i sammenhæng med. Flyttes, udlånes eller udlejes maskinen i årets løb, opdateres logbogen. National Strategi s. 52 Alle investeringer på medlemmers bedrifter skal stå til rådighed for andre medlemmer. Til dette formål og af hensyn til kontrolkrav, opretter PO en en logbog, hvori det noteres hvor investeringerne befinder sig, såfremt den fjernes fra avleren. Da der er praktiske begrænsninger for, hvor mange medlemmer der kan anvende samme investering, gælder følgende krav for at en investering placeret hos et medlem kan betragtes som kollektiv: Side 17/32

18 1) Kapacitet og geografi: Hvis investeringen har en kapacitet der er stor nok til, at omfatte mindst 50 % af producentorganisationens medlemmer med samme produktion. Hvis en PO finder det nødvendigt at lægge en investering på en enkelt bedrift, fx et sorteringsanlæg, så skal sorteringsanlægget som udgangspunkt være stort nok til at omfatte minimum 2 medlemmer, hvis producentorganisationen har 3 medlemmer med samme slags produkter. Kravet vil dog være afhængigt af medlemmernes geografiske spredning. 2) Hvis den overordnede strategi i producentorganisationen er, at hovedparten af medlemmerne indenfor driftsprogrammet løbetid (3 eller 5 år) skal have foretaget investeringer. Her kan være tale om at alle tomatavlere indenfor en 3-årig periode skal have en tildelt en ny/nyere sprøjte - Det er PO ens ansvar at alle medlemmer deltager og inddrages i driftsfonden. 3) Der kan gives dispensation fra kravet om logbog, hvis de andre medejere bor mere end 350 km. fra den fysiske placering af investeringen. c.15 Foreligger der en ejererklæring 24? Medlemmet skal kunne fremvise dokumentation på, at investeringen er producentorganisationens ejendom. Det kan være en ejererklæring, hvor både medlem og producentorganisation har skrevet under på, at alle parter er indforstået med, at det er producentorganisationens ejendom, til investeringen er fuldt afskrevet. Producentorganisationen skal sikre, at investeringen forbliver deres ejendom, også selvom der evt. sker en konkurs. Hvordan sikres dette er investeringen evt. tinglyst eller andet? Det må ikke være muligt for udefrakommende at få pant i investeringen. 24 KFO 543/2011, art. 60, stk. 6 Side 18/32

19 Kontrolløren kan også være opmærksom på, om investeringen kan betragtes som fast inventar i en ejendom. I så fald kan den være svært at flytte og inddrive restgæld, hvis po en/medlemmet går konkurs. Investeringen kan betragtes som en fast del, hvis den fx er boltet fast i ejendommen, hvis den ikke kan flyttes ud af ejendommen uden bygninger skal rives ned, at ejendommen ikke giver mening uden netop denne investering, hvis investeringen ikke giver mening at flytte, etc. Investeringen må med andre ord ikke være omfattet af tinglysningslovens 37 og 38 som bevirker at investeringerne kan tilhøre ejendomme/bedriften og ikke producentorganisationen. c.17 Er der vedlagt billede/-r af materielet Opret et fotoalbum (PowerPoint) og vedhæft de billeder, som er taget v. kontrolbesøget. RÅDGIVGNINGS AFTALER Hvis aktionen er udtrukket til kontrol for en given avler, er det på baggrund af PO ens oplysning om deltagelse, og aktionen skal derfor kontrolleres hos avleren. For den enkelte avler gælder den rammeaftale, som PO en har indgået med konsulentvirksomheden. Hvis aktionen ikke udføres hos medlemmet, men fx som en kvalitetskontrol på PO ens matrikel er det vigtigt, at kontrollere hvorvidt medlemmet er bevidst om denne kontrol fx har modtaget respons fra PO en om kvaliteten af produkterne. Medlemmet kan have modtaget kontrolrapporter i forhold produkternes kvalitet eller anden dokumentation for udført kontrol i forhold til rammeaftalen med konsulentvirksomheden. Udfyldes kun, hvis Projekttilskud - Team Markedsordningerhar anmodet om kontrol af Rådgivnings- og kontrolaftaler, jf. pkt. A: Nr. Spørgsmål JA NEJ Bemærkninger d.1 Foreligger der dokumentation for, at der har været besøg i henhold til rammeaftalen? Der udarbejdes som regel rapporter/journaler i forbindelse med hvert rådgivningsbesøg. Er det muligt at genfinde samtlige journaler/rapporter i underskrevet tilstand fra leverandør og medlem. Anmod om at se journaler/rapporter for leveret ydelse. Der kan være tale om mange journaler og rapporter, men de skal alle ses efter, og det skal registreres, hvis der ikke er overensstemmelse mellem rammeaftale, faktura og rapport/journal. Såfremt Side 19/32

20 medlemmet ikke kan fremvise en journal/rapport, skal der anmodes om en anden form for dokumentation for gennemførslen af den afholdte ydelse. Det kan for eksempelvis være en fra konsulenten. Hvis rådgivningen kun har været mundtligt overleveret, anføres dette. d.2 Er journaler/rapporter dateret? Journaler og rapporter skal være dateret. Rapporter/journaler er dokumentation for at ydelsen er leveret og dateringen skal stemme overens med fakturerings- og betalingsdato. Dvs. en betaling kan først finde sted efter leveringen af ydelsen er sket. d.3 Stemmer indhold af journaler/rapporter overens med rammeaftalen? d.4 Kan Kontrolaftalens bilag genfindes ved medlemmet? d.5 Forefindes der udfyldte besøgsrapporter eller afrapporteringsskemaer ved medlemmet. Er det tydeligt at se, hvilke ydelser leverandøren har ydet og har leverandøren underskrevet? Rammeaftalen skal stemme overens med rapporter/journaler og det skal fremgå af fakturaen, at rammeaftalen er overholdt. Kontrollér endvidere, at rammeaftalerne ikke bare er en copy/paste dokumentationen kan dermed være opdigtet. De enkelte journaler/rapporter skal helst adskille sig individuelt. Revisionsaftalens fakturaer er en del af kontrolgrundlaget. Er det muligt, at genfinde de samme fakturaer ved medlemmet? I forbindelse med konsulentaftalerne skal der udarbejdes en besøgsrapport, som dokumenterer konsulentens arbejde hos medlemmet. NYTTEDYR, FÆLDER OG FEROMONER Udfyldes kun, hvis Projekttilskud - Team Markedsordningerhar anmodet om kontrol af nyttedyr, fælder og feromoner, jf. pkt. A: Det er muligt at opnå støtte til nyttedyr, fælder og feromoner i forbindelse med mere miljøvenlig produktion 25. Nr. Spørgsmål JA NEJ Bemærkninger e.1 Hvilket/hvilke produkter har medlemmet? 25 KFO 543/2011, art. 60, stk. 2, litra c Angiv produkt/produkter: Der skal være en liste over, hvilke produkter som medlemmerne søger om nyttedyr, fælder Side 20/32

21 e.2 Anvendes tilskuddet i forbindelse med økologi? e.3 Har medlemmet en fuld fortegnelse over, på hvilke arealer nyttedyr, fælder og feromoner anvendes? og feromoner til. Den fulde liste skal vedlægges som bilag det er ikke alle produkter, der kan ydes støtte til i henhold til denne investering. Er medlemmet økologicertificeret anvendes investeringen i forbindelse med økologi. Investeringen vil være begrænset støtteberettiget i økologiske produktioner. Hvis medlemmet er økologicertificeret, skal/kan støtten begrænses. For en senere evaluering af investeringen, så skal producentorganisationen have en fuld fortegnelse over, hvor store arealer og hvor mange nyttedyr, fælder og feromoner der anvendes. Listen skal være fordelt per produkt, som produceres på det givne areal. Det skal således være muligt at kunne finde ud af, hvor stort et areal der anvendes, og hvor store udgifterne til nyttedyr, fælder og feromoner er til det pågældende areal, og det skal være per produkt, som produceres på det givne areal. Det vil hermed senere være muligt at kunne estimere en højere/lavere støttesats for en fremtidig lignende investering. Side 21/32

22 Kontrol af gamle aktioner Udfyldes kun hvis gamle aktioner er udtaget til kontrol f.1 Forefindes den gamle aktion endnu i funktionel stand på stedet? f.2 Hvis investeringen har været udlånt, er der da en logbog for den gamle aktion på stedet? f.3 Genfindes de originale dokumenter på den gamle aktion på stedet: - Fakturaer - Betalingsoversigter - Ejererklæringer - Medlemmets egenbetaling JA NEJ Bemærkninger Medlemmet er forpligtet til at opretholde gammel aktion skal opretholdes i afskrivningsperioden. Du skal ved kontrol af gamle aktioner kontrollere, at denne findes i fuld funktionel stand på stedet. Du skal fotodokumentere aktionen. Der er fortsat krav om at aktionen skal kunne deles og anvendes af flere medejere. Såfremt den er blevet anvendt af flere medejere, er dette da dokumenteret i en logbog som kan fremvises. Logbogen skal dokumentere aktionens fysiske placering og hvem som har anvendt den. Du skal ikke fotodokumentere at logbogen findes, men angive om du har set den i afkrydsningsfeltet i rapportens felt I.2 Denne kontrol handler ikke om at afstemme de enkelte dokumenter, men blot at konstatere, at de er på stedet. Der er krav om, at medlemmet opbevarer relevante fakturaer under afskrivningsperioden. Medlemmet skal kunne dokumentere den konkrete betaling, enten via udskrift eller netbank. Side 22/32

23 Bilag I Krav til faktura For at LBST skal kunne godkende en faktura, er det vigtig, at de påkrævede oplysninger fremgår. Det betyder, at det skal være muligt for os at se, at der er overensstemmelse mellem oplysningerne på din faktura og på din betalingsoversigt. En faktura skal indeholde: Navn og din adresse på po en Fakturaudsteders navn, adresse og CVR-nr. Fakturadato Beskrivelse af leverancen, inkl. mængde og art af de leverede varer, så det er muligt at se sammenhængen til det projekt, der er givet tilsagn om tilskud til Betalingsdato Bankoplysninger Betalings ID - betalingsinformation om fakturaudsteders kontonummer og faktura nr. Momsgrundlaget, dvs. beløb ekskl. moms, momsbeløbet og beløb inkl. moms Eventuelle rabatter og prisnedslag Hvis der er tale om indkøb i supermarkeder, transportudgifter i form af togbilletter, færge/flybilletter eller parkeringsbilletter, hvor det ikke er muligt at få udstedt en egentlig faktura, kan billetten eller kassebonen accepteres som dokumentation. Vi kan kun udbetale tilskud til udgifter, som er afholdt af tilsagnshaver inden for projektperioden. En udgift er afholdt, når leverandøren har udstedt en faktura til tilsagnshaver. Udgifter er kun tilskudsberettigede, hvis de er betalt af tilsagnshaver tidligst ved projektperiodens start, og hvis de er betalt af tilsagnshaver, inden ansøgning om udbetaling af tilskud indsendes. En udgift er først betalt, når pengene er hævet fra tilsagnshavers konto. Varer må ikke være leveret på din adresse, før du har fået igangsætningstilladelse til projektet, da dette også betyder, at du er gået i gang før projektperioden er begyndt. Du finder slutdatoen for dit projekt i dit tilsagnsbrev. Udgifter, som er anført på fx et dags dato bilag, kan ikke godkendes. Krav til betalingsdokumentation Betalingsdokumentationen skal vise, at en betaling er sket til den leverandør, der har udstedt fakturaen. Betalingsdokumentationen kan være i form af et kontoudtog udstedt af din bank eller oplysninger fra din netbank. Det er vigtigt, at din betalingsdokumentation indeholder nogle specifikke oplysninger, om hvem der har modtaget din betaling. Betalingsdokumentationen skal indeholde: Dine bankoplysninger og kontooplysninger Dato på betaling Betalings ID fakturaudsteders kontonummer Overført beløb Side 23/32

24 Side 24/32

25 Eksempel på en korrekt faktura Marina A/S Telefon Roskildeskovvej Telefax Mesing Internet: (*Jf. Udbetalingsskemaet) Morgens Firmanavn A/S Gammelvej Prøvetoft Danmark Faktura Nummer.: Dato : Side.: 1 Vor kontakt..: Danni Nielsen Antal Nummer Beskrivelse Enhedspris Marina vægt ,00 Ikke momspligtigt Momspligtigt 0, ,00 Forklaring: Grøn: Fakturanummer findes øverst på din faktura Rød: Nummer på leverandør findes på Side 25/32

26 Eksempel på korrekt kontoudtog Byens Bank Hovedgaden 6. DK-4700 Ringsted Telefon (+45) Telefax (+45) SWIFT-BIC: BYBADKKK Konto: IBAN: BIC/SWIFT: Kontohaver: Periode: Morgens DKK DK BYBADKKK Morgens Saldo pr Sum hævet Sum indsat Saldo pr , , , ,08 Bogføringsog rentedato Tekst Beløb i DKK BAHNE -199, Marina A/S ,50 Bilag 1* Side 26/32

27 Bemærk: Hvis din faktura ikke angiver et gironummer, skal LBST som betalingsdokumentation have et detaljeret posteringsudskrift der kan dokumentere overførsel til leverandørens konto: Byens Bank netbank Side 1 af 1 *Eksempel på Udbetalingsskema Vis detaljer postering Marina A/S Betalingstype: Status: Tekst på kontoudskrift: Kontooverførsel Udført Marina A/S Udgifter Bilags nr. Faktura udsteder Udgift vedrørende Antal timer Times ats Faktura dato Beløb i DKK jf. faktura ekskl. moms Betalingsdato: Maskiner 1 Marina A/S Marina vægt , Side 27/32

28 BILAG 2 - REGISTRERING AF MISTANKE OM SVIG 26 I forbindelse med kontrolbesøg kan kontrolløren støde på ting, der tyder på, at en støttemodtager bevidst forsøger at få udbetalt støtte, han ikke er berettiget til. Svig er vanskeligt at opdage og endnu sværere at bevise, fordi ansøgeren bevidst forsøger at skjule de faktiske omstændigheder for os. Det er vigtigt at registrere mistanke om svig, så der kan følges op på mistanken ved en særskilt undersøgelse. Desuden skal Landbrugsstyrelsen kunne dokumentere, at vi opfylder vores pligt til at bekæmpe svindel med EU-midler 27. Kontrolløren må ikke oplyse tilsagnshaveren om, at vi har en mistanke om svig. Se også afsnit om svig under punkt 2.4 under generel kontrolinstruks sidst i kontrolinstruksen. Definitioner Svig er en form for uregelmæssighed. Det, der adskiller svig fra andre uregelmæssigheder, er at man bevidst omgår betingelserne for, hvordan støtte opnås eller anvendes. Der kan være tale om en bevidst handling, som at give falske oplysninger om støtteberettigelse, eller en bevidst undladelse, som at tilbageholde oplysninger, der ville påvirke retten til støtte. Uregelmæssighed: Enhver overtrædelse af en støttebetingelse, der fører eller kunne føre til en uretmæssig udbetaling 28. Svig: En forsætlig handling, der påvirker retten til støtte eller omfanget af støtte. Det kan være ukorrekte erklæringer eller dokumenter, tilsidesættelse af en oplysningspligt eller anvendelse af midler eller investeringer til andet formål end de var bevilget til 29. Mistanke om svig: En uregelmæssighed, som det er nødvendigt at følge op på for at undersøge, om der er tale om svig 30. Fremgangsmåde I fald der under den administrative sagsbehandling opstår mistanke om svig meddeles dette den fysiske kontrol. Hvis du under en kontrol får en konkret mistanke om svig, skal du dokumentere de forhold, der giver anledning til mistanken. Efter kontrollen sender du en særskilt besked til Center for Erhverv. Denne mail, vedrørende mistanke om svig skal ikke i høring, da vi på dette tidspunkt ikke skal oplyse tilsagnshaveren om mistanken. Det er fagkontoret der sender mistanke om svig i høring, efter at mistanken om svig er vurderet og evt. supplerende oplysninger er indhentede. Du kan kopiere og udfylde denne mailskabelon, som du sender til kontaktpersonen i Center for Erhverv, Projektdesign: Støtteordning: Kontrollør: Sagsnummer: 26 KFO 543/2011, art Jf. bilag I, stk. 1, litra b), punkt iv i Kommissionens delegerede forordning 907/2014 (til Rådsforordning 1306/2013). 28 Jf. art. 2, nr. 1 i Kommissionens forordning 1848/ Jf. art. 1, stk. 1, litra a) i Konventionen af 26. juli 1995 om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser (PIF-konventionen). 30 Jf. art. 2, nr. 4 i Kommissionens forordning 1848/2006. Side 28/32

29 Hvori består mistanken om svig? Hvilke dokumenter/billeder er fremsendt for at understøtte mistanke om svig? Der er vigtigt, at mistanken kan dokumenteres, da dette er grundlaget for at følge op på sagen. Du vil ofte se, at en uregelmæssighed er til fordel for støtteansøger. Det er ikke i sig selv grund nok til at behandle sagen som mistanke om svig. Der skal være konkrete tegn på, at "fejlen" er begået med vilje, ellers behandles sagen som en uregelmæssighed (hvilket stadig ofte vil medføre reduktion eller bortfald af støtte). Husk at beskrive baggrunden for din mistanke og gerne hvilke forhold der skal undersøges, for at mistanken kan af- eller bekræftes. Henvendelser om svig fra borgere Under en kontrol kan det ske at ansøger eller andre personer fortæller dig om svig med EU-midler, der ikke vedrører den kontrol, som du skal udføre. Du skal opfordre personen til at gå videre med sin mistanke. Henvis til vores hjemmeside om eksterne henvendelser. Hvis de oplysninger du får fra borgeren, er så konkrete, at man kan identificere den støttemodtager og støtteordning/udgift, der muligvis har begået svig i forbindelse med, skal du give besked til det fagkontor, der forvalter ordningen. Se "Fremgangsmåde" ovenfor. Side 29/32

30 Information- og underskriftsblad til tilskudsmodtager Landbrugsstyrelsen foretager kontrol i forbindelse med administrationen af tilskud under Den Europæiske Unions markedsordning for frugt og grønt 1. Ved behandlingen af de støtteansøgninger, der er omhandlet i artikel 69, stk. 1, i Kommissionens forordning (EU) nr. 543/2011, udfører Landbrugsstyrelsen kontrol på stedet hos producentorganisationerne og disses medlemmer for at fastslå, at betingelserne for at udbetale støtten eller saldoen er overholdt for det pågældende år 2. Kontrollen omfatter bl.a.: a) Kontrol af, at anerkendelseskriterierne er overholdt for det pågældende år 3. b) Kontrol af, hvad driftsfonden er anvendt til i det pågældende år, herunder hvilke udgifter der er anmeldt i anmodninger om forskud eller delvis betaling, og den afsatte produktions værdi, bidragene til driftsfonden og de afholdte udgifter dokumenteret ved hjælp af regnskabsbilag eller andre dokumenter 4. c) Kontrol i andet led af udgifter til tilbagekøb fra markedet, grøn høst og undladt høst 5. Landbrugsstyrelsens kontrol på stedet af driftsprogrammernes foranstaltninger sigter navnlig mod at efterprøve: a) Gennemførelsen af de aktioner, der er omfattet af driftsprogrammet 6. b) At gennemførelsen eller den påtænkte gennemførelse af aktionerne er i overensstemmelse med den anvendelse, der er beskrevet i det godkendte driftsprogram 7. c) For et passende antal udgiftsposter, at de pågældende udgifter er i overensstemmelse med EU-retten med hensyn til art og afholdelsestidspunkt og svarer til de godkendte specifikationer 8. d) At de afholdte udgifter kan dokumenteres ved hjælp af regnskabsbilag eller andre dokumenter 9, og e) Den afsatte produktions værdi 10. Der udarbejdes en kontrolrapport for at gøre det muligt at efterprøve de nærmere enkeltheder i forbindelse med den foretagne kontrol 11. Rapporten indeholder blandt andet oplysninger om: a) Den kontrollerede støtteordning og ansøgning 12, b) De tilstedeværende personer 13, c) De kontrollerede aktioner, foranstaltninger og dokumenter samt 14 og d) Kontrolresultaterne 15. Modtageren får mulighed for at underskrive dette underskriftsblad og dermed bekræfte sin tilstedeværelse ved kontrollen og tilføje bemærkninger. Konstateres der uregelmæssigheder, kan der sendes en kopi af kontrolrapporten til modtageren 16. Side 30/32

31 Oplysninger om medlem af producentorganisation for producenter af frugt og grøntsager Tilskudsordning: Bekendtgørelse og forordning: Vejledning: Sagens journalnummer: Producentorganisation: Medlemmets navn: Medlemmets nummer Medlemmets adresse: Kontaktperson: Telefon: CVR/CPR nr.: Kontrollør: Underskrift og dato Den ordning kontrollen omhandler Angiv nummer, dato og titel for den bekendtgørelse, som gælder for ordningen. Angiv link til bekendtgørelsen. Angiv den vejledning(er), som gælder forordningen. Angiv link til vejledning(er). Sagens journalnummer fremgår af kontrolgrundlag.. Angiv producentorganisationens navn. Medlemmets navn fremgår af kontrolmaterialet Medlemmets nummer fremgår af kontrolmaterialet Medlemmets adresse fremgår af kontrolmaterialet CfE angiver i denne rubrik navnet på kontaktperson CfE angiver telefonnummer til kontaktperson. CfE angiver CfE angiver CVR- nr. Navn (Blokbogstaver) Dato Underskrift Tilskudsmodtager eller dennes repræsentant Navn (blokbogstaver) Dato Underskrift Ved at skrive under bekræfter du kun, at du har været til stede ved kontrollen, samt, at du har haft mulighed for, at fremsætte dine umiddelbare bemærkninger 17 Side 31/32

32 1 Kommissionens gennemførselsforordning, KFO(EU) nr. 543/2011 om nærmere bestemmelser for anvendelsen af Rådets forordning (EF) nr for så vidt angår frugt og grøntsager og forarbejdede frugter og grøntsager 2 KFO 543/2011, art. 106, stk. 1 3 KFO 543/2011, art. 106, stk. 1, litra a 4 KFO 543/2011, art. 106, stk. 1, litra b 5 KFO 543/2011, art. 106, stk. 1, litra c 6 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra a 7 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra b 8 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra c 9 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra d 10 KFO 543/2011, art. 107, stk. 1, litra e 11 KFO 543/2011, art. 103, stk KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, litra a 13 KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, litra b 14 KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, litra c 15 KFO 543/2011, art. 103, stk. 1, litra d 16 KFO 543/2011, art. 103, stk KFO 543/2011, artikel 103, pkt. 2. Side 32/32